Automatisering av avtal är en viktig del av affärsverksamheten, särskilt när vi går in i en lågkonjunktur. Men vad är det? Hur fungerar det? Och hur kan det hjälpa dig? Detta är några av de vanligaste frågorna om automatisering av avtal.
1. Vad är avtalshantering
Automatisering av avtal innebär att programvara används för att automatiskt övervaka hela avtalets livscykel – från skapandet till förnyelsen. Men avtalsautomatisering är inte bara för försäljning. Juridiska avdelningen, HR-avdelningen och till och med marknadsföringsavdelningen kan alla dra nytta av det.
I USA går hela 120 miljarder dollar per år åt till pappersavtal och blanketter, varav de flesta ändå är inaktuella inom några månader. Det är dåligt för företagets bokföring och för planeten.
Men oroa dig inte, automatisering av avtal behöver inte ske genom en komplex serie integrationer som kräver mycket tid och resurser för att konfigureras och testas. Allt kan göras med hjälp av en bra programvara för kontraktshantering.
Läs också: När ska du använda en digital signatur?
2. Hur funkar det?
Detta varierar lite från programvara till programvara. Men generellt sett bör en bra programvara för avtalshantering innehålla några viktiga grundprinciper som underlättar automatiseringen av avtal. Högst upp på listan står integrationer.
Om du ständigt måste hoppa mellan ditt CRM, din programvara för avtalshantering och ditt Google Workspace, kommer det inte att bli en helt effektiv avtalsautomatisering. Om du vill automatisera dina avtal fullt ut behöver du bra integrationer som gör att du kan arbeta i så få plattformar som möjligt. Helst bara en.
Automatiseringen av avtalen bör också göra det lättare att förhandla och signera dem. Om du fortfarande använder pappersavtal eller, ännu värre, PDF-filer, är du förmodligen van vid ändlösa e-postkedjor för att reda ut detaljer och rätta till stavfel, och du måste redigera och skicka kontrakt i all oändlighet.
En bra programvara för avtalshantering gör slut på detta. Helst bör det ha en funktion för direkt redigering. Detta är fortfarande helt säkert och GDPR-kompatibelt, men det innebär att du potentiellt kan spara timmar av arbete och förvirring genom att bara kunna göra ändringar där och då på din skärm.
3. Vilka är fördelarna med automatisering av avtal?
Det finns många fördelar med automatisering av avtal, både för dig själv och för ditt företag. En av de största är kanske att det kan förkorta tiden för signering. Tack vare integrationer och att du har alla dina avtal på ett och samma ställe behöver du inte längre lägga tid på ändlösa pappersfrågor.
Vi har alla förlorat ett ganska viktigt dokument någon gång i livet. Men en bra programvara för avtalshantering kan se till att panikmomentet inte inträffar igen.
Automatisering av avtal ger dig kontroll. Du kan lagra alla dina dokument på ett säkert ställe. Tack vare integrationer kan de också sparas automatiskt på andra ställen. Om du använder ett större CRM som Salesforce eller HubSpot bör en bra programvara för avtalshantering ha en integrerad integration som standard.
Genom att flytta avtalshantering till molnet blir processen smidigare och mer effektiv. Fördelarna är tydliga – du kan enkelt skapa, spåra och organisera avtal online, vilket minskar tidskrävande manuell administration och ökar företagets produktivitet. Dessutom ger molnbaserad avtalshantering dig tillgång till dina avtal var som helst, när som helst, vilket ökar din rörlighet och flexibilitet.
Men automatiseringen av avtal har också fördelar som sträcker sig längre än till försäljningen. Om du till exempel arbetar inom HR kan du skapa och skicka ett anställningsavtal på några sekunder. Så om du befinner dig i en kapplöpning för att få tag på den perfekta kandidaten kan automatiserade avtal ge dig ett övertag.
Om du arbetar med upphandling kan du snabbt få ett bra pris och hålla kostnaderna nere och få det du behöver snabbare. Oavsett vilken avdelning du arbetar på hjälper automatisering av avtal dig att arbeta snabbare och effektivare.
Läs också: Hur signerar man ett elektroniskt dokument?
4. Hur kan det hjälpa ditt företag?
Men automatisering av avtal hjälper inte bara dig, utan kan också hjälpa ditt företag att växa, vilket är särskilt viktigt för små och medelstora företag samt småskaliga företag. Detta genom att skära ner på långdragna avtalsprocesser och eliminera behovet av mängder av papper och PDF-redigeringar.
