Qué es la gestión de contratos: una guía completa

¿Qué tienen en común todas las empresas del mundo? Utilizan contratos. Puede que no siempre te vengan a la mente como parte fundamental de tu trabajo, pero están por todas partes dentro de una empresa. Por eso es esencial contar con una plataforma y un proceso de gestión de contratos adecuados.

¿Qué es la gestión de contratos?

La gestión de contratos es el proceso de gestión de los acuerdos que tú, individualmente o como empresa, estableces con otras partes. Este proceso abarca todo el ciclo de vida del contrato, desde antes de firmarlo hasta después, y cubre la renovación, renegociación, ejecución, cumplimiento, archivo y almacenamiento de los contratos.

¿Cuáles son las tres fases de la gestión de contratos?

En la gestión de contratos hay tres fases. Hay una fase previa a la firma, otra de firma y otra posterior a la firma.

Firma previa

Durante la fase previa a la firma, es cuando redactas o editas un contrato y lo preparas para la firma. Si se trata de un contrato digital, puedes utilizar una plantilla y poner toda la información necesaria dentro del contrato.

Sin embargo, la fase previa a la firma no se limita a un único contrato: si tu empresa utiliza un software de gestión de contratos, la fase previa a la firma es también el momento en que puedes sentar las bases para que tu equipo tenga éxito, lo que puede incluir la creación de espacios de trabajo para los distintos equipos, con las plantillas y herramientas pertinentes para cada uno de ellos.

Firma

Después viene la fase con la que todo el mundo está familiarizado, la firma. Hoy en día, suele hacerse mediante firma electrónica con una solución de firma electrónica. Especialmente gracias a la pandemia, la aceptación y el uso generalizado de la firma electrónica se ha disparado en todo el mundo.

Sin embargo, como ya sabrás, la firma puede no ser sencilla, y puede ser necesario negociar un poco. Por suerte, hay algunas empresas de gestión de contratos, como Oneflow, que te permiten comentar con tu contraparte el contrato, y editarlo después de haberlo enviado, para que puedas reducir las idas y venidas.

Después de firmar

La fase de gestión y archivo. Una vez firmado el contrato, se almacena en el archivo de tu plataforma de contratos. Allí se puede consultar en cualquier momento para ver el acuerdo, enviarlo para revisiones, actualizaciones o renovaciones, o incluso rescindirlo. La fase posterior a la firma del proceso de gestión de contratos requiere supervisión y administración. Sobre todo si una organización trabaja con un gran volumen de contratos.

Algunas empresas de gestión de contratos, como Oneflow, tienen herramientas para facilitar este proceso de archivo, con herramientas como carpetas, etiquetas, búsqueda global y recordatorios internos automáticos para cuando haya que renunciar a los contratos.

¿Por qué es importante la gestión de contratos?

La gestión de contratos es importante por varias razones. Te ayuda a reducir costes y riesgos, a aumentar la eficacia y a tomar decisiones con conocimiento de causa.

Mitigación de riesgos

Los contratos suelen implicar información confidencial, compromisos financieros o, en general, información delicada. Una gestión adecuada de los contratos permite a las organizaciones hacer un seguimiento de sus contratos, disponer de permisos de usuario para asegurarse de que los contratos nunca acaban en las manos equivocadas, y de recordatorios internos para no incumplir nunca los plazos de los contratos.

Ahorro de costes

Una gestión eficiente de los contratos puede suponer un importante ahorro de costes. Supervisando activamente el rendimiento y los hitos de los contratos, las organizaciones pueden identificar oportunidades de reducción de costes, como renegociar los precios, consolidar los contratos o identificar los servicios infrautilizados. Además, una gestión eficaz de los contratos ayuda a evitar penalizaciones, tasas y gastos legales innecesarios. Al disponer de procesos más rápidos para crear y gestionar contratos, también ahorras tiempo de administración a tus empleados, para que puedan volver a hacer lo que mejor saben hacer.

Gestión de relaciones

Los contratos suelen implicar relaciones con partes externas, como vendedores, proveedores o clientes. Una gestión eficaz de los contratos ayuda a fomentar estas relaciones promoviendo la comunicación clara, la confianza y la transparencia. Fomenta un entorno de colaboración, reduciendo los conflictos y estableciendo los cimientos de asociaciones a largo plazo.

