Opas: Sopimusten elinkaaren hallinta

Sopimusten elinkaaren hallinta on olennainen osa kaikkea liiketoimintaa. Kuitenkin sen käyttöönoton aloittaminen voi olla pelottava tehtävä. Siksi olemmekin koonneet tämän oppaan avuksesi. 

Täältä löydät kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää sopimusten elinkaaren hallinnasta: mitä se on, mitä etuja se tarjoaa ja miten voit aloittaa sen käytön jo tänään.

1. Mitä on sopimusten elinkaaren hallinta?
2. Miksi se on tärkeää?
3. Mitkä ovat sopimusten elinkaaren hallinnan vaiheet?
4. Mitkä ovat sopimusten elinkaarihallinnan ohjelmiston edut?
5. Mitkä toimialat hyötyvät siitä?
6. Mitkä ovat parhaat käytännöt sopimusten elinkaaren hallinnassa?
7. Miten sopimusten elinkaaren hallinta parantaa asiakkaiden luottamusta?

Aloitetaan!

1. Mitä on sopimusten elinkaaren hallinta?

Sopimuksen elinkaaren hallinnalla (CLM) tarkoitetaan prosessia, jossa hallitaan sopimuksen kaikkia näkökohtia sen luomisesta ja neuvottelusta aina sopimuksen päättymiseen tai uusimiseen asti. Tähän prosessiin kuuluu paljon erilaisia vaiheita, kuten sopimuksen laatiminen, tarkistaminen, hyväksyminen, toteuttaminen, seuranta ja analysointi.

Sopimuksen elinkaaren hallinnan tarkoituksena on pohjimmiltaan auttaa organisaatioita virtaviivaistamaan sopimushallintaprosessejaan ja varmistamaan, että ne pystyvät tehokkaasti hallinnoimaan sopimussuhteitaan asiakkaiden, toimittajien, kumppaneiden ja muiden sidosryhmien kanssa. Ottamalla käyttöön CLM-järjestelmän, organisaatiot voivat parantaa sopimusten hallinnan tehokkuutta, vähentää riskejä ja parantaa liiketoiminnan yleistä suorituskykyä.

CLM-prosessi alkaa tyypillisesti sopimuksen luomisella, johon kuuluu sopimusehtojen laatiminen ja tarkistaminen. Tässä vaiheessa neuvotellaan myös sopimusehdoista toisen osapuolen tai osapuolten kanssa. Kun sopimusehdoista on sovittu, sopimus pannaan täytäntöön, ja osapuolet alkavat täyttää sopimusvelvoitteitaan.

Sopimuksen seurantavaiheessa organisaatiot seuraavat ja hallinnoivat sopimuksen toteutumista varmistaakseen, että molemmat osapuolet täyttävät velvoitteensa. Tähän kuuluu sopimuksen seuraaminen vaatimustenmukaisuuteen liittyvien kysymysten varalta, keskeisten suorituskykyindikaattoreiden (KPI) seuranta ja mahdollisten riskien tai ongelmien tunnistaminen.

Sopimuksen elinkaaren hallintaprosessin viimeinen vaihe on sopimuksen analysointi, jossa organisaatiot tarkastelevat sopimuksen suorituskykyä ja arvioivat sen yleistä tehokkuutta. Tähän kuuluu sopimuksen seurantavaiheessa kerättyjen tietojen analysointi ja näiden tietojen käyttäminen parannus- ja optimointialueiden tunnistamiseen.

Lue myös: Mitä on sopimushallinta?

2. Miksi se on tärkeää?

Voimme kaikki olla yhtä mieltä siitä, että sopimusten elinkaaren hallinta on olennainen osa liiketoimintaa. Tähän on lukemattomia syitä, joista osa riippuu siitä, millä alalla organisaatiosi toimii ja onko kyseessä B2B- vai B2C-yritys.

