Mitä on sopimusten hallinta? Lue kattava opas.

Tiesitkö, että 90 prosentilla sopimusalan ammattilaisista on vaikeuksia löytää tarvitsemaansa sopimusta tiettynä ajankohtana? Lisäksi yli neljä kymmenestä sanoo, että heillä ei ole määriteltyä prosessia asiakirjojen säilyttämiseksi sopimusten täytäntöönpanon jälkeen. Nämä tilastot osoittavat selvästi, kuinka paljon yrityksillä on vielä varaa optimoida sopimustensa hallintaa.

Yksi asia, joka on yhteinen kaikille yrityksille maailmanlaajuisesti, se on se, että ne käyttävät sopimuksia. Et ehkä ajattele sopimusten olevan keskeinen osa työtäsi, mutta niitä on kaikkialla – ne säätelevät suhteitasi asiakkaisiin, kumppaneihin ja työntekijöihin. Kun yrityksen koko kasvaa, tehokas sopimushallinta käy yleensä vaikeaksi ilman omaa ohjelmistoa.

Tässä artikkelissa saat vinkkejä tehokkaaseen sopimusten hallintaan. Esittelemme myös työkalun, jota voit hyödyntää tähän ilmaiseksi. Lue lisää ja opi, miten saat sopimushallinnasta kaiken irti!

Mitä on sopimusten hallinta?

Sopimusten hallinta on prosessi, jossa hallitaan dokumentteja, joita teet joko yksilönä tai yrityksenä muiden osapuolten kanssa. Prosessi kattaa koko sopimuksen elinkaaren aina ajasta ennen allekirjoittamista sen jälkeiseen aikaan. Se sisältää sopimusten uusimisen, uudelleenneuvottelemisen, toteuttamisen, arkistoinnin ja säilyttämisen.

Mitä sopimuksista vastaavat henkilöt oikein tekevät?

Sopimusvastaavat ovat asiantuntijoita, jotka huolehtivat kaikkien sopimuksiin liittyvien prosessien käsittelystä, hallinnoinnista ja optimoinnista. Heidän vastuullaan on:

• Sopimusmallien luominen sekä sopimusten laatiminen ja tarkistaminen

• Sen varmistaminen, että asiakirjat tavoittavat oikeat ihmiset oikeaan aikaan

• Säilöä sopimukset ja järjestää ne siten, että ne ovat helposti saatavilla

• Valvoa digitaalisten sopimusohjelmistojen integraatioita ja analytiikkaa

Sopimusten hallinta vs. sopimusten elinkaaren hallinta – mitä eroa niillä on?

Vaikka termejä ”sopimusten hallinta” ja ”sopimusten elinkaaren hallinta (CLM)” käytetään usein synonyymeinä, niillä on eri merkitykset.

Sopimuksen elinkaaren hallinta on kokonaisvaltaisempi ja ennakoivampi lähestymistapa, joka tarjoaa paremman näkyvyyden ja hallinnan sopimuksen elinkaaren ja koko sopimusten hallinnointiprosessin osalta. Se voi sisältää manuaalisia tai manuaalisten, automatisoitujen ja hybridiprosessien yhdistelmiä. Sopimusten hallinta on soveltamisalaltaan rajatumpi, ja siinä keskitytään usein sopimuksen allekirjoittamisen jälkeisiin velvoitteisiin ja vaatimustenmukaisuuteen (compliance).

Seuraavassa taulukossa on yhteenveto näiden kahden eroista:

Yksinkertaisesti sanottuna sopimusten hallinta on tarkoitettu yrityksille, joilla on yksinkertaisempia tarpeita. Se on osa sopimusten elinkaaren hallintaa, joka on monipuolisempi lähestymistapa ja tarjoaa strategisen, arvonluontiin perustuvan otteen sopimusten kokonaisvaltaiseen hallintaan.

Seuraavan sukupolven sopimusten hallintaohjelmisto

Sopimushallinta on kehittynyt siten, että se sisältää nykyään automatisoituja työnkulkuja ja muita menetelmiä, jotka ylipäätään helpottavat sopimusten automatisointia. Sekä sopimusten hallinta että sopimusten elinkaaren hallinta voivat molemmat sisältää sopimusautomaatiota ja innovatiivisia teknologioita, kuten tekoälyä ja ennakoivaa analytiikkaa.