Mayor eficacia y productividad

Los procesos manuales de gestión de contratos, como la búsqueda de contratos, el seguimiento de los plazos o la gestión de las renovaciones, pueden llevar mucho tiempo y ser propensos a errores. Implantar sistemas de gestión de contratos y flujos de trabajo agiliza estos procesos, automatiza las tareas y centraliza la información relacionada con los contratos. Mejora la eficacia, reduce las cargas administrativas y permite a los equipos centrarse en actividades de mayor valor.

Conocimiento de los datos y toma de decisiones

Los sistemas de gestión de contratos pueden proporcionar información valiosa mediante funcionalidades de análisis e informes. Analizando los datos de los contratos, las organizaciones pueden identificar tendencias, riesgos y oportunidades. Esta información permite tomar decisiones informadas, como identificar problemas de rendimiento de los contratos, optimizar las relaciones con los proveedores o identificar áreas de mejora de los procesos.

Consecuencias de una mala gestión de los contratos

Una mala gestión de los contratos puede tener consecuencias importantes para las organizaciones, incluidos riesgos legales y de cumplimiento como:

• Pérdidas financieras por pagos excesivos u oportunidades de ingresos perdidas
• Ineficiencias operativas que provocan el incumplimiento de plazos y la disminución de la productividad
• Relaciones dañadas con las partes interesadas por falta de comunicación o expectativas no cumplidas
• Oportunidades perdidas de ahorro de costes y crecimiento empresarial
• Conflictos e incumplimientos
• Incertidumbre tanto en las operaciones como en los asuntos legales

Consejos y mejores prácticas de gestión de contratos

Aquí tienes algunos consejos para encontrar una solución de gestión de contratos que funcione para tu empresa:

Una solución que funciona para todos

Encuentra una solución que se adapte no sólo a ti y a tu equipo, sino a toda tu organización, para que todos tus contratos estén en un mismo lugar. Esto es especialmente importante a efectos de auditoría.

Elige una plataforma que disponga de herramientas organizativas

La organización de los contratos es un paso necesario para mitigar los riesgos y reducir el tiempo de administración innecesario. Algunos programas, como Oneflow, permiten diferentes espacios de trabajo para mantener separadas las plantillas, los cuadros de mando y los archivos del equipo.

Elige una plataforma que te ayude a estar al tanto de los acontecimientos importantes del ciclo de vida de los contratos

Para asegurarte de que nunca se te pasa un plazo de un contrato, elige una plataforma en la que puedas establecer recordatorios internos, y para que los usuarios puedan ver con antelación los próximos contratos en una vista de calendario.

Permisos de usuario para que los contratos no caigan en malas manos

Con información sensible en los contratos, elige un software que tenga permisos de usuario personalizables que no sólo te permitan controlar quién puede acceder a qué contrato, sino también qué pueden hacer con los distintos contratos. En Oneflow, la configuración de permisos puede ser lo suficientemente específica como para que un usuario pueda ver los documentos de cierto equipo, editar las plantillas de otro equipo, mientras que se le restringe cualquier acceso a las plantillas de otro equipo.

Elige una plataforma que pueda integrarse con tu otro software

Al integrarse con tu otro software, puedes reducir el tiempo de administración adicional y reforzar la integridad de los datos de tus herramientas existentes. Oneflow se integra con docenas de CRM, ATS, aplicaciones de selección de personal y Power Apps, de modo que los datos pueden rellenarse automáticamente desde y hacia tu software actual.

¿Cómo elegir el software de gestión de contratos adecuado para ti?

El software de gestión de contratos adecuado depende de muchos factores, y puede variar de una empresa a otra. Pero aquí tienes algunos aspectos importantes que debes tener en cuenta a la hora de encontrar el software de gestión de contratos adecuado para ti:

1. ¿Es sencillo y fácil de usar?
2. ¿Cuántas de sus funciones es probable que necesites realmente en tu empresa?
3. ¿Viene con integraciones que coinciden con tus otros flujos de trabajo?
4. ¿Coinciden las funciones de seguridad de la plataforma con tus propias necesidades de datos?
5. ¿Viene la plataforma de gestión de contratos con capacidades de IA?

Incluso si no estás muy familiarizado con la IA, una capacidad creada de forma intuitiva puede ayudar a que tus flujos de trabajo de gestión de contratos funcionen de forma mucho más rápida y fluida.

Entonces, ¿por qué no automatizar hoy tus procesos de gestión de contratos?

Si tienes curiosidad por ver lo que el software de gestión de contratos puede hacer por ti y cómo puede beneficiar a tu empresa, ¿por qué no reservas una demostración hoy mismo? Puedes obtener más información sobre Oneflow, cómo funciona y hacer todas las preguntas que tengas.