Seuraavassa on kuitenkin vain 5 yleispätevää syytä, miksi sopimusten elinkaaren hallinta on tärkeää:

1. Riskienhallinta: CLM auttaa vähentämään taloudellisia ja oikeudellisia riskejä varmistamalla, että kaikki sopimukset ovat sääntelyvaatimusten ja organisaation standardien mukaisia. Se auttaa myös tunnistamaan mahdolliset riskit ja mahdollisuudet sopimusten elinkaaren aikana.
2. Kustannussäästöt: Hyvä sopimushallinta voi johtaa merkittäviin kustannussäästöihin sopimusehtojen optimoinnin ja läpimenoaikojen lyhenemisen avulla. Se auttaa tunnistamaan alueet, joilla ehdot voidaan neuvotella uudelleen ja niitä voidaan parantaa, mikä voi johtaa kustannussäästöihin.
3. Tehokkuuden parantaminen: Sopimusprosessi virtaviivaistuu, mikä lyhentää läpimenoaikoja ja poistaa pullonkauloja. Näin organisaatiot voivat keskittyä strategisempiin tehtäviin ja parantaa yleistä tehokkuuttaan.
4. Parempi yhteistyö: Sidosryhmien, kuten laki-, hankinta- ja taloustiimien, välinen yhteistyö helpottuu. Luomalla keskitetyn sopimusvaraston, sidosryhmät voivat käyttää ja hallita sopimuksia yhdestä paikasta.
5. Parempi näkyvyys: CLM tarjoaa paremman näkyvyyden koko sopimusten elinkaareen, minkä ansiosta organisaatiot voivat seurata sopimusten tilaa ja niiden suorituskykyä sekä tunnistaa parannusalueita.

3. Mitkä ovat sopimusten elinkaaren hallinnan vaiheet?

Mietitkö, mitkä ovat sopimusten elinkaaren hallinnan vaiheet? Riippuen siitä, keneltä kysyt ja millä alalla he työskentelevät, voit saada hieman erilaisia vastauksia tähän kysymykseen. Yleisesti ottaen sopimusten elinkaaren hallinnassa on kuitenkin kuusi vaihetta:

1. Sopimusprosessin käynnistäminen: Tämä on sopimuksen elinkaaren ensimmäinen vaihe, jossa todetaan uuden sopimuksen tarve ja käynnistetään prosessi sen luomiseksi. Tähän vaiheeseen voi sisältyä keskeisten sidosryhmien tunnistaminen, vaatimusten kerääminen ja business casen laatiminen sopimuksen perustelemiseksi.
2. Sopimuksen laatiminen: Tässä vaiheessa uusi sopimus luodaan. Tähän voi liittyä ehtojen neuvotteleminen, oikeudellisten- ja sääntelyvaatimusten tarkistaminen ja sidosryhmien hyväksynnän hakeminen.
3. Sopimuksen tarkistaminen ja hyväksyminen: Kun sopimus on laadittu, juristit ja muut sidosryhmät tarkastavat sen varmistaakseen, että se on oikeudellisesti pitävä ja täyttää kaikkien osapuolten vaatimukset. Sopimusta voidaan tarvittaessa tarkistaa tai muuttaa, kunnes se lopulta hyväksytään.
4. Sopimuksen täytäntöönpano: Tässä vaiheessa sopimus allekirjoitetaan ja pannaan täytäntöön. Tähän voi kuulua allekirjoitusten vaihtaminen, sopimuksen tallentaminen sopimushallintajärjestelmään ja kopioiden jakaminen kaikille osapuolille.
5. Sopimuksen täytäntöönpano ja seuranta: Kun sopimus on pantu täytäntöön, on tärkeää seurata ja hallinnoida sen täytäntöönpanoa. Tähän kuuluu keskeisten mittareiden seuranta, sopimusvelvoitteiden noudattamisen varmistaminen ja esiin tuleviin ongelmiin puuttuminen.
6. Sopimuksen uusiminen tai irtisanominen: Kun sopimuksen päättymispäivä lähestyy, osapuolet voivat päättää uusia tai irtisanoa sopimuksen. Tähän vaiheeseen voi sisältyä neuvotteluja, uuden sopimuksen laatimista tai nykyisen sopimuksen irtisanomista.

