Hvad er kontraktstyring? Din ultimative guide

Har du nogensinde hørt om kontraktstyring før? Lad os forklare det: Hvad er én ting, som alle virksomheder over hele verden har til fælles? De bruger kontrakter. Måske tænker du ikke altid på dem som en central del af dit arbejde, men de findes overalt i en virksomhed. Derfor er det vigtigt at have en ordentlig kontraktstyringsplatform og -proces.

Hvad er kontraktstyring?

Kontraktstyring er processen med at styre de aftaler, som du, enten individuelt eller som virksomhed, indgår med andre parter. Denne proces spænder over hele kontraktens livscyklus fra før underskrift til efter underskrift og dækker fornyelse, genforhandling, udførelse, overholdelse, arkivering og opbevaring af kontrakter.

Kom i gang med Oneflow 14 dages gratis prøveperiode i dag

Hvad er de tre faser i kontraktstyring?

Der er tre faser, når det gælder kontraktstyring. Der er en pre-sign, sign og post-sign fase.

1. Før underskrift

I pre-sign-fasen skriver eller redigerer du en kontrakt og forbereder den til underskrift. Hvis det er en digital kontrakt, kan du bruge en skabelon og lægge alle de nødvendige oplysninger ind i kontrakten.

Pre-sign-fasen handler dog ikke kun om en enkelt kontrakt – hvis din virksomhed bruger en kontraktstyringssoftware, er pre-sign-fasen også det tidspunkt, hvor du kan lægge grunden til, at dit team får succes – det kan omfatte opsætning af arbejdsområder for dine forskellige teams med de relevante skabeloner og værktøjer til hvert team.

2. Tegn

Herefter kommer den fase, som alle kender, nemlig underskrivelsen. I dag sker det typisk via e-signering med en e-signaturløsning. Især takket være pandemien er accepten og den udbredte brug af e-signering steget over hele verden.

Men som du måske ved, er det ikke altid lige let at underskrive, og det kan være nødvendigt at forhandle. Heldigvis er der nogle kontraktstyringsfirmaer som Oneflow, der giver dig mulighed for at kommentere med din modpart i kontrakten og redigere den, efter at den er sendt, så du kan skære ned på frem og tilbage.

3. Efter underskrift

Administrations- og arkiveringsfasen. Når kontrakten er underskrevet, gemmes den i kontraktplatformens arkiv. Der kan den til enhver tid hentes frem for at se på aftalen, sende den til revision, opdatering eller fornyelse eller endda opsige den. Fasen efter underskrivelsen af kontraktstyringsprocessen er en fase, der kræver tilsyn og administration. Især hvis en organisation arbejder med en stor mængde kontrakter.

Nogle kontraktstyringsfirmaer som Oneflow har værktøjer til at gøre denne arkiveringsproces lettere med værktøjer som mapper, tags, global søgning og automatiske interne påmindelser om, hvornår kontrakter skal opsiges.

Hvorfor er kontraktstyring vigtig?

Administration af dine kontrakter er vigtig af flere grunde. Det hjælper dig med at reducere omkostninger og risici, øge effektiviteten og træffe informerede beslutninger.

Begrænsning af risici

Kontrakter involverer ofte fortrolige oplysninger, økonomiske forpligtelser eller generelt følsomme oplysninger. Korrekt kontraktstyring giver organisationer mulighed for at holde styr på deres kontrakter, have brugerrettigheder til at sikre, at kontrakterne aldrig havner i de forkerte hænder, og interne påmindelser for aldrig at overskride kontraktfrister.

Besparelser på omkostninger

Effektiv kontraktstyring kan føre til betydelige omkostningsbesparelser. Ved aktivt at overvåge kontraktens ydeevne og milepæle kan organisationer identificere muligheder for omkostningsreduktion, f.eks. ved at genforhandle priser, konsolidere kontrakter eller identificere underudnyttede tjenester. Derudover hjælper effektiv kontraktstyring med at forhindre unødvendige bøder, gebyrer og juridiske udgifter. Ved at have hurtigere processer til at oprette og administrere kontrakter sparer du også dine medarbejdere for administrationstid, så de kan vende tilbage til at gøre det, de er bedst til.

Styring af relationer

Kontrakter involverer ofte relationer med eksterne parter, som f.eks. forhandlere, leverandører eller kunder. Effektiv kontraktstyring hjælper med at pleje disse relationer ved at fremme klar kommunikation, tillid og gennemsigtighed. Det fremmer et samarbejdsmiljø, reducerer konflikter og skaber et fundament for langsigtede partnerskaber.

