¿Qué son los contratos digitales?

Pasa de los papeles impresos, las firmas manuscritas y los archivos físicos a contratos verdaderamente digitales, seguros y basados en datos, que te dan libertad para centrarte en lo que más importa.

¿Qué son los contratos digitales?

Los contratos digitales, también conocidos como contratos electrónicos o e-contratos, son acuerdos que formas y ejecutas utilizando métodos digitales. En lugar de lidiar con montones de papeles, estos contratos se crean, almacenan y gestionan utilizando medios electrónicos como correos electrónicos, plataformas online o firmas digitales. Lo bueno de los contratos digitales es que facilitan las cosas a todos los implicados. Puedes crear, firmar y almacenar contratos online sin la molestia de imprimir, escanear o enviar documentos por correo. Todo se hace electrónicamente, lo que ahorra tiempo y dinero. Además, los contratos digitales incluyen medidas de seguridad adicionales, como encriptación y autenticación, lo que los convierte en una opción más segura. Así que, tanto si eres una empresa como un particular, los contratos digitales te ayudan a agilizar tus procesos y a realizar transacciones en línea con facilidad.

¿Qué es la contratación digital?

La contratación digital es el proceso de crear, ejecutar y gestionar estos contratos en un entorno digital. El mundo de la contratación digital cuenta con una amplia gama de software para ayudar a automatizar y mejorar diversos componentes de este ciclo de vida contractual, pero en general hay dos tipos de software de contratación digital.

Los dos tipos de contratos digitales

Existen dos grandes escuelas en la gestión de contratos digitales. Una se basa en añadir firmas a PDF estáticos, y la otra en HTML, que hace que el proceso contractual se base en el navegador y sea dinámico e interactivo. En otras palabras, en lugar de firmar una imagen fija de un documento, los contratos digitales te permiten construir el contrato arrastrando y soltando texto en un documento colaborativo, editar el contrato después de haberlo enviado, incluir vídeos, archivos adjuntos y campos de productos receptivos para que los rellene tu contraparte.

Los contratos construidos en HTML también te permiten extraer los metadatos de todos tus contratos. En cambio, al firmar en PDF, la información de tu contrato no se puede extraer, y en su lugar hay que documentarla manualmente. En otras palabras, puedes recopilar información y comprender el valor del acuerdo, los productos vendidos y las partes implicadas en todos tus contratos sin necesidad de un CRM o una solución manual adicional.

Cinco razones por las que a los equipos les encantan los contratos digitales

1. Control personalizable

Los contratos suelen requerir un alto grado de seguridad o sensibilidad, por eso algunas soluciones de contratos digitales como Oneflow tienen permisos de usuario personalizables y firma BankID para asegurarse de que los contratos nunca acaben en las manos equivocadas. Oneflow también permite bloquear bloques de texto en las plantillas de contratos, de modo que si un usuario está enviando un contrato que ha creado otra persona de tu equipo, sólo pueda editar los campos que son negociables.

2. Integraciones sin fisuras

Los contratos pueden ser a menudo una distracción engorrosa de otros flujos de trabajo, por lo que encontrar una solución de contratos digitales que se integre con el resto de tu software más utilizado es una medida esencial para ahorrar tiempo. Estas integraciones a menudo pueden introducir automáticamente datos de tu software en el contrato, lo que mejora la coherencia de los datos y reduce los errores humanos en la creación manual de contratos. Si quieres ir un paso más allá, algunos programas te permiten conectar con aplicaciones potentes como Zapier o Microsoft Power Automate para automatizar flujos de trabajo como la creación automática de un contrato cuando se produce un desencadenante específico en tus otras aplicaciones.

3. Organizado

Con un software de contratos digitales como Oneflow, las empresas pueden crear espacios de trabajo dedicados con plantillas, cuadros de mando y archivos específicos para distintos equipos o departamentos. La organización entra aún más en juego tras la firma, donde puedes navegar fácilmente por todos tus contratos mediante carpetas, etiquetas, enlaces a contratos, búsqueda global y recordatorios internos.

