Haluatko lyhentää sopimusprosessiasi, mutta olet juuttunut paperisten sopimusten käyttöön? Silloin sähköiset sopimukset voivat tulla avuksesi. Ne ovat nopeampia, helpompia käsitellä ja turvallisempia. Se on loistava lähtökohta mille tahansa digitaaliselle muutokselle!
Statista arvioi, että digitaaliseen transformaatioon käytetyt summat kasvavat 60 prosenttia pelkästään Yhdysvalloissa vuoteen 2025 mennessä. Kun yhä useammat yritykset digitalisoituvat, kilpailu vain kiristyy. Jos haluat erottua nykypäivän dynaamisilla markkinoilla, vaihda perinteiset sopimukset sähköisiin.
Jos haluat järjestää prosessisi tehokkaammiksi, lue tästä oppaasta mitä sinun on tiedettävä sähköisistä sopimuksista.
Mikä on sähköinen sopimus?
World Commerce & Contracting (WCC) -tutkimuksen mukaan 84 % yrityksistä kokee paineita yksinkertaistaa sopimusprosessiaan, ja 81 % aikoo investoida sopimusten automatisointiin.
Sähköinen sopimus on periaatteessa paperisen sopimuksen digitaalinen versio. Se sisältää kaikki ehdot aivan kuten paperisopimuskin, ja se on silti oikeudellisesti sitova. Sähköisten sopimusten avulla voit neuvotella, muokata ja allekirjoittaa sähköisesti yksinkertaisemmin kuin paperilla.
Sähköinen sopimus on täsmälleen sama kuin paperinen sopimus, mutta se sijaitsee laitteesi näytöllä. Oikean ohjelmiston avulla voit esimerkiksi luokitella eri asiakirjamalleja eri osastoja (markkinointi, hankinta jne.) varten ja soveltaa niitä kyseisen liiketoiminnan asiakkaille.
Lue myös: Kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää Oneflown sähköisistä allekirjoituksista ja eIDAS-asetuksesta
Mikä on perinteinen sopimus?
Perinteinen sopimus tunnetaan myös nimellä tavallinen paperisopimus. Se edellyttää, että tapaat vastapuolesi henkilökohtaisesti saadaksesi sen allekirjoitetuksi tai että se toimitetaan postitse. Jokaista muutosta varten luodaan ja tulostetaan uusi versio sopimuksesta.
Perinteisten ja sähköisten sopimusten ero
Saatat ajatella, että perinteiset paperisopimukset ovat helpompia käyttää, koska sinun ei tarvitse käyttää aikaa uuden työkalun opetteluun ja tiimisi kouluttamiseen. Mutta kun investoit sähköisiin sopimuksiin, tulet yllättymään siitä, kuinka paljon rahaa ja aikaa säästät niiden avulla, kun ne muuttavat sopimusprosessisi digitaaliseksi.
Paperisen sopimuksen käsittely, tarkistaminen ja toimittaminen asiakkaalle kestää vähintään 4-6 viikkoa. Sähköisten sopimusten avulla voit kuitenkin luoda sopimuksen 5 minuutissa valmiiden asiakirjamallien avulla ja lähettää sen sähköpostitse muutamassa sekunnissa.
Jotta saisit paremman käsityksen kokonaisuudesta, tässä ovat tärkeimmät erot tavallisten ja sähköisten sopimusten välillä:
- Virheiden mahdollisuus
Sähköisessä sopimuksessa on helpompi havaita ja muokata virheitä, koska se on verkkopohjainen ja sitä voi muokata reaaliajassa.
- Transaktiokustannukset
Sähköisiä sopimuksia käytettäessä voit välttää tulostus-, paperi-, muste-, varastointi- ja muut kustannukset. Sinun tarvitsee vain luoda ne verkossa digitaalisella ohjelmistolla ja allekirjoittaa ne sähköisesti. Jos yrityksesi käyttää tavallisia sopimuksia, joudut uusimaan ne jokaisen asiakkaan kohdalla manuaalisesti, käyttämään enemmän paperia ja pitämään inventaariota asiaan liittyvistä materiaaleista. Tämä kaikki lisää kustannuksia.
Sähköiset sopimukset ovat planeetan kannalta parempia kuin tavalliset sopimukset.
- Turvallisuus
Sähköiset sopimukset ovat turvallisempia kuin paperiset. Tämä johtuu turvaominaisuuksista, kuten biometrisistä kirjautumisista, salasanoista ja eri tiimien työskentelyalustoista, joihin ei pääse käsiksi kukaan ilman lupaa. Vaikka pitäisitkin tavalliset sopimukset lukkojen takana, asiattomat henkilöt voivat silti murtautua kassakaappeihin tai arkistoihin, ja päästä niihin käsiksi.
