Voimme kaikki olla samaa mieltä siitä, että sopimukset ovat kaupallisten suhteiden selkäranka, joissa määritellään osapuolten velvollisuudet, oikeudet ja vastuut. Sopimukset altistavat yritykset kuitenkin myös erilaisille riskeille, jos niitä ei hallinnoida asianmukaisesti – aina taloudellisista tappioista mainehaittoihin ja oikeudellisiin vastuisiin.
Tehokas sopimusriskien hallinta on olennaisen tärkeää näiden sudenkuoppien vähentämiseksi ja liiketoiminnan sujuvuuden varmistamiseksi. Tässä artikkelissa selvitetään, mitä sopimusriskien hallinta tarkoittaa, annetaan esimerkkejä yleisimmistä sopimusriskeistä, käsitellään sopimusten riskimatriisin käsitettä ja hahmotellaan parhaita käytäntöjä, joiden avulla yrityksesi pysyy turvassa.
1. Mitä sopimusriskien hallinta on?
Sopimusriskien hallinta tarkoittaa, että tunnistat, analysoit ja lievennät mahdollisia riskejä, joita sopimuksiin voi liittyä. Näitä riskejä voi syntyä missä tahansa sopimuksen elinkaaren vaiheessa, aina neuvotteluista ja laatimisesta sopimuksen täytäntöönpanoon ja irtisanomiseen. Sopimusriskien hallinnan tavoitteena on minimoida riitojen, rikkomusten ja tappioiden mahdollisuus ja varmistaa samalla, että kaikki osapuolet täyttävät sopimusvelvoitteensa.
Sopimukset ovat oikeudellisesti sitovia asiakirjoja, joissa hahmotellaan liikesuhteiden ehdot. Ne kattavat monenlaisia näkökohtia, kuten hinnoittelun, toimitusaikataulut, maksuehdot, takuut ja riitojenratkaisumekanismit. Sopimusten monimutkaisuus ja moninaisuus merkitsevät kuitenkin myös sitä, että ne voivat olla merkittävien riskien lähde. Huonosti laaditut sopimukset voivat esimerkiksi sisältää epäselviä sanamuotoja, jotka johtavat erilaisiin tulkintoihin, kun taas lakisääteisten vaatimusten noudattamatta jättäminen voi johtaa oikeudellisiin seuraamuksiin.
Tehokas sopimusriskien hallinta edellyttää ennakoivaa lähestymistapaa. Siihen kuuluu paitsi mahdollisten riskien tunnistaminen myös toimenpiteiden toteuttaminen niiden lieventämiseksi. Tähän voi kuulua toisen osapuolen due diligence -tarkastelu, selkeiden ja kattavien sopimusehtojen laatiminen ja sopimusten säännöllinen tarkistaminen sen varmistamiseksi, että ne ovat ajan tasalla nykyisten lakien ja liiketoiminnan tarpeiden kanssa. Hallitsemalla sopimusriskejä tehokkaasti yritykset voivat suojautua taloudellisilta tappioilta, oikeudellisilta riidoilta ja maineelle aiheutuvilta vahingoilta ja samalla varmistaa, että ne täyttävät sopimusvelvoitteensa.
Lue myös: Opas: Sopimusten elinkaaren hallinta
2. Esimerkkejä sopimusriskeistä
Sopimusriskit voivat olla monenlaisia riippuen sopimuksen luonteesta ja osapuolista. Yksi yleinen esimerkki on riski siitä, että sääntelyvaatimuksia ei noudateta. Tämä riski on erityisen merkityksellinen kansainvälisissä sopimuksissa, joissa yritysten on selviydyttävä erilaisista oikeudellisista puitteista ja sääntelykehyksistä. Yritys voi esimerkiksi tehdä sopimuksen toisessa maassa sijaitsevan toimittajan kanssa ymmärtämättä täysin paikallista työlainsäädäntöä tai ympäristösäännöksiä. Jos toimittaja ei noudata näitä säännöksiä, yritys voi joutua vastuuseen ja päätyä maksamaan sakkoja, nostamaan kanteen ja vahingoittamaan mainettaan.
