Management des Vertragslebenszyklus: Ein vollständiger Leitfaden

Contract Lifecycle Management (Vertragslebenszyklus) – auch bekannt als CLM – ist ein wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens. Aber herauszufinden, wie man damit anfängt, kann ein entmutigendes Unterfangen sein. Deshalb haben wir diesen Leitfaden zusammengestellt.

Hier finden Sie alles, was Sie über Contract Lifecycle Management wissen müssen: was es ist, welche Vorteile es bietet und wie Sie noch heute damit beginnen können.

In diesem Leitfaden gehen wir auf Folgendes ein:

1. Was ist Vertragslebenszyklus-Management?
2. Warum ist es so wichtig?
3. Was sind die Phasen des Vertragslebenszyklusmanagements?
4. Was sind die Vorteile von Software für das Vertragslebenszyklusmanagement?
5. Welche Branchen profitieren davon?
6. Was sind die besten Praktiken für das Management des Vertragslebenszyklus?
7. Wie Contract Lifecycle Management das Kundenvertrauen stärkt

Also, lassen Sie uns anfangen!

1. Was ist Vertragslebenszyklus-Management?

Contract Lifecycle Management (CLM) bezieht sich auf den Prozess der Verwaltung aller Aspekte eines Vertrags, von der Erstellung und Verhandlung bis hin zu seinem Ablauf oder seiner Erneuerung. Dieser Prozess ist sehr umfangreich und umfasst die Ausarbeitung, Prüfung, Genehmigung, Ausführung, Überwachung und Analyse von Verträgen.

Im Kern soll das Contract Lifecycle Management Unternehmen dabei helfen, ihre Vertragsverwaltungsprozesse zu rationalisieren und sicherzustellen, dass sie in der Lage sind, ihre vertraglichen Beziehungen mit Kunden, Lieferanten, Partnern und anderen Interessengruppen effektiv zu verwalten. Durch die Implementierung eines CLM-Systems können Unternehmen ihre Vertragsverwaltung effizienter gestalten, Risiken reduzieren und ihre allgemeine Unternehmensleistung steigern.

Der CLM-Prozess beginnt in der Regel mit der Vertragserstellung, d.h. mit dem Entwurf und der Überprüfung der Vertragsbedingungen. In dieser Phase werden auch die Vertragsbedingungen mit der anderen Partei oder den anderen Parteien ausgehandelt. Sobald man sich auf die Vertragsbedingungen geeinigt hat, wird der Vertrag ausgeführt, und die beteiligten Parteien beginnen mit der Erfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen.

In der Phase der Vertragsüberwachung verfolgen und verwalten Unternehmen die Erfüllung des Vertrags, um sicherzustellen, dass beide Parteien ihren Verpflichtungen nachkommen. Dazu gehört die Überwachung des Vertrags auf Compliance-Probleme, die Verfolgung der wichtigsten Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) und die Identifizierung potenzieller Risiken oder Probleme, die auftreten können.

Die letzte Phase des Contract Lifecycle Management-Prozesses umfasst die Vertragsanalyse, bei der Unternehmen die Leistung des Vertrags überprüfen und seine allgemeine Wirksamkeit bewerten. Dabei werden die in der Phase der Vertragsüberwachung gesammelten Daten analysiert und diese Informationen genutzt, um Bereiche für Verbesserungen und Optimierungen zu identifizieren.

Lesen Sie auch: Was ist Vertragsmanagement?: Ein vollständiger Leitfaden

2. Warum ist es wichtig?

Wir sind uns alle einig, dass die Verwaltung des Lebenszyklus von Verträgen ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens ist. Dafür gibt es eine Vielzahl von Gründen, von denen einige davon davon abhängen, in welcher Branche Ihr Unternehmen tätig ist und ob es sich um B2B oder B2C handelt.

Aber hier sind nur 5 weitere universelle Gründe, warum Vertragsmanagement wichtig ist:

1. Risikomanagement: CLM hilft bei der Minderung finanzieller und rechtlicher Risiken, indem es sicherstellt, dass alle Verträge den gesetzlichen Anforderungen und den Unternehmensstandards entsprechen. Außerdem hilft es bei der Identifizierung potenzieller Risiken und Chancen im Vertragslebenszyklus.
2. Kosteneinsparungen: Ein gutes Management kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, indem es die Vertragsbedingungen optimiert und die Vertragslaufzeiten verkürzt. Es hilft bei der Identifizierung von Bereichen, in denen die Bedingungen neu ausgehandelt und verbessert werden können, was zu Kosteneinsparungen führen kann.
3. Verbesserte Effizienz: Der Vertragsprozess wird gestrafft, wodurch die Durchlaufzeiten verkürzt und Engpässe beseitigt werden. Dadurch können sich Unternehmen auf strategischere Aufgaben konzentrieren und die Gesamteffizienz verbessern.
4. Bessere Zusammenarbeit: Die Zusammenarbeit zwischen Interessengruppen wie Rechts-, Beschaffungs- und Finanzteams wird vereinfacht. Es hilft bei der Schaffung eines zentralen Repositorys für Verträge, so dass die Beteiligten von einem einzigen Ort aus auf die Verträge zugreifen und sie verwalten können.
5. Bessere Sichtbarkeit: CLM bietet einen besseren Einblick in den gesamten Lebenszyklus von Verträgen und ermöglicht es Unternehmen, den Vertragsstatus zu verfolgen, die Leistung zu überwachen und Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu identifizieren.

