Skip to content

Elektroniska signaturer

De 7 största riskerna med att inte använda elektroniska signaturer

Elektroniska signaturer blir alltmer populära i dagens digitala värld. De erbjuder många fördelar, bland annat ökad effektivitet, bekvämlighet och mindre miljöpåverkan. Dessutom är de mycket säkrare än traditionella maskinskrivna signaturer som används i PDF-filer.

Det finns faktiskt risker med att inte använda elektroniska signaturer alls. Här tar vi en titt på de 7 största riskerna.

1. Det är mindre säkert

Detta är en av de största riskerna med att inte använda elektroniska signaturer. Våta signaturer eller PDF-signaturer kan lätt förfalskas eller manipuleras, vilket ökar risken för bedrägeri eller identitetsstöld. Vi har alla sett Bette Davis lära sig att kopiera Blanches namnteckning i Whatever Happened to Baby Jane.

Electronic signatures ger bättre säkerhetsåtgärder, som kryptering och digitala certifikat, för att förhindra denna typ av incidenter. Eftersom organisationer fortsätter att verka i ett alltmer digitalt landskap har risken för dataintrång, cyberattacker och identitetsstöld blivit en del av vår vardag, något som elektroniska signaturer ger det där extra lagret av skydd mot.

Bläcksignaturer är särskilt sårbara för denna typ av attacker, eftersom de lätt kan kopieras och manipuleras. Elektroniska signaturer är däremot en säkrare metod för att underteckna dokument, vilket garanterar att känslig information förblir konfidentiell och skyddad.

Läs även: Så får du ut mesta möjliga av AI i ditt kontraktsarbete

De 7 största riskerna med att inte använda elektroniska signaturer - Oneflow

2. Det är ett långsammare sätt att arbeta

Bläcksignaturer kräver utskrift, signering och skanning, vilket kan vara besvärligt och leda till förseningar som du inte har råd med. Även PDF-signaturer kan kräva en hel del skickandes fram och tillbaka och skapa oändliga e-posttrådar under processen.

Elektroniska signaturer effektiviserar denna process, vilket ger snabbare handläggningstider och förbättrad övergripande effektivitet. I dagens snabba värld är tid pengar. Så organisationer som förlitar sig på våta signaturer eller PDF-signaturer kan hamna på efterkälken i förhållande till sina konkurrenter. Elektroniska signaturer kan dock ge dig ett försprång, med bekräftelse- och signeringstider som förkortas från timmar eller dagar till bara sekunder.

3. Det är dyrare att hålla det analogt

Elektroniska signaturer eliminerar behovet av det stökiga, ofta rånade stationära skåpet och minskar även kostnaderna för utskrift och postning. Förutom de direkta kostnader som är förknippade med bläcksignaturer, såsom papper, bläck och porto, finns det också indirekta kostnader som kan öka med tiden.

Ett klassiskt exempel på detta är att bläcksignaturer, även PDF-signaturer, kan orsaka förseningar, vilket kan leda till missade möjligheter och förlorade intäkter. Elektroniska signaturer, å andra sidan, eliminerar dessa kostnader, vilket gör att organisationer kan spara pengar och förbättra sitt resultat.

4. Begränsad tillgång för alla parter

Bläcksignaturer kräver fysisk närvaro, vilket kan vara svårt i vissa situationer. Många situationer, nu för tiden. Elektroniska signaturer kan göras var som helst och när som helst, så länge internet håller.

I takt med att distansarbete och mobila enheter blivit allt vanligare har möjligheten att signera dokument var som helst blivit ett viktigt krav för många organisationer.

Bläcksignaturer kräver dock fysisk närvaro, vilket kan vara ett betydande hinder i vissa situationer. Elektroniska signaturer, å andra sidan, ger den flexibilitet och bekvämlighet som organisationer behöver för att förbli flexibla och lyhörda.

Läs också: Elektronisk signatur: Fördelarna och hur det fungerar

risks of not using electronic signature - Oneflow

5. Det finns risk för osäker efterlevnad av lagar och regler

Bläcksignaturer uppfyller i vissa situationer inte de rättsliga kraven, vilket kan leda till tvister eller rättsliga problem. Elektroniska signaturer kan uppfylla lagkraven och är en säkrare och mer verifierbar metod för att signera dokument överallt där de är lagliga.

Med det ständigt ökande antalet regler och efterlevnadskrav är det viktigt för organisationer att se till att deras signaturer uppfyller lagkraven.

Bläcksignaturer uppfyller inte alltid dessa krav, vilket kan leda till tvister eller juridiska problem. Elektroniska signaturer är däremot en säkrare och mer verifierbar metod för att signera dokument, vilket gör att organisationer kan följa gällande regler och undvika juridiska problem. Detta är en av de största riskerna med att inte använda elektroniska signaturer.

6. Det finns större utrymme för misstag

Bläcksignaturer kan vara oläsliga, vara utsmetade eller sakna viktig information, vilket leder till fel eller missförstånd.

Elektroniska signaturer ger en tydlig och kortfattad dokumentation av underskriftsprocessen, vilket minskar risken för fel. Fel kan trots allt bli kostsamma. PDF-signaturer är också sårbara för fel, eftersom ett namn kan stavas fel eller skrivas fel av endera parten.

Elektroniska signaturer ger dock en tydlig och kortfattad dokumentation av signeringsprocessen, vilket minskar risken för fel och säkerställer att alla är på samma sida.

Läs mer här: Hantering av avtals livscykel: En komplett guide

risks of not using electronic signature - Oneflow

7. Allt är svårare att revidera

Bläcksignaturer, och vissa PDF-signaturer, ger ingen verifieringskedja, vilket gör det svårt att spåra signeringsprocessen eller avgöra vem som faktiskt har signerat dokumentet.

Elektroniska signaturer ger en detaljerad verifieringskedja, inklusive tidsstämplar och IP-adresser, för att förbättra ansvarsskyldighet och transparens. I många branscher där elektroniska signaturer används har de blivit en viktig del av verksamheten.

Sammanfattningsvis

Att inte använda elektroniska signaturer kan innebära flera risker, bland annat säkerhet, ineffektivitet, ökade kostnader, begränsad åtkomst, juridiska problem, risk för fel och avsaknad av verifieringskedja. Genom att implementera lösningar för elektroniska signaturer kan dessa risker minskas, vilket leder till förbättrad effektivitet, säkerhet och övergripande produktivitet.

Elektroniska signaturer erbjuder en säkrare, effektivare och mer kostnadseffektiv metod för att underteckna dokument, vilket gör det möjligt för organisationer att ligga steget före och förbli konkurrenskraftiga i dagens snabba affärsmiljö.

Prev:

Allt du behöver veta om elektroniska avtal

Next:

Tänd strålkastarna med strukturerad data och driv din verksamhet framåt

Liknande artiklar

Avtal

Skapa smartare avtal med AI-baserade avtalsverktyg

Elektroniska signaturer

Signera en PDF-fil online: En komplett guide

Företagskultur

Digitalisering hos företag: Din guide för framgång

Skolor

De 9 bästa skolplattformarna

Avtal

Förnyelse av avtal: Tips för en smidig process

Avtal

Signera ett avtal: Vad du bör tänka på innan du skriver på

Elektroniska signaturer

Hur gör man en digital signatur säker och trygg?

Elektroniska signaturer

Hur säker är en e-signatur jämfört med PDF-filer?