Om du vill förstå grunderna för upphandling och hur man skapar en effektiv strategi är den här guiden något för dig. Vi kommer att göra en djupdykning i vad upphandling är, fördelarna med den, processen för upphandling och de olika typerna av upphandling. Vi tar också en titt på den roll som den spelar i affärsverksamheten och på de steg och bästa metoder som krävs för att lyckas. Slutligen kommer vi att kasta våra ögon över fördelarna och nackdelarna med att använda ett upphandlingssystem och de vanligaste utmaningarna som du kan möta när du kommer igång.
1. Vad är upphandling?
Upphandling är helt enkelt en process för att skaffa varor och tjänster. Dessa varor och tjänster kan omfatta råmaterial, komponenter och färdiga produkter som behövs för att producera andra varor och tjänster. Men det kan också handla om förvaltningen av avtalsförhållandena mellan köparen och leverantören av varor och tjänster.
Upphandling är en integrerad del av varje organisation. Den hjälper organisationer att uppnå sina mål och målsättningar. Upphandlingsprocessen säkerställer att organisationerna får bäst värde för sina pengar genom att få rätt varor eller tjänster till rätt pris.
Läs också: Automatisering av avtal: En komplett guide
2. Fördelarna med upphandling
Ger många fördelar för organisationer. Den hjälper till att minska kostnaderna, minimera riskerna och, viktigast av allt, maximera vinsten. Den hjälper också organisationer att spara tidskostnader.
Hjälper organisationer att förbättra sina relationer med leverantörer, eftersom det leder till långsiktiga arbetsavtal. Detta leder i sin tur till bättre service och produkter av högre kvalitet.
Hjälper dessutom organisationer att se till att de uppfyller lagstadgade krav, t.ex. lokala miljö- och arbetslagar.
En annan stor fördel med upphandling är att den gör det möjligt för organisationer att hålla sig uppdaterade med den senaste tekniken och trenderna. Det gör det möjligt för organisationer att hålla sig på topp genom att använda den senaste tekniken för att ligga före sina konkurrenter.
3. Olika upphandlingar
Det finns olika typer av upphandlingar. De inkluderar:
- Direktupphandling: Detta innebär att man köper från en enda källa. Det innebär att man väljer och kontrakterar en enda leverantör som kan tillhandahålla det man behöver.
- Indirekt upphandling: Detta innebär att man köper från flera olika källor. Det innebär att man väljer och ingår avtal med flera leverantörer.
- Strategisk upphandling: Detta innebär att man köper med betoning på långsiktiga relationer. Det handlar om att välja och kontraktera leverantörer som erbjuder det bästa värdet, den bästa kvaliteten och servicen på lång sikt. Det är då du sannolikt kommer att finna dig själv i att förhandla om det bästa priset.
- E-upphandling: Detta gör inköpsprocessen digital. Det innebär att man använder plattformar och verktyg på nätet för att köpa varor och tjänster.
- Omvänd auktion: Detta sker när flera leverantörer bjuder på ett avtal. Det sker normalt när större avtal måste tilldelas. Det innebär att man använder en onlineplattform där leverantörerna lägger bud på de varor och tjänster som köparen behöver.
4. Upphandlingens roll för företaget
Upphandling spelar en viktig roll i alla företag. Den hjälper till att identifiera företagets behov och hitta de bästa leverantörerna som passar dessa behov. Ryggraden i alla som arbetar med upphandling är att se till att de varor och tjänster som köps in är av högsta kvalitet och till bästa pris..
Uppföljningen är också viktig eftersom du måste övervaka processen efter köpet för att se till att avtalsförpliktelserna uppfylls och att leverantörens prestationer är så bra som möjligt.
Dessutom bidrar det till att säkerställa att varor och tjänster levereras i tid och att betalningsvillkoren följs. Den bidrar också till att se till att företaget uppfyller rättsliga och administrativa krav. Det ger också ett företag en chans att ligga före konkurrenterna när det gäller att utnyttja den senaste tekniken.
Läs också: 10 tips för företag som använder e-signatur för att få ut det maximala av det
5. Steg för att bygga upp en effektiv upphandlingsstrategi
Att bygga upp en effektiv upphandlingsstrategi är viktigt för alla företag. Här är några steg som kan hjälpa dig att bygga upp en effektiv strategi:
- Identifiera behoven: Det första steget är att identifiera företagets behov och fastställa vilka leverantörer som bäst kan uppfylla dessa behov.
- Analysera marknaden: Det andra steget är att analysera marknaden och fastställa vilka leverantörer som bäst uppfyller företagets behov.