4. Mitkä toimialat hyötyvät siitä?

Lähes kaikki toimialat voivat hyötyä sopimusten elinkaaren hallinnan ohjelmistosta riippumatta siitä, toimivatko ne B2B- vai B2C-alalla. Seuraavassa on listattuna vain muutamia toimialoja, jotka voivat hyötyä sopimusten elinkaaren hallintaohjelmistoista:

1. Rahoituspalvelut: Finanssiala on tiukasti säännelty, ja säännösten noudattaminen on ensisijaisen tärkeää. Sopimusten elinkaaren hallinta voi auttaa rahoituslaitoksia hallitsemaan sopimuksiaan ja varmistamaan, että ne noudattavat asiaankuuluvia säännöksiä. Näin ne voivat samalla vähentää riskejään. Lisäksi CLM voi auttaa finanssipalveluorganisaatioita vähentämään sopimusten hallintaan liittyviä kustannuksia automatisoimalla tehtäviä, kuten sopimusten luomista, neuvottelua ja uusimista.
2. Raskas teollisuus: Valmistusteollisuus on pitkälti riippuvainen toimittajien, jakelijoiden ja muiden kumppaneiden kanssa tehtävistä sopimuksista. Sopimusten elinkaaren hallinta voi auttaa tuotanto-organisaatioita hallitsemaan näitä sopimuksia tehokkaammin tarjoamalla paremman näkyvyyden sopimusehtoihin ja -velvoitteisiin, parantamalla sopimusten noudattamista ja virtaviivaistamalla sopimusten hallinnointia. CLM:n avulla tuotanto-organisaatiot voivat vähentää toimitusketjun häiriöiden riskiä ja parantaa yleistä operatiivista tehokkuuttaan.
3. SaaS-yritykset: SaaS-teknologian osalta sopimusten uusiminen voi olla elinehto. Mitä pidempään asiakas pysyy kanssasi, sitä enemmän voitat. Asianmukaiset sopimusten elinkaaren hallintaprosessit voivat auttaa sopimusten uusimisessa, neuvotteluissa ja ennen kaikkea lisämyynnissä. SaaS on yksi niistä toimialoista, jotka voivat todella hyöytyä sopimusten elinkaaren hallinnasta.
4. Vakuutukset: Vakuutusyhtiöt käyttävät sopimuksia kaikkeen vakuutussopimuksista myyjäsopimuksiin. Sopimusten elinkaaren hallinta voi auttaa varmistamaan, että kaikkia sopimuksia hallinnoidaan tehokkaasti, mikä vähentää toimintakustannuksia ja parantaa vaatimustenmukaisuutta. Voit jopa hyödyntää asiakirjamalleja varmistaaksesi, että käytössäsi on monenlaisia sopimuksia vakuutuksen myöntämisprosessista riippuen.
5. Kansalaisjärjestöt: Kansalaisjärjestöt joutuvat usein allekirjoittamaan paljon sopimuksia kansainvälisellä tasolla, ja työalasta riippuen myös lyhyellä varoitusajalla. Sopimusten elinkaaren hallinta voi kattaa kaiken tämän varainhankintasopimuksista myyjäsopimuksiin. Sen avulla voidaan varmistaa, että kaikkia sopimuksia hallinnoidaan tehokkaasti, vähentää toimintakustannuksia ja parantaa vaatimustenmukaisuutta eri lainkäyttöalueilla. 

Nämä ovat vain 5 esimerkkiä. Sopimusten elinkaaren hallinnasta voivat hyötyä kaikki sopimuksia paljon käyttävät toimialat.