Voit hallita sopimuksiasi helposti sopimushallintaohjelmistolla, joka sisältää automaatio-ominaisuuksia. Oneflown alusta tarjoaa yrityksille joukon tehokkaita ominaisuuksia, tekoälytyökaluja ja integrointimahdollisuuksia. Tässä sen tarjoamia ominaisuuksia:

• Oneflow AI – Tuo nykyiset sopimuksesi Oneflowhun ja tarkista ne tekoälyn avulla – joko yksitellen tai massana – varmistaaksesi sääntöjenmukaisuuden ja havaitaksesi ongelmat ja inhimilliset virheet. Alustan avulla voit myös helposti etsiä tietoja sopimuksistasi.

• Sähköiset allekirjoitukset – Allekirjoita sopimukset oikeudellisesti sitovilla sähköisillä allekirjoituksilla, jotka tukevat eri menetelmiä (vakiomuotoinen sähköinen allekirjoitus, tekstiviestivarmennus, vahva sähköinen tunnisttautuminen pankkitunnuksilla, käsinkirjoitettu allekirjoitus).

• Hallinta – Luo työtiloja ja kansioita ja muokkaa niitä haluamallasi tavalla. Voit myös asettaa ylläpitäjärooleja sekä määrittää muistutuksia ja elinkaari-ilmoituksia – ja paljon muuta.

• Työtilat ja yhteistyö – Järjestä sopimuksesi käyttämällä yrityksesi työnkulkuihin sopivia, brändättyjä työtiloja. Alusta helpottaa yhteistyötä kirjausketjujen, jaettujen kommenttien ja videonäyttötallenteiden avulla. Voit piilottaa osioita ennalta määritettyjen triggereiden ja sääntöjen perusteella.

• Dynaamiset mallit – Luo sopimuksia ja kutsu-/ilmoitusviestejä nopeammin laajalla valikoimalla mukautettavia asiakirjamalleja, joita voit jakaa työtilan sisällä tai sen ulkopuolella.

• Seuranta – Oneflown avulla voit seurata allekirjoitusprosessia (jopa ennen sen alkamista!). Tiedät, kun joku avaa asiakirjan (mukaan lukien tarkan päivämäärän ja kellonajan). Alusta seuraa myös sitä, kuinka monta kertaa joku on katsonut sopimusta, mikä voi olla omalla tavallaan hyödyllistä (jos hän esimerkiksi avasi sen useita kertoja, mutta ei allekirjoittanut, sinulla saattaa olla jokin ongelma ratkaistavana).

• Analyysit – Seuraa sitoutumista (avausprosentti, kävijöiden määrä) ja muita sopimukseen liittyviä keskeisiä tunnuslukuja.

• Integraatiot – Oneflow tarjoaa erityyppisiä integraatioita. Voit esimerkiksi käsitellä sopimuksia suoraan Salesforcessa tai muussa valitsemassasi CRM:ssä (HubSpot, Membrain jne.).

Kiinnostuitko? Kokeile Oneflowta ilmaiseksi tai varaa esittely nähdäksesi alustan ominaisuudet käytännössä.

Mitkä ovat sopimusten hallinnoinnin vaiheet?

Sopimusten hallinnassa on kolme vaihetta: aika ennen allekirjoittamista, itse allekirjoittaminen ja allekirjoittamisen jälkeinen vaihe.

1. Ennen allekirjoitusta

Allekirjoittamista edeltävässä vaiheessa tapahtuu esimerkiksi sopimuksen laatiminen, sisällön käsittely sisäisten sidoshenkilöiden ja lakitiimien kanssa ja sopimusehtojen neuvotteleminen. Allekirjoittamista edeltävässä vaiheessa kirjoitat tai muokkaat sopimusta ja valmistelet sen allekirjoitettavaksi. Jos kyseessä on digitaalinen sopimus, voit käyttää digitaalista asiakirjamallia ja sisällyttää siihen kaikki tarvittavat tiedot.