3. Was sind die Phasen des Vertragslebenszyklusmanagements?

Sie fragen sich, was die Phasen des Vertragslebenszyklusmanagements sind? Je nachdem, wen Sie fragen und in welcher Branche er tätig ist, können Sie auf diese Frage leicht unterschiedliche Antworten erhalten. Aber im Allgemeinen gibt es 6 Phasen des Vertragslebenszyklusmanagements:

1. Vertragsanbahnung: Dies ist die erste Phase des Vertragslebenszyklus, in der der Bedarf für einen neuen Vertrag festgestellt und der Vertragsantrag gestellt wird. Diese Phase kann die Identifizierung der wichtigsten Interessengruppen, das Sammeln von Anforderungen und die Erstellung eines Business Case zur Rechtfertigung des Vertrags umfassen.
2. Ausarbeitung des Vertrags: In dieser Phase wird der Vertrag erstellt oder ausgearbeitet. Dies kann die Aushandlung von Bedingungen und Konditionen, die Überprüfung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen und die Zustimmung der Interessengruppen beinhalten.
3. Vertragsprüfung und -genehmigung: Sobald der Vertrag ausgearbeitet ist, wird er von der Rechtsabteilung und anderen Beteiligten geprüft, um sicherzustellen, dass er rechtlich einwandfrei ist und den Anforderungen aller Beteiligten entspricht. Der Vertrag kann bei Bedarf überarbeitet oder geändert werden, und die endgültige Genehmigung wird eingeholt.
4. Vertragsausführung: Diese Phase umfasst die eigentliche Unterzeichnung und Ausführung des Vertrags. Dies kann den Austausch von Unterschriften, die Aufnahme des Vertrags in ein Vertragsverwaltungssystem und die Verteilung von Kopien an alle relevanten Parteien beinhalten.
5. Vertragserfüllung und Überwachung: Sobald der Vertrag abgeschlossen ist, ist es wichtig, seine Leistung zu überwachen und zu verwalten. Dazu gehört die Verfolgung der wichtigsten Kennzahlen, die Sicherstellung der Einhaltung der vertraglichen Verpflichtungen und die Behebung aller auftretenden Probleme.
6. Vertragserneuerung oder -beendigung: Wenn sich der Vertrag seinem Ablaufdatum nähert, können die Parteien beschließen, den Vertrag zu verlängern oder zu kündigen. Diese Phase kann Verhandlungen, die Ausarbeitung eines neuen Vertrags oder die Kündigung des bestehenden Vertrags umfassen.

Lesen Sie auch: B2B-Vertriebsstrategien für das Wachstum Ihres Unternehmens im Jahr 2023

4. Welche Branchen können davon profitieren?

Fast alle Branchen können von Software für das Vertragslebenszyklusmanagement profitieren, unabhängig davon, ob sie im B2B- oder B2C-Bereich tätig sind. Hier sind nur einige der Branchen, die von einer Software für das Vertragslebenszyklusmanagement profitieren können:

