Mitä on sopimusten hallinta? Lue kattava opas.

Mikä on yksi asia, joka on yhteinen kaikille yrityksille ympäri maailman? – Ne käyttävät sopimuksia. Sopimukset eivät ehkä aina ole keskiössä työssäsi, mutta niitä on kaikkialla yrityksissä. Siksi asianmukainen sopimushallinta-alusta ja -prosessi ovat olennaisen tärkeitä.

Mitä on sopimusten hallinta?

Sopimusten hallinta on prosessi, jossa hallitaan dokumentteja, joita teet joko yksilönä tai yrityksenä muiden osapuolten kanssa. Prosessi kattaa koko sopimuksen elinkaaren aina ajasta ennen allekirjoittamista sen jälkeiseen aikaan. Se sisältää sopimusten uusimisen, uudelleenneuvottelemisen, toteuttamisen, arkistoinnin ja säilyttämisen.

Mitkä ovat kolme sopimuksen hallinnoinnin vaihetta?

Sopimusten hallinnassa on kolme vaihetta. On aika ennen allekirjoittamista, itse allekirjoittaminen ja lopulta allekirjoittamisen jälkeinen vaihe.

1 Ennen allekirjoitusta

Allekirjoittamista edeltävässä vaiheessa kirjoitat tai muokkaat sopimusta ja valmistelet sitä allekirjoitettavaksi. Jos kyseessä on digitaalinen sopimus, voit käyttää valmista sopimusmallia ja näin syöttää kaikki tarvittavat tiedot sopimukselle. 

Allekirjoittamista edeltävässä vaiheessa ei kuitenkaan ole kyse vain yksittäisestä sopimuksesta. Jos yrityksesi käyttää sopimushallintaohjelmistoa, allekirjoittamista edeltävässä vaiheessa voit myös rakentaa pohjan tiimisi menestykselle. Tähän voi kuulua esimerkiksi työtilojen luominen eri tiimeille, jolloin voit lisätä työtiloihin eri tiimeille sopivat asiakirjamallit sekä työkalut.

2 Allekirjoittaminen

Seuraavaksi tulee kaikille tuttu vaihe eli allekirjoittaminen. Nykyään se tapahtuu yleensä sähköisenä allekirjoituksena jonkin sähköisen allekirjoittamisen työkalun avulla. Etenkin pandemian ansiosta sähköisen allekirjoittamisen hyväksyntä ja laajamittainen käyttö on lisääntynyt maailmanlaajuisesti. 

Kuten ehkä tiedätkin, allekirjoittaminen ei kuitenkaan ole aina yksinkertaista, ja siihen saattaa liittyä jonkin verran neuvotteluja. Onneksi on olemassa Oneflown kaltaisia sopimushallintyökaluja, joiden avulla voit lisätä kommentteja vastapuolesi kanssa suoraan sopimuksella, ja muokata sitä sen lähettämisen jälkeen vähentäen edestakaista käsittelyä.

3 Allekirjoittamisen jälkeen

Nyt vuorossa on sopimuksen hallinta- ja arkistointivaihe. Kun sopimus on allekirjoitettu, se tallennetaan sopimusalustasi arkistoon. Sieltä se voidaan milloin tahansa nostaa esiin tarkasteltavaksi tai lähettää se eteenpäin oikaistavaksi, päivitettäväksi, uusittavaksi tai jopa irtisanottavaksi. Allekirjoittamisen jälkeinen sopimushallintaprosessin vaihe vaatii erityistä valvontaa ja hallinnointia. Varsinkin, jos organisaatio työskentelee suuren sopimusmäärän kanssa.

Joillakin sopimushallintayrityksillä, kuten Oneflowlla, on työkaluja, jotka helpottavat tätä arkistointiprosessia. Tällaisia työkaluja ovat esimerkiksi erilaiset kansiot, tunnisteet, hakutoiminnot sekä automaattiset sisäiset muistutukset siitä, milloin sopimukset on irtisanottava.

Miksi sopimusten hallinta on tärkeää?

Sopimusten hallinta on tärkeää useista syistä. Se auttaa vähentämään kustannuksia ja riskejä, lisäämään tehokkuutta ja tekemään dataan perustuvia päätöksiä.

