Sähköiset allekirjoitukset ovat yhä suositumpia nykyisessä digitaalisessa maailmassa. Ne tarjoavat monia etuja, kuten suurempaa tehokkuutta, mukavuutta ja vähäisempiä ympäristövaikutuksia. Lisäksi ne ovat paljon turvallisempia kuin perinteiset PDF-tiedostoissa käytetyt koneella kirjoitetut allekirjoitukset. Sen sijaan sähköisten allekirjoitusten käyttämättä jättämisen riskit ovat suuria.
Seuraavassa tarkastelemme seitsemää näistä riskeistä, jotka liittyvät sähköisten allekirjoitusten käyttämättä jättämiseen.
1. Turvattomuus
Tämä on yksi suurimmista riskeistä, joita liittyy sähköisten allekirjoitusten käyttämättä jättämiseen. Kynällä kirjoitettuja tai PDF-allekirjoituksia voidaan helposti väärentää tai peukaloida, mikä lisää petoksen tai identiteettivarkauden riskiä. Olemme kaikki nähneet Bette Davisin oppivan kopioimaan Blanchen allekirjoituksen elokuvassa Whatever Happened to Baby Jane.
Sähköiset allekirjoitukset tarjoavat parempia turvatoimia, kuten salauksen ja digitaaliset varmenteet, jotka estävät tällaiset tapaukset. Kun organisaatiot toimivat yhä digitaalisemmassa ympäristössä, tietomurtojen, verkkohyökkäysten ja identiteettivarkauksien riskeistä on tullut osa jokapäiväistä elämäämme, ja sähköiset allekirjoitukset tarjoavat lisäsuojaa niitä vastaan.
Käsin kirjoitetut allekirjoitukset ovat erityisen alttiita tämäntyyppisille hyökkäyksille, koska niitä voidaan helposti kopioida ja manipuloida. Sähköiset allekirjoitukset taas tarjoavat turvallisemman tavan allekirjoittaa asiakirjoja, jolloin arkaluonteiset tiedot pysyvät luottamuksellisina ja suojattuina.
Lue myös: 10 parasta sähköisen allekirjoituksen ohjelmistoa vuonna 2024
2. Sähköisten allekirjoitusten käyttämättä jättämisen riskit: hitaampi tapa työskennellä
Kynällä paperille tehty allekirjoitus edellyttää tulostamista, allekirjoittamista ja skannaamista, mikä voi olla vaivalloista ja johtaa viivästyksiin, joihin sinulla ei ole varaa. Jopa PDF-allekirjoitukset voivat vaatia paljon edestakaista käsittelyä, jolloin saattaa syntyä loputtomia sähköpostikeskusteluja.
Sähköiset allekirjoitukset virtaviivaistavat tätä prosessia, nopeuttavat käsittelyaikoja ja parantavat yleistä tehokkuutta. Nykypäivän nopeatempoisessa maailmassa aika on rahaa. Niinpä organisaatiot, jotka luottavat kynällä paperille tehtyihin -tai PDF-allekirjoituksiin, saattavat jäädä jälkeen kilpailijoistaan. Sähköiset allekirjoitukset voivat kuitenkin antaa sinulle etulyöntiaseman, sillä vahvistus- ja allekirjoitusajat lyhenevät tunneista tai päivistä muutamaan sekuntiin.
3. Hinta: on kalliimpaa säilyttää prosessi analogisena
Sähköiset allekirjoitukset poistavat tarpeen valtaville varastoille ja arkistointikaapeille, ja poistavat tulostus- ja postituskustannuksia. Paperille kynällä tehtyihin allekirjoituksiin liittyvien suorien kustannusten, kuten paperin, musteen ja postimaksun, lisäksi on myös välillisiä kustannuksia, jotka voivat kasvaa ajan mittaan.
Klassinen esimerkki tästä on se, että käsin tehdyt allekirjoitukset voivat aiheuttaa viivästyksiä, jotka voivat johtaa menetettyihin tilaisuuksiin ja sitä kautta menetettyihin tuloihin. Sähköiset allekirjoitukset sen sijaan poistavat nämä kustannukset, jolloin organisaatiot voivat säästää rahaa ja parantaa tulostaan.