1. Finanzdienstleistungen: Die Finanzdienstleistungsbranche ist stark reguliert, und die Einhaltung von Vorschriften hat höchste Priorität. Contract Lifecycle Management kann Finanzinstituten helfen, ihre Verträge zu verwalten und sicherzustellen, dass sie die einschlägigen Vorschriften einhalten und gleichzeitig die Risiken minimieren. Darüber hinaus kann CLM Finanzdienstleistern helfen, die mit der Vertragsverwaltung verbundenen Kosten zu senken, indem Aufgaben wie die Erstellung, Verhandlung und Erneuerung von Verträgen automatisiert werden.
2. Schwerindustrie: Die Fertigungsindustrie ist in hohem Maße von Verträgen mit Lieferanten, Händlern und anderen Partnern abhängig. Contract Lifecycle Management kann Fertigungsunternehmen dabei helfen, diese Verträge effektiver zu verwalten, indem es einen besseren Einblick in die Vertragsbedingungen und -verpflichtungen bietet, die Einhaltung der Verträge verbessert und die Vertragsverwaltung rationalisiert. Mit CLM können Fertigungsunternehmen das Risiko von Unterbrechungen der Lieferkette verringern und ihre betriebliche Effizienz insgesamt verbessern.
3. SaaS-Technologie: Wenn es um SaaS geht, können Sie von Vertragsverlängerungen leben oder sterben. Denn je länger ein Kunde bei Ihnen bleibt, desto mehr Gewinn machen Sie. Ein gutes Vertragsmanagement kann Ihnen bei Vertragsverlängerungen, Verhandlungen und vor allem beim Verkauf helfen. SaaS ist eine der Branchen, die vom Vertragslebenszyklusmanagement wirklich profitieren können.
4. Versicherungen: Versicherungsunternehmen verwenden Verträge für alles, von Policenvereinbarungen bis hin zu Lieferantenverträgen. Mit Contract Lifecycle Management können Sie sicherstellen, dass alle Verträge effizient verwaltet werden, was die Betriebskosten senkt und die Einhaltung der Vorschriften verbessert. Sie können sogar auf Vorlagen zurückgreifen, um sicherzustellen, dass Sie je nach Zeichnungsprozess eine breite Palette von Verträgen zur Hand haben.
5. NGOs: Nichtregierungsorganisationen (NGOs) müssen oft viele Verträge auf internationaler Ebene unterzeichnen, und je nach Arbeitsbereich auch kurzfristig. Das Contract Lifecycle Management kann all dies abdecken, von Fundraising-Vereinbarungen bis hin zu Lieferantenverträgen. Es kann dazu beitragen, dass alle Verträge effizient verwaltet werden, wodurch die Betriebskosten gesenkt und die Einhaltung von Vorschriften in verschiedenen Rechtsordnungen verbessert werden.

Dies sind nur 5 Beispiele. Jede Branche, die viel mit Verträgen arbeitet, kann von Contract Lifecycle Management profitieren.

Lesen Sie auch: Ein grundlegender Leitfaden über elektronische Signaturen und was sie legal macht

5. Was sind die besten Praktiken für das Vertragslebenszyklusmanagement?

Bei der Einrichtung eines Vertragslebenszyklus-Managements ist es oft schwer zu wissen, wo man anfangen soll. Hier sind einige unserer besten Tipps, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern:

1. Legen Sie einen klaren Prozess für das Vertragsmanagement fest – Ein klar definierter Prozess für die Erstellung, Prüfung, Genehmigung, Ausführung und laufende Verwaltung von Verträgen ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Verträge einheitlich und effektiv verwaltet werden.
2. Definieren Sie Rollen und Zuständigkeiten – Wenn Sie die Rollen und Zuständigkeiten aller am Vertragsmanagementprozess Beteiligten klar definieren, ist sichergestellt, dass jeder weiß, was von ihm erwartet wird, und Verwirrung oder Missverständnisse vermieden werden.
3. Verwenden Sie Software für das Vertragsmanagement – Software für das Vertragsmanagement kann viele Aspekte des Vertragsmanagementprozesses automatisieren und rationalisieren, einschließlich der Erstellung, Prüfung, Genehmigung und Überwachung von Verträgen.
4. Richten Sie ein Vertragsarchiv ein – Ein zentraler Ort, an dem Verträge gespeichert und leicht zugänglich sind, erleichtert die Verfolgung des Vertragsstatus, der Fristen und anderer wichtiger Informationen.
5. Implementieren Sie eine Vertragsverfolgung und -berichterstattung – Verfolgung und Berichterstattung stellen sicher, dass Verträge effektiv verwaltet werden und alle Beteiligten ihren Verpflichtungen nachkommen. Dazu gehört die Verfolgung von Vertragsstatus, Fristen und anderen wichtigen Meilensteinen.
6. Sicherstellen der Vertragserfüllung – Vermeiden Sie rechtliche und finanzielle Risiken, indem Sie die Einhaltung der vertraglichen Verpflichtungen überwachen und bei Bedarf Maßnahmen ergreifen.
7. Klare Kommunikationskanäle einrichten – Stellen Sie sicher, dass alle am Vertragsmanagement beteiligten Parteien über den Vertragsstatus, Änderungen und andere wichtige Informationen informiert und auf dem Laufenden sind.

6. Wie Contract Lifecycle Management Software das Vertrauen der Kunden stärkt

Haben Sie schon einmal eine schlechte Erfahrung mit dem Vertragsmanagement eines Unternehmens gemacht? Vielleicht hatten Sie Schwierigkeiten, elektronische Verträge zu unterschreiben, oder Ihnen wurde ein alter Vertrag zugeschickt. In solchen Fällen können die schlechten Vertragspraktiken eines Unternehmens zu dessen Untergang führen. Hier erfahren Sie, wie CLM-Software das ändern kann.