Lue myös: Perusopas sähköisistä allekirjoituksista

5. Mitkä ovat parhaat käytännöt sopimusten elinkaaren hallinnassa?

Sopimuksen elinkaaren hallintaa perustettaessa voi olla vaikea tietää, mistä aloittaa. Seuraavassa on muutamia vinkkejä, jotka auttavat sinua pääsemään alkuun:

1. Selkeän sopimushallintaprosessin luominen – Hyvin määritelty prosessi sopimusten luomista, tarkistamista, hyväksymistä, toteuttamista ja jatkuvaa hallinnointia varten on ratkaisevan tärkeä, jotta voidaan varmistaa, että kaikkia sopimuksia hallinnoidaan johdonmukaisesti ja tehokkaasti.
2. Määrittele roolit ja vastuualueet – Määrittelemällä selkeästi kaikkien sopimusten hallinnointiprosessiin osallistuvien roolit ja vastuualueet varmistetaan, että kaikki tietävät, mitä heiltä odotetaan, ja näin vältytään sekaannuksilta ja väärinkäsityksiltä.
3. Käytä sopimushallintaohjelmistoa – Sopimushallintaohjelmisto voi automatisoida ja virtaviivaistaa monia sopimushallintaprosessin osa-alueita, kuten sopimusten luomista, tarkistamista, hyväksymistä ja seurantaa.
4. Luo sopimusvarasto – Keskitetty paikka, johon sopimukset tallennetaan ja josta ne ovat helposti saatavilla, helpottaa sopimusten tilan, määräaikojen ja muiden tärkeiden tietojen seuraamista.
5. Ota käyttöön sopimusten seuranta ja raportointi – Seurannalla ja raportoinnilla varmistetaan, että sopimuksia hallinnoidaan tehokkaasti ja että kaikki osapuolet täyttävät velvoitteensa. Tähän kuuluu sopimusten tilan, määräaikojen ja muiden tärkeiden virstanpylväiden seuranta.
6. Varmista sopimusten noudattaminen – Vältä oikeudellisia ja taloudellisia riskejä seuraamalla sopimusvelvoitteiden noudattamista ja ryhtymällä tarvittaessa toimiin.
7. Luo selkeät viestintäkanavat – Varmista, että kaikki sopimusten hallinnointiprosessiin osallistuvat osapuolet ovat ajan tasalla sopimuksen tilasta, muutoksista ja muista tärkeistä tiedoista.

6. Miten sopimusten elinkaaren hallinta parantaa asiakkaiden luottamusta?

Onko sinulla huonoja kokemuksia yrityksen sopimusten hallinnoinnista? Ehkä sinun oli joskus vaikea allekirjoittaa sähköisiä sopimuksia tai sinulle lähetettiin vanha sopimus. Tällaisissa tapauksissa yrityksen huonot sopimuskäytännöt voivat koitua sen kohtaloksi. Tässä kerrotaan, miten CLM-ohjelmisto voi muuttaa asian.

