Opas: Sopimusten elinkaaren hallinta

Sopimusten neuvotteleminen, laatiminen, tarkistaminen ja käsittely vie aikoja – varsinkin jos teet kaiken manuaalisesti. Mitä suuremmaksi yrityksesi kasvaa, sitä näkyvämpiä ongelmat ovat. Pahimmassa tapauksessa optimoimattomista sopimusprosesseista voi tulla valtava rahareikä, mutta ne voivat myös aiheuttaa todellisia ongelmia yritykselle – voit menettää tilaisuuksia, huonontaa suhteita nykyisiin kumppaneihin jne.

Vastaus näihin murheisiin on sopimusten elinkaaren hallinta, mutta miten se toteutetaan tehokkaimmin? Mihin seikkoihin kannattaa kiinnittää huomiota ja mitä työkaluja kannattaa harkita? Tämä sopimuksen elinkaaren hallintaa koskeva opas vastaa kaikkiin näihin ja muihin kysymyksiisi.

Lue myös: Sopimuksen laatiminen: ainoa opas, jota tarvitset

Mitä on sopimusten elinkaaren hallinta?

Tässä Gartnerin määritelmä sopimusten elinkaaren hallinnasta:

Gartner määrittelee sopimusten elinkaaren hallinnan (Contract Life Cycle Management) ratkaisuksi, jossa hallinnoidaan sopimuksia ennakoivasti niiden luomisesta neuvotteluun, toteutukseen, noudattamiseen ja uusimiseen. Tässä yhteydessä sopimus on mikä tahansa asiakirja, joka sisältää oikeuksia ja velvoitteita, jotka vaikuttavat organisaatioon nyt tai tulevaisuudessa (esim. salassapitosopimus). CLM-ratkaisujen avulla organisaatiot voivat luoda, neuvotella ja tallentaa sopimuksia keskitettyyn arkistoon. Näiden ratkaisujen käyttäminen auttaa vähentämään organisaation riskejä mahdollistamalla sääntelyn ja käytäntöjen noudattamisen, tarjoamalla hallinnan siitä, mitä allekirjoitetaan ja kenen kanssa, sekä roolipohjaisen pääsyn kolmansia osapuolia koskeviin ehtoihin ja velvoitteisiin. CLM-ratkaisut lisäävät näkyvyyttä, johdonmukaisuutta ja tehokkuutta koko yrityksen sopimusprosessissa. Käyttötapaukset liittyvät ensisijaisesti prosessin osiin, kuten allekirjoitusta edeltäviin ja sen jälkeisiin vaiheisiin. Eri osastot priorisoivat usein tietyn käyttötapauksen sen perusteella, miten ne osallistuvat sopimusprosessiin.

Me Oneflowlla olemme samaa mieltä Gartnerin kanssa. Yhteenvetona voidaan todeta, että sopimusten elinkaaren hallinnassa on kyse erikoistuneiden ohjelmistojen käytöstä, joiden avulla organisaatiot voivat virtaviivaistaa sopimusprosessejaan ja varmistaa, että ne pystyvät hallitsemaan sopimussuhteitaan asiakkaiden, toimittajien, kumppaneiden ja muiden sidosryhmien kanssa tehokkaammin, mikä johtaa kustannusten pienenemiseen, riskien vähenemiseen ja yleisen tehokkuuden paranemiseen. Kyse on koko sopimusprosessin optimoinnista.

Sopimusten elinkaaren hallinta vs. sopimusten hallinta

Termit ”sopimusten elinkaaren hallinta (CLM)” ja ”sopimusten hallinta” tulkitaan joskus väärin synonyymeiksi ja ne tarkoittavat itse asiassa eri asioita.

Sopimusten elinkaaren hallinta on nykyaikainen, kattava lähestymistapa, joka antaa täyden näkyvyyden ja kokonaisvaltaisen hallinnan sopimusprosessiin aina sopimuksen allekirjoittamista edeltävistä ja sen jälkeisistä toimista. Tarkoituksena on automatisoida ja optimoida jokainen vaihe mahdollisimman pitkälle erilaisten huippuluokan työkalujen ja tekniikoiden, kuten sopimusten elinkaaren hallintaohjelmistojen, avulla.

