Kontraktsautomatisering er i ferd med å bli en viktig del av virksomheten, særlig nå som vi går inn i en lavkonjunktur. Men hva er det egentlig? Hvordan fungerer det? Og hvordan kan det hjelpe deg? Dette er bare noen av de vanligste spørsmålene om kontraktautomatisering.
Derfor er vi her for å hjelpe deg. I denne guiden tar vi for oss:
Hva er automatisering av kontrakter?
Trenger du en rask gjennomgang? Her er det grunnleggende om kontraktautomatisering?
Hvordan fungerer kontraktautomatisering?
Hva er fordelene med kontraktautomatisering?
Hvordan kan det hjelpe bedriften din?
Kan det hjelpe både B2B- og B2C-bedrifter?
Oneflow: Kontraktsautomatisering på en enkel måte – for alle bransjer
Hvordan velge riktig programvare for kontraktsadministrasjon?
Hva er kontraktautomatisering?
Kontraktsautomatisering innebærer at programvare brukes til automatisk å overvåke hele livssyklusen til en kontrakt – fra opprettelse til fornyelse. Men kontraktautomatisering er ikke bare for salgsavdelingen. Juridisk avdeling, HR og til og med markedsavdelingen kan alle dra nytte av det.
Bare i USA brukes det hele 120 milliarder dollar i året på papirkontrakter og -skjemaer, og de fleste av dem er uansett utdaterte i løpet av noen måneder. Det er ikke bra både for bedriftens regnskap og for planeten.
Men slapp av, kontraktsautomatisering trenger ikke å skje gjennom en rekke komplekse integrasjoner som det tar mye tid og ressurser å sette opp og teste. Alt kan gjøres ved hjelp av god programvare for kontraktsadministrasjon.
Les også: Alt du trenger å vite om elektroniske signaturer fra Oneflow og eIDAS-regelverket
Trenger du en rask gjennomgang? Her er det grunnleggende om automatisering av kontrakter
Det er ingen tvil om det. Grunnlaget for kontraktsautomatisering er god programvare for kontraktsadministrasjon. Men hva bør du se etter i en programvare for kontraktsadministrasjon?
- Opprett – Med en god programvare for kontraktsadministrasjon kan du generere kontrakter med noen få klikk. Hvis du allerede har laget maler som er klare til bruk, kan du sende en kontrakt i løpet av sekunder.
- Samarbeid – Hvis du kan redigere kontrakten i sanntid eller få flere personer til å se på den samtidig, er det et samarbeidsprogram for kontraktsadministrasjon.
- Signer – Hvis det finnes flere signeringsalternativer, finnes det sannsynligvis en måte å signere på som passer kunden din. Enten det er en verifiseringskode, BankID eller en håndskrevet signatur. Hvis den har en kronologisk signeringsrekkefølge, kan du sørge for at interessentene signerer en gitt kontrakt i en bestemt rekkefølge.
- Administrer – Hvis en plattform for kontraktsadministrasjon har ekstra sikre funksjoner, som godkjent tilgang, er den en trygg erstatning for PDF-filer og papir. Enda bedre er det at en god programvare for kontraktsadministrasjon automatisk gir deg beskjed når en kontrakt skal fornyes, slik at du virkelig kan komme i gang.
- Analyser – Fjern gjetningene med programvare for kontraktsadministrasjon som gir deg sanntidsinnsikt i hvem som åpner og interagerer med kontraktene dine. Når alt kommer til alt, bør kontraktsautomatisering gi deg ansvaret.
- Integrer – Vi har sagt det før, og vi sier det igjen: Integrerte løsninger er en viktig del av enhver programvare for kontraktsadministrasjon som skal hjelpe bedriften din med å utnytte sitt fulle potensial.
Hvis du er ny innen kontraktsautomatisering, eller hvis du vurderer å bruke det i større grad, er disse 7 tipsene et godt utgangspunkt.
Hvordan fungerer automatisering av kontrakter?
Automatiserte systemer for kontraktsadministrasjon har flere viktige funksjoner som kan hjelpe organisasjoner med å effektivisere prosesser og redusere risiko. La oss se nærmere på noen av disse funksjonene:
Sentralisert arkiv
En av de viktigste fordelene med automatisert kontraktshåndtering er muligheten til å lagre alle kontrakter i et sentralt arkiv, slik at de er lett tilgjengelige, organiserte og søkbare.