Sähköiset sopimukset ovat myös asiakasystävällisempiä, ja sovellusrajapintojen avulla voit integroida ne eri alustoihisi.
Miten luodaan sähköinen sopimus?
Voit luoda sähköisiä sopimuksia monin eri tavoin. Jotkin ominaisuudet, kuten suorat päivitykset, valmiit mallit, pilvitallennus sekä HTML- ja verkkopohjaiset sopimukset, ovat kuitenkin suositeltavia.
Hyvän sopimushallintaohjelmiston avulla voit luoda sähköisiä sopimuksia ja allekirjoittaa ne livenä verkossa – kaikki tämä poistumatta CRM-ohjelmistostasi. Kaikki tapahtuu natiivien integraatioiden avulla. Voit käyttää intuitiivista sopimuseditoria myös erilaisten sopimusten personointiin asiakkaille.
Oneflowssa luot sähköisen sopimuksen seuraavasti:
- Valitse asiakirjamalli.
- Lisää tarvittaessa tekstiä, kuvia ja tuotetaulukoita.
- Täytä sopimuksen yksityiskohdat ja kiinteät ehdot.
- Lisää vastapuolet ja klikkaa “lähetä”.
- Seuraa sopimuksen tilaa Oneflowssa ja näet välittömästi, kun se allekirjoitetaan.
Mitä etuja saat sähköisistä sopimuksista?
Sähköisten sopimusten edut perinteisiin paperisopimuksiin verrattuna näkyvät lähes välittömästi. Tehokkuus lisääntyy, kustannussäästöt ovat huomattavat ja valvonta kasvaa.
- Tehokkuus ja mukavuus: Sähköiset sopimukset sujuvoittavat sopimusten laatimista ja hallinnointia. Osapuolet voivat luoda, tarkistaa, muokata ja allekirjoittaa sopimuksia käytännössä mistä tahansa, missä on internet-yhteys. Tämä poistaa fyysisten tapaamisten, postimaksujen ja manuaalisen paperityön tarpeen. Näin ollen sopimukset voidaan laatia ja panna täytäntöön paljon nopeammin, mikä säästää kaikkien osapuolten aikaa ja vaivaa.
- Saavutettavuus ja haettavuus: Sähköiset sopimukset tallennetaan yleensä digitaalisesti, joten ne ovat helposti saatavilla ja haettavissa. Osapuolet voivat hakea sopimuksia nopeasti etsimällä avainsanoja tai tiettyjä ehtoja sopimustekstistä. Tämä lisää avoimuutta ja vähentää riskiä tärkeiden asiakirjojen hukkaamisesta tai katoamisesta.
- Turvallisuus ja todennus: Sähköiset sopimukset sisältävät usein edistyksellisiä turvatoimia ja todentamismenetelmiä, joilla varmistetaan sopimuksen eheys ja aitous. Digitaaliset allekirjoitukset, salaus ja kirjausketjut auttavat todentamaan allekirjoittajien henkilöllisyyden ja suojaavat sopimusta väärentämiseltä tai luvattomilta muutoksilta. Tämä turvallisuustaso voi lisätä luottamusta sopimuksen pätevyyteen verrattuna perinteisiin paperisopimuksiin.
Millaisia erilaisia sähköisiä sopimuksia on olemassa?
Sähköisiä sopimuksia on viittä erilaista tyyppiä:
- Browse-wrap -ehdot: Browse-wrap -ehdot hyppäävät usein esiin, kun saavut sivustoille. Niissä lukee esimerkiksi “Käyttämällä tätä sivustoa hyväksyt evästeet” tai jotakin vastaavaa.
- Click-wrap -ehdot: Oletko koskaan varannut lentoa Ryanairilta? Oletko huomannut, että “Hyväksyn ehdot” -ruutu täyttyy automaattisesti, kun etsit halpoja lentoja? Se on click-wrap -ehtojen toimintatapa. Hyväksyt siis ehdot käyttämällä sivustoa.
- Scroll-wraps -ehdot: Jos sinulla on iPhone, sinun on selattava käyttöehdot läpi, ennen kuin voit asentaa päivityksen. Tässä on kyseessä scroll-wrap -ehdot. Vasta kun olet skrollannut ehdot loppuun, voit hyväksyä ne.