Forbedret effektivitet og produktivitet

Manuelle kontraktstyringsprocesser, som f.eks. søgning efter kontrakter, sporing af deadlines eller håndtering af fornyelser, kan være tidskrævende og fejlbehæftede. Implementering af kontraktstyringssystemer og workflows strømliner disse processer, automatiserer opgaver og centraliserer kontraktrelaterede oplysninger. Det forbedrer effektiviteten, reducerer den administrative byrde og gør det muligt for teams at fokusere på aktiviteter med højere værdi.

Dataindsigt og beslutningstagning

Kontraktstyringssystemer kan give værdifuld indsigt gennem analyse- og rapporteringsfunktioner. Ved at analysere kontraktdata kan organisationer identificere tendenser, risici og muligheder. Disse oplysninger gør det muligt at træffe informerede beslutninger, som f.eks. at identificere problemer med kontraktens ydeevne, optimere leverandørforhold eller identificere områder til procesforbedring.

Konsekvenser af dårlig kontraktstyring

Dårlig styring af dine kontrakter kan have betydelige konsekvenser for organisationer, herunder juridiske og compliance-risici som f.eks:

• Økonomiske tab på grund af overbetaling eller mistede indtægtsmuligheder
• Ineffektivitet i driften, der resulterer i overskredne deadlines og nedsat produktivitet
• Ødelagte relationer med interessenter på grund af dårlig kommunikation eller uopfyldte forventninger
• Gået glip af muligheder for omkostningsbesparelser og forretningsvækst
• Tvister og manglende overholdelse
• Usikkerhed i både drift og juridiske forhold

Hvordan ser effektiv kontraktstyring ud?

Du har et system på plads. Dine kontrakter er samlet ét sted og mere koordinerede end nogensinde før. Men hvordan ser effektiv kontraktstyring egentlig ud?

Kort sagt betyder det, at absolut alle i din virksomhed nemt kan finde og få adgang til dine kontrakter. Uanset om det er for at forny en eller for at tjekke nogle detaljer, behøver de ikke længere at forstyrre nogen eller bruge timer på at søge i en database. Den kan findes med få klik takket være effektive søgefunktioner, der gør det muligt at finde en given kontrakt på få sekunder. Med kun den ene kontrakt som eneste kilde til sandheden. Derudover har du også et system på plads, der minimerer risikoen for databrud eller en eller anden form for utilsigtet manglende overholdelse af lovgivningen.

Når kontraktstyring virkelig er effektiv, giver det alle i enhver organisation mulighed for at blive et kontraktgeni.

Tips og bedste praksis for kontraktstyring

Her er et par tips til at finde en kontraktstyringsløsning, der fungerer for din virksomhed:

En løsning, der fungerer for alle

Find en løsning, der ikke kun passer til dig og dit team, men til hele din organisation, så alle dine kontrakter er samlet ét sted. Det er især vigtigt af hensyn til revisionen.

Vælg en software til kontraktstyring, der har organisatoriske værktøjer

Kontraktorganisering er et nødvendigt skridt for at mindske risikoen og reducere unødvendig administrationstid. Noget software, som Oneflow, giver mulighed for forskellige arbejdsområder for at holde teamets skabeloner, dashboards og arkiver adskilt.

Vælg en software, der hjælper dig med at holde styr på vigtige begivenheder i kontraktens livscyklus

For at sikre, at du aldrig går glip af en kontraktdeadline, skal du vælge en platform, hvor du kan oprette interne påmindelser, og hvor brugerne kan se kommende kontrakter i en kalendervisning.

Brugerrettigheder, så kontrakterne ikke kommer i de forkerte hænder

Med følsomme oplysninger i kontrakter skal du vælge en software, der har brugertilpassede tilladelser, som ikke kun giver dig mulighed for at kontrollere, hvem der har adgang til hvilken kontrakt, men også hvad de kan gøre med forskellige kontrakter. I Oneflow kan tilladelsesindstillingerne blive specifikke nok til, at en bruger kan se et bestemt teams dokumenter, redigere et andet teams skabeloner, mens han eller hun ikke har adgang til et andet teams skabeloner.

Vælg en kontraktstyringsplatform, der kan integreres med din anden software

Ved at integrere med din anden software kan du skære ned på yderligere administrationstid og styrke dataintegriteten i dine eksisterende værktøjer. Oneflow integreres med dusinvis af CRM-, ATS-, rekrutterings- og Power Apps, så data automatisk kan udfyldes til og fra din eksisterende software.

Så hvorfor ikke automatisere dine kontraktstyringsprocesser i dag?

Hvis du er nysgerrig efter at se, hvad software til kontraktstyring kan gøre for dig, og hvordan det kan gavne din virksomhed, hvorfor så ikke bestille en demo i dag? Du kan finde ud af mere om Oneflow, hvordan det hele fungerer, og stille alle de spørgsmål, du måtte have.