L’archivage de documents est essentiel pour les entreprises et les particuliers à l’ère de l’hyper-information. L’archivage de documents garantit la préservation, l’organisation et la sécurité des documents importants, tout en facilitant leur accès en cas de besoin.
Dans ce guide, nous allons explorer les meilleures pratiques, les différences entre le stockage et l’archivage, le sort des documents archivés, les meilleurs systèmes d’archivage de documents et les conseils essentiels pour un archivage de documents efficace. Plongeons dans tout ce que vous devez savoir sur l’archivage de documents.
Quelle est la meilleure façon d’archiver des documents ?
La meilleure façon d’archiver des documents dépend de plusieurs facteurs, notamment le volume des documents, le besoin d’accessibilité et l’importance de la sécurité. Voici les deux principales méthodes d’archivage de documents :
L’archivage physique
L’archivage physique consiste à stocker les documents papier dans un endroit sûr. Cette méthode comprend l’utilisation de classeurs, de boîtes ou d’installations de stockage d’archives spécialisées. Bien que tangible et ne faisant pas appel à la technologie numérique, l’archivage physique présente des inconvénients :
- Encombrement: Les documents physiques prennent beaucoup de place.
- Dégradation: Avec le temps, le papier peut se dégrader, ce qui compromet l’intégrité des documents.
- Accessibilité: La recherche de documents spécifiques peut prendre beaucoup de temps.
Archivage numérique
L’archivage numérique consiste à convertir des documents physiques en formats électroniques et à les stocker à l’aide de systèmes de gestion documentaire (SGD). Cette méthode offre de nombreux avantages :
- Économie d’espace: Les documents numériques permettent d’économiser de l’espace physique.
- Possibilité de recherche: Les métadonnées et l’indexation permettent de retrouver rapidement les documents.
- Sécurité: Les archives numériques peuvent être cryptées et leur accès contrôlé.
- Sauvegarde: Les fichiers numériques peuvent être sauvegardés régulièrement pour éviter la perte de données.
Pour la plupart des organisations, l’archivage numérique est le meilleur moyen d’archiver les documents en raison de son efficacité, de sa sécurité et de sa facilité d’accès.
Quelle est la différence entre le stockage et l’archivage ?
Pour une gestion efficace de l’information, il est essentiel de comprendre la différence entre le stockage et l’archivage. Bien que ces termes soient souvent utilisés de manière interchangeable, ils renvoient à des processus distincts.
Le stockage
Le stockage fait référence au processus de conservation des documents qui sont encore activement utilisés et fréquemment consultés. Ces documents doivent être facilement accessibles pour les opérations quotidiennes. Les solutions de stockage comprennent à la fois des systèmes d’archivage physiques et des référentiels numériques où les documents actuels sont conservés pour être facilement accessibles.
L’archivage
L’archivage, quant à lui, implique la préservation des documents qui ne sont plus utilisés régulièrement mais qui doivent être conservés à des fins de référence future, de respect de la législation ou d’archivage. Les documents archivés sont stockés de manière sécurisée et systématique, souvent dans des endroits moins accessibles que le stockage actif.
Alors que le stockage consiste à garder les documents facilement accessibles pour une utilisation active, l’archivage se concentre sur la préservation des documents importants pour une conservation à long terme et une récupération occasionnelle.
Qu’advient-il des documents archivés ?
Les documents archivés sont soigneusement conservés pour assurer leur longévité et leur intégrité. Voici ce qu’il advient généralement des documents archivés :
Préservation
Les documents sont stockés de manière à les protéger des dommages physiques, des facteurs environnementaux et des accès non autorisés. Pour les archives physiques, il peut s’agir d’environnements à climat contrôlé et d’installations de stockage sécurisées. Pour les archives numériques, le cryptage et des sauvegardes régulières sont essentiels.
L’organisation
Les documents archivés sont systématiquement organisés à l’aide de métadonnées, d’indexation et de catégorisation. Cette organisation facilite la récupération des documents en cas de besoin, même après de nombreuses années.
Accessibilité
Bien que les documents archivés ne soient pas consultés aussi fréquemment que les documents stockés, ils doivent pouvoir être retrouvés. Des contrôles d’accès et des procédures de récupération sont mis en place pour garantir que le personnel autorisé puisse accéder à ces documents en cas de besoin.
Conformité légale
De nombreux secteurs d’activité ont des exigences légales en matière de conservation des documents. Les documents archivés sont conservés conformément à ces réglementations, ce qui garantit qu’ils sont disponibles pour des audits, des procédures judiciaires ou d’autres objectifs officiels.
Par essence, les documents archivés sont préservés, organisés et stockés en toute sécurité afin de garantir leur disponibilité et leur intégrité à long terme.