Riskienhallinta

Sopimuksiin liittyy usein luottamuksellisia tietoja, taloudellisia sitoumuksia tai yleisesti arkaluonteisia seikkoja. Asianmukaisen sopimushallinnan avulla organisaatiot voivat jatkuvasti seurata sopimuksiaan, asettaa käyttäjäoikeuksia, joilla varmistetaan, etteivät sopimukset päädy koskaan vääriin käsiin, ja asettaa sisäiset muistutuksia, jotta sopimusten tärkeät määräajat eivät koskaan umpeudu.

Kustannussäästöt

Tehokas sopimushallinta voi johtaa merkittäviin kustannussäästöihin. Seuraamalla aktiivisesti sopimusten suorituskykyä ja välitavoitteiden toteutumista, organisaatiot voivat tunnistaa mahdollisuuksia kustannusten vähentämiseen, kuten hinnoittelun uudelleenneuvotteluihin, sopimusten yhdistämiseen tai vajaakäytössä olevien palvelujen tunnistamiseen. Lisäksi tehokas sopimusten hallinta auttaa ehkäisemään tarpeettomia sanktioita, maksuja ja oikeuskuluja. Kun sopimusten luomiseen ja hallintaan on käytössä nopeammat prosessit, säästät myös työntekijöiltäsi hallinnoimiseen kuluvaa aikaa, ja he voivat palata tekemään sitä, mitä parhaiten osaavat.

Suhteiden hallinta

Sopimuksiin liittyy usein suhteita ulkoisiin osapuoliin, kuten myyjiin, tavarantoimittajiin tai asiakkaisiin. Tehokas sopimusten hallinta auttaa vaalimaan näitä suhteita edistämällä selkeää viestintää, luottamusta ja avoimuutta. Se luo ympäristön yhteistyölle, vähentää ristiriitoja ja luo perustan pitkäaikaisille kumppanuuksille.

Tehokkuuden ja tuottavuuden parantaminen

Manuaaliset sopimushallintaprosessit, kuten sopimusten etsiminen, määräaikojen seuranta tai uusimisten hallinta, voivat olla aikaa vieviä ja virhealttiita. Sopimusten hallintajärjestelmien ja työnkulkujen (workflowt) käyttöönotto virtaviivaistaa näitä prosesseja, automatisoi tehtäviä ja keskittää sopimuksiin liittyvät tiedot yhteen paikkaan. Se parantaa tehokkuutta, vähentää hallinnollista taakkaa ja antaa tiimeille mahdollisuuden keskittyä arvokkaampiin tehtäviin.

Dataan pohjautuva päätöksenteko

Sopimushallintajärjestelmät voivat tarjota arvokkaita tietoja analytiikka- ja raportointitoimintojen avulla. Sopimustietoja analysoimalla organisaatiot voivat tunnistaa trendejä, riskejä ja mahdollisuuksia. Nämä tiedot mahdollistavat dataan perustuvan päätöksenteon, kuten sopimusten suorituskykyyn liittyvien ongelmien tunnistamisen, toimittajasuhteiden optimoinnin tai prosessien parannusalueiden identifioimisen.

Huonon sopimushallinnan seuraukset

Huonolla sopimusten hallinnalla voi olla merkittäviä seurauksia organisaatioille, kuten mm. oikeudellisia ja säännösten noudattamiseen liittyviä riskejä:

• Taloudelliset menetykset liian suurten maksujen tai menetettyjen tulomahdollisuuksien vuoksi
• Toiminnan tehottomuus, joka johtaa aikataulujen laiminlyöntiin ja tuottavuuden heikkenemiseen
• Suhteiden heikentyminen sidosryhmien välillä huonon viestinnän tai odotutuksiin vastaamisen vuoksi
• Hukkaan menneet mahdollisuudet kustannussäästöihin ja liiketoiminnan kasvuun
• Riidat ja vaatimustenvastaisuus
• Epävarmuus sekä toiminnassa että oikeudellisissa asioissa

Millaista on tehokas sopimusten hallinnointi?

