Contractautomatisering heeft veel voordelen, zoals (spoiler alert) een enorme tijdsbesparing. In dit artikel vind je onze top 5 voordelen van contractautomatisering en hoe je hiermee je bedrijf een boost kunt geven!
Het ondertekenen van contracten met pen en papier is al honderden jaren de norm – en meer recentelijk werd dat het ondertekenen van pdf-documenten. Maar we leven in een digitaal tijdperk en deze verouderde methodes voldoen niet meer.
Dit artikel behandelt:
- Wat is contractautomatisering?
- Hoe contractautomatisering tijd bespaart
- Hoe je sneller deals kunt sluiten met contractautomatisering
- Hoe contractautomatisering risico’s vermindert
- Hoe kosteneffectief te zijn met contractautomatisering
- Hoe je contractautomatisering kunt gebruiken om de klant- en gebruikerservaring te verbeteren
Wat is contractautomatisering?
Laten we eerst eens kijken wat er met de term wordt bedoeld. Contractautomatisering is het stroomlijnen en standaardiseren van alle contractgerelateerde processen in een bedrijf, met behulp van contractbeheersoftware. Als je erover nadenkt, wordt vrijwel elk aspect van een bedrijf gefaciliteerd door contracten.
Van arbeidsovereenkomsten bij HR, tot juridische zaken, inkoop en natuurlijk de verkoop – ze zijn overal te vinden. Contractautomatisering is er om de efficiëntie te verhogen en frictie weg te nemen in een berucht vervelend en tijdrovend proces. Zo heb je meer tijd over voor zaken die er echt toe doen.
Oké, laten we teruggaan naar die voordelen:
1. Bespaar tijd
Het ligt misschien voor de hand dat alles wat geautomatiseerd is tijd bespaart, maar het is echt zo. Denk aan alle arbeidsintensieve en tijdrovende taken die gepaard gaan met traditioneel contractbeheer.
De administratie gekoppeld aan het opstellen van contracten, het onderhandelen en bewerken ervan en het ondertekenen ervan neemt slechts een fractie van de tijd in beslag wanneer het proces geautomatiseerd is. Zeker in vergelijking met papieren contracten; het downloaden, printen, ondertekenen, scannen en het e-mailen. Zoveel gedoe.
Uit onderzoek van Forrester en Aberdeen blijkt dat het gebruik van een contractbeheersysteem de tijd die nodig is om een contract goed te keuren met gemiddeld 82% verkort.
2. Sluit deals sneller
Hoe vaak heb je het zware werk gedaan door alles te geven tijdens het verkopen en om een verbale “ja” te krijgen… om vervolgens weken te wachten tot de deal daadwerkelijk werd gesloten vanwege inefficiënte contracten? Het doorlopen van meerdere iteraties en onderhandelingen, waarbij pdf’s heen en weer worden gestuurd, kan weken of zelfs maanden aan een verkoop toevoegen.
Stel je eens voor dat jij en de tegenpartij allebei toegang hebben tot één online versie van je contract en in realtime wijzigingen kunnen aanbrengen. Het lijkt wel magie! Het hele proces duurt nu slechts dagen – of zelfs minuten.
Lees meer: Het is tijd om pdf’s gedag te zeggen en digitale contracten te verwelkomen
3. Verminder risico’s
We zijn allemaal mensen en dus zijn menselijke fouten vaak onvermijdelijk. Door je contracten handmatig te beheren, loop je het risico dat deze menselijke fouten erin sluipen. Dit kan zowel financiële als juridische implicaties hebben en kan ook van invloed zijn op het vertrouwen dat je hebt opgebouwd met je medeondertekenaar.
Het introduceren van contractautomatisering heeft bewezen deze fouten aanzienlijk te verminderen. Bovendien worden al je contracten veilig op één plek opgeslagen en kan de toegang worden gecontroleerd/toegestaan/beperkt door de persoon die ervoor verantwoordelijk is.
Veel contractbeheertools hebben een groot aantal integraties met CRM-systemen en andere handige tools die er ook voor kunnen zorgen dat je contractgegevens op al je contactpunten overeenstemmen.
Je hebt ook de bevoegdheid om gestandaardiseerde templates te gebruiken om ervoor te zorgen dat mensen alleen voorstellen kunnen gebruiken die zijn doorgelicht en goedgekeurd voor gebruik. Dit is ongelooflijk waardevol om fouten te voorkomen – wanneer iedereen de vrijheid heeft om contracten te maken en te bewerken, kan het erg rommelig worden.
Lees meer: Contractsoftware: een beknopte basishandleiding
4. Kostenbesparend
Een ander voordeel van contractautomatisering is de mogelijkheid om geld te besparen! Uit een rapport van Aberdeen bleek dat de best presterende bedrijven geloven dat het contract in één keer goed krijgen een positief effect op de verkoop kan hebben.
Het is ook gebleken dat vertragingen bij het sluiten van een deal er vaak toe kunnen leiden dat de deal helemaal verloren gaat. Over het algemeen vergroot een snel en efficiënt proces de kans op succes en maakt het ook extra tijd vrij zodat je je kunt concentreren op andere potentiële verkopen.
In het ergste geval kunnen die vervelende menselijke fouten die vaker voorkomen bij handmatig contractbeheer ook leiden tot dure juridische kosten, dus foutloze documenten kunnen een bedrijf veel geld besparen.
Contractautomatisering stelt je ook in staat om veel meer controle en gemoedsrust te hebben over je opgeslagen contracten. Het kan bijvoorbeeld een enorme uitdaging zijn om handmatig de vervaldatums van je contracten bij te houden.
Met behulp van een tool voor contractbeheer, zoals Oneflow, kun je herinneringen voor contracten instellen voordat ze aflopen, om ervoor te zorgen dat je in de beste positie verkeert om klantverloop te voorkomen.
Lees meer: Laat je bedrijf groeien met software voor contractbeheer
5. Betere klant- en gebruikerservaring
Of je nu het contract verstuurt of tekent, geen van beide partijen geniet van het vervelende proces van het spelen van pdf-tafeltennis. Bovendien kunnen contracten een vrij saai en oninteressant aspect van zakendoen zijn. Dus alles wat je kunt doen om ze aantrekkelijker te maken wordt erg gewaardeerd!
Met Oneflow kun je bijvoorbeeld video’s aan je contracten toevoegen om je tegenpartij uitgebreid door het contract te praten. Dit zorgt dat het proces niet alleen zo gemakkelijk mogelijk verloopt, maar ook leuker is. Contractbeheertools hebben over het algemeen een veel vriendelijkere en eenvoudigere gebruikersinterface vergeleken met ouderwetse pdf-contracten.
Om eerlijk te zijn, zitten er veel meer voordelen aan contractautomatisering dan de vijf hierboven genoemde, maar om deze allemaal te promoten, zouden we de hele dag bezig zijn. Als je meer wil weten over hoe contractautomatisering (en in het bijzonder de echt digitale contracten van Oneflow) je bedrijf een boost kan geven, kun je hier contact opnemen.!