Sopimusten hallinta on soveltamisalaltaan rajallisempaa. Siinä keskitytään toteutuksen jälkeisiin velvoitteisiin ja vaatimustenmukaisuuteen (compliance). Tämä lähestymistapa sopii paremmin yrityksille, joilla on rajalliset budjetit tai tarpeet. Se voidaan tehdä ja usein tehdäänkin manuaalisesti (Excel-taulukoiden ja Microsoft Word -asiakirjojen avulla).

Yhteenvetona voidaan todeta, että sopimusten elinkaaren hallinta on laajempi, kehittyneempi ja strategisempi lähestymistapa, joka auttaa yrityksiä hallinnoimaan sopimuksia ja automatisoimaan niiden luomisen, muokkaamisen ja analysoinnin. Sen avulla yritykset voivat myös optimoida sopimuksia käsittelevien henkilöiden työnkulkuja (hyväksynnät, pyynnöt, neuvottelut jne.) tehokkuuden parantamiseksi.

Mitkä ovat sopimusten elinkaaren hallinnan edut?

Onko sinulla huonoja kokemuksia yritysten sopimusten hallinnoinnista? Ehkä sinun on ollut joskus vaikea allekirjoittaa digitaalista sopimusta tai sinulle on lähetetty vanha sopimusluonnos. Sopimusten hallintajärjestelmät varmistavat, ettei virheitä pääse tapahtumaan virtaviivaistamalla prosesseja sopimuksen elinkaaren kriittisissä vaiheissa.

Tarvitsetko lisää todisteita siitä, miksi sopimusten elinkaaren hallinta on niin tärkeää? Tässä muutamia etuja:

• Asiakirjojen nopeampi läpimenoaika: Viimeisimmän asiakastutkimuksessamme asiakkaamme kertovat, että he säästävät 90 % sopimuksien viimeistelyyn ja allekirjoittamiseen kuluvasta ajasta. Se tarkoittaa, että he onnistuivat lyhentämään tätä aikaa 20-30 päivän standardista vain 2-3 päivään. CLM-ratkaisut voivat lyhentää tätä aikaa merkittävästi, koska ne ovat hybridityövälineitä. Olipa asiakas tai urakoitsija missä tahansa, hän voi silti allekirjoittaa asiakirjan verkossa.
• Lisääntynyt tehokkuus: CLM-ohjelmisto myös virtaviivaistaa sopimusprosessia, lyhentää läpimenoaikoja ja poistaa pullonkauloja (siiloutuneet prosessit, hitaat tarkistukset ja hyväksynnät, näkyvyysongelmat jne.). Näin organisaatiot voivat parantaa kokonaistehokkuutta ja keskittyä strategisempiin tehtäviin, kuten parempien sopimusten neuvottelemiseen tai uusien liikekumppaneiden löytämiseen.
• Luotettavammat sopimukset: CLM-järjestelmä parantaa sopimusten luotettavuutta ja varmistaa niiden ajantasaisuuden. Kukaan ei halua työstää ja lähettää sopimuksia, joita ei allekirjoiteta. Vanhentuneen sopimuksen tarjoaminen asiakkaalle voi rasittaa suhdettanne. Parhaassa tapauksessa sinun on päivitettävä se ja käytävä ikävä sopimuksen prosessi läpi uudelleen. Muussa tapauksessa toimit virheellisen sopimuksen perusteella, mikä voi aiheuttaa vakavia ongelmia myöhemmin.
• Kasvu suosittelujen kautta: Suositukset tyytyväisiltä asiakkailta on edelleen yksi parhaista tavoista kasvattaa brändiä. CLM-ratkaisu voi auttaa tekemään tästä vielä parempaa. Erinomaiset sopimusten elinkaarenhallintaprosessit parantavat asiakaspolkua ja antavat ihmisille enemmän syitä kertoa ystävilleen siitä, miten sujuvaa kanssasi työskentely on.
• Vähemmän inhimillisiä virheitä: Automaatio poistaa suurimman osan inhimillisistä virheistä, jotka muuten voisivat vaikuttaa kielteisesti yritykseen (esim. kirjoitusvirheet, termien huonot selitykset).

• Kustannussäästöt: Sopimusehtoja optimoimalla ja sopimusten läpimenoaikoja lyhentämällä voidaan saavuttaa merkittäviä kustannussäästöjä. Se auttaa tunnistamaan alueet, joilla ehdot voidaan neuvotella uudelleen ja joissa niitä voidaan parantaa, mikä voi johtaa kustannussäästöihin.