1. Schnellerer Dokumentenumlauf: Tools zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus tragen dazu bei, die Bearbeitungszeit für Dokumente zu verkürzen. Normalerweise dauert es etwa 20-30 Tage, bis ein Unternehmen einen Vertrag fertiggestellt, abgeschlossen und unterzeichnet hat. CLM-Tools sind großartig, weil sie diese Zeit erheblich verkürzen können. Da es sich außerdem um ein großartiges hybrides Arbeitsinstrument handelt, spielt es keine Rolle, wo sich der Kunde oder der Auftragnehmer befindet. Sie können Dokumente online fertigstellen und unterzeichnen lassen, was die Geschwindigkeit und Effizienz erhöht. Je schneller Sie Verträge und Dokumente fertigstellen, desto zufriedener werden Ihre Kunden sein und desto eher können Sie mit der Zusammenarbeit beginnen.
2. Sie haben zuverlässigere Verträge: Wenn Sie ein System zur Verwaltung des Lebenszyklus von Verträgen implementieren, erhalten Sie auch zuverlässigere und aktuellere Verträge. Wenn Sie einem Kunden einen veralteten Vertrag aushändigen, ist das eine große Herausforderung für die Geschäftsbeziehung. Im besten Fall müssen Sie den Vertrag aktualisieren und den mühsamen Vertragslebenszyklus erneut durchlaufen. Im schlimmsten Fall arbeiten Sie mit einem fehlerhaften Vertrag, was zu Problemen für Sie und Ihren Kunden führen kann. Dies beeinträchtigt die Beziehung und das Vertrauen des Kunden in Sie als Dienstleister.
3. Wachstum durch Mundpropaganda: Mund-zu-Mund-Propaganda ist nach wie vor eine der besten Möglichkeiten, eine Marke zu vergrößern. Es gibt einige Möglichkeiten, wie Ihre CLM-Software Ihnen helfen kann, die Mundpropaganda zu verbessern. Zum einen verbessern Sie durch exzellente Prozesse für die Verwaltung des Vertragslebenszyklus den Kundenkontakt und geben Ihren Kunden mehr Gründe, ihren Freunden zu erzählen, wie reibungslos die Zusammenarbeit mit Ihnen verläuft.
4. Weniger menschliche Fehler in Ihren Verträgen: Der Prozess des Vertragslebenszyklusmanagements beseitigt alle menschlichen Fehler, die ein schlechtes Licht auf Ihr Unternehmen werfen könnten. Ob Tippfehler oder unzureichende Erklärungen von Klauseln – Sie können diese Fehler minimieren oder vermeiden, wenn Teile des Vertragsausführungsprozesses automatisiert werden.
5. Vermeiden Sie potenzielle rechtliche Probleme: Wenn Unternehmen schlechtes Vertragsmanagement betreiben, kann dies zu rechtlichen Problemen führen. Ob klein oder groß, ein rechtliches Problem kann den Ruf eines Unternehmens stark beeinträchtigen. Projekte und Vereinbarungen sollten schwarz auf weiß und so klar wie am ersten Tag sein. Mit einem besseren Prozess für die Verwaltung des Lebenszyklus von Verträgen zur Rationalisierung von Vertragsrevisionen und der Einhaltung von Vorschriften sind Sie sowohl aus rechtlicher als auch aus PR-Sicht in einer besseren Position.

Das Wichtigste in Kürze

Contract Lifecycle Management (CLM) ist ein wichtiger Prozess für Unternehmen, der sicherstellt, dass Verträge während ihres gesamten Lebenszyklus effizient und effektiv verwaltet werden. Durch die Implementierung eines CLM-Systems können Unternehmen ihre Vertragsverwaltungsprozesse rationalisieren, ihre Unternehmensleistung verbessern, Risiken reduzieren und Kosten sparen.

Zu den Phasen des Vertragslebenszyklus gehören die Initiierung, der Entwurf, die Prüfung und Genehmigung, die Ausführung, die Leistung und Überwachung sowie die Erneuerung oder Kündigung. Es gibt viele Vorteile des Vertragslebenszyklusmanagements. Dazu gehören eine bessere Einhaltung der Vorschriften, eine höhere Effizienz, eine bessere Zusammenarbeit, eine bessere Sichtbarkeit und eine bessere Analytik.

Die Implementierung eines Systems zur Verwaltung des Lebenszyklus von Verträgen mag entmutigend sein, aber wenn Sie sich an bewährte Verfahren halten und die richtige Software auswählen, können Unternehmen ihre Vertragsverwaltung optimieren und die Vorteile nutzen. Die Vorteile von CLM gelten für die meisten Branchen und machen es zu einem wichtigen Prozess für alle Arten von Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche.

Wenn Sie also mit CLM beginnen möchten, klicken Sie hier, um mehr darüber zu erfahren.