- Sign-in-wrap -ehdot: Nämä muistuttavat browse-wrap -ehtoja siten, että myös nämä edellyttävät hyväksyntää. Toisin kuin browse-wrap -ehdoissa, tämä oletus tulee kuitenkin voimaan vasta, kun käyttäjä on kirjautunut sisään.
- Sähköiset allekirjoitukset: Näitä käytetään useimmin virallisemmissa sopimuksissa. Sopimusta ei katsota päteväksi tai sitovaksi ennen kuin molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sen sähköisellä allekirjoituksella.
Miten sähköinen sopimus allekirjoitetaan sähköisesti
Voit allekirjoittaa sähköiset sopimukset eri tavoin. Vaihtoehtoja ovat:
- Voit allekirjoittaa sopimuksen paperiversiona, skannata sen ja ladata sen takaisin laitteellesi. Tämä käytäntö hyväksytään edelleen monissa maissa.
- Sähköiset allekirjoitukset: Voit lisätä allekirjoituksen sopimukselle eri ohjelmistojen, kolmannen osapuolen lisäosien, piirtämisen tai jopa kaunokirjoitusten avulla.
- Digitaaliset allekirjoitukset: Nämä on varmennettava varmentajalla (Certificate Authority, CA), joka käyttää yksityisen avaimen infrastruktuuria (Private Key Infrastructure, PKI).
- Click-wrap: Tällaisessa sopimuksessa sinun tarvitsee vain klikata “Hyväksyn” ja asiakirjasi on sähköisesti allekirjoitettu.
Sähköisen sopimuksen allekirjoittaminen vaihe vaiheelta
Näin allekirjoitat sähköisen sopimuksen käyttämällä Oneflown kaltaista sopimushallintaohjelmistoa:
- Avaa sähköposti: Kun sopimus on luotu ja valmis allekirjoitettavaksi, sopimuksen luonut henkilö lähettää sopimuksen allekirjoitettavaksi. Tästä muodostetaan sähköpostiviesti, joka päätyy postilaatikkoosi lähes välittömästi.
- Täytä vaaditut kentät: Ensimmäiseksi sinun on luettava sopimus. Se saattaa kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta viimeinen tsekkaus ei koskaan tee pahaa. Jos huomaat virheen, älä huoli! Se, miten sähköinen sopimus allekirjoitetaan riippuu pitkälti siitä, onko kyseessä PDF- vai HTML-sopimus. Jos kyseessä on PDF, jokin kenttä saattaa jäädä sinulta huomaamatta. Jos kyseessä on HTML-sopimus, se ilmoittaa sinulle, jos jokin kenttä on jäänyt huomaamatta. Tällöin sopimusta voidaan myös helposti muokata sähköisesti.
- Jätä tarvittaessa kommentteja: HTML-sopimuksessa voit jättää kommentin, jos huomaat virheen. Lähettäjä saa heti ilmoituksen, ja hän voi tehdä tarvittavat muutokset ennen allekirjoittamista ilman, että syntyy loputon sähköpostikeskustelu.
- Allekirjoita: Olipa kyseessä sitten “Allekirjoita nyt” -painikkeen klikkaus, allekirjoittaminen sähköisellä tunnistamisella tai käsin kirjoitettu allekirjoitus, loistava sopimushallintaohjelmisto kattaa kaiken.
- Saat vahvistussähköpostin: Heti kun olet allekirjoittanut sopimuksen sekä sinä että sopimuksen lähettänyt henkilö saatte sähköpostiviestin. Molemmat voivat myös ladata sopimuksen säilytettäväksi omiin arkistoihinsa. Suosittelemme kuitenkin sähköisen arkistointiratkaisun käyttöä.
Miten sähköisiä sopimuksia käytetään eri aloilla?
Sähköiset sopimukset ovat niin tehokkaita ja yleisesti sovellettavissa, että niitä voidaan käyttää lähes kaikilla kuviteltavissa olevilla toimialoilla. Sähköiset sopimukset voivat auttaa sinua viemään liiketoimintasi seuraavalle tasolle työskentelitpä sitten lakiosastolla, henkilöstöhallinnossa tai myynnin parissa. Voit lukea aiheesta lisää täältä.
Sähköiset myyntisopimukset
Myyntiosastolla sähköiset sopimukset todellakin mullistavat myyntiprosessin. Myyntitiimit voivat nopeasti luoda ja jakaa sähköisiä sopimuksia asiakkaille ja kumppaneille. Sähköiset allekirjoitukset sujuvoittavat sopimusten tekemistä, lyhentävät läpimenoaikaa ja parantavat myynnin tehokkuutta.
