What are digital contracts?

Hvis du stadig bruger papir og pen eller PDF’er, så er der en bedre måde. Digitale kontrakter kan revolutionere den måde, du arbejder på. De kan reducere administrationstiden massivt, skære ned på omkostningerne og endda øge ARR, da du kan få dine kontrakter underskrevet hurtigere end nogensinde før. Så her dykker vi ned i alt det, som digitale kontrakter kan tilbyde dig.

Hvad er digitale kontrakter?

Digitale kontrakter, også kendt som elektroniske kontrakter eller e-kontrakter, er aftaler, som du opretter og gennemfører ved hjælp af digitale metoder. I stedet for at håndtere stakkevis af papirer oprettes, opbevares og administreres disse kontrakter ved hjælp af elektroniske midler som e-mails, onlineplatforme eller digitale signaturer.

Det gode ved digitale kontrakter er, at de gør tingene lettere for alle involverede. Du kan oprette, underskrive og gemme kontrakter online uden besværet med at printe, scanne eller sende dokumenter. Det hele foregår elektronisk, hvilket sparer tid og penge. Desuden kommer digitale kontrakter med ekstra sikkerhedsforanstaltninger som kryptering og godkendelse, hvilket gør dem til en mere sikker løsning. Så uanset om du er en virksomhed eller en privatperson, kan digitale kontrakter hjælpe dig med at strømline dine processer og nemt indgå i onlinetransaktioner.

Hvad er en digital kontrakt?

Digitale kontrakter er processen med at skabe, udføre og administrere disse kontrakter i et digitalt miljø. Den digitale kontraktverden har en bred vifte af software, der hjælper med at automatisere og forbedre forskellige komponenter i kontraktens livscyklus, men der er generelt to typer af digital kontraktsoftware.

De to typer af digitale kontrakter

Der er stort set to skoler inden for digital kontraktstyring. Den ene bygger på at tilføje underskrifter til statiske PDF’er, og den anden bygger på HTML, der gør kontraktprocessen browserbaseret, dynamisk og interaktiv. Med andre ord, i stedet for at underskrive et stillbillede af et dokument, giver digitale kontrakter dig mulighed for at opbygge kontrakten ved at trække og slippe tekst i et samarbejdsdokument, redigere kontrakten, efter at den er sendt, inkludere videoer, vedhæftede filer og responsive produktfelter, som din modpart kan udfylde.

Kontrakter bygget på HTML giver dig også mulighed for at udtrække metadata fra alle dine kontrakter. I modsætning hertil kan oplysningerne i din kontrakt ikke trækkes ud, når du underskriver på PDF’er, men skal i stedet dokumenteres manuelt. Med andre ord kan du indsamle oplysninger og forstå aftalens værdi, de solgte produkter og de involverede parter på tværs af alle dine kontrakter uden at have brug for et CRM-system eller en ekstra manuel løsning.

Fem grunde til, at teams elsker digitale kontrakter

Kontrol, der kan tilpasses

Kontrakter kræver ofte høj sikkerhed eller følsomhed, og derfor har nogle digitale kontraktløsninger som Oneflow brugertilpassede tilladelser og BankID-signering for at sikre, at kontrakterne aldrig havner i de forkerte hænder. Oneflow giver også mulighed for at låse tekstblokke i kontraktskabeloner, så hvis en bruger sender en kontrakt, som en anden i dit team har oprettet, kan vedkommende kun redigere de felter, der er til forhandling.

Sømløse integrationer

Kontrakter kan ofte være en klodset distraktion fra andre arbejdsgange, og derfor er det vigtigt at finde en digital kontraktløsning, der kan integreres med din anden mest brugte software, for at spare tid. Disse integrationer kan ofte automatisk indsætte data fra din software i kontrakten, hvilket forbedrer datakonsistensen og reducerer menneskelige fejl i forbindelse med manuel kontraktoprettelse. Hvis du vil gå et skridt videre, giver nogle programmer dig mulighed for at oprette forbindelse til power-apps som Zapier eller Microsoft Power Automate for at automatisere workflows som f.eks. automatisk at oprette en kontrakt, når en bestemt udløser i dine andre apps indtræffer.

Organiseret

Med digital kontraktsoftware som Oneflow kan virksomheder oprette dedikerede arbejdsområder med skabeloner, dashboards og arkiver, der er specifikke for forskellige teams eller afdelinger. Organisering kommer endnu mere i spil efter signeringen, hvor du nemt kan navigere i alle dine kontrakter ved hjælp af mapper, tags, kontraktlinks, global søgning og interne påmindelser.

Ingen tilbagekaldelse eller gensendelse

Forskellen mellem at sende statiske PDF’er og dynamiske kontrakter, der kan opbygges, er, at du kan redigere dem, selv efter at de er blevet sendt. Du kan så forhandle i realtid med kommentarer og derefter tilføje en underskriv senere-funktion, når du og din modpart er enige – alt sammen uden at skulle uploade en kontrakt igen, hver gang noget er ændret.