4. Sin retirada ni reenvío

La diferencia entre enviar PDF estáticos y contratos dinámicos construibles es que puedes editarlos incluso después de haberlos enviado. Puedes negociar en tiempo real con comentarios, y añadir una función de firma posterior una vez que tú y tu contraparte estéis de acuerdo, todo ello sin tener que volver a cargar un contrato cada vez que se modifique algo.

5. Seguimiento y datos

Con un software como Oneflow, también puedes hacer un seguimiento de la participación y el estado de tus contratos, como por ejemplo si tu contraparte abre, comenta o rellena un campo de un formulario. Esto te permite reaccionar y contactar con tu contraparte cuando más importa. También puedes exportar los metadatos totales de todos tus contratos, para que puedas comprender el valor de la operación, los productos vendidos y las partes implicadas en todos tus contratos sin necesidad de un CRM o una solución adicional.

¿Para qué puedes utilizar los contratos digitales?

Cualquier tipo de contrato que se te ocurra, puedes crearlo, negociarlo y firmarlo utilizando contratos digitales.

Aquí tienes algunos ejemplos de lo que puedes firmar utilizando contratos digitales:

Contratos de venta

¿Cerrar ese próximo gran acuerdo? ¿Por qué no te das más tiempo para flexibilizar tus habilidades de venta y consigues que tus contratos se firmen en horas, o incluso minutos, en lugar de días? Lo mejor es que, gracias a nuestras integraciones con sincronizaciones bidireccionales, ni siquiera tienes que traspasar manualmente los datos.

Documentación para nuevas contrataciones

Todos sabemos que hay un montón de papeleo cada vez que incorporas a alguien nuevo. Pero cuando utilizas contratos digitales, gran parte del trabajo administrativo manual desaparece. Utiliza múltiples opciones de firma, una gran función de archivo e integraciones con tu ATS para asegurarte de que no se copia ninguna información vital. Los contratos digitales también tienen otra utilidad: pueden ayudar a RRHH a gestionar mejor el cumplimiento interno.

Arrendamientos

Tanto si estás a la caza de esa gran oficina nueva, como si necesitas un local para un evento por un día, puedes crear y enviar un contrato de alquiler como un contrato digital. Se acabó rebuscar en archivadores o en complicadas estructuras de carpetas la próxima vez que necesites comprobar una cláusula. Lo mismo ocurre con los contratos de proveedores.

Éstas son sólo tres de las formas en que los contratos digitales pueden ayudarte a que tu empresa encuentre fluidez.

Cómo los contratos digitales pueden ayudar a tu equipo a prosperar

Equipos jurídicos

Un aplauso para tu equipo jurídico. Al fin y al cabo, son ellos los que se pasan líneas y líneas de letra pequeña, y también los que la escriben. Ahora, con los contratos digitales, no podemos eliminar la letra pequeña, pero podemos reducir enormemente el tiempo que le dedicas. Con las plantillas, sólo tienes que crear cada tipo de contrato una vez, y luego tus equipos de ventas, RRHH y marketing pueden utilizarlo con la seguridad de que cumple la normativa.

Equipos de RRHH

Imagínate esto: pasas de startup a scaleup. De repente, tienes que contratar para docenas de puestos en toda la empresa. Si utilizas archivos PDF o, peor aún, contratos en papel y tinta, sabrás lo rápido que puedes encontrarte atascado en tareas administrativas. Con los potentes contratos digitales de Oneflow, puedes seguir cada paso del proceso directamente desde tu ATS, y hacer pleno uso de la función de archivo para almacenar de forma segura todos tus contratos en un solo lugar.

Equipos de ventas

Eres vendedor. Quieres estar fuera haciendo lo que mejor sabes hacer, sin molestarte con aburridas tareas administrativas. Ahora, gracias a los contratos digitales, puedes reducir hasta 8 veces el tiempo necesario para firmar. ¿El resultado? Puedes vender más y aumentar ese ARR tan importante.

Ahorra tiempo, deja que la Nube se ocupe de ello

Si firmas electrónicamente con contratos digitales, ahorras mucho tiempo y trabajo administrativo, independientemente del departamento al que pertenezcas. Pero puedes agravarlo gracias al almacenamiento en la Nube. Igual que tu teléfono almacena tus fotos y vídeos en la Nube, Oneflow guarda tus contratos en un archivo digital, que puedes recuperar en cualquier momento con sólo pulsar un botón. Realmente es una solución todo en uno para tu plataforma.