• Parempi yhteistyö: CLM-työkalu helpottaa sidosryhmien, kuten laki-, hankinta- ja taloushallinnon tiimien, välistä yhteistyötä. Se luo sopimusten keskitetyn arkiston, jolloin kaikki voivat käyttää niitä yhdestä paikasta ja sopimusten hallinta yksinkertaistuu.

• Parempi näkyvyys: CLM-ohjelmisto tarjoaa paremman näkyvyyden koko sopimuksen elinkaareen, jolloin organisaatiot voivat seurata sopimuksen tilaa (mukaan lukien sopimuksen voimaantulopäivä), ja suorituskykyä sekä tunnistaa parannusalueita.

Miten sopimusten elinkaaren hallintaohjelmisto toimii?

G2 Crowdin mukaan,

”CLM-ohjelmistoja (Contract Lifecycle Management) käytetään tehostamaan koko sopimuksen elinkaaren prosessia ennen allekirjoittamista ja sen jälkeen. Toisin kuin sopimusten hallintaohjelmistot, CLM-ohjelmistot auttavat käyttäjiä hallinnoimaan allekirjoittamisen (tai sopimuksen implementoinnin) jälkeisiä toimia, kuten velvoitteiden seurantaa, suorituksen ja vaatimustenmukaisuuden hallintaa sekä riitojen ratkaisua. Tämäntyyppiset ohjelmistot auttavat yrityksiä varmistamaan, että kaikki sisäiset ja ulkoiset osapuolet ymmärtävät ja täyttävät sopimusvelvoitteensa, sillä ne tallentavat keskitetysti kaikki velvoitteiden ehdot ja viestinnän. Lisäksi CLM-ohjelmistot tarjoavat näkyvyyttä sopimusten toteuttamiseen ja vähentävät noudattamatta jättämiseen liittyviä riskejä.”

Parhaiden tulosten (mukaan lukien edellä luetellut edut) saamiseksi on investoitava sopimusten elinkaaren optimoinnin automatisointityökaluihin. Hyvän ratkaisun tulisi tarjota automaatio-ominaisuuksia, auttaa parantamaan vaatimustenmukaisuutta, tuottaa dataa ja tarjota työnkulun optimointiominaisuuksia.

Oneflow on erinomainen esimerkki sopimushallintaohjelmistosta. Se on intuitiivinen, erittäin helppo liittää muihin järjestelmiin ja sovelluksiin ja tarjoaa runsaasti hyödyllisiä ominaisuuksia:

• Seuranta – Seuraa sopimuksen allekirjoitusprosessia luonnoksen valmistelusta allekirjoittamiseen ja aina sen jälkeen. Seuraa milloin ja kuinka monta kertaa ihmiset avaavat asiakirjoja. Oneflown kalenterin avulla voit seurata jokaista sopimuksen elinkaaren ratkaisevaa tapahtumaa.

• Hallinta – Määritä muistutukset, elinkaari-ilmoitukset ja ylläpitäjäroolit sopimushallinnan tehostamiseksi yrityksessäsi.

• Sähköiset allekirjoitukset – Käytä oikeudellisesti sitovia sähköisiä allekirjoituksia, jotka tukevat erilaisia allekirjoitustapoja (vakiomuotoinen sähköinen allekirjoitus, käsin kirjoitettu allekirjoitus, tekstiviestivarmennus, vahva sähköinen tunnistautuminen).

• Oneflow AI – Tuo olemassa olevat sopimukset (yksi kerrallaan tai massana), tarkista ne vaatimustenmukaisuuteen liittyvien ongelmien ja inhimillisten virheiden varalta ja käytä tehokkaita hakuvaihtoehtoja, joiden avulla löydät tarvitsemasi tiedot nopeasti.

• Dynaamiset asiakirjamallit – Luo sopimuksia tai lähetä ilmoituksia ja kutsuviestejä nopeasti ja helposti mukautettavien mallien avulla (joita voit jakaa muiden kanssa).

• Yhteistyö – Tiimisi voivat työskennellä yhdessä saman asiakirjaversion parissa ilman, että sinun tarvitsee seurata hyväksyntöjä tai useita eri luonnoksia. Näin vältytään pitkiltä sähköpostiviesteiltä ja varmistetaan, ettei yksikään muutos jää huomaamatta.