Sinulla on järjestelmä käytössäsi. Sopimuksesi ovat kaikki yhdessä paikassa ja paremmin koordinoituna kuin koskaan ennen. Mutta miltä tehokas sopimusten hallinta oikeastaan näyttää?

Lyhyesti sanottuna se tarkoittaa sitä, että kaikki yrityksessäsi työskentelevät löytävät sopimuksesi helposti ja pääsevät niihin käsiksi. Olipa kyse sitten sopimuksen uusimisesta tai joidenkin yksityiskohtien tarkistamisesta, heidän ei enää tarvitse vaivata ketään tai etsiä tuntikausia tietokannasta. Sopimus löytyy vain muutamalla klikkauksella tehokkaiden hakutoimintojen ansiosta, joiden avulla löydät minkä tahansa sopimuksen muutamassa sekunnissa. Samalla sopimus toimii yhtenä totuuden lähteenä. Tämän lisäksi sinulla on käytössäsi järjestelmä, joka minimoi tietomurtojen tai vahingossa tapahtuvien lainvastaisuuksien riskin.

Sopimusten hallinnointiin liittyviä vinkkejä ja parhaita käytäntöjä

Seuraavassa muutamia vinkkejä yrityksellesi sopivan sopimushallintaratkaisun löytämiseksi:

Valitse ratkaisu, joka toimii kaikille

Etsi ratkaisu, joka sopii paitsi sinulle ja tiimillesi, myös koko organisaatiollesi, jotta kaikki sopimuksesi ovat saatavilla yhdessä paikassa. Tämä on erityisen tärkeää tilintarkastuksen kannalta.

Valitse sopimushallinta-alusta, jossa on työkaluja sopimusten organisointiin

Sopimusten organisointi on välttämätön vaihe riskien ja tarpeettoman hallinnointiin kuluvan ajan vähentämiseksi. Jotkin ohjelmistot, kuten Oneflow, mahdollistavat eri työtilojen käytön, jotta tiimien asiakirjamallit, dashboardit ja arkistot voidaan pitää erillään.

Valitse alusta, joka auttaa sinua pysymään kärryillä tärkeistä sopimuksen elinkaaritapahtumista

Jos haluat varmistaa, ettet koskaan myöhästy sopimusten määräajasta, valitse alusta, jossa voit asettaa sisäisiä muistutuksia, ja jossa käyttäjät voivat tarkastella tulevia sopimustapahtumia kalenterinäkymässä.

Huolehdi käyttäjäoikeuksista, jotta sopimukset eivät joudu vääriin käsiin

Koska sopimuksissa on arkaluonteisia tietoja, on tärkeää valita ohjelmisto, jossa on muokattavat käyttäjäoikeudet, joiden avulla voit valvoa, kuka pääsee käsiksi mihinkin sopimukseen ja mitä he voivat tehdä eri sopimuksille. Oneflowssa käyttöoikeusasetukset voi asettaa niin tarkaksi, että yksi käyttäjä voi tarkastella tietyn tiimin asiakirjoja, muokata toisen tiimin sopimusmalleja, ja samalla olla estetty pääsemästä käsiksi kolmannen tiimin dokumentteihin. 

Valitse alusta, joka voidaan integroida muihin ohjelmistoihisi

Integroimalla sopimushallinnan muihin ohjelmistoihisi voit vähentää ylimääräistä hallinnointiaikaa ja vahvistaa nykyisten työkalujesi tietojen eheyttä. Oneflow integroituu kymmenien CRM-, ATS-, rekrytointi- ja Power Apps -sovellusten kanssa, joten tiedot voidaan täyttää automaattisesti nykyisistä ohjelmistoistasi sopimuksille ja toisinpäin.

Miksi et siis automatisoisi sopimushallintaprosessejasi jo tänään?

Jos olet utelias näkemään, mitä sopimushallintaohjelmisto voisi tarjota sinulle ja miten se voisi hyödyttää liiketoimintaasi, varaa ilmainen esittely jo tänään. Näin saat lisätietoja Oneflowsta ja alustan toiminnasta sekä voit esittää kaikki mahdolliset kysymyksesi. Voit myös kokeilla Oneflowta ilmaiseksi 14 vuorokauden ajan täällä.