Compáralo con los contratos en papel. No sólo tienes que desembolsar grandes cantidades de dinero en gastos de envío, sino que además tienes que tener un lugar donde guardarlos. La sala que toda oficina de papel tiene llena de archivadores que sólo una o dos personas saben utilizar. Con la firma electrónica y los contratos digitales, esas salas pueden ser cosa del pasado.

Contratos más inteligentes: firmados, sellados, entregados

Todos estamos de acuerdo en que los contratos digitales son una forma más inteligente y rápida de trabajar. Pero, ¿qué pasa con la legalidad de todo esto?

Los contratos digitales son legales en toda la UE, el EEE y el Reino Unido. En el Reino Unido, los contratos digitales pueden ser legalmente vinculantes siempre que cumplan ciertos requisitos. Estos requisitos incluyen:

• Las partes implicadas deben haber tenido la intención de crear relaciones jurídicas.
• El contrato debe poder ser comunicado y comprendido claramente por todas las partes.
• El contrato debe contener todas las condiciones necesarias.
• Las partes deben haber acordado los términos del contrato.

Además, hay ciertos tipos de contratos que no pueden ejecutarse digitalmente en el Reino Unido, como los contratos de compraventa de terrenos o de otorgamiento de testamento.

Cómo los contratos digitales te ayudan a cerrar más rápido

¿Cuántas veces has oído hablar de los contratos digitales y de cómo pueden ayudarte a aumentar los porcentajes de éxito? Entonces, ¿qué puede acelerar tu acuerdo y llevarte al cierre más rápidamente? La respuesta son los contratos digitales.

Contratos adaptados al móvil

Vivimos y respiramos móvil. Es nuestra forma de vida en el mundo moderno. La firma electrónica facilita la realización de negocios desde donde están tus consumidores: en el móvil. También permite a los representantes responder rápidamente a medida que avanza el trato, incluso cuando están fuera de casa.

Implica al responsable de la toma de decisiones

En el B2B, no sólo vendes a un único cliente potencial, sino a un grupo de personas. Y cualquiera de tus clientes potenciales puede reenviar fácilmente los PDF a la competencia para conseguir un precio diferente. Con los contratos digitales, todos los responsables de la toma de decisiones pueden añadirse al proceso, y se pueden hacer cambios en un contrato digital vivo.

Una sola versión para todas las partes

Admitámoslo, todos hemos pulsado enviar demasiado pronto. Cuando te das cuenta de tu error, lo más probable es que vuelvas a enviar el correo electrónico con el archivo adjunto que olvidaste y pongas alguna excusa tonta. Como los contratos digitales viven en la nube -y no en un documento offline que adjunto en los correos electrónicos-, sólo hay una versión del contrato, ¡así que se acabaron los errores de envío!

Duplica tu productividad comercial

Los representantes pueden dejar de perder el tiempo buscando contratos que faltan, introduciendo o actualizando manualmente datos en sus propuestas, y cambiando de contexto porque necesitan herramientas diferentes para crear y gestionar propuestas. Con un solo clic, los contratos digitales pueden replicar las propuestas de mayor rendimiento, acceder a cualquier propuesta con un archivo electrónico y ofrecer una visión general del progreso y el estado de los acuerdos.

Toma decisiones basadas en datos

Los directores de ventas pueden tomar mejores decisiones si comprenden el rendimiento de las ventas basándose en los datos de los contratos digitales. ¿Cuál es el valor total de los contratos firmados durante el último trimestre? ¿Qué plantillas tienen el mejor índice de aciertos? ¿Cuánto se tarda en firmar un contrato desde el momento de su creación? Estos son los datos que ayudan a crecer a las organizaciones de ventas.

Minimiza los riesgos legales

La jurisdicción exige dos cosas para probar la aplicabilidad legal de un contrato: en primer lugar, que la persona que firma es quien dice ser, y en segundo lugar, que el documento firmado no ha sido manipulado después de ser firmado. Estos datos se incorporan a la firma electrónica. El documento firmado también se “sella” electrónicamente, por lo que cualquier intento de manipulación del documento quedará registrado y será visible.