Tehokas asiakirjojen arkistointi on välttämätöntä sekä yrityksille että yksityishenkilöille hyperinformaation aikakaudella. Arkistointi varmistaa tärkeiden asiakirjojen säilyttämisen, järjestämisen ja turvallisuuden sekä helpottaa niiden saatavuutta aina tarvittaessa.
Tässä oppaassa tarkastelemme parhaita käytäntöjä, varastoinnin ja arkistoinnin eroja, arkistoitujen asiakirjojen kohtaloa, parhaita asiakirjojen arkistointijärjestelmiä ja tärkeitä vinkkejä tehokkaaseen asiakirjojen arkistointiin.
Mikä on paras tapa arkistoida asiakirjoja?
Paras tapa arkistoida asiakirjoja riippuu useista tekijöistä, kuten asiakirjojen määrästä sekä niiden saatavuuden ja turvallisuuden tärkeellisyydestä. Seuraavassa on kaksi ensisijaista asiakirjojen arkistointimenetelmää:
Fyysinen arkistointi
Fyysinen arkistointi tarkoittaa paperiasiakirjojen säilyttämistä turvallisessa paikassa. Tähän menetelmään kuuluu arkistokaappien, laatikoiden tai arkistointitilojen käyttö. Vaikka fyysinen arkistointi on konkreettista eikä vaadi digitekniikkaa, sillä on myös haittapuolensa:
- Tilavaatimukset: Fyysiset asiakirjat vievät paljon tilaa.
- Hajoaminen: Ajan myötä paperi voi heikentyä, mikä vaarantaa asiakirjojen eheyden.
- Saavutettavuus: Tiettyjen asiakirjojen löytäminen voi olla aikaa vievää.
Digitaalinen arkistointi
Digitaalinen arkistointi on prosessi, jossa fyysiset asiakirjat muunnetaan sähköiseen muotoon ja tallennetaan asiakirjahallintajärjestelmien (DMS) avulla. Tämä menetelmä tarjoaa lukuisia etuja:
- Tilatehokkuus: Digitaaliset asiakirjat säästävät fyysistä tilaa.
- Hakukelpoisuus: Metatiedot ja indeksointi helpottavat asiakirjojen nopeaa löytämistä.
- Turvallisuus: Digitaaliset arkistot voidaan salata ja niiden käyttöoikeuksia voidaan valvoa.
- Varmuuskopiointi: Digitaaliset tiedostot voidaan varmuuskopioida säännöllisesti tietojen menetyksen estämiseksi.
Useimmille organisaatioille digitaalinen arkistointi on paras tapa arkistoida asiakirjoja sen tehokkuuden, turvallisuuden ja helppokäyttöisyyden vuoksi.
Lue myös: Mitä on sopimusten hallinta?
Mitä eroa on varastoinnilla ja arkistoinnilla?
Varastoinnin ja arkistoinnin välisen eron ymmärtäminen on ratkaisevan tärkeää tehokkaan tiedonhallinnan kannalta. Vaikka näitä termejä käytetään usein synonyymeinä, ne viittaavat eri prosesseihin.
Varastointi
Varastoinnilla tarkoitetaan sellaisten asiakirjojen säilyttämistä, joita käytetään edelleen aktiivisesti ja joita tarkastellaan usein. Näiden asiakirjojen on oltava helposti saatavilla päivittäistä toimintaa varten. Varastointiratkaisuihin kuuluvat sekä fyysiset arkistointijärjestelmät että digitaaliset arkistot, joissa nykyiset asiakirjat säilytetään helposti saatavilla.
Arkistointi
Arkistointi taas tarkoittaa sellaisten asiakirjojen säilyttämistä, joita ei enää käytetä säännöllisesti mutta jotka on säilytettävä myöhempää käyttöä, lainsäädännön noudattamista tai muita tarkoituksia varten. Arkistoituja asiakirjoja säilytetään turvallisesti ja järjestellysti, ja ne sijaitsevat usein paikoissa, joihin ei ole yhtä helppo päästä käsiksi kuin varastoon.
Varastoinnissa on kyse asiakirjojen pitämisestä helposti saatavilla aktiivista käyttöä varten, kun taas arkistoinnissa keskitytään tärkeiden asiakirjojen säilyttämiseen pitkäaikaista säilyttämistä ja satunnaista hakua varten.