Toinen esimerkki sopimusriskistä on toimittajan myöhästynyt toimitus tai toimituksen laiminlyönti. Esimerkiksi toimitusketjusopimuksessa yritys voi luottaa siihen, että toimittaja toimittaa kriittiset komponentit ajallaan. Jos myyjä ei pysty noudattamaan sovittua toimitusaikataulua, yritys voi joutua kärsimään tuotannon viivästymisestä, myynnin menetyksestä ja tyytymättömistä asiakkaista. Joissakin tapauksissa yritykselle voi myös tulla seuraamuksia, jos se ei täytä omia sopimusvelvoitteitaan asiakkaita kohtaan.
Taloudelliset riskit ovat myös yleisiä sopimuksissa – erityisesti pitkäaikaisissa sopimuksissa. Esimerkiksi sopimus, jossa on usean vuoden kiinteä hinta, saattaa altistaa yrityksen taloudellisille tappioille, jos markkinaolosuhteet muuttuvat ja tavaroiden tai palvelujen kustannukset nousevat. Vastaavasti sopimukset, joihin liittyy markkinahintoihin perustuva vaihteleva hinnoittelu, voivat johtaa ennakoimattomiin kustannuksiin, mikä vaikeuttaa yritysten budjetin tehokasta hallintaa.
Kaiken tämän lisäksi sopimuksiin liittyvät epäselvyydet voivat aiheuttaa riskin. Epäselvä sopimuskieli voi johtaa kiistoihin ehtojen tulkinnasta, mikä voi johtaa kalliisiin oikeudenkäynteihin. Jos sopimuksessa ei esimerkiksi määritellä selkeästi, mitä tarkoittaa ”oikea-aikainen toimitus”, osapuolilla voi olla tästä erilaisia odotuksia, mikä johtaa erimielisyyksiin ja mahdollisiin sopimusrikkomuksiin.
Nämä esimerkit korostavat perusteellisen sopimusriskien hallinnan merkitystä. Tunnistamalla ja käsittelemällä mahdolliset riskit jo varhaisessa vaiheessa yritykset voivat välttää kalliit riidat ja varmistaa, että sopimukset tukevat strategisia tavoitteita eivätkä estä niitä.
3. Mikä on sopimusten riskimatriisi?
Riskimatriisi on tehokas väline, jota käytetään sopimusriskien hallinnassa riskien arviointiin ja priorisointiin. Se tarjoaa visuaalisen esityksen eri riskien todennäköisyydestä ja vaikutuksista ja auttaa yrityksiä määrittämään, mitkä riskit vaativat eniten huomiota ja resursseja. Matriisi koostuu yleensä kahdesta akselista:
- Todennäköisyys: Tämä akseli kuvaa riskin toteutumisen todennäköisyyttä. Se jaetaan yleensä luokkiin, kuten harvinainen, epätodennäköinen, mahdollinen, todennäköinen ja lähes varma.
- Vaikutus: Tämä akseli kuvaa riskin mahdollisia seurauksia, jos se toteutuu. Vaikutus voi vaihdella aina vähäisestä, jolla ei ole juurikaan vaikutusta liiketoimintaan, kriittiseen, jolla on vakavia taloudellisia, toiminnallisia tai maineeseen kohdistuvia vahinkoja.
Hahmottelemalla riskit matriisiin yritykset voivat luokitella ne eri tärkeysluokkiin. Esimerkiksi riski, joka on erittäin todennäköinen ja jolla on kriittinen vaikutus, luokitellaan korkean prioriteetin riskiksi, joka vaatii välitöntä huomiota ja lieventämistä. Toisaalta riski, joka on epätodennäköinen ja jolla on vähäinen vaikutus, voidaan katsoa matalaksi prioriteetiksi ja sitä voidaan hallita vähemmän kiireellisesti.