Allekirjoittamista edeltävässä vaiheessa ei kuitenkaan ole kyse vain yhdestä sopimuksesta. Jos yrityksesi käyttää sopimushallintaohjelmistoa, allekirjoittamista edeltävässä vaiheessa voit myös luoda pohjan tiimisi menestykselle. Tähän voi kuulua esimerkiksi työtilojen perustaminen eri tiimeille, joissa on kullekin tiimille sopivat asiakirjamallit ja työkalut.

2. Allekirjoittaminen

Seuraavaksi tulee kaikille tuttu vaihe eli allekirjoittaminen. Nykyään se tapahtuu yleensä sähköisenä allekirjoituksena jonkin sähköisen allekirjoittamisen työkalun avulla. Etenkin pandemian ansiosta sähköisen allekirjoittamisen hyväksyntä ja laajamittainen käyttö on lisääntynyt maailmanlaajuisesti. 

Allekirjoitusprosessi ei kuitenkaan välttämättä ole suoraviivainen, ja joskus voi olla tarpeen neuvotella sopimuksesta. Onneksi joidenkin sopimushallintaratkaisujen, kuten Oneflown, avulla voit kommentoida vastapuolesi kanssa sopimusta reaaliajassa ja muokata sitä myös lähettämisen jälkeen, jotta voit vähentää edestakaista lähettelyä.

3. Allekirjoittamisen jälkeen

Tähän vaiheeseen sisältyy nimensä mukaisesti kaikki sopimuksen allekirjoittamisen jälkeiset vaiheet. Tähän voi kuulua muun muassa tallentaminen, arkistointi, järjestäminen sekä uusimisten ja määräaikojen hallinta. Kun sopimus on allekirjoitettu, se arkistoidaan asiakirjavarastoosi. Sopimushallintaprosessin allekirjoittamisen jälkeinen vaihe vaatii valvontaa ja hallinnointia, varsinkin jos organisaatiossasi käsitellään suuria määriä sopimuksia.

Kun käytössäsi on oma sopimushallinta-alusta, voit milloin tahansa poimia minkä tahansa sopimuksen takaisin esiin analysoidaksesi sitä ja lähettää sen tarkistettavaksi, päivitettäväksi, uusittavaksi tai jopa irtisanottavaksi. Hyvän työkalun pitäisi myös helpottaa arkistointia monin eri tavoin, kuten kansioilla, tunnisteilla, globaalilla haulla ja automaattisilla sisäisillä muistutuksilla sopimusten määräajoista.

Lue myös: Miten seurata muutoksia PDF-dokumentissa?

Miksi sopimusten hallinta on tärkeää?

Sopimusten hallinta on tärkeää useista syistä. Se auttaa vähentämään kustannuksia ja riskejä, lisäämään tehokkuutta ja tekemään dataan perustuvia päätöksiä.

Riskienhallinta

Sopimuksiin liittyy usein luottamuksellisia yksityiskohtia, taloudellisia sitoumuksia tai yleisesti ottaen arkaluonteisia tietoja, minkä vuoksi sopimusriskien hallinta on tärkeää. Hyvän hallinnan avulla organisaatiot voivat seurata sopimuksiaan, määritellä käyttäjäoikeudet sen varmistamiseksi, etteivät asiakirjat päädy koskaan vääriin käsiin, ja asettaa sisäisiä muistutuksia, jottei sopimusten määräaikoja missata.

Kustannussäästöt

Tehokas sopimushallinta voi johtaa merkittäviin kustannussäästöihin. Seuraamalla aktiivisesti sopimusten suorituskykyä ja välitavoitteiden toteutumista, organisaatiot voivat tunnistaa mahdollisuuksia kustannusten vähentämiseen, kuten hinnoittelun uudelleenneuvotteluihin, sopimusten yhdistämiseen tai vajaakäytössä olevien palvelujen tunnistamiseen. Lisäksi tehokas sopimusten hallinta auttaa ehkäisemään tarpeettomia sanktioita, maksuja ja oikeuskuluja. Nopeammat prosessit sopimusten luomiseksi ja hallinnoimiseksi säästävät työntekijöidesi aikaa, joten he voivat käyttää tämän ajan siihen, mitä he parhaiten osaavat.