Mitä arkistoiduille asiakirjoille tapahtuu?
Arkistoidut asiakirjat säilytetään huolellisesti niiden pitkäikäisyyden ja eheyden varmistamiseksi. Arkistoiduille asiakirjoille tapahtuu yleensä seuraavaa:
Säilyvyys
Asiakirjat säilytetään tavalla, joka suojaa niitä fyysisiltä vaurioilta, ympäristötekijöiltä ja luvattomalta pääsyltä. Fyysisten arkistojen osalta tämä voi tarkoittaa esimerkiksi ilmastoiduissa ympäristöissä ja suojatuissa varastotiloissa säilyttämistä. Digitaalisissa arkistoissa salaus ja säännölliset varmuuskopiot ovat olennaisen tärkeitä.
Järjestys
Arkistoidut asiakirjat järjestetään järjestelmällisesti metatietojen, indeksoinnin ja luokittelun avulla. Tämä organisointi helpottaa asiakirjojen hakemista tarvittaessa, jopa useiden vuosien jälkeen.
Saatavuus
Vaikka arkistoituja asiakirjoja ei käytetä yhtä usein kuin varastoituja asiakirjoja, niiden on silti oltava löydettävissä. Pääsynvalvonta ja hakumenettelyt otetaan käyttöön sen varmistamiseksi, että valtuutettu henkilökunta pääsee tarvittaessa käsiksi näihin asiakirjoihin.
Lainmukaisuus
Monilla toimialoilla on lakisääteisiä vaatimuksia asiakirjojen säilyttämisestä. Arkistoituja asiakirjoja säilytetään näiden säännösten mukaisesti ja varmistetaan, että ne ovat käytettävissä tarkastuksia, oikeudenkäyntejä tai muita virallisia tarkoituksia varten.
Arkistoidut asiakirjat säilytetään, järjestetään ja tallennetaan turvallisesti, jotta niiden saatavuus ja eheys voidaan varmistaa pitkällä aikavälillä.
Lue myös: Parempi sopimusarkisto ja kansiot Oneflowssa
Joitakin hyviä asiakirjojen arkistointijärjestelmiä
Oikean asiakirjojen arkistointijärjestelmän valinta on ratkaisevan tärkeää tehokkaan ja turvallisen asiakirjahallinnan kannalta. Seuraavassa on joitakin parhaita saatavilla olevia asiakirjojen arkistointijärjestelmiä:
Oneflow
Oneflow on loistava asiakirjojen arkistointi- ja hallintaratkaisu, joka on suunniteltu tehostamaan asiakirjojen koko elinkaaren hallintaa. Se tarjoaa sellaisia ominaisuuksia, kuten turvallisen säilytyksen, helpon haun ja lakisääteisten vaatimusten noudattamisen. Oneflown intuitiivinen käyttöliittymä ja kehittyneet hakuominaisuudet tekevät siitä erinomaisen valinnan kaikenkokoisille yrityksille.
SharePoint
Microsoft SharePoint on monipuolinen yrityksen sisällönhallintajärjestelmä (ECM), joka tarjoaa kattavia asiakirjojen arkistointiratkaisuja. Se integroituu saumattomasti muihin Microsoft Office -sovelluksiin ja tarjoaa tehokkaita työkaluja yhteistyöhön, versionhallintaan ja asiakirjojen turvalliseen säilytykseen.
OpenText
OpenText on johtava ECM-järjestelmä, joka tunnetaan skaalautuvuudestaan ja vankoista ominaisuuksistaan. Se tarjoaa turvallisen alustan asiakirjojen arkistointiin ja hallintaan ja varmistaa alan säännösten noudattamisen. OpenTextin kehittyneiden hakuominaisuuksien ansiosta se sopii erinomaisesti suurille organisaatioille, joilla on laajoja asiakirjojen arkistointitarpeita.
Laserfiche
Laserfiche on suosittu asiakirjahallintajärjestelmä, joka tarjoaa tehokkaita arkistointiominaisuuksia. Se tarjoaa turvallisen tallennuksen, metatietojen merkitsemisen ja asiakirjojen tehokkaan haun. Laserfichen käyttäjäystävällinen alusta ja räätälöintimahdollisuudet tekevät siitä sopivan eri toimialoille.
