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La gestion de contrats

Quelle est la chose que toutes les entreprises du monde entier ont en commun ? Elles utilisent des contrats. Ils ne vous viennent peut-être pas toujours à l’esprit en tant qu’élément essentiel de votre travail, mais ils sont omniprésents au sein d’une entreprise. C’est pourquoi il est essentiel de disposer d’une plateforme et d’un processus de gestion de contrats adéquats.

Qu’est-ce que la gestion de contrats ?

La gestion des contrats est le processus de gestion des accords que vous concluez, individuellement ou en tant qu’entreprise, avec d’autres parties. Ce processus couvre le cycle de vie des contrats, de la pré-signature à la post-signature, en passant par le renouvellement, la renégociation, l’exécution, la conformité, l’archivage et le stockage des contrats.

Quelles sont les trois phases de la gestion de contrats ?

La gestion de contrats comporte trois phases. Il y a une phase de pré-signature, de signature et de post-signature.

1. Pré-signature

La phase de pré-signature consiste à rédiger ou à modifier un contrat et à le préparer à la signature. S’il s’agit d’un contrat numérique, vous pouvez utiliser un modèle et insérer toutes les informations requises dans le contrat.

Si votre entreprise utilise un logiciel de gestion de contrats, la phase de pré-signature est également l’occasion de préparer le terrain pour que votre équipe réussisse. Il peut s’agir de créer des espaces de travail pour vos différentes équipes, avec les modèles et les outils appropriés pour chacune d’entre elles.

2. Signature

Vient ensuite la phase que tout le monde connaît : la signature. De nos jours, elle se fait généralement par le biais d’une solution de signature électronique. En particulier grâce à la pandémie, l’acceptation et l’utilisation généralisée de la signature électronique ont fait un bond en avant dans le monde entier.

Cependant, comme vous le savez peut-être, la signature n’est pas toujours simple et il peut être nécessaire de négocier. Heureusement, certaines sociétés de gestion de contrats, comme Oneflow, vous permettent de faire des commentaires avec votre contrepartie dans le contrat et de le modifier après son envoi, ce qui vous permet de réduire les allers-retours.

3. Post-signature

La phase de gestion et d’archivage. Une fois le contrat signé, il est stocké dans les archives de votre plateforme de contrats. Vous pouvez y accéder à tout moment pour consulter l’accord, l’envoyer pour révision, le mettre à jour, le renouveler ou même le résilier. La phase post-signature du processus de gestion de contrats nécessite une surveillance et une administration. Surtout si une organisation travaille avec un grand nombre de contrats.

Certaines sociétés de gestion des contrats comme Oneflow disposent d’outils pour faciliter ce processus d’archivage, avec des outils tels que les dossiers, les étiquettes, la recherche globale et les rappels internes automatiques pour les contrats qui doivent être resignés.

Pourquoi la gestion de contrats est-elle importante ?

La gestion de contrats est importante pour un certain nombre de raisons. Elle vous aide à réduire les coûts et les risques, à accroître l’efficacité et à prendre des décisions en connaissance de cause.

Réduction des risques

Les contrats impliquent souvent des informations confidentielles, des engagements financiers ou des informations généralement sensibles. Une bonne gestion de contrats permet aux organisations de garder une trace de leurs contrats, de disposer d’autorisations d’utilisation pour s’assurer que les contrats ne tombent jamais entre de mauvaises mains, et de disposer de rappels internes pour ne jamais manquer les échéances des contrats.

Économies de coûts

Une gestion efficace des contrats peut permettre de réaliser d’importantes économies. En surveillant activement les performances et les étapes du contrat, les organisations peuvent identifier des opportunités de réduction des coûts, comme la renégociation des prix, la consolidation des contrats ou l’identification des services sous-utilisés. En outre, une gestion efficace des contrats permet d’éviter les pénalités, les frais et les dépenses juridiques inutiles. En accélérant les processus de création et de gestion de contrats, vous économisez également du temps administratif à vos employés, qui peuvent ainsi se consacrer à ce qu’ils font le mieux.

Gestion des relations

Les contrats impliquent souvent des relations avec des parties externes, telles que des vendeurs, des fournisseurs ou des clients. Une gestion efficace des contrats permet d’entretenir ces relations en favorisant une communication claire, la confiance et la transparence. Elle favorise un environnement de collaboration, réduit les conflits et jette les bases de partenariats à long terme.