4. Paikkaan ja aikaan sidottu allekirjoitus
Käsin paperille tehty allekirjoitus edellyttää fyysistä läsnäoloa, mikä voi olla vaikeaa tietyissä tilanteissa. Sähköiset allekirjoitukset voidaan tehdä missä ja milloin tahansa, kunhan internet-yhteys pelittää.
Etätyön ja mobiililaitteiden yleistymisen myötä mahdollisuus allekirjoittaa asiakirjoja mistä tahansa on tullut monien organisaatioiden keskeiseksi vaatimukseksi.
Sähköiset allekirjoitukset tarjoavat joustavuutta ja mukavuutta, joita organisaatiot tarvitsevat pysyäkseen ketterinä ja reagoivina.
Lue myös: Opas sähköisistä allekirjoituksista ja siitä, mikä tekee niistä oikeudellisesti sitovia
5. Lainsäädännön noudattaminen voi horjua
Käsin paperille tehty allekirjoitus ei välttämättä täytä lakisääteisiä vaatimuksia tietyissä tilanteissa, mikä voi johtaa riitoihin tai oikeudellisiin ongelmiin. Sähköiset allekirjoitukset voivat täyttää lakisääteiset vaatimukset ja tarjota turvallisemman ja todennettavamman tavan allekirjoittaa asiakirjoja kaikkialla, missä ne ovat laillisia.
Säädösten ja vaatimustenmukaisuusvaatimusten lisääntyessä jatkuvasti on tärkeää, että organisaatiot varmistavat, että niiden allekirjoitukset täyttävät lakisääteiset vaatimukset.
Sähköiset allekirjoitukset tarjoavat turvallisemman ja todennettavamman tavan allekirjoittaa asiakirjoja, mikä varmistaa, että organisaatiot pysyvät vaatimustenmukaisina ja välttävät oikeudelliset ongelmat. Tämä on yksi suurimmista riskeistä, jos sähköisiä allekirjoituksia ei käytetä.
Lue myös: Kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää Oneflown sähköisistä allekirjoituksista ja eIDAS-asetuksesta
6. Suurempi virheiden mahdollisuus
Kynällä käsin kirjoitetut allekirjoitukset voivat olla lukukelvottomia, tahriintuneita tai niistä voi puuttua tärkeitä tietoja, mikä voi johtaa virheisiin tai väärinkäsityksiin.
Sähköiset allekirjoitukset tarjoavat selkeän ja ytimekkään tallenteen allekirjoitusprosessista, mikä vähentää virheiden riskiä ja varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla. Loppujen lopuksi virheet voivat tulla kalliiksi.
Lue myös: Opas: Sopimusten elinkaaren hallinta
7. Allekirjoituksen todentaminen on vaikeaa
Käsin kirjoitetut allekirjoitukset ja jotkin PDF-allekirjoitukset eivät muodosta kirjausketjua, joten allekirjoitusprosessia on vaikea seurata tai määrittää, kuka asiakirjan on oikeasti allekirjoittanut.
Sähköiset allekirjoitukset tarjoavat yksityiskohtaisen kirjausketjun, joka sisältää aikaleimat ja IP-osoitteet, mikä parantaa vastuullisuutta ja avoimuutta. Monilla sähköisiä allekirjoituksia käyttävillä toimialoilla näistä on tullut olennaisia seikkoja.
Tiivistelmä
Sähköisten allekirjoitusten käyttämättä jättämiseen voi liittyä useita riskejä, kuten turvallisuus, tehottomuus, lisääntyneet kustannukset, rajoitettu käyttöoikeus, oikeudelliset kysymykset, virheen riskit ja kirjausketjun puuttuminen. Näitä riskejä voidaan vähentää ottamalla käyttöön sähköinen allekirjoitusratkaisu, joka parantaa tehokkuutta, turvallisuutta ja yleistä tuottavuutta.
Sähköiset allekirjoitukset tarjoavat kustannustehokkaamman tavan allekirjoittaa asiakirjoja, minkä ansiosta organisaatiot voivat pysyä kehityksen kärjessä ja säilyttää kilpailukykynsä nykypäivän nopeatempoisessa liiketoimintaympäristössä.
