¿Quieres acortar el proceso de contratación, pero siempre te encuentras atascado en papel? Entonces los contratos electrónicos pueden ser lo que necesitas. Son más rápidos, fáciles de manejar y más seguros. Es un gran punto de partida para cualquier transformación digital.
Statista calcula que el gasto en transformación digital aumentará un 60% sólo en Estados Unidos de aquí a 2025. A medida que más empresas se digitalicen, la competencia no hará sino intensificarse. Si quieres destacar en el dinámico mercado actual, abandona los contratos tradicionales por los electrónicos.
Para organizar tu flujo de trabajo para que funcione con contratos electrónicos, lee esta guía.
1. ¿Qué es un contrato electrónico?
El 84% de las empresas se ven presionadas para simplificar su proceso de contratación y el 81% de ellas tienen previsto invertir en la automatización de contratos, según World Commerce & Contracting (WCC).
Un contrato electrónico es básicamente una versión digital de un contrato en papel. Incluye todos tus términos y condiciones como un contrato en papel, y sigue siendo legalmente vinculante. Los contratos electrónicos te permiten negociar, editar y firmar electrónicamente, todo de forma más sencilla que en papel.
Un contrato electrónico es exactamente igual que uno en papel, sólo que en tu pantalla. Con el software adecuado, puedes incluso categorizar plantillas para el mismo tipo de tratos en negocios como marketing, fabricación, compras, etc., y utilizarlas para clientes de ese campo.
Lee también: Todo lo que necesitas saber sobre la firma electrónica Oneflow y el reglamento eIDAS
2. La diferencia entre los contratos normales y los electrónicos
Puede que pienses que los contratos normales son más fáciles de usar porque no tendrás que dedicar tiempo a formar a tu equipo ni a comprar una nueva herramienta. Pero una vez que inviertas en contratos electrónicos, te sorprenderá la cantidad de dinero y tiempo que ahorrarás gracias a ellos, ya que transforman digitalmente tu proceso contractual.
Por ejemplo, un contrato en papel tarda al menos 4-6 semanas en procesarse, verificarse y entregarse al cliente. Pero con los contratos electrónicos, puedes crear contratos en 5 minutos con plantillas hechas a medida y enviarlos por correo electrónico en segundos.
Para que lo veas mejor, aquí tienes las principales diferencias entre los contratos normales y los electrónicos:
- Posibilidades de error
Es más fácil detectar y corregir los errores en un contrato electrónico, ya que está basado en la web y puedes corregirlos en tiempo real.
- Costes de transacción costs
Puedes ahorrarte los costes de impresión, papel, tinta, almacenamiento y demás, si utilizas contratos electrónicos. Todo lo que tienes que hacer es crearlos online en un software digital y hacer que se firmen electrónicamente. Si tu empresa utiliza contratos normales, tendrás que renovarlos para cada cliente, utilizar más papel y mantener un inventario de los materiales relacionados. Todo esto aumenta el coste.
Recuerda: los contratos electrónicos son mejores para el planeta que los contratos normales.
- Seguridad
Los contratos electrónicos son más seguros que los de papel. Esto es gracias a las funciones de seguridad, como los inicios de sesión biométricos, las contraseñas y las plataformas de colaboración en equipo, que son inaccesibles para cualquiera que no tenga permiso. Por otra parte, aunque guardes los contratos normales bajo llave, el personal no autorizado puede entrar en las cajas fuertes o en los archivos y acceder a ellos.
Los contratos electrónicos también son más amigables para el cliente, y las API te permiten integrarlos con tus plataformas.
3. ¿Cómo se hace un contrato electrónico?
Puedes crear contratos electrónicos de varias formas. Pero algunas funciones como las actualizaciones en directo, las plantillas listas para usar, el almacenamiento en la nube y los contratos basados en HTML y en la web son el camino a seguir.
Un buen software de gestión de contratos te permite crear estos contratos y firmarlos en directo, todo ello sin salir de tu CRM. Todo ocurre gracias a la magia de las integraciones nativas. También puedes utilizar el intuitivo editor de contratos para personalizar diferentes contratos para los clientes.
Aquí tienes los pasos para crear un contrato electrónico:
- Asegúrate de que el firmante puede recibir tu contrato en formato digital.
- Todo el mundo tiene claro que las firmas legales son tan vinculantes como sus homólogas húmedas.
- Elige tu plantilla ideal o crea un contrato desde cero, como harías con los contratos en papel.
- Adjunta los detalles pertinentes y decide los plazos fijos.
- Envía el contrato y haz que lo firmen electrónicamente.
4. ¿Cuáles son los distintos tipos de contratos electrónicos?
Hay 5 tipos diferentes de contratos electrónicos. Éstos son:
- Envoltorios de navegación: Los “browsewraps” suelen aparecer al entrar en los sitios web. Dirán algo así como: “Al utilizar este sitio, aceptas recibir cookies”, o algo parecido.
