Möchten Sie Ihren Vertragsprozess verkürzen, aber immer wieder mit Papier überhäuft werden? Dann könnten elektronische Verträge genau das Richtige für Sie sein. Sie sind schneller, einfacher zu handhaben und sicherer. Sie sind ein guter Ausgangspunkt für jede digitale Transformation.
Statista schätzt, dass die Ausgaben für die digitale Transformation allein in den Vereinigten Staaten bis 2025 um 60 % steigen werden. Da immer mehr Unternehmen digitalisieren, wird sich der Wettbewerb weiter verschärfen. Wenn Sie sich auf dem dynamischen Markt von heute abheben wollen, sollten Sie die traditionellen Verträge durch elektronische ersetzen.
Lesen Sie diesen Leitfaden, um Ihren Arbeitsablauf so zu organisieren, dass er von elektronischen Verträgen unterstützt wird.
1. Was ist ein elektronischer Vertrag?
84 % der Unternehmen stehen unter dem Druck, ihre Vertragsprozesse zu vereinfachen, und 81 % von ihnen planen, in die Automatisierung von Verträgen zu investieren, so World Commerce & Contracting (WCC).
Ein elektronischer Vertrag ist im Grunde eine digitale Version eines Vertrags auf Papier. Er enthält alle Ihre Bedingungen wie ein Papiervertrag und ist dennoch rechtsverbindlich. Mit elektronischen Verträgen können Sie verhandeln, bearbeiten und elektronisch unterzeichnen, und das alles auf einfachere Weise als auf Papier.
Ein elektronischer Vertrag ist genau dasselbe wie ein Papiervertrag, nur auf Ihrem Bildschirm. Mit der richtigen Software können Sie sogar Vorlagen für dieselbe Art von Geschäften in Bereichen wie Marketing, Produktion, Beschaffung usw. kategorisieren und für Kunden in diesem Bereich verwenden.
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2. Der Unterschied zwischen normalen und elektronischen Verträgen
Sie denken vielleicht, dass normale Verträge einfacher zu handhaben sind, weil Sie keine Zeit für die Schulung Ihres Teams oder den Kauf eines neuen Tools aufwenden müssen. Aber wenn Sie erst einmal in elektronische Verträge investieren, werden Sie überrascht sein, wie viel Geld und Zeit Sie dadurch sparen, da sie Ihren Vertragsprozess digital umgestalten.
So dauert es beispielsweise mindestens 4-6 Wochen, bis ein Vertrag in Papierform bearbeitet, geprüft und dem Kunden zugestellt ist. Mit elektronischen Verträgen können Sie Verträge innerhalb von 5 Minuten mit maßgeschneiderten Vorlagen erstellen und in Sekundenschnelle per E-Mail versenden.
Um Ihnen einen besseren Überblick zu verschaffen, hier die wichtigsten Unterschiede zwischen normalen und elektronischen Verträgen:
- Spielraum für Fehler
Es ist einfacher, Fehler in einem elektronischen Vertrag zu finden und zu bearbeiten, da er webbasiert ist und Sie ihn in Echtzeit bearbeiten können.
- Transaktionskosten
Wenn Sie elektronische Verträge verwenden, entfallen die Kosten für Druck, Papier, Tinte, Aufbewahrung und dergleichen. Sie müssen sie nur online mit einer digitalen Software erstellen und elektronisch unterzeichnen lassen. Wenn Ihr Unternehmen normale Verträge verwendet, müssen Sie diese für jeden Kunden erneuern, mehr Papier verwenden und ein Inventar der entsprechenden Materialien führen. Das alles erhöht die Kosten.
Denken Sie daran: Elektronische Verträge sind besser für die Umwelt als normale Verträge.
- Sicherheit
Elektronische Verträge sind sicherer als Papierverträge. Das liegt an Sicherheitsmerkmalen wie biometrischen Anmeldungen, Passwörtern und Plattformen für die Zusammenarbeit im Team, die für Unbefugte unzugänglich sind. Andererseits können Unbefugte in Tresore oder Archive eindringen und sich Zugang verschaffen, selbst wenn Sie normale Verträge unter Verschluss halten.