Riskimatriisi ei ole yksiselitteinen työkalu, vaan se voidaan räätälöidä yrityksen erityistarpeisiin ja riskinottohalukkuuteen sopivaksi. Jotkin organisaatiot voivat käyttää yksityiskohtaisempia todennäköisyys- ja vaikutusluokkia, kun taas toiset haluavat käyttää yksinkertaisempaa matriisia. Tärkeintä on varmistaa, että matriisi antaa selkeän ja tarkan kuvan sopimukseen liittyvistä riskeistä, jotta yritys voi tehdä dataan perustuvia päätöksiä riskienhallinnasta.
Esimerkiksi kriittisen toimittajan kanssa tehdyssä sopimuksessa yritys saattaa tunnistaa toimitusketjun häiriön riskin erittäin todennäköiseksi ja vaikutuksiltaan suureksi riskiksi. Tämä riski sijoitettaisiin matriisin oikeaan yläkulmaan, mikä osoittaisi, että se on ensisijainen riski, jota on pyrittävä vähentämään. Tämän jälkeen yritys voi päättää monipuolistaa toimittajakantaansa, neuvotella viivästyneistä toimituksista aiheutuvista seuraamuksista tai investoida varastopuskureihin mahdollisten häiriöiden vaikutusten vähentämiseksi.
Riskimatriisi on myös dynaaminen työkalu, jota olisi päivitettävä säännöllisesti uusien riskien ilmaantuessa ja olemassa olevien riskien kehittyessä. Tarkastelemalla ja päivittämällä matriisia säännöllisesti yritykset voivat varmistaa, että niiden sopimusriskien hallintastrategiat pysyvät tehokkaina ja vastaavat muuttuviin olosuhteisiin.
Lue myös: Tekoälyn rooli sopimushallinnassa
4. Kuusi parasta käytäntöä yrityksesi turvallisuuden varmistamiseksi
Sopimuksiin liittyvien riskien tehokkaan hallinnan ja yrityksesi suojaamisen kannalta on tärkeää ottaa käyttöön parhaat käytännöt, jotka koskevat sopimusten elinkaaren eri vaiheita. Seuraavassa on kuusi keskeistä käytäntöä, jotka kannattaa ottaa huomioon:
1. Suorita perusteellinen due diligence -tarkastus
Ennen sopimuksen tekemistä on erittäin tärkeää tehdä kattava due diligence -tutkimus toisesta osapuolesta. Tähän prosessiin kuuluu sen taloudellisen vakauden, oikeudellisen aseman ja sääntöjen noudattamisen arvioiminen. Perusteellisen due diligence -tarkastuksen avulla voit tunnistaa mahdolliset riskit jo varhaisessa vaiheessa ja tehdä dataan perustuvia päätöksiä sopimuksen tekemisestä. Tämä vaihe on erityisen tärkeä kansainvälisissä sopimuksissa, joissa oikeudellisten puitteiden ja sääntelykehysten erot voivat aiheuttaa merkittäviä riskejä.
2. Määrittele selkeästi roolit ja vastuualueet
Tehtävien ja vastuiden epäselvyydet ovat yleinen syy sopimusriitoihin. Väärinkäsitysten välttämiseksi ja sen varmistamiseksi, että kaikki osapuolet ovat samoilla linjoilla, on tärkeää määritellä selkeästi kunkin osapuolen roolit, vastuut ja odotukset sopimuksessa. Tähän kuuluu myös sen määrittely, kuka on vastuussa mistäkin, toimitusten määräajat ja suoritusten arviointiperusteet. Selkeillä ja yksityiskohtaisilla kuvauksilla voit vähentää riitojen riskiä ja varmistaa, että sopimus toteutetaan sujuvasti.
3. Sisällytä selkeät ehdot ja edellytykset
Sopimukset tulisi laatia selkeällä ja yksiselitteisellä kielellä, joka kattaa kaikki sopimuksen kriittiset näkökohdat. Tähän sisältyvät maksuehdot, toimitusaikataulut, suoritusstandardit, takuut ja riitojenratkaisumekanismit. Vältä epämääräisiä tai avoimia lausekkeita, jotka voivat johtaa ristiriitaisiin tulkintoihin. Sopimukseen on myös suositeltavaa sisällyttää ennakoimattomia riskejä koskevia määräyksiä, kuten ylivoimaista estettä (force majeure) koskevia lausekkeita, jotka mahdollistavat sopimuksen mukauttamisen ennakoimattomien olosuhteiden ilmaantuessa.