Det kan också minska arbetsbördan för ditt juridiska team. Om dina jurister kan skapa mallar kan resten av företaget arbeta utifrån dem. Det sparar timmar av att behöva gå igenom avtal efter avtal och kontrollera varje klausul. Det innebär också att risken för att mänskliga fel påverkar dina avtal minskar.
Automatisering av avtal kan också bidra till att förbättra dina arbetsflöden genom att ta bort många pappers- och PDF-relaterade flaskhalsar. Om dina säljare kan se vem som har öppnat och tittat på ett avtal kan du till och med minska den tid som går åt till att kontakta potentiella kunder när de når slutet av säljtratten.
Du kan också dra nytta av den bekvämlighet som automatiska notifikationer erbjuder. De är utformade för att säkerställa att du aldrig går miste om viktiga omförhandlingar av avtal på grund av manuell administration. Du blir informerad om när det är dags att omförhandla avtal, vilket sparar dig tid och ser till att du alltid är i rätt position för att maximera fördelarna av dina affärsavtal.
Kort sagt kan avtalsautomatisering hjälpa dig i hela din verksamhet genom att spara tid och pengar och förbättra effektiviteten.
5. Kan det hjälpa både B2B- och B2C-företag?
Kort sagt, ja. Automatisering kan hjälpa både B2B- och B2C-företag. Vi har redan tittat på några av fördelarna för B2B. Men hur är det med B2C-fördelarna?
Oavsett om det handlar om ett medlemskap i ett gym, ett telefonkontrakt eller ett hypotekslån, gör automatiseringen av avtalen det möjligt att anpassa avtalen bättre till kundernas behov. Du kan tillgodose deras behov i stunden, utan att de behöver vänta på att du ska redigera eller ändra avtalen.
Genom att automatisera dina avtal kan du se till att de är enkla att redigera och skapa en mer kundfokuserad upplevelse. Låt oss ta telefonavtal som exempel.
Att skaffa en ny telefon är ett stort köp, så folk tittar ofta på nätet för att fundera över sina alternativ innan de köper en telefon. Trots den långsamma återgången till fysisk shopping som vi börjar se efter pandemin kan det fortfarande vara ett långvarigt övervägande när det gäller den här typen av köp. Genom att ha ett färdigt avtal kan du hjälpa en potentiell kund att snabbare ta sig ner i tratten.
Med en bra programvara för avtalshantering kan du ha redigerbara fält så att kunderna kan välja den prisplan som passar dem bäst. Allt detta görs digitalt, bara genom programvara för avtalshantering.
Detta är bara ett exempel på hur avtalsautomatisering hjälper till att skapa mer kundfokuserade upplevelser, allt med minskade kostnader och kortare betänketid.
Läs också: 5 fördelar med automatiserad avtalshantering som kommer att stärka ditt företag
6. Grunderna för avtalsautomatisering
Det finns ingen tvekan om det. Grunden för avtalsautomatisering är en bra programvara för avtalshantering. Men vad ska du leta efter i en programvara för avtalshantering?
- Skapa – Med ett bra program för avtalshantering kan du skapa avtal med några få klick. Om du redan har mallar gjorda och färdiga kan du skicka ett avtal på några sekunder.
- Samarbeta – Om du kan redigera live, eller om flera personer kan titta på kontraktet samtidigt, är det en programvara för avtalshantering i samarbete.
- Signera – Om det finns flera signeringsalternativ finns det troligen ett sätt att signera som passar din kund. Oavsett om det är en verifieringskod, BankID eller en handskriven signaturfunktion. Ännu bättre, om det finns en kronologisk signeringsordning kan du se till att intressenterna signerar ett visst kontrakt i en viss ordning.
- Hantera – Om en plattform för avtalshantering har extra säkra funktioner, som godkänd åtkomst, är den en säker ersättning för PDF-filer och papper. Ännu bättre är att en bra programvara för avtalshantering automatiskt låter dig veta när ett avtal ska förnyas, så att du verkligen kan börja jobba snabbt.
- Analysera – Ta bort gissningarna med en programvara för avtalshantering som ger dig insikter i realtid om vem som öppnar och interagerar med dina avtal. När allt kommer omkring ska du ha ansvaret för avtalsautomatiseringen.
- Integrera – Vi har sagt det förut och vi säger det igen: integrering är en viktig del av en programvara för avtalshantering som hjälper ditt företag att utnyttja sin fulla potential.
Om du är nybörjare på avtalsautomatisering, eller om du funderar på att använda den i större utsträckning, är de här 6 tipsen en bra utgångspunkt.