Elektronische Verträge sind auch kundenfreundlicher, und über APIs können Sie sie in Ihre Plattformen integrieren.
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3. Wie macht man einen elektronischen Vertrag?
Sie können elektronische Verträge auf verschiedene Weise erstellen. Einige Funktionen wie Live-Updates, fertige Vorlagen, Cloud-Speicher sowie HTML- und webbasierte Verträge sind jedoch die beste Wahl.
Mit einer guten Vertragsmanagement-Software können Sie diese Verträge erstellen und live unterzeichnen – ohne Ihr CRM zu verlassen. Das alles geschieht durch die Magie der nativen Integrationen. Sie können den intuitiven Vertragseditor nutzen, um verschiedene Verträge für Kunden zu personalisieren.
Im Folgenden werden die Schritte zur Erstellung eines elektronischen Vertrags beschrieben:
- Stellen Sie sicher, dass der Unterzeichner Ihren Vertrag in digitaler Form erhalten kann.
- Es ist allen klar, dass eine rechtsgültige Unterschrift genauso verbindlich ist wie eine feuchte Unterschrift.
- Wählen Sie Ihre ideale Vorlage aus oder erstellen Sie einen Vertrag von Grund auf neu, so wie Sie es bei Papierverträgen tun würden.
- Fügen Sie die entsprechenden Angaben bei und legen Sie die Fristen fest.
- Schicken Sie den Vertrag ab und lassen Sie ihn elektronisch unterzeichnen.
4. Was sind die verschiedenen Arten von elektronischen Verträgen?
Es gibt 5 verschiedene Arten von e-Verträgen. Diese sind:
- Browsewraps: Browsewraps erscheinen oft beim Aufrufen von Websites. Sie sagen etwas wie: “Durch die Nutzung dieser Website erklären Sie sich mit dem Empfang von Cookies einverstanden” oder so ähnlich.
- Clickwraps: Haben Sie schon einmal einen Flug bei Ryanair gebucht? Haben Sie bemerkt, wie sich das Feld “Ich stimme den Geschäftsbedingungen zu” automatisch ausfüllt, wenn Sie nach günstigen Flügen suchen? Das ist ein Clickwrap in Aktion. Sie klicken auf “Ich akzeptiere, wenn ich eine Website benutze”.
- Scrollwraps: Wenn Sie ein iPhone haben, müssen Sie durch die Geschäftsbedingungen blättern, bevor eine größere Aktualisierung installiert werden kann. Dies ist ein Scrollwrap in Aktion. Erst wenn Sie am Ende angekommen sind, können Sie den Bedingungen zustimmen.
- Sign-in-Wraps: Sign-in-Wraps sind wie Browsewraps, da sie eine Zustimmung voraussetzen. Im Gegensatz zu Browsewraps wird diese Annahme jedoch erst dann wirksam, wenn sich der Nutzer angemeldet hat.
- E-Signaturen: Diese sind oft für formellere Verträge reserviert. Der Vertrag wird erst dann als gültig oder verbindlich angesehen, wenn beide Parteien mit einer elektronischen Signatur unterzeichnet haben.
5. Wie man einen elektronischen Vertrag unterschreibt
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihre elektronischen Verträge unterzeichnen können. Diese sind:
- Sie können Ihren Vertrag in Papierform unterschreiben, einscannen und hochladen, was in vielen Ländern immer noch zulässig ist.
- Elektronische Unterschriften: Sie können sie mit Software, Zusatzprogrammen von Drittanbietern, durch Zeichnen oder sogar mit kursiven Schriftarten in Ihren Vertrag einfügen.
- Digitale Signaturen: Diese müssen von einer Zertifizierungsstelle (CA) unter Verwendung der Private Key Infrastructure (PKI) überprüft werden.
- Clickwrap: Bei dieser Vereinbarung müssen Sie nur auf “Ich stimme zu” oder “Annehmen” klicken, und Ihr Dokument wird elektronisch unterzeichnet.