Maler for smartkontrakter
Automatiserte kontraktshåndteringssystemer tilbyr smarte kontraktsmaler som hjelper bedrifter med å lage kontrakter raskt og effektivt. Smarte maler kan også redusere risikoen for feil og uoverensstemmelser i kontraktsspråket.
Automatiserte arbeidsflyter og godkjenninger
Automatiserte kontraktshåndteringssystemer kan effektivisere arbeidsflyten knyttet til kontraktshåndtering, fra å be om godkjenninger til å varsle relevante parter om kontraktsendringer. Dette kan hjelpe organisasjoner med å administrere kontrakter mer effektivt og redusere manuelle feil.
Avansert søk og rapportering
Automatiserte systemer for kontraktsadministrasjon har avanserte søke- og rapporteringsfunksjoner som gjør det raskt og enkelt å finne spesifikke kontrakter, vilkår og klausuler. Dette kan hjelpe organisasjoner med å holde oversikt over kontraktsforpliktelser og redusere risikoen for juridiske tvister.
Integrering med andre forretningsverktøy
Automatiserte kontraktshåndteringssystemer kan integreres med andre forretningsverktøy, for eksempel CRM-systemer, prosjektstyringsverktøy og e-signaturapplikasjoner. Dette kan hjelpe bedrifter med å effektivisere prosesser og redusere risikoen for feil.
Les også: De 7 største risikoene ved ikke å bruke elektroniske signaturer
Hva er fordelene med automatisering av kontrakter?
Det er mange fordeler med å automatisere kontrakter, både for deg selv og for bedriften din. En av de største fordelene er kanskje at det kan forkorte tiden det tar å signere kontrakter. Takket være innebygde integrasjoner og at alle kontraktene dine er samlet på ett sted, slipper du å bruke tid på endeløse papirer.
Vi har alle en eller annen gang i livet mistet et viktig dokument. Men en god programvare for kontraktsadministrasjon kan sørge for at dette øyeblikket av ren panikk ikke skjer igjen.
Kontraktsautomatisering gir deg kontroll. Du kan lagre alle dokumentene dine på ett sikkert sted. Takket være integrasjoner kan de også lagres automatisk andre steder. Hvis du bruker et stort CRM-system som Salesforce eller HubSpot, bør en god programvare for kontraktsadministrasjon ha en innebygd integrasjon som standard.
Men automatisering av kontrakter har også andre fordeler enn salg. Hvis du for eksempel jobber med HR, kan du opprette og sende en ansettelseskontrakt på få sekunder. Hvis du befinner deg i et kappløp for å sikre deg den perfekte kandidaten, kan kontraktsautomatisering gi deg et forsprang.
Hvis du jobber i innkjøpsavdelingen, kan du holde kostnadene nede og få det du trenger raskere på plass ved å kunne binde deg til en god pris. Uansett hvilken avdeling du jobber i, hjelper kontraktautomatisering deg med å jobbe raskere og mer effektivt.
Hvordan kan automatisering av kontrakter hjelpe bedriften din?
Men kontraktautomatisering hjelper ikke bare deg, det kan også bidra til at bedriften vokser, noe som er spesielt viktig for små og mellomstore bedrifter. Ved å kutte ned på lange kontraktsprosesser og eliminere behovet for tonnevis med papir og PDF-redigeringer.
Det kan også redusere arbeidsbyrden for det juridiske teamet. Hvis de juridiske ekspertene kan lage maler, kan resten av selskapet jobbe ut fra dem. Da slipper juristene å bruke timevis på å gå gjennom kontrakt etter kontrakt og sjekke hver eneste klausul. Det betyr også at sjansene for menneskelige feil i kontraktene reduseres.
Kontraktsautomatisering kan også bidra til å forbedre arbeidsflyten ved å fjerne mange av de papir-/PDF-relaterte flaskehalsene. Hvis selgerne dine kan se hvem som har åpnet og sett på en kontrakt, kan du til og med redusere tiden det tar å kontakte potensielle kunder når de når slutten av salgstrakten.