Quelques bons systèmes d’archivage de documents
Le choix du bon système d’archivage de documents est essentiel pour une gestion efficace et sécurisée des documents. Voici quelques-uns des meilleurs systèmes d’archivage de documents disponibles :
Oneflow
Oneflow est une excellente solution d’archivage et de gestion de documents conçue pour rationaliser l’ensemble du cycle de vie des documents. Il offre des fonctionnalités telles que le stockage sécurisé, la facilité de récupération et la conformité aux exigences légales. L’interface intuitive de Oneflow et ses capacités de recherche avancées en font un excellent choix pour les entreprises de toutes tailles.
SharePoint
Microsoft SharePoint est un système polyvalent de gestion de contenu d’entreprise (ECM) qui offre des solutions complètes d’archivage de documents. Il s’intègre de manière transparente aux autres applications Microsoft Office et offre de puissants outils de collaboration, de contrôle des versions et de stockage sécurisé des documents.
OpenText
OpenText est un système ECM de premier plan connu pour son évolutivité et ses fonctionnalités robustes. Il fournit une plateforme sécurisée pour l’archivage et la gestion des documents, garantissant la conformité avec les réglementations du secteur. Les capacités avancées de recherche et d’extraction d’OpenText en font la solution idéale pour les grandes organisations ayant des besoins importants en matière d’archivage de documents.
Laserfiche
Laserfiche est un système de gestion documentaire populaire qui offre de puissantes fonctions d’archivage. Il permet un stockage sécurisé, un étiquetage des métadonnées et une récupération efficace des documents. L’interface conviviale et les options de personnalisation de Laserfiche en font un outil adapté à divers secteurs d’activité.
Conseils pour un meilleur archivage de vos documents
Un archivage efficace des documents nécessite une planification et une mise en œuvre minutieuses. Voici quelques conseils et bonnes pratiques pour assurer un archivage réussi des documents :
Élaborer une politique d’archivage des documents
Élaborez une politique globale d’archivage des documents qui définisse les procédures, les responsabilités et les calendriers de conservation. Cette politique doit préciser comment les documents doivent être archivés, qui est responsable de l’archivage et combien de temps les documents doivent être conservés.
Utiliser les métadonnées et l’indexation
Les métadonnées et l’indexation sont essentielles pour organiser et retrouver les documents archivés. Utilisez des balises de métadonnées et des systèmes d’indexation cohérents pour classer les documents, ce qui permet de retrouver facilement des fichiers spécifiques en cas de besoin.
Mettre en place des contrôles d’accès
Protégez les documents archivés contre les accès non autorisés en mettant en place des contrôles d’accès stricts. Veillez à ce que seul le personnel autorisé puisse accéder aux documents sensibles et revoyez régulièrement les autorisations d’accès pour maintenir la sécurité.
Sauvegarder régulièrement les archives numériques
Des sauvegardes régulières sont essentielles pour éviter la perte de données. Programmez des sauvegardes automatiques de vos archives numériques pour vous assurer que les documents sont préservés en cas de défaillance du système ou de cyber-attaque.
Formez votre personnel
Veillez à ce que tous les employés soient formés au système et aux politiques d’archivage des documents. Des sessions de formation régulières permettent de maintenir la cohérence et de s’assurer que chacun comprend son rôle dans le processus d’archivage.
Contrôler et réviser
Contrôlez et révisez régulièrement votre système d’archivage des documents pour vous assurer qu’il reste efficace et conforme aux exigences légales. Des audits périodiques permettent d’identifier les problèmes éventuels et de procéder à des ajustements en temps utile.
Choisir la bonne technologie
Choisissez un système d’archivage de documents qui réponde aux besoins de votre organisation. Tenez compte de facteurs tels que l’évolutivité, la sécurité, la facilité d’utilisation et l’intégration avec les systèmes existants lorsque vous choisissez votre solution d’archivage.
Des conventions de dénomination cohérentes
Utilisez des conventions de dénomination normalisées pour les fichiers et les dossiers afin de maintenir la cohérence et de faciliter la localisation des documents. Évitez d’utiliser des noms ambigus ou trop complexes qui risquent d’embrouiller les utilisateurs.
En résumé
L’archivage des documents est une pratique essentielle pour préserver les dossiers importants et garantir le respect des exigences légales et réglementaires. En comprenant les meilleures façons d’archiver les documents, les différences entre le stockage et l’archivage, et les processus impliqués dans la maintenance des documents archivés, les organisations peuvent créer des systèmes d’archivage efficaces et sécurisés. La mise en œuvre des meilleures pratiques et le choix du bon système d’archivage de documents, tel que Oneflow, peuvent renforcer l’efficacité de votre stratégie de gestion documentaire. En faisant cela, vous pouvez vous assurer que vos documents sont préservés, organisés et accessibles pour les années à venir.