6. Wie man einen elektronischen Vertrag unterzeichnet: Schritt für Schritt
Hier erfahren Sie, wie Sie mit einer Vertragsverwaltungssoftware wie Oneflow einen elektronischen Vertrag unterzeichnen:
- Öffnen Sie die Benachrichtigungs-E-Mail: Wenn ein Vertrag erstellt wurde und zur Unterzeichnung bereit ist, sendet die Person, die ihn erstellt hat, den Vertrag zur Unterzeichnung. Dies löst eine E-Mail aus, die fast sofort in Ihrem Posteingang landet.
- Füllen Sie die erforderlichen Felder aus: Als Erstes sollten Sie den Vertrag lesen. Das mag selbstverständlich klingen, aber es schadet nie, ihn noch einmal zu überprüfen. Wenn Sie einen Fehler entdecken, machen Sie sich keine Sorgen. Wie Sie einen elektronischen Vertrag unterschreiben, hängt zu einem großen Teil davon ab, ob es sich um einen PDF- oder einen HTML-Vertrag handelt. Wenn es sich um eine PDF-Datei handelt, könnten Sie ein Feld übersehen. Bei einem HTML-Vertrag werden Sie benachrichtigt, wenn ein Feld fehlt.
- Hinterlassen Sie bei Bedarf Kommentare: Sollten Sie bei einem HTML-Vertrag einen Fehler entdecken, können Sie einfach einen Kommentar hinterlassen. Der Absender wird sofort benachrichtigt und kann alle notwendigen Änderungen vornehmen, bevor Sie unterschreiben, ohne dass eine endlose E-Mail-Kette entsteht.
- Unterschreiben Sie: Ob Sie nun auf eine Schaltfläche mit der Aufschrift “Jetzt unterschreiben” klicken, mit einer ID-App wie BankID unterschreiben oder eine handschriftliche Unterschrift leisten – mit einer guten Vertragsmanagement-Software sind Sie bestens gerüstet.
- Erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail: Sobald Sie den Vertrag unterzeichnet haben, erhalten sowohl Sie als auch die Person, die ihn verschickt hat, eine E-Mail. Außerdem können Sie beide den Vertrag herunterladen und aufbewahren. Wir empfehlen jedoch die Verwendung einer Online-Archivierungslösung.
7. Wie werden elektronische Verträge in verschiedenen Sektoren eingesetzt?
Oneflow ermöglicht es Ihnen, den veralteten traditionellen Vertragsprozess umzuwandeln und mit digitalen Verträgen zu arbeiten, die wirklich dynamisch sind.
In jeder Phase des Vertragsprozesses – von der Erstellung bis zum Hinzufügen elektronischer Unterschriften – können Sie diese Plattform nutzen, um Verträge für alle Ihre Kunden zu verwalten und zu speichern.
Tatsächlich sind elektronische Verträge so leistungsfähig und universell einsetzbar, dass sie in nahezu jedem denkbaren Bereich eingesetzt werden können. Von der Rechtsabteilung über die Personalabteilung bis hin zum Vertrieb – elektronische Verträge können Ihnen helfen, Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben. Mehr darüber können Sie hier erfahren.
8. Sind e-Verträge rechtsverbindlich?
Kurz gesagt, ja. Aber es ist keine Frage, auf die es eine feste Antwort gibt.
Die GDPR und die eIDAS-Vorschriften können von Land zu Land unterschiedlich sein. Hinzu kommt, dass sowohl die DSGVO als auch eIDAS für Unternehmen gelten, die nicht zu den Unterzeichnerländern gehören, aber in den Unterzeichnerländern tätig sind. In Ländern, die nicht an GDPR und eIDAS gebunden sind, diese Gesetze aber als Grundlage für ihre eigene Gesetzgebung verwenden, ist das Bild nicht ganz so schwarz-weiß.
Wie die EU wenden einige Länder ihre Gesetze auf die Daten ihrer Bürger an, auch wenn diese im Ausland verarbeitet werden. Andere nicht. Informieren Sie sich über die örtlichen Gesetze, bevor Sie eine wichtige Entscheidung über den Umgang mit Ihren elektronischen Unterschriften treffen. Schließlich wollen Sie ja, dass sie rechtsverbindlich sind.