Efficacité et productivité accrues

Les processus manuels de gestion de contrats, tels que la recherche de contrats, le suivi des échéances ou la gestion des renouvellements, peuvent prendre beaucoup de temps et être source d’erreurs. La mise en œuvre de systèmes de gestion de contrats et de flux de travail permet de rationaliser ces processus, d’automatiser les tâches et de centraliser les informations relatives aux contrats. Cela améliore l’efficacité, réduit les charges administratives et permet aux équipes de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Connaissance des données et prise de décision

Les systèmes de gestion de contrats peuvent fournir des informations précieuses grâce à des fonctionnalités d’analyse et de reporting. En analysant les données contractuelles, les organisations peuvent identifier les tendances, les risques et les opportunités. Ces informations permettent de prendre des décisions éclairées, comme l’identification des problèmes liés à l’exécution des contrats, l’optimisation des relations avec les fournisseurs ou l’identification des domaines d’amélioration des processus.

Conséquences d’une mauvaise gestion de contrats

Une mauvaise gestion de contrats peut avoir des conséquences importantes pour les organisations, y compris des risques juridiques et de conformité tels que

  • Pertes financières dues à des paiements excessifs ou à des opportunités de revenus manquées
  • Inefficacités opérationnelles entraînant le non-respect des délais et une baisse de la productivité
  • Relations dégradées avec les parties prenantes en raison d’une mauvaise communication ou d’attentes non satisfaites
  • Occasions manquées de réduction des coûts et de croissance de l’entreprise
  • Litiges et non-conformité
  • Incertitude dans les opérations et les questions juridiques

Conseils et meilleures pratiques en matière de gestion de contrats

Voici quelques conseils pour trouver une solution de gestion de contrats qui convienne à votre entreprise :

Une solution qui convient à tous

Trouvez une solution qui s’adapte non seulement à vous et à votre équipe, mais aussi à l’ensemble de votre organisation, afin que tous vos contrats soient regroupés en un seul endroit. Cela est particulièrement important à des fins d’audit.

Choisissez une plateforme qui dispose d’outils d’organisation

L’organisation des contrats est une étape nécessaire pour atténuer les risques et réduire les tâches administratives inutiles. Certains logiciels, comme Oneflow, permettent de créer différents espaces de travail afin de séparer les modèles, les tableaux de bord et les archives de l’équipe.

Choisissez une plateforme qui vous aide à rester au courant des événements importants du cycle de vie des contrats

Pour vous assurer de ne jamais manquer une échéance contractuelle, choisissez une plateforme qui vous permet de mettre en place des rappels internes et qui offre aux utilisateurs la possibilité de consulter les contrats à venir dans une vue calendaire.

Autorisations des utilisateurs pour que les contrats ne tombent pas entre de mauvaises mains

Avec des informations sensibles dans les contrats, choisissez un logiciel qui a des permissions utilisateur personnalisables qui vous permettent non seulement de contrôler qui peut accéder à quel contrat, mais aussi ce qu’ils peuvent faire avec les différents contrats. Dans Oneflow, les paramètres de permissions peuvent être suffisamment spécifiques pour qu’un utilisateur puisse voir les documents d’une certaine équipe, éditer les modèles d’une autre équipe, tout en étant interdit d’accès aux modèles d’une autre équipe.

Choisissez une plateforme qui peut s’intégrer à vos autres logiciels

En intégrant vos autres logiciels, vous pouvez réduire le temps d’administration et renforcer l’intégrité des données de vos outils existants. Oneflow s’intègre avec des dizaines de CRM, ATS, recrutement, et Power Apps, de sorte que les données peuvent être auto-populées vers et depuis votre logiciel existant.

Comment choisir le logiciel de gestion de contrats qui vous convient ?

Le choix d’un logiciel de gestion de contrats dépend d’un certain nombre de facteurs et peut varier d’une entreprise à l’autre. Mais voici quelques éléments importants à prendre en compte pour trouver le logiciel de gestion des contrats qui vous convient :

  1. Est-il simple et convivial ?
  2. De combien de fonctionnalités avez-vous réellement besoin dans votre entreprise ?
  3. Est-elle assortie d’intégrations qui correspondent à vos autres flux de travail ?
  4. Les fonctions de sécurité de la plateforme correspondent-elles à vos propres besoins en matière de données ?
  5. La plateforme de gestion de contrats est-elle dotée de capacités d’intelligence artificielle ?

Même si vous n’êtes pas très familier avec l’IA, une capacité développée de manière intuitive peut aider vos flux de travail de gestion de contrats à se dérouler de manière beaucoup plus rapide et fluide.

Pourquoi ne pas automatiser vos processus de gestion de contrats dès aujourd’hui ?

Si vous êtes curieux de voir ce qu’un logiciel de gestion de contrats peut faire pour vous, et comment il peut bénéficier à votre entreprise, pourquoi ne pas réserver une démo aujourd’hui ? Vous pouvez en savoir plus sur Oneflow, son fonctionnement et poser toutes les questions que vous souhaitez.