• Työtilat – Luo työtiloja, jotka on järjestetty nimenomaisesti yrityksesi työnkulkuja varten (ja jotka on brändätty asianmukaisesti), ja käytä niitä sopimusten järjestämiseen. Tarkastele kirjausketjuja ja hyödynnä jaettuja näyttötallenteita ja kommentteja yhteistyön parantamiseksi. Määritä triggerit ja säännöt, jotta tietyt osiot eivät ole kaikkien käyttäjien käytettävissä.

• Analyysi – Pääset käyttämään sopimusten seurantatyökaluja, joiden avulla voit seurata keskeisiä KPI- ja sitoutumistietoja (kävijämäärät, avausprosentit jne.).

• Integraatiot – Käytä erilaisia integraatioita (mukaan lukien suositut sovellukset, kuten Teatailor, Hubspot ja Salesforce), jotta voit räätälöidä järjestelmämme omaan tilanteeseesi sopivaksi.

Tutustu Oneflowhun 14 päivän ilmaisella kokeilujaksolla tai varaa alustan esittely tiimimme kanssa.

Mitkä ovat sopimusten elinkaaren hallinnan vaiheet?

Riippuen siitä, keneltä kysyt ja millä alalla hän työskentelee, saat hieman erilaisia vastauksia sopimusten elinkaaren hallinnan vaiheista. Yleisesti ottaen vaiheita on kuitenkin kuusi:

Lue myös: Mitä sopimuksille tapahtuu niiden päättymisen jälkeen?

Toimialat, jotka hyötyvät optimoidusta sopimusten elinkaaren hallintaprosessista

Lähes kaikki toimialat voivat hyötyä sopimusten elinkaaren hallinnan ohjelmistosta riippumatta siitä, toimivatko ne B2B- vai B2C-alalla. Seuraavassa on listattuna muutamia:

• Teknologia: CLM:n päätarkoitus teknologiassa on nykyaikaistaa yritysten tapaa käsitellä sopimuksia ja heijastaa niiden nykyaikaista toimialaa. Asianmukaiset sopimusten elinkaarenhallintaprosessit ovat tällä alalla avainasemassa, sillä ne auttavat uusimisessa, neuvotteluissa ja myynnissä kasvattamisessa. Lisäksi parhaat sopimusten elinkaaren hallintajärjestelmät integroituvat kaikkiin olemassa oleviin ekosysteemeihin.
• Konsultointi: Konsultointipalveluiden osalta CLM poistaa tarpeen hallinnoida manuaalisesti asiakkaiden tarjouksia, kumppanuussopimuksia ja konsulttien palkkaamista. Sen sijaan voit toimittaa räätälöityjä, vuorovaikutteisia tarjouksia, joissa on reaaliaikainen muokkaus ja vastapuolen seurantaominaisuudet.
• Rekrytointi: Oneflown standardoidut, logiikkaan perustuvat sopimukset varmistavat, että työntekijöiden sopimukset ovat aina vaatimustenmukaisia, synkronoituja ja laillisesti hyväksyttyjä. CLM-ohjelmisto antaa paremman näkyvyyden rekrytointiprosessiin neuvottelujen seurannan avulla.
• Vakuutukset: Vakuutusyhtiöt käyttävät sopimuksia kaikkeen – aina vakuutussopimuksista myyjäsopimuksiin. Vakuutusprosessista riippuen voit myös käyttää sopimusmalleja varmistaaksesi, että sinulla on laaja valikoima sopimuksia valmiina.
• Valmistava teollisuus: Tämä ala on riippuvainen toimittajien, jakelijoiden ja muiden kumppaneiden kanssa tehtävistä sopimuksista. Sopimusten elinkaaren hallinta auttaa tuotanto-organisaatioita hallitsemaan näitä sopimuksia tehokkaammin tarjoamalla paremman näkyvyyden sopimusehtoihin ja -velvoitteisiin, parantamalla sopimusten noudattamista ja virtaviivaistamalla sopimusten hallinnointia. Valmistavan teollisuuden organisaatiot voivat myös vähentää toimitusketjun häiriöiden riskiä ja parantaa toiminnan tehokkuutta.