Sporing og data

Med software som Oneflow kan du også spore engagementet og status for dine kontrakter, f.eks. hvis din modpart åbner, kommenterer eller udfylder et formularfelt. Det giver dig mulighed for at reagere og kontakte din modpart, når det betyder mest. Du kan også eksportere de samlede metadata for alle dine kontrakter, så du kan forstå aftalens værdi, de solgte produkter og de involverede parter på tværs af alle dine kontrakter uden at have brug for en CRM- eller yderligere løsning.

Find ud af præcis, hvordan digitale kontrakter kan forandre dit team her.

Hvad kan du bruge digitale kontrakter til at underskrive?

Uanset hvilken type kontrakt du kan komme i tanke om, kan du oprette den, forhandle den og underskrive den ved hjælp af digitale kontrakter.

Her er et par eksempler på, hvad du kan underskrive med digitale kontrakter:

Salgskontrakter

Skal du lukke den næste store aftale? Hvorfor ikke give dig selv mere tid til at udfolde dine salgsevner og få dine kontrakter underskrevet på timer eller endda minutter i stedet for dage. Det bedste er, at du takket være vores integrationer med tovejssynkroniseringer ikke engang behøver at overføre data manuelt.

Dokumentation for nyansatte

Vi ved alle, at der er masser af papirarbejde, hver gang du ansætter en ny medarbejder. Men når du bruger digitale kontrakter, forsvinder en stor del af det manuelle administrative arbejde. Gør brug af flere underskriftsmuligheder, en god arkivfunktion og integration med dit ATS for at sikre, at ingen vigtige oplysninger bliver kopieret. Digitale kontrakter har også en anden funktion: De kan hjælpe HR med bedre at styre intern compliance.

Lejekontrakter

Uanset om du er på jagt efter et nyt kontor eller har brug for et eventlokale for en dag, kan du oprette og sende en lejeaftale som en digital kontrakt. Det er slut med at grave rundt i arkivskabe eller komplicerede mappestrukturer, næste gang du har brug for at tjekke en klausul. Det samme gælder for leverandøraftaler.

Dette er blot tre af de måder, hvorpå digitale kontrakter kan hjælpe din virksomhed med at finde flow.

Hvordan kan du underskrive en digital kontrakt?

Det afhænger af, hvilken type kontrakt du underskriver. Her er de fem mest almindelige måder at underskrive en digital kontrakt på:

• Gennemgangsindpakninger: Browsewraps dukker ofte op, når man lander på en hjemmeside. De siger noget i retning af: »Ved at bruge dette websted accepterer du at modtage cookies«.
• Clickwraps: Har du nogensinde lagt mærke til, at når du har bestilt noget på nettet, får du ikke lov til at gå videre med din bestilling, før du har klikket på »Jeg accepterer vilkår og betingelser«? Det er et eksempel på en clickwrap-aftale i aktion.
• Scrollwraps: Hvis du har en iPhone, skal du scrolle gennem vilkår og betingelser, før du kan installere en større opdatering. Dette er en scrollwrap i aktion. Det er først, når man kommer til slutningen, at man kan acceptere vilkårene.
• Sign-in wraps: Sign-in wraps er ligesom browsewraps, fordi de forudsætter samtykke. I modsætning til browsewraps træder denne antagelse dog ikke i kraft, før en bruger har logget ind.
• E-signaturer: Disse er ofte forbeholdt mere formelle kontrakter. Kontrakten anses ikke for at være gyldig eller bindende, før begge parter har underskrevet med en e-signatur.

Sådan kan digitale kontrakter hjælpe dit team med at trives

Juridiske teams

Lad os give dit juridiske team en hånd. Det er trods alt dem, der sidder og læser og skriver de mange linjer med småt. Med digitale kontrakter kan vi ikke fjerne det med småt, men vi kan reducere den tid, du bruger på det, betydeligt. Med skabeloner behøver du kun at oprette hver type kontrakt én gang, og så kan dine salgs-, HR- og marketingteams køre videre med den i sikker forvisning om, at den er i overensstemmelse med reglerne.

HR-teams

Forestil dig dette: Du går fra startup til scaleup. Pludselig skal du rekruttere til dusinvis af stillinger i hele virksomheden. Hvis du bruger PDF’er eller, endnu værre, papir- og blækkontrakter, ved du, hvor hurtigt du kan drukne i administration. Med Oneflows effektive digitale kontrakter kan du følge hvert trin i processen direkte fra dit ATS og udnytte arkivfunktionen til at gemme alle dine kontrakter sikkert på ét sted.

Salgsteams

Du er sælger. Du vil gerne være ude og gøre det, du er bedst til, uden at bekymre dig om kedelige administrative opgaver. Takket være digitale kontrakter kan du nu reducere den tid, det tager at underskrive, betydeligt. Dage eller uger kan blive til timer. Og resultatet? Du kan sælge mere og øge den vigtige ARR.