- Skapa partnerskap: Det tredje steget är att etablera partnerskap med de bästa leverantörerna för att säkerställa varor och tjänster av högsta kvalitet till bästa pris.
- Förhandla avtal: Det fjärde steget är att förhandla fram avtal med leverantörerna för att få de bästa villkoren. Detta kan vara den mest tidskrävande delen av processen.
- Övervaka prestationer: Det femte steget är att övervaka leverantörernas prestationer för att se till att kvaliteten på varorna och tjänsterna bibehålls.
- Utvärdera leverantörer: Det sjätte steget är att utvärdera leverantörernas prestationer för att se till att endast de bästa väljs ut för dina framtida kontrakt.
6. För- och nackdelar med ett upphandlingssystem
Att använda ett upphandlingssystem kan ge många fördelar för en organisation. Det kan bidra till att minska kostnaderna, minimera riskerna och maximera vinsten. Det kan också bidra till att spara tid och förbättra effektiviteten.
Det finns dock vissa nackdelar med att använda ett upphandlingssystem. Det kan vara svårt att hantera och underhålla. Det kan också vara dyrt att få igång det hela. Till detta kommer att det också kan vara en utmaning att anpassa systemet till organisationens individuella behov.
7. Praxis för framgångsrika upphandlingar
För att lyckas finns det några metoder som organisationer bör följa. Dessa inkluderar:
- Sätt upp tydliga mål: Organisationer bör fastställa tydliga mål och målsättningar för upphandlingsprocessen. Detta bidrar till att säkerställa att rätt varor och tjänster upphandlas till bästa pris.
- Utarbeta en strategi: Organisationer bör utveckla en upphandlingsstrategi som är anpassad till deras behov. Detta kommer att bidra till att säkerställa att de bästa leverantörerna väljs och att de bästa villkoren förhandlas fram.
- Övervaka leverantörernas prestationer: Organisationer bör övervaka leverantörernas prestationer för att se till att kvaliteten på varorna och tjänsterna bibehålls under hela upphandlingskontraktets löptid.
- Utvärdera leverantörer: Organisationer bör utvärdera leverantörernas prestationer för att säkerställa att de bästa leverantörerna väljs för framtida kontrakt.
- Använd tekniken: Organisationer bör använda teknik för att automatisera upphandlingsprocessen. Detta bidrar till att minska kostnaderna och förbättra effektiviteten.
Läs också: Hur du gör din signatur digital: 5 tips som gör dig effektivare
8. Vanliga utmaningar med upphandlingar
Det finns några vanliga utmaningar som organisationer står inför när det gäller upphandling. Dessa är bland annat:
- Brist på sakkunskap: Organisationer kan sakna den expertis och erfarenhet som krävs för att identifiera rätt leverantörer och förhandla fram de bästa villkoren. Om du vill skala upp din upphandling kan det vara dags att rekrytera.
- Dålig kommunikation: Dålig kommunikation mellan köpare och leverantör kan leda till missförstånd och förseningar.
- Dåliga leverantörsprestationer: Dåliga leverantörers prestationer kan leda till förseningar och varor och tjänster av lägre kvalitet. I vissa länder kan även vädret vara en faktor. Till exempel kan tung snö göra leveransen långsammare.
- Efterlevnad: Det är viktigt att hålla sig uppdaterad om de senaste miljö- och arbetsreglerna för upphandling.
- Brist på resurser: Organisationer kan sakna de resurser som behövs för att hantera upphandlingsprocessen. Detta kan innebära att upphandlingen till en början är en “flygande upplevelse”.
Slutsats
Upphandling är en viktig del av varje organisation. Den hjälper organisationer att få det bästa värdet för sina pengar och att förbli konkurrenskraftiga. Den hjälper också organisationer att utveckla långsiktiga relationer med leverantörer och säkerställa att de uppfyller rättsliga och regulatoriska krav.
För att säkerställa en framgångsrik upphandling bör organisationer följa praxis, t.ex. fastställa tydliga mål, utveckla en strategi, övervaka leverantörernas prestationer, utvärdera leverantörerna och använda sig av teknik när det är möjligt.
Organisationer bör också vara medvetna om de vanligaste utmaningarna som de kan stöta på, t.ex. bristande expertis, dålig kommunikation, dålig prestanda hos leverantörerna, efterlevnadsproblem och brist på resurser i början.
Den här guiden ger en översikt över upphandling och beskriver hur man bygger upp en effektiv upphandlingsstrategi. Vi hoppas att du har funnit den användbar och att den hjälper dig att skapa en effektiv upphandlingsstrategi för ditt företag.