- Clickwraps: ¿Has reservado alguna vez un vuelo con Ryanair? ¿Te has dado cuenta de que la casilla “Acepto los términos y condiciones” se rellena automáticamente cuando buscas vuelos baratos? Eso es un clickwrap en acción. Estás haciendo clic en “Acepto al utilizar un sitio”.
- Scrollwraps: Si tienes un iPhone, tienes que desplazarte por los términos y condiciones antes de poder instalar una actualización importante. Esto es un scrollwrap en acción. Sólo cuando llegas al final puedes aceptar los términos y condiciones.
- Envoltorios de inicio de sesión: Los envoltorios de inicio de sesión se parecen a los envoltorios de navegación en que suponen que el usuario está de acuerdo. Sin embargo, a diferencia de los browsewraps, esa suposición no entra en vigor hasta que el usuario haya iniciado sesión.
- Firmas electrónicas: Suelen reservarse para los contratos más formales. El contrato no se considera válido ni vinculante hasta que ambas partes hayan firmado utilizando una firma electrónica.
5. Cómo firmar electrónicamente un contrato electrónico
Hay distintas formas de firmar tus contratos electrónicos. Éstas son:
- Puedes firmar una copia impresa de tu contrato, escanearla y subirla a Internet, y seguirá siendo aceptable en muchos países.
- Firmas electrónicas: Puedes añadirlas a tu contrato con programas informáticos, complementos de terceros, dibujando o incluso utilizando fuentes cursivas.
- Firmas digitales: Deben ser verificadas por una Autoridad de Certificación (AC) mediante una Infraestructura de Clave Privada (ICP).
- Clickwrap: este acuerdo sólo necesita que hagas clic en “Estoy de acuerdo” o “Aceptar” y tu documento estará firmado electrónicamente.
6. Cómo firmar un contrato electrónico: paso a paso
A continuación te explicamos cómo firmar un contrato electrónico utilizando un software de gestión de contratos como Oneflow:
- Abre el correo electrónico de notificación: Cuando se ha creado un contrato y está listo para ser firmado, la persona que lo ha creado enviará el contrato para que sea firmado. Esto desencadena un correo electrónico, que llega a tu bandeja de entrada casi al instante.
- Rellena los campos obligatorios: Lo primero que hay que hacer es leer el contrato. Puede parecer una obviedad, pero nunca está de más hacer esa última comprobación. Si detectas algún error, no te preocupes. Gran parte de cómo firmar un contrato electrónico depende de si es un contrato PDF o HTML. Si es un PDF, puede que te falte algún campo. Si es HTML, te avisará si se te ha pasado algún campo.
- Deja comentarios, si es necesario: Con un contrato HTML, si detectas un error, puedes simplemente dejar un comentario. El remitente será notificado de inmediato, y podrá hacer las modificaciones necesarias antes de firmar, todo ello sin crear una interminable cadena de correos electrónicos.
- Firma: Ya sea pulsando un botón que diga “Firmar ahora”, firmando con una aplicación de identificación, como BankID, o utilizando una firma manuscrita, un buen software de gestión de contratos te tiene cubierto.
- Recibe un correo electrónico de confirmación: En cuanto hayas firmado el contrato, tanto tú como la persona que lo envió recibiréis un correo electrónico. Ambos podréis descargar el contrato para conservarlo. Pero te recomendamos que utilices una solución de archivo online.
7. ¿Cómo se utilizan los contratos electrónicos en los distintos sectores?
Oneflow te permite transformar el obsoleto proceso tradicional de los contratos y trabajar con contratos digitales que son realmente dinámicos.
En cada fase del proceso contractual, desde la creación hasta la adición de firmas electrónicas, puedes utilizar esta plataforma para gestionar y almacenar los contratos de todos tus clientes.
De hecho, los contratos electrónicos son tan potentes y tienen una aplicación tan universal que pueden utilizarse en casi todos los sectores imaginables. Desde el Jurídico, al de RRHH, pasando por el de Ventas, los contratos electrónicos pueden ayudarte a llevar tu negocio al siguiente nivel. De hecho, puedes obtener más información al respecto aquí.
8. ¿Son jurídicamente vinculantes los contratos electrónicos?
En pocas palabras, sí. Pero no es una pregunta con una respuesta fija.
Las normativas GDPR y eIDAS pueden variar de un país a otro. También está el hecho de que tanto el GDPR como el eIDAS se aplican a las empresas de fuera de los países firmantes, pero que hacen negocios en los países firmantes. En los países que no están obligados por el GDPR y el eIDAS, pero que utilizan estas leyes como base para su propia legislación, el panorama no es tan blanco y negro.
Como la UE, algunos países aplican sus leyes a los datos de sus ciudadanos, incluso cuando se manejan en el extranjero. Otros no. Asegúrate de comprobar las leyes locales antes de tomar decisiones importantes sobre cómo gestionar tus firmas electrónicas. Al fin y al cabo, quieres que sean legalmente vinculantes.