Suhteiden hallinta

Sopimuksiin liittyy usein suhteita ulkoisiin osapuoliin, kuten myyjiin, tavarantoimittajiin tai asiakkaisiin. Tehokas sopimusten hallinta auttaa vaalimaan näitä suhteita edistämällä selkeää viestintää, luottamusta ja avoimuutta. Se luo ympäristön yhteistyölle, vähentää ristiriitoja ja luo perustan pitkäaikaisille kumppanuuksille.

Tehokkuuden ja tuottavuuden parantaminen

Manuaaliset sopimushallinnan tehtävät, kuten sopimusten etsiminen, määräaikojen seuranta tai uusimisten hallinta, voivat olla aikaa vieviä ja virhealttiita. Sopimusten hallintajärjestelmien ja työnkulkujen (workflowt) käyttöönotto virtaviivaistaa näitä prosesseja, automatisoi tehtäviä ja keskittää sopimuksiin liittyvät tiedot yhteen paikkaan. Se parantaa tehokkuutta, vähentää hallinnollista taakkaa ja antaa tiimeille mahdollisuuden keskittyä arvokkaampiin tehtäviin.

Dataan pohjautuva päätöksenteko

Sopimushallintajärjestelmät voivat tarjota arvokkaita tietoja analytiikka- ja raportointitoimintojen avulla. Sopimustietoja analysoimalla organisaatiot voivat tunnistaa trendejä, riskejä ja mahdollisuuksia. Nämä tiedot mahdollistavat dataan perustuvan päätöksenteon, kuten sopimusten suorituskykyyn liittyvien ongelmien tunnistamisen, toimittajasuhteiden optimoinnin tai prosessien parannusalueiden identifioimisen.

Huonon sopimushallinnan seuraukset

Sopimusten huonolla hallinnalla voi olla merkittäviä seurauksia organisaatioille, kuten oikeudellisia, brändiin liittyviä, taloudellisia ja säännösten noudattamiseen liittyviä riskejä:

• Taloudelliset menetykset liian suurten maksujen tai menetettyjen tulomahdollisuuksien vuoksi
• Toiminnan tehottomuus, joka johtaa aikataulujen laiminlyöntiin ja tuottavuuden heikkenemiseen
• Suhteiden heikentyminen sidosryhmien välillä huonon viestinnän tai odotutuksiin vastaamisen vuoksi
• Hukkaan menneet mahdollisuudet kustannussäästöihin ja liiketoiminnan kasvuun
• Riidat ja vaatimustenvastaisuus
• Epävarmuus sekä toiminnassa että lakiteknisissä asioissa

Millaista on tehokas sopimusten hallinnointi?

Sinulla on kätevä järjestelmä. Sopimuksesi ovat kaikki yhdessä paikassa ja paremmin koordinoituna kuin koskaan ennen. Mutta miltä tehokas sopimusten hallinta oikeastaan näyttää?

Lyhyesti sanottuna se tarkoittaa, että kaikki yrityksesi työntekijät löytävät sopimuksesi helposti ja pääsevät niihin käsiksi – olipa kyse sitten sopimusten uusimisesta tai joidenkin yksityiskohtien tarkistamisesta. Heidän ei enää tarvitse vaivata ketään tai käyttää tunteja sopimustietokannan etsimiseen. Tehokkaiden hakutoimintojen ja yhden ainoan tietolähteen ansiosta he löytävät tarvitsemansa vain muutamalla klikkauksella. Tämän lisäksi sopimushallintajärjestelmä minimoi myös tietosuojaloukkausten tai vahingossa tapahtuvien lakisääteisten säännösten noudattamatta jättämisen riskin ottamalla käyttöön lähtevien ja saapuvien sopimusten valvonnan.i.

Sopimusten hallinnointiin liittyviä vinkkejä ja parhaita käytäntöjä

Seuraavassa muutamia vinkkejä yrityksellesi sopivan sopimushallintaratkaisun löytämiseksi:

Valitse ratkaisu, joka toimii kaikille

Etsi ratkaisu, joka sopii paitsi sinulle ja tiimillesi, myös koko organisaatiollesi, jotta kaikki sopimuksesi ovat saatavilla yhdessä paikassa. Tämä on erityisen tärkeää tilintarkastuksen kannalta.