4.Ota käyttöön järjestelmä sopimusten hallinnointiin
Sopimustenhallintajärjestelmä on arvokas väline kaikkien organisaation sopimusten keskittämiseen ja hallintaan. Tällaisen järjestelmän avulla voit seurata keskeisiä päivämääriä, kuten uusimis- ja päättymispäiviä, ja sopimusvelvoitteiden noudattamista sekä varmistaa, että kaikki osapuolet täyttävät velvollisuutensa. Käyttämällä sopimusten hallintajärjestelmää voit parantaa tehokkuutta, lisätä valvontaa ja varmistaa, että sopimuksia hallinnoidaan tehokkaasti koko niiden elinkaaren ajan.
5. Tarkista ja päivitä sopimuksia säännöllisesti
Sopimukset eivät ole staattisia asiakirjoja, vaan ne on tarkistettava ja päivitettävä säännöllisesti, jotta ne pysyvät voimassa olevien lakien, asetusten ja liiketoiminnan tavoitteiden mukaisina. Liiketoimintaympäristön muutokset, kuten uudet säännökset tai markkinaolosuhteiden muutokset, voivat edellyttää sopimusehtojen tarkistamista. Säännölliset tarkistukset tarjoavat myös tilaisuuden tunnistaa mahdolliset riskit, jotka ovat tulleet esiin sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Pitämällä sopimukset ajan tasalla voit varmistaa, että ne palvelevat edelleen yrityksesi etuja.
6. Laadi riskienhallintasuunnitelma
Riskienhallintasuunnitelma on olennainen osa tehokasta sopimusriskien hallintaa. Suunnitelmassa olisi esitettävä toimenpiteet, joihin ryhdytään tunnistettujen riskien käsittelemiseksi, mukaan lukien varotoimenpiteet mahdollisten sopimusrikkomusten varalta. Siihen voidaan esimerkiksi nimetä vaihtoehtoisia toimittajia siltä varalta, että myyjä ei täytä sopimusehtoja, tai sopimukseen voidaan sisällyttää viivästyneiden toimitusten sakkolausekkeita, joilla kannustetaan oikea-aikaiseen suoritukseen. Hyvin laadittu riskienhallintasuunnitelma auttaa hallitsemaan riskejä ennakoivasti ja varmistamaan, että yrityksesi on valmis vastaamaan kaikkiin esiin tuleviin haasteisiin.
Tiivistelmä
Yhä monimutkaisemmassa ja verkottuneemmassa yritysmaailmassa sopimusriskien hallinta ei ole vain operatiivinen vaan myös strateginen välttämättömyys. Vaikka sopimukset ovat välttämättömiä liikesuhteiden virallistamisessa, niihin liittyy luonnostaan riskejä, jotka voivat johtaa taloudellisiin tappioihin, oikeusriitoihin ja yrityksen maineen vahingoittumiseen, jos niitä ei hallita asianmukaisesti. Tehokas sopimusriskien hallinta edellyttää kokonaisvaltaista lähestymistapaa, johon kuuluu perusteellinen due diligence, selkeät ja täsmälliset sopimusehdot, säännölliset tarkistukset ja riskimatriisin kaltaisten työkalujen käyttö mahdollisten ongelmien priorisoimiseksi ja käsittelemiseksi.
Ottamalla käyttöön parhaat käytännöt sopimusriskien hallinnassa yritykset voivat paitsi suojautua sopimussuhteiden haitoilta myös hyödyntää sopimuksia toimintansa tehostamiseksi ja strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Kyky hallita sopimusriskejä tehokkaasti varmistaa, että yritykset voivat selviytyä sopimussuhteiden monimutkaisista kysymyksistä luottavaisin mielin, mikä edistää vahvempia ja luotettavampia kumppanuuksia ja viime kädessä edistää pitkän aikavälin menestystä.