Kort sagt kan kontraktautomatisering hjelpe deg med å spare tid og penger og øke effektiviteten i hele virksomheten.
Les også: Alt du trenger å vite om elektroniske kontrakter
Kan det hjelpe både B2B- og B2C-selskaper?
Kort sagt, ja. Automatisering kan hjelpe både B2B- og B2C-selskaper. Vi har allerede sett på noen av B2B-fordelene. Men hva med B2C-fordelene?
Enten det dreier seg om medlemskap på et treningssenter, en telefonavtale eller et boliglån, gjør automatisering av kontrakter det enklere å tilpasse avtalene til kundenes behov. Du kan møte kundenes behov der og da, uten at de må vente på at du redigerer eller endrer kontraktene.
Ved å automatisere kontraktene dine kan du sørge for at de er enkle å redigere og skape en mer kundefokusert opplevelse. La oss ta telefonavtaler som et eksempel.
Å kjøpe en ny telefon er et stort kjøp, så folk ser ofte på nettet for å vurdere alternativene før de kjøper. Til tross for den langsomme tilbakevendingen til personlig shopping som vi begynner å se etter pandemien, kan det fortsatt ta lang tid å vurdere denne typen kjøp. Ved å ha en kontrakt klar, kan du hjelpe potensielle kunder med å komme raskere gjennom kjøpstrakten.
Med en god programvare for kontraktsadministrasjon kan du ha redigerbare felter der kundene kan velge den prisplanen som passer dem best. Alt dette gjøres digitalt, bare ved hjelp av programvare for kontraktsadministrasjon.
Dette er bare ett eksempel på hvordan avtaleautomatisering bidrar til å skape mer kundefokuserte opplevelser, med reduserte kostnader og kortere betenkningstid.
Oneflow: Kontraktsautomatisering gjort enkelt – for alle bransjer
1. Opprett en sømløs kontrakt på få sekunder
Vi har alle opplevd det: å gå gjennom et Google-dokument for å sjekke at alt er der det skal være før du konverterer det til en PDF-fil og sender det. Med riktig programvare for kontraktsadministrasjon er dette nå en saga blott.
God programvare for kontraktsadministrasjon leveres med maler som standard. Hvis det juridiske teamet ditt har hjulpet til med å utarbeide disse malene, kan du begynne å bruke dem med en gang. Du kan sende ut flere kontrakter raskere enn noensinne.
I dag finnes det også programvare for kontraktsadministrasjon med kunstig intelligens. Hvis du trenger å legge til noen linjer tekst i en kontrakt, er det heller ikke noe problem. AI er en del av kontraktshåndteringsprosessen og kan hjelpe deg med å utarbeide en kontrakt på få sekunder.
2. Signer raskere
B2B-salg kan ta lang tid. Faktisk tar det i gjennomsnitt 8 kontaktpunkter i løpet av 84 dager å avslutte et B2B-salg. Og en stor del av denne tiden kan komme helt på slutten, når kontrakten skal signeres. En god programvare for kontraktsadministrasjon kan ikke hjelpe potensielle kunder med å utføre en intern revisjon av produktet raskere, men den kan hjelpe dem med å signere raskere.
Det beste er at du til og med kan benytte deg av ulike signeringsmetoder. Enten kunden ønsker å signere med bekreftelseskoder (sendt via e-post eller SMS), ved å skrive inn navnet sitt eller ved å klikke på en signeringsknapp, gir programvaren for kontraktsadministrasjon deg muligheten til å gjøre det. Du kan til og med sette opp en signeringsrekkefølge, slik at signatarene må signere i en bestemt rekkefølge hvis det er flere interessenter involvert.
Les også: Don’t edit PDFs, edit your expectations
3. Lagre og administrere alle kontraktene dine på ett sted
PDF-kontrakter må ofte skrives ut, signeres med blekk, skannes, sendes tilbake og deretter enten skrives ut og arkiveres eller lagres i et digitalt arkiv. Det er en omstendelig prosess, og det er ekstremt lett å miste viktige papirer underveis, uansett hvor godt organisert du er.
Det er her programvare for kontraktsadministrasjon kommer til unnsetning. Du kan automatisk lagre alle kontraktene dine på ett sted. Programvare for kontraktsadministrasjon, som Oneflow, leveres med et digitalt arkiv, slik at selgerne dine kan finne alle kontrakter de måtte trenge, med bare noen få klikk.