Valitse sopimushallinta-alusta, jossa on työkaluja sopimusten organisointiin

Sopimusten organisointi on välttämätön vaihe riskien ja tarpeettoman hallinnointiin kuluvan ajan vähentämiseksi. Jotkin ohjelmistot, kuten Oneflow, mahdollistavat eri työtilojen käytön, jotta tiimien asiakirjamallit, dashboardit ja arkistot voidaan pitää erillään.

Valitse alusta, joka auttaa sinua pysymään kärryillä tärkeistä sopimuksen elinkaaritapahtumista

Jos haluat varmistaa, ettet koskaan myöhästy sopimusten määräajasta, valitse alusta, jossa voit asettaa sisäisiä muistutuksia, ja jossa käyttäjät voivat tarkastella tulevia sopimustapahtumia kalenterinäkymässä.

Huolehdi käyttäjäoikeuksista, jotta sopimukset eivät joudu vääriin käsiin

Koska sopimuksissa on arkaluonteisia tietoja, on tärkeää valita ohjelmisto, jossa on muokattavat käyttäjäoikeudet, joiden avulla voit valvoa, kuka pääsee käsiksi mihinkin sopimukseen ja mitä he voivat tehdä eri sopimuksille. Oneflowssa käyttöoikeusasetukset voi asettaa niin tarkaksi, että yksi käyttäjä voi tarkastella tietyn tiimin asiakirjoja, muokata toisen tiimin sopimusmalleja, ja samalla olla estetty pääsemästä käsiksi kolmannen tiimin dokumentteihin. 

Määrittele käyttötapauksesi

Eri toimialoilla ja osastoilla on erilaisia tarpeita. Esimerkiksi terveydenhuollon tehokkaan sopimushallinnan vaatimukset eroavat hieman siitä, mitä haluat myynnin sopimushallintaohjelmistolta tai hankintojen sopimushallinta-alustalta. Yleisesti ottaen on hyvä määritellä käyttötapauksesi ja valita sitten siihen parhaiten sopiva alusta – paitsi jos käytössäsi on Oneflown kaltainen universaali sopimushallinta-alusta, joka voidaan muovata kaikkiin tarpeisiin sopivaksi.

Valitse alusta, joka voidaan integroida muihin ohjelmistoihisi

Integroimalla sopimushallinnan muihin ohjelmistoihisi voit vähentää ylimääräistä hallinnointiaikaa ja vahvistaa nykyisten työkalujesi tietojen eheyttä. Oneflow integroituu kymmenien CRM-, ATS-, rekrytointi- ja Power Apps -sovellusten kanssa, joten tiedot voidaan täyttää automaattisesti nykyisistä ohjelmistoistasi sopimuksille ja toisinpäin.

Miksi et siis automatisoisi sopimushallintaprosessejasi jo tänään?

Sopimukset määrittelevät säännöt, joiden varaan rakennamme liiketoimintamme – miten toimimme kumppaneidemme, asiakkaidemme, työntekijöidemme jne. kanssa – joten ne ovat uskomattoman tärkeitä. Siksi niiden tehokas hallinta on olennaisen tärkeää, ja – kuten monien muidenkin 2000-luvun liiketoiminnan osa-alueiden kohdalla – hyvät ohjelmistot voivat auttaa optimoimaan tämän prosessin.

Oneflown kaltainen sopimusten ja velvoitteiden hallintatyökalu virtaviivaistaa ja optimoi sopimusten luomista, neuvottelemista ja allekirjoittamista. Se on helppo integroida muihin järjestelmiin (kuten Salesforceen, HubSpotiin tai Power Appsiin), ja se tarjoaa tehokkaita ominaisuuksia – mukaan lukien tekoälyominaisuuksia, joiden avulla voit automatisoida toistuvia tehtäviä ja tuottaa dataan perustuvia oivalluksia. Voit myös määrittää muistutuksia ja käyttää syvällistä analytiikkaa.

Jos olet utelias näkemään, mitä sopimushallintaohjelmisto voisi tarjota sinulle ja miten se voisi hyödyttää liiketoimintaasi, varaa ilmainen esittely jo tänään. Näin saat lisätietoja Oneflowsta ja alustan toiminnasta sekä voit esittää kaikki mahdolliset kysymyksesi. Voit myös kokeilla Oneflowta ilmaiseksi 14 vuorokauden ajan täällä.