E-signaturer blir stadig mer populære i dagens digitale verden. De har mange fordeler, blant annet økt effektivitet, bekvemmelighet og mindre miljøpåvirkning. Dessuten er de langt sikrere enn tradisjonelle maskinskrevne signaturer som brukes i PDF-filer. Det er faktisk en risiko ved ikke å bruke e-signaturer i det hele tatt.
Å ikke bruke e-signaturer kan imidlertid også innebære flere risikoer. Her tar vi en titt på de 7 største risikoene ved ikke å bruke e-signaturer.
1. Det er mindre sikkert
Dette er en av de største risikoene ved ikke å bruke elektroniske signaturer. Blekksignaturer eller PDF-signaturer kan lett forfalskes eller manipuleres, noe som øker risikoen for svindel eller identitetstyveri.
E-signaturer gir bedre sikkerhetstiltak, som kryptering og digitale sertifikater, for å forhindre denne typen hendelser. Etter hvert som organisasjoner fortsetter å operere i et stadig mer digitalisert landskap, har risikoen for datainnbrudd, nettangrep og identitetstyveri blitt en del av hverdagen vår, noe elektroniske signaturer gir et ekstra lag med beskyttelse mot.
Blekksignaturer er spesielt sårbare for denne typen angrep, siden de lett kan kopieres og manipuleres. E-signaturer er derimot en sikrere måte å signere dokumenter på, og sikrer at sensitiv informasjon forblir konfidensiell og beskyttet.
Les også: Hvordan du får mest mulig ut av AI når du lager kontraktene dine
2. Det er risikabelt å ikke bruke e-signaturer: Det er en tregere måte å jobbe på
Blekksignaturer krever utskrift, signering og skanning, noe som kan være irriterende og føre til forsinkelser som du ikke har råd til. Selv PDF-signaturer kan kreve mye frem og tilbake, noe som skaper endeløse e-posttråder.
E-signaturer effektiviserer denne prosessen, noe som gir raskere behandlingstid og økt effektivitet. I dagens hektiske verden er tid penger. Organisasjoner som er avhengige av våte signaturer eller PDF-signaturer, kan derfor komme til å sakke akterut i forhold til konkurrentene. Elektroniske signaturer kan imidlertid gi deg et forsprang, ettersom bekreftelses- og signeringstiden reduseres fra timer eller dager til sekunder.
3. Det er dyrere å holde det analogt
E-signaturer eliminerer behovet for et lite og ofte plyndret papirskap, og reduserer dermed kostnadene forbundet med utskrift og postforsendelse. I tillegg til de direkte kostnadene forbundet med blekksignaturer, som papir, blekk og porto, er det også indirekte kostnader som kan summere seg opp over tid.
Et klassisk eksempel på dette er at våte signaturer, som PDF-signaturer, kan føre til forsinkelser, noe som kan resultere i tapte muligheter og tapte inntekter. E-signaturer, derimot, eliminerer disse kostnadene, slik at organisasjoner kan spare penger og forbedre sluttresultatet.
4.Mindre tilgang for deg og motpartene dine
Blekksignaturer krever fysisk tilstedeværelse, noe som kan være vanskelig i visse situasjoner. E-signaturer kan gjøres hvor som helst og når som helst, så lenge internett holder.
With the rise of remote work and the increasing prevalence of mobile devices, the ability to sign documents from anywhere has become a key requirement for many organizations.
Wet signatures, however, require physical presence, which can be a significant obstacle in certain situations. Electronic signatures, on the other hand, provide the flexibility and convenience that organizations need to stay agile and responsive.
Les også: Elektronisk signatur: Fordelene og hvordan det fungerer
5. Potensialet for usikker etterlevelse av lover og regler er til stede
Blekksignaturer oppfyller kanskje ikke lovens krav i visse situasjoner, noe som kan føre til tvister eller juridiske problemer. Elektroniske signaturer kan oppfylle juridiske krav og er en sikrere og mer verifiserbar metode for å signere dokumenter overalt der det er lovlig.
Med det stadig økende antallet forskrifter og krav til etterlevelse av lover og regler er det viktig for organisasjoner å sikre at signaturene deres oppfyller de juridiske kravene.
Blekksignaturer oppfyller ikke alltid disse kravene, noe som kan føre til tvister eller juridiske problemer. Elektroniske signaturer er derimot en sikrere og mer verifiserbar metode for å signere dokumenter, noe som sikrer at organisasjonen overholder regelverket og unngår juridiske problemer. Dette er en av de største risikoene ved ikke å bruke elektroniske signaturer.
6. Det er større rom for feil
Blekksignaturer kan være uleselige, utflytende eller mangle viktig informasjon, noe som kan føre til feil eller misforståelser.
E-signaturer gir en klar og tydelig oversikt over signeringsprosessen, noe som reduserer risikoen for feil. Feil kan tross alt være kostbare. PDF-signaturer er også sårbare for feil, ettersom navn kan staves feil eller skrives feil av begge parter.
E-signaturer gir imidlertid en klar og tydelig oversikt over signeringsprosessen, noe som reduserer risikoen for feil og sikrer at alle er på samme side.
Les også: Contract lifecycle management: A complete guide
7. Alt er vanskeligere å revidere
Blekksignaturer, og noen PDF-signaturer, gir ikke noe revisjonsspor, noe som gjør det vanskelig å spore signeringsprosessen eller finne ut hvem som faktisk har signert dokumentet.
E-signaturer gir et detaljert revisjonsspor, inkludert tidsstempler og IP-adresser, for å forbedre ansvarlighet og åpenhet. I mange bransjer som bruker e-signaturer, er dette blitt et viktig element.
Kort oppsummert
Å ikke bruke e-signaturer kan medføre flere risikoer, blant annet sikkerhet, ineffektivitet, økte kostnader, begrenset tilgang, juridiske problemer, risiko for feil og manglende revisjonsspor. Ved å implementere løsninger for e-signaturer kan disse risikoene reduseres, noe som fører til økt effektivitet, sikkerhet og produktivitet.
E-signaturer er en sikrere, mer effektiv og kostnadseffektiv måte å signere dokumenter på, noe som gjør det mulig for organisasjoner å ligge i forkant og forbli konkurransedyktige i dagens hektiske forretningsmiljø.