Lisäksi sähköiset sopimukset integroituvat usein muihin myynnin järjestelmiin (CRM), jolloin myyntitiimit voivat seurata ja hallita sopimuksiin liittyviä toimintoja tehokkaammin tutuissa järjestelmissään.
Esimerkkejä myyntiä koskevista sopimuksista:
- Tarjoukset
- Sopimukset
- Työselostukset (raportointi)
Sähköiset HR-sopimukset
Henkilöstöhallinto hyötyy sähköisistä sopimuksista, sillä ne yksinkertaistavat rekrytointi- ja työhönottoprosessia. Henkilöstöosastot voivat lähettää työsopimukset digitaalisesti uusille työntekijöille, jotka vuorostaan voivat allekirjoittaa ne sähköisesti. Tämä nopeuttaa rekrytointiprosessia, vähentää paperityötä ja takaa turvallisemman ja organisoidumman prosessin HR:lle.
Sähköiset sopimukset helpottavat myös etätyöjärjestelyjä ja antavat henkilöstöhallinnolle mahdollisuuden hallinnoida työsuhteeseen liittyviä asiakirjoja sähköisesti.
Esimerkkejä HR:n sopimuksista:
- Työsopimukset
- Loma-anomukset
- Korvausasiakirjat
Sähköiset sopimukset rahoitusalalle
Rahoitusalalla sähköiset sopimukset auttavat virtaviivaistamaan rahoitukseen liittyviä sopimuksia. Talousosastot voivat käyttää sähköisiä sopimuksia esimerkiksi lainoihin, myyjäsopimuksiin ja hankintasopimuksiin. Sähköiset allekirjoitukset ja automatisoidut työnkulut nopeuttavat hyväksymisprosesseja ja vähentävät maksujen ja rahoitustapahtumien viivästyksiä. Tämä parantaa taloudellista tarkkuutta ja sääntöjenmukaisuutta, ja säästää samalla aikaa sekä resursseja.
Esimerkkejä rahoitusalan sopimuksista:
- Laskut
- Tulolaskelmat
- Kassavirtalaskelmat
Sähköiset lakisopimukset
Lakiosasto hyötyy sähköisistä sopimuksista asiakirjojen hallinnoinnin ja sopimusten tarkistamisen osalta. Lakitiimit voivat tehokkaasti laatia, tarkistaa ja muokata sopimuksia digitaalisesti ja tehdä yhteistyötä eri sidosryhmien kanssa reaaliajassa. Edistyneet ominaisuudet, kuten sopimusversioden seuranta ja kirjausketjut, parantavat avoimuutta ja vaatimustenmukaisuutta.
Sähköiset sopimukset mahdollistavat myös turvallisten digitaalisten allekirjoitusten käytön, mikä lisää oikeudellisten sopimusten aitoutta ja täytäntöönpanokelpoisuutta.
Esimerkkejä lakiosaston sopimuksista:
- Salassapitosopimukset
- Kaikki yrityksen sopimukset
Oneflown avulla voit muuttaa perinteisen sopimusprosessin dynaamiseksi digitaalisten sopimusten kautta.
Sopimusprosessin kaikissa vaiheissa – aina asiakirjan luomisesta sähköisten allekirjoitusten lisäämiseen – voit käyttää tätä alustaa kaikkien asiakkaidesi sopimusten hallintaan ja tallentamiseen.
Ovatko sähköiset sopimukset oikeudellisesti sitovia?
Lyhyesti sanottuna kyllä. Mutta kysymykseen ei ole olemassa valmista vastausta.
GDPR- ja eIDAS-asetukset voivat vaihdella maittain. Lisäksi on otettava huomioon, että GDPR– ja eIDAS-asetukset koskevat allekirjoittajamaiden ulkopuolisia yrityksiä, jotka harjoittavat liiketoimintaa allekirjoittajamaissa. Maissa, joita GDPR ja eIDAS eivät sido, mutta jotka käyttävät näitä lakeja oman lainsäädäntönsä perustana, kuva ei ole aivan näin mustavalkoinen.
EU:n tavoin jotkin maat soveltavat omia lakejaan kansalaistensa tietoihin myös silloin, kun niitä käsitellään ulkomailla. Jotkin taas eivät. Varmista, että tarkistat paikalliset lait, ennen kuin teet suuria päätöksiä sähköisten allekirjoitusten käsittelystä. Haluat olla varma, että ne ovat oikeudellisesti sitovia.