Med Oneflow kan du dessuten automatisk fjerne alle personopplysninger du ikke trenger, og sette opp arbeidsflyter som sletter gamle og avviste kontrakter. Med dette kan du bli enda mer GDPR-kompatibel med riktig programvare for kontraktsadministrasjon.
Du får også påminnelser når en kontrakt skal fornyes eller allerede har utløpt. I tillegg tar arkivet hensyn til personvernet. Du kan sette opp tilgangskontroller, slik at bare de som virkelig trenger å se en kontrakt, får tilgang til den.
4. Dra nytte av kraftige integrasjoner
Integrasjoner gjør livet så mye enklere. Et godt eksempel på dette er CRM-systemet ditt. Enten du bruker HubSpot, Salesforce, Pipedrive eller noe annet, kan du integrere det med programvaren for kontraktsadministrasjon. Det betyr at du bare trenger å jobbe i én løsning for at arbeidet ditt skal lagres et annet sted, uten at du trenger å laste ned og deretter laste opp utkast og signerte kontrakter manuelt!
Gode programvarer for kontraktsadministrasjon, som Oneflow, leveres med en rekke integrasjoner, fra TeamTailor til Google Workspace og Salesforce.
Det beste er at de er superenkle å sette opp. Så du kan komme i gang med integrasjoner på et blunk. Integrasjoner kan hjelpe deg med å ta arbeidet og salget ditt til et nytt nivå.
Hvordan velge riktig programvare for kontraktsadministrasjon?
Hva som er riktig programvare for kontraktsadministrasjon, avhenger av en rekke faktorer og kan variere fra bedrift til bedrift. Men her er noen viktige ting du bør tenke på når du skal finne riktig programvare for kontraktsadministrasjon:
- Er den enkel og brukervennlig?
- Hvor mange av funksjonene er det sannsynlig at du vil ha behov for i din virksomhet?
- Har den integrasjoner som passer til de andre arbeidsflytene dine?
- Samsvarer plattformens sikkerhetsfunksjoner med dine egne databehov?
- Har kontraktshåndteringsplattformen AI-funksjoner?
Selv om du ikke er så kjent med AI, kan en intuitiv funksjonalitet bidra til at arbeidsflyten i kontraktshåndteringen går mye raskere og smidigere.
I tillegg til disse spørsmålene er det også lurt å holde øye med disse funksjonene:
Standardiserte kontraktsmaler
En av de viktigste komponentene i kontraktsautomatisering er muligheten til å hente informasjon fra en datakilde for automatisk å sette sammen kontraktsdokumentet. For å gjøre denne prosessen mulig er det viktig å standardisere kontraktsmalene. Dette sikrer konsistens på tvers av alle kontrakter og gjør det mulig å automatisere utarbeidelsesprosessen.
Identifisere viktige datapunkter for uttrekk
Når du forbereder kontraktene dine for automatisering, er det viktig å identifisere de viktigste datapunktene som skal brukes til å fylle ut kontraktsdokumentet. Dette omfatter blant annet navn på enheter, signaturer og kontraktsvilkår. Ved å identifisere disse datapunktene på forhånd kan du sikre at automatiseringsprosessen går knirkefritt.
Konfigurer arbeidsflyter for godkjenning
Når kontraktene er standardisert og datapunktene er identifisert, er det på tide å sette opp arbeidsflyter for godkjenning. Sørg for å sette opp arbeidsflyter som passer til organisasjonens spesifikke struktur og behov. Sørg også for å teste arbeidsflytene for å sikre at de fungerer etter hensikten.
Så hvorfor ikke automatisere kontraktshåndteringsprosessene i dag?
Hvis du er nysgjerrig på hva programvaren for kontraktsadministrasjon kan gjøre for deg og hvordan den kan være til nytte for virksomheten din, kan du bestille en demo i dag. Her kan du få vite mer om Oneflow, hvordan det hele fungerer og stille alle spørsmål du måtte ha.
Spør oss om hva som helst om digitale kontrakter!
Vil du vite hvordan digitale kontrakter kan bidra til å endre bedriften din? Vi vil gjerne høre fra deg!
