Wat is contractautomatisering? Contractautomatisering is een belangrijk onderdeel van bedrijven aan het worden, vooral nu we een recessie tegemoet gaan. Maar wat is het? Hoe werkt het? En hoe kan het jou helpen? Dit zijn slechts enkele van de meest gestelde vragen over contractautomatisering.
Dus we zijn hier om te helpen. In deze gids behandelen we:
- Wat is contractautomatisering?
- Hoe werkt het?
- Wat zijn de voordelen van contractautomatisering?
- Hoe kan het je bedrijf helpen?
- Kan het zowel B2B- als B2C-bedrijven helpen?
- De basis van contractautomatisering
1. Wat is contractautomatisering?
Contractautomatisering houdt in dat software wordt gebruikt om automatisch de gehele levenscyclus van een contract te overzien – van creatie tot aan verlenging. Maar contractautomatisering is niet alleen voor Sales. Juridische zaken, HR en zelfs marketing kunnen er allemaal baat bij hebben.
Alleen al in de VS wordt er maar liefst 120 miljard dollar per jaar aan papieren contracten en formulieren besteed, waarvan de meeste sowieso al binnen een paar maanden verouderd zijn. Dat is slecht voor de boekhouding van een bedrijf én voor de planeet.
Maar maak je geen zorgen, contractautomatisering hoeft niet te gebeuren via een complexe reeks integraties die enorm veel tijd en middelen vergen om het op te zetten en te testen. Het kan allemaal worden gedaan met geweldige software voor contractmanagement.
Lees ook: Alles wat je moet weten over Oneflow elektronische handtekeningen en de eIDAS-verordening
2. Hoe werkt het?
Dit varieert een beetje van software tot software. Maar over het algemeen moet goede contractmanagementsoftware een paar belangrijke basisprincipes bevatten die helpen bij contractautomatisering. Bovenaan de lijst staan integraties.
Als je voortdurend moet schakelen tussen je CRM, je contractmanagementsoftware en je Google Workspace, dan wordt het geen volledig efficiënte contractautomatisering. Als je je contracten volledig wilt automatiseren, heb je een aantal geweldige native integraties nodig waarmee je op zo min mogelijk platforms kunt werken. Het liefste op één platform.
Contractautomatisering moet ook het onderhandelings- en ondertekeningsproces vergemakkelijken. Als je nog steeds papieren contracten of, erger nog, pdf’s gebruikt, dan ben je waarschijnlijk gewend aan eindeloze e-mailketens waarbij je veel aandacht moet besteden aan details en het corrigeren van typefouten, en moet je eindeloos contracten bewerken en verzenden.
Goede contractmanagementsoftware maakt hier een einde aan. Het is het beste als het een live bewerkingsfunctie heeft. Dit is nog steeds volledig veilig en voldoet aan de AVG, maar het betekent dat je mogelijk uren werk en verwarring kunt besparen doordat je gewoon direct op je scherm wijzigingen kunt aanbrengen.
3. Wat zijn de voordelen van contractautomatisering?
Er zitten tal van voordelen aan contractautomatisering voor zowel jezelf als je bedrijf. Eén van de grootste voordelen is misschien wel dat je de ondertekeningstijd kunt verkorten. Dankzij native integraties en omdat al je contracten op één plek staan, hoef je geen tijd meer te besteden aan eindeloos papierwerk.
We zijn allemaal wel eens op een bepaald moment in ons leven een redelijk belangrijk document kwijtgeraakt. Maar goede contractmanagementsoftware kan ervoor zorgen dat dat moment van pure paniek niet meer voorkomt.
Contractautomatisering geeft je de controle. Je kunt al je documenten op één veilige plaats bewaren. Dankzij integraties kunnen ze ook automatisch worden opgeslagen op andere plaatsen. Als je een groot CRM-systeem zoals Salesforce of HubSpot gebruikt, moet goede contractmanagement software standaard met een native integratie worden geleverd.
Maar contractautomatisering heeft ook voordelen buiten Sales. Als je bijvoorbeeld in HR werkt, dan maak en verstuur je binnen enkele seconden een arbeidsovereenkomst. Dus als je merkt dat je verwikkeld bent in een race om die perfecte kandidaat binnen te halen, kan contractautomatisering je daarbij helpen.
Als je op de inkoopafdeling werkt, dan kan het snel vastleggen van een goede prijs helpen om de kosten laag te houden en sneller te krijgen wat je nodig hebt. Op welke afdeling je ook werkt, contractautomatisering helpt je om sneller en efficiënter te werken.
Lees ook: Alles wat je moet weten over elektronische contracten
4. Hoe kan het je bedrijf helpen?
Maar contractautomatisering helpt niet allen jou, het kan je bedrijf ook helpen groeien, wat vooral belangrijk is voor kmo’s en scale-ups. Door langdurige contractprocessen te verminderen en de noodzaak van stapels papier en pdf-bewerkingen weg te nemen.