Spar tid – lad skyen tage sig af det

Uanset om du e-signerer med digitale kontrakter, sparer du en masse tid og administrativt arbejde, uanset hvilken afdeling du er i. Men du kan gøre det endnu bedre takket være cloud-lagring. Ligesom din telefon gemmer dine fotos og videoer i en sky, gemmer Oneflow dine kontrakter i et digitalt arkiv, som kan hentes frem når som helst med et enkelt klik på en knap. Det er virkelig en alt-i-en-løsning til din platform.

Sammenlign det med papirkontrakter. Ikke alene skal du bruge potentielt store beløb på porto, du skal også have et sted at opbevare dem. Det rum, som alle papirbaserede kontorer har, og som er fyldt med arkivskabe, som kun en eller to personer rent faktisk ved, hvordan de skal navigere i. Med e-signering og digitale kontrakter kan disse rum høre fortiden til.

Smartere kontrakter: underskrevet, forseglet, leveret

Vi kan alle blive enige om, at digitale kontrakter er en smartere og hurtigere måde at arbejde på. Men hvad med lovligheden af det hele?

Digitale kontrakter er lovlige i hele EU, EØS og Storbritannien. I Storbritannien kan digitale kontrakter være juridisk bindende, så længe de opfylder visse krav. Disse krav omfatter:

• De involverede parter skal have haft til hensigt at skabe et retsforhold.
• Kontrakten skal kunne kommunikeres klart og forstås af alle parter.
• Kontrakten skal indeholde alle nødvendige vilkår og betingelser.
• Parterne skal være enige om vilkårene i kontrakten.

Derudover er der visse typer kontrakter, som ikke kan udføres digitalt i Storbritannien, f.eks. kontrakter om salg af jord eller udfærdigelse af et testamente.

Hvordan hjælper digitale kontrakter dig med at lukke aftaler hurtigere?

Hvor mange gange har du ikke hørt om digitale kontrakter, og hvordan de kan hjælpe dig med at øge hitraten? Så hvad kan fremskynde din aftale og få dig til at afslutte den hurtigere? Svaret er digitale kontrakter.

Mobilvenlige kontrakter

Vi lever og ånder for mobilen. Det er vores måde at leve på i den moderne verden. Elektronisk underskrift gør det nemt at gøre forretninger, hvor dine forbrugere er – på mobilen. Det gør det også muligt for repræsentanterne at reagere hurtigt, efterhånden som aftalen skrider frem – selv når de er på farten.

Involver beslutningstageren

I B2B sælger du ikke bare til en enkelt kunde, du sælger til en gruppe mennesker. Og enhver af dine potentielle kunder kan nemt sende PDF’er videre til konkurrenter for at få en anden pris. Med digitale kontrakter kan alle beslutningstagere føjes til processen, og der kan foretages ændringer i en levende digital kontrakt.

Kun én version til alle parter

Lad os se det i øjnene, vi har alle trykket send lidt for tidligt. Når du indser din fejl, sender du sandsynligvis e-mailen igen med den vedhæftede fil, du glemte, og kommer med en dum undskyldning. Fordi digitale kontrakter ligger i skyen – og ikke i et offline-dokument, som jeg vedhæfter i e-mails – er der kun én version af kontrakten – så ikke flere sendefejl!

Fordobl din salgsproduktivitet

Salgsrepræsentanterne kan holde op med at spilde tid på at lede efter manglende kontrakter, manuelt indtaste eller opdatere data i deres tilbud og skifte kontekst, fordi de har brug for forskellige værktøjer til at oprette og administrere tilbud. Med et enkelt klik kan digitale kontrakter genskabe de bedste tilbud, få adgang til ethvert tilbud med et elektronisk arkiv og give et overblik over aftalens fremskridt og status.

Salgschefer kan foretage bedre vurderinger ved at forstå salgsresultater baseret på digitale kontraktdata. Hvad er den samlede værdi af de kontrakter, der er underskrevet i løbet af det seneste kvartal? Hvilke skabeloner har den bedste hitrate? Hvor lang tid tager det at få en kontrakt underskrevet fra det øjeblik, den blev oprettet? Det er disse data, der hjælper salgsorganisationer med at vokse.

Minimér juridiske risici

Der er to ting, der skal til for at bevise, at en kontrakt kan håndhæves juridisk: For det første, at den person, der underskriver, er den, vedkommende udgiver sig for at være, og for det andet, at der ikke er pillet ved det underskrevne dokument, efter at det er blevet underskrevet. Disse detaljer er indlejret i en elektronisk signatur. Det underskrevne dokument er også »forseglet« elektronisk, så ethvert forsøg på at manipulere med dokumentet vil blive registreret og være synligt.

For andre ofte stillede spørgsmål om Oneflow, besøg venligst denne side: https: //oneflow.com/digital-contracts-and-faqs-about-oneflow/