• Rahoitusala: Tämä toimiala on tiukasti säännelty, ja vaatimustenmukaisuus on ensisijaisen tärkeää. Sopimusten elinkaaren hallinta voi auttaa rahoituslaitoksia hallinnoimaan sopimuksiaan ja varmistamaan, että ne noudattavat asiaankuuluvia säännöksiä ja vähentävät samalla riskejä. Lisäksi sopimustenhallintatyökalut voivat auttaa rahoitusalan yrityksiä vähentämään sopimustenhallintaan liittyviä kustannuksia automatisoimalla tehtäviä, kuten sopimusten luomista, neuvottelemista ja uusimista.

• Kansalaisjärjestöt: Valtioista riippumattomat järjestöt joutuvat usein allekirjoittamaan monia sopimuksia kansainvälisesti ja – riippuen niiden toiminta-alasta – lyhyellä varoitusajalla. Sopimusten elinkaaren hallinta kattaa kaiken tämän varainhankintasopimuksista toimittajasopimuksiin.

Lue myös: Opas sähköisistä allekirjoituksista ja siitä, mikä tekee niistä oikeudellisesti sitovia

Parhaat käytännöt sopimusten elinkaaren hallinnassa

Sopimuksen elinkaaren hallintaa perustettaessa voi olla vaikea tietää, mistä aloittaa. Seuraavassa on muutamia vinkkejä, jotka auttavat sinua pääsemään alkuun:

1. Luo selkä prosessi sopimusten hallintaan – Hyvin määritelty prosessi sopimusten luomista, tarkistamista, hyväksymistä, toteuttamista ja jatkuvaa hallinnointia varten on ratkaisevan tärkeä, jotta voidaan varmistaa, että kaikkia sopimuksia hallinnoidaan johdonmukaisesti ja tehokkaasti.
2. Määrittele roolit ja vastuualueet – Määrittelemällä selkeästi kaikkien sopimusten hallinnointiprosessiin osallistuvien roolit ja vastuualueet vältytään sekaannuksilta ja väärinkäsityksiltä.
3. Käytä sopimushallintaohjelmistoa – Sopimushallintaohjelmisto voi automatisoida ja virtaviivaistaa monia sopimushallintaprosessin osa-alueita, kuten sopimusten luomista, tarkistamista, hyväksymistä ja seurantaa.
4. Ota käyttöön arkisto – Keskitetty paikka, johon sopimukset tallennetaan ja josta ne ovat helposti saatavilla, helpottaa sopimusten tilan, määräaikojen ja muiden tärkeiden tietojen seuraamista.
5. Ota käyttöön sopimusten seuranta ja raportointi – Seurannalla ja raportoinnilla varmistetaan, että sopimuksia hallinnoidaan tehokkaasti ja että kaikki osapuolet täyttävät velvoitteensa. Tähän kuuluu sopimusten tilan, määräaikojen ja muiden tärkeiden virstanpylväiden seuranta.
6. Varmista sopimusten noudattaminen – Vältä oikeudellisia ja taloudellisia riskejä seuraamalla sopimusvelvoitteiden noudattamista ja ryhtymällä tarvittaessa toimiin.
7. Luo selkeät viestintäkanavat – Varmista, että kaikki sopimusten hallinnointiprosessiin osallistuvat osapuolet ovat ajan tasalla sopimuksen tilasta, muutoksista ja muista tärkeistä tiedoista.

Tiivistelmä

Ottamalla käyttöön CLM-järjestelmän organisaatiot automatisoivat sopimusten hallintaprosessejaan, vähentävät inhimillisistä virheistä aiheutuvia riskejä ja kustannuksia sekä parantavat vaatimustenmukaisuutta, yhteistyötä ja tehokkuutta. Nämä työkalut keräävät myös arvokasta dataa, mikä mahdollistaa sopimusten analysoinnin ja tuottaa oivalluksia, jotka parantavat tulevia päätöksiä.

Sopimuksen elinkaarenhallintaratkaisun käyttöönotto yrityksessäsi voi olla jännittävää, minkä vuoksi teimme Oneflowsta alusta alkaen intuitiivisen käytettävän. Jos haluat CLM-ominaisuuksia, hyödyllisiä integraatiovaihtoehtoja ja tekoälyparannuksia, kokeile Oneflowta ja kaikkia sen ominaisuuksia ilmaisella 14 päivän kokeilujaksollamme.