Lue myös: Top 5 sopimushallintastrategiaa B2B-liiketoiminnallesi
Vinkkejä asiakirjojen parempaan arkistointiin
Tehokas asiakirjojen arkistointi edellyttää huolellista suunnittelua ja toteutusta. Seuraavassa on joitakin vinkkejä ja parhaita käytäntöjä, joilla varmistetaan asiakirjojen arkistoinnin onnistuminen:
Kehitä asiakirjojen arkistointikäytäntöjä
Luo kattava asiakirjojen arkistointikäytäntö, jossa esitetään menettelyt, vastuualueet ja säilytysaikataulut. Tässä olisi määriteltävä yksityiskohtaisesti, miten asiakirjat arkistoidaan, kuka vastaa arkistoinnista ja kuinka kauan asiakirjoja on säilytettävä.
Käytä metatietoja ja indeksointia
Metatiedot ja indeksointi ovat ratkaisevan tärkeitä arkistoitujen asiakirjojen järjestämisessä ja hakemisessa. Käytä johdonmukaisia metatietotunnisteita ja indeksointijärjestelmiä asiakirjojen luokitteluun, jotta halutut tiedostot on helppo löytää tarvittaessa.
Ota käyttöön pääsynvalvonta
Suojaa arkistoidut asiakirjat luvattomalta käytöltä ottamalla käyttöön tiukat pääsynvalvontatoimet. Varmista, että arkaluonteisia asiakirjoja voivat käyttää vain valtuutetut henkilöt, ja tarkista käyttöoikeudet säännöllisesti turvallisuuden ylläpitämiseksi.
Varmuuskopioi digitaaliset arkistot säännöllisesti
Säännölliset varmuuskopiot ovat välttämättömiä tietojen menettämisen estämiseksi. Ota käyttöön digitaalisten arkistojesi automaattiset varmuuskopiot, jotta asiakirjat säilyvät järjestelmävikojen tai verkkohyökkäysten varalta.
Kouluta henkilöstöäsi
Varmista, että kaikki työntekijät on koulutettu asiakirjojen arkistointijärjestelmään ja -käytäntöihin. Säännölliset koulutustilaisuudet auttavat ylläpitämään johdonmukaisuutta ja varmistamaan, että kaikki ymmärtävät oman roolinsa arkistointiprosessissa.
Seuraa ja arvioi
Seuraa ja tarkista säännöllisesti asiakirjojen arkistointijärjestelmääsi, jotta se pysyy tehokkaana ja lakisääteisten vaatimusten mukaisena. Säännölliset tarkastukset auttavat tunnistamaan mahdolliset ongelmat, jotta voit tehdä oikea-aikaisia mukautuksia.
Valitse oikea teknologia
Valitse organisaatiosi tarpeisiin sopiva asiakirjojen arkistointijärjestelmä. Ota arkistointiratkaisua valitessasi huomioon sellaiset tekijät kuin skaalautuvuus, turvallisuus, helppokäyttöisyys ja integroitavuus olemassa oleviin järjestelmiin.
Ota käyttöön johdonmukaiset nimeämiskäytännöt
Käytä tiedostojen ja kansioiden nimeämisessä vakiomuotoisia käytäntöjä, jotta säilytät johdonmukaisuuden ja helpotat asiakirjojen paikantamista. Vältä moniselitteisiä tai liian monimutkaisia nimiä, jotka voivat hämmentää käyttäjiä.
Tiivistelmä
Asiakirjojen arkistointi on elintärkeä käytäntö tärkeiden asiakirjojen säilyttämiseksi sekä oikeudellisten ja sääntelyvaatimusten noudattamisen varmistamiseksi. Ymmärtämällä parhaat tavat arkistoida asiakirjoja, varastoinnin ja arkistoinnin erot sekä arkistoitujen asiakirjojen ylläpitoon liittyvät prosessit organisaatiot voivat luoda tehokkaita ja turvallisia arkistointijärjestelmiä. Parhaiden käytäntöjen toteuttaminen ja pätevän asiakirjojen arkistointijärjestelmän, kuten Oneflown, valitseminen voi tehostaa asiakirjahallintastrategiaa entisestään. Näin voit varmistaa, että asiakirjasi säilyvät, ovat järjestyksessä ja käytettävissä vuosien ajan.