Het kan ook de werkdruk voor je juridische team verminderen. Als je interne juridische experts eenvoudig templates kunnen maken, kan de rest van het bedrijf daarmee werken. Het bespaart juridische uren als je niet contract na contract hoeft door te nemen en elke clausule hoeft te controleren. Dit betekent ook dat het de kans verkleint dat menselijke fouten je contracten beïnvloeden.
Contractautomatisering kan ook helpen om je workflows te verbeteren door veel van de papier-/pdf-gerelateerde knelpunten weg te nemen. En als je verkopers kunnen zien wie een contract heeft geopend en bekeken, kun je zelfs de tijd verkorten die nodig is om contact op te nemen met prospects wanneer ze het einde van de verkooptrechter bereiken.
Kortom, contractautomatisering kan je op alle afdelingen in je bedrijf helpen, tijd en geld besparen én de efficiëntie verbeteren.
5. Kan het zowel B2B- als B2C-bedrijven helpen?
Kort gezegd, ja. Automatisering kan zowel B2B- als B2C-bedrijven helpen. We hebben al gekeken naar enkele van de B2B-voordelen. Maar hoe zit het met de B2C-voordelen?
Of het nu gaat om een abonnement bij de sportschool, een telefooncontract of een hypotheek, met contractautomatisering kunnen je contracten beter worden aangepast aan de behoeften van je klanten. Je kunt op het juiste moment aan hun behoeften voldoen, zonder dat je ze hoeft te laten wachten tot je de contracten hebt bewerkt of wijzigt.
Door je contracten te automatiseren, kun je ervoor zorgen dat ze eenvoudig te bewerken zijn en een meer klantgerichte ervaring creëren. Laten we telefooncontracten als voorbeeld nemen.
Een nieuwe telefoon aanschaffen is een grote aankoop, dus mensen kijken vaak online om de opties te vergelijken voordat ze een aankoop doen. Ondanks de langzame terugkeer naar persoonlijk winkelen, die we na de pandemie weer beginnen te zien, kan er nog steeds een lange overwegingsfase zijn voor dit soort aankopen. Door een contract gereed te hebben, kun je een potentiële klant sneller door de trechter leiden.
Goede contractmanagementsoftware biedt bewerkbare velden waarmee klanten het prijsplan kunnen kiezen dat ze het meest geschikt vinden. Dat gaat allemaal digitaal, gewoon via software voor contractmanagement.
Dit is slechts één voorbeeld van hoe contractautomatisering helpt bij het creëren van meer klantgerichte ervaringen, allemaal met lagere kosten en minder bedenktijd.
Lees ook: 5 voordelen van contractautomatisering die je bedrijf een boost zullen geven
6. De basics van contractautomatisering
Er zijn geen twee manieren. De basis van contractautomatisering is goede contractmanagementsoftware. Maar waar moet je op letten bij contractmanagementsoftware?
- Creëren – Met goede contractmanagementsoftware kun je met enkele klikken contracten genereren. Als je al templates hebt gemaakt die klaar voor gebruik zijn, dan kun je binnen enkele seconden een contract versturen.
- Samenwerken – Als je live kunt bewerken of het contract door meerdere mensen tegelijk kunt laten bekijken, dan is het collaboratieve contractmanagementsoftware.
- Ondertekenen – Als het wordt geleverd met meerdere ondertekeningsopties, is er waarschijnlijk een ondertekenmanier die bij je prospect past. Of dat nu een verificatiecode, eID of een handgeschreven handtekening is. Beter nog, als het wordt geleverd met een chronologische ondertekenvolgorde, kun je ervoor zorgen dat stakeholders een contract in een specifieke volgorde ondertekenen.
- Beheren – Als een contractmanagementplatform wordt geleverd met extra veilige functies, zoals goedgekeurde toegang, dan is het een veilige vervanging voor pdf’s en papier. Sterker nog, goede contractmanagementsoftware laat je automatisch weten wanneer een contract moet worden verlengd, zodat je echt aan de slag kunt.
- Analyseren – Geen giswerk meer met contractmanagementsoftware die je realtime inzicht geeft in wie je contracten opent en ermee interageert. Contractautomatisering moet je immers de controle geven.
- Integreren – We hebben het al eerder gezegd en we herhalen het nog eens: native integraties zijn een essentieel onderdeel van alle contractmanagementsoftware waarmee je bedrijf het volledige potentieel kan benutten.
Als contractautomatisering nieuw voor je is, of als je erover denkt er meer gebruik van te maken, dan vormen deze 6 tips een goed startpunt.