1. Asiakirjojen nopeampi läpimeno: Sopimuksen elinkaaren hallintatyökalut nopeuttavat asiakirjojen ‘läpimenoaikaa’. Yritykseltä kestää yleensä noin 20-30 päivää saada sopimus valmiiksi, viimeisteltyä ja allekirjoitettua. CLM-työkalut ovat loistavia, koska ne voivat lyhentää tätä aikaa merkittävästi. Koska ne eivät vaadi fyysistä läsnäoloa, ei ole väliä, missä asiakas tai urakoitsija milloinkin on. Voit saada asiakirjat viimeisteltyä ja allekirjoitettua verkossa, mikä lisää nopeutta ja tehokkuutta. Ja mitä nopeammin saat sopimukset ja asiakirjat valmiiksi, sitä tyytyväisempiä asiakkaasi ovat ja sitä nopeammin voitte aloittaa yhteistyön.
2. Luotettavammat sopimukset: Kun otat käyttöön sopimusten elinkaaren hallintajärjestelmän, saat myös luotettavammat ja ajantasaisemmat sopimukset. Jos annat asiakkaalle vanhentuneen sopimuksen, se aiheuttaa monia haasteita asiakassuhteelle. Parhaassa tapauksessa joudut päivittämään sen ja käymään ikävän sopimuksen elinkaaren uudelleen läpi. Pahimmassa tapauksessa käytät virheellistä sopimusta, mikä voi aiheuttaa ongelmia sinulle ja asiakkaallesi. Tämä vaikuttaa asiakassuhteeseen ja asiakkaan luottamukseen sinua kohtaan palveluntarjoajana.
3. ‘Word-of-mouth‘ kasvu: Suullisesti leviävä sana on edelleen yksi parhaista tavoista kasvattaa brändiä. CLM-ohjelmistosi voi auttaa sinua parantamaan tätä muutamalla eri tavalla. Esimerkiksi kun sinulla on erinomaiset sopimusten elinkaarenhallintaprosessit, parannat asiakaspolkua ja annat ihmisille enemmän syitä puhua ystävilleen siitä, miten sujuvaa kanssasi työskentely on.
4. Vähemmän inhimillisiä virheitä sopimuksissasi: Sopimuksen elinkaarenhallintaprosessi poistaa kaikki inhimilliset virheet, jotka voisivat heijastua huonosti yritykseen. Olipa kyse sitten kirjoitusvirheistä tai ehtojen huonosta selittämisestä, voit minimoida tai välttää ne, jos ihmiset automatisoivat osia sopimusten täytäntöönpanoprosessista.
5. Vältä mahdolliset oikeudelliset ongelmat: Kun yrityksillä on huonoja sopimustenhallinnan käytäntöjä, se voi johtaa oikeudellisiin ongelmiin. Ongelman koosta riippumatta oikeudellinen dilemma voi aiheuttaa monia ongelmia yrityksen maineelle. Projektien ja sopimusten tulisi olla mustavalkoisia ja selkeitä. Kun sinulla on parempi sopimusten elinkaaren hallintaprosessi, jolla sujuvoitetaan sopimusten tarkistuksia ja vaatimustenmukaisuutta, olet paremmassa asemassa sekä oikeudellisesta että PR-näkökulmasta.

The key takeaways

Sopimusten elinkaaren hallinta (CLM) on yrityksille tärkeä prosessi, jolla varmistetaan, että sopimuksia hallinnoidaan tehokkaasti ja tuloksellisesti koko niiden elinkaaren ajan. Ottamalla käyttöön CLM-järjestelmän organisaatiot voivat virtaviivaistaa sopimustenhallintaprosessejaan, parantaa liiketoiminnan suorituskykyä, vähentää riskejä ja säästää kustannuksissa. 

Sopimuksen elinkaaren vaiheisiin kuuluvat sopimusprosessin käynnistäminen, sopimuksen laatiminen, tarkistaminen ja hyväksyminen, täytäntöönpano, suorituskyky ja seuranta sekä uusiminen tai irtisanominen. Sopimuksen elinkaaren hallinnasta on myös paljon etuja. Niitä ovat muun muassa vaatimustenmukaisuuden parantuminen, tehokkuuden lisääminen, yhteistyön tehostaminen, sekä parempi näkyvyys ja analytiikka. 

Sopimuksen elinkaaren hallintajärjestelmän käyttöönotto voi olla aluksi jännittävää, mutta noudattamalla näitä neuvoja ja valitsemalla oikean ohjelmiston yritykset voivat optimoida sopimusten hallinnan ja saada siitä hyötyä. CLM:n hyödyt ovat yleisiä useimmilla toimialoilla, joten se on tärkeä prosessi kaikentyyppisille yrityksille niiden koosta tai alasta riippumatta.

Jos haluat kokeilla digitaalista sopimusten elinkaaren hallintaa, kokeile Oneflowta ilmaiseksi jo tänään!