FAQs

Qu’est-ce qu’une plateforme de gestion de contrats ?

Une plateforme de gestion des contrats est un endroit où vous pouvez contrôler et gérer tous vos contrats en un seul endroit. C’est une plaque tournante pour toutes les activités liées aux contrats, telles que la création, l’envoi, l’édition, le stockage et la gestion. Il s’agit d’un guichet unique pour tous vos contrats, auquel peuvent accéder tous ceux qui travaillent avec des contrats au sein de votre organisation.

Pensez à une plateforme CRM (Customer Relationship Management), mais pour vos contrats. En fait, une plateforme contractuelle solide peut s’intégrer de manière transparente à votre CRM. Vous pouvez ainsi gérer vos contrats à l’intérieur de votre CRM, ce qui rend la gestion de vos contrats encore plus facile et plus rationnelle.

Oneflow est un exemple de plateforme de gestion des contrats. Il s’agit d’une solution qui vous permet de créer, d’éditer, d’envoyer, de négocier, de signer et de stocker vos contrats en un seul endroit.

Quels sont les avantages de la gestion du cycle de vie des contrats ?

Amélioration de l’efficacité :

  • La gestion du cycle de vie des contrats (CLM) automatise les tâches, normalise les flux de travail et centralise les informations sur les contrats, ce qui permet d’accélérer les délais d’exécution et d’accroître la productivité.

Amélioration de la conformité et de la gestion des risques :

  • La gestion du cycle de vie des contrats garantit que les contrats sont conformes aux politiques internes et aux réglementations externes, ce qui permet une gestion proactive des risques et le respect des exigences légales.

Réduction des coûts :

  • CLM réduit le travail manuel, minimise les erreurs, optimise la tarification et améliore la négociation et la gestion des fournisseurs, ce qui se traduit par d’importantes économies.

Amélioration de la visibilité et du contrôle :

  • CLM offre une visibilité complète sur l’état des contrats, les dates clés et les obligations, ce qui permet d’améliorer la prise de décision et de renforcer les relations avec les parties prenantes.

Amélioration de la collaboration et de la communication :

  • CLM favorise la collaboration entre les différentes équipes, facilitant une communication transparente, une résolution plus rapide des problèmes et un meilleur alignement interfonctionnel.

Quels sont les secteurs qui utilisent les plateformes de gestion des contrats ?

Tous les services d’une entreprise, quelle que soit sa taille, peuvent avoir recours à la gestion des contrats. Mais ce sont surtout les équipes et les services qui traitent un volume important de contrats, comme les ventes, les ressources humaines, les finances, le service juridique et les achats, qui en tirent profit.

Les ventes

Les équipes de vente utilisent les plateformes de gestion des contrats pour accélérer leurs processus de vente. En automatisant leurs flux de contrats et leurs propositions de vente, les équipes commerciales peuvent consacrer leur temps à la vente plutôt qu’à l’administration des contrats.

RH

Grâce à une plateforme de gestion des contrats, les équipes RH peuvent transformer les candidats en embauches plus rapidement. Elles peuvent envoyer des contrats de travail automatisés et avoir un contrôle total sur tous les contrats liés aux employés.

Achats

Les équipes chargées des achats contrôlent et accélèrent leurs longs processus contractuels en utilisant une plateforme de gestion des contrats. Elle leur permet de raccourcir le délai de signature et de maîtriser le cycle de vie des contrats.

Juridique

Les plateformes de gestion des contrats facilitent la vie des équipes juridiques. Elles leur garantissent que seule la dernière version d’un modèle est disponible et que les contrats sont facilement accessibles.

Comment choisir la bonne plateforme de gestion du cycle de vie des contrats ?

Plusieurs éléments doivent être pris en compte lors de la recherche d’une plateforme de gestion des contrats :

  • Prend-elle en charge les contrats HTML véritablement numériques ou seulement les PDF standard ?
  • S’intègre-t-elle à vos systèmes d’entreprise ?
  • Est-elle facile à utiliser ?
  • Quel type d’intégration et d’assistance offre-t-elle ?
  • Les serveurs sont-ils basés sur l’UE ou non ?
  • Quelles sont les fonctions de sécurité proposées ?

Quelles sont les questions à se poser avant d’acheter une plateforme de gestion des contrats ?

Avant d’acheter une plateforme de gestion des contrats, vous devez demander au vendeur comment il gère la sécurité. Posez-lui les questions suivantes :

  • Quelle est son approche du GDPR ?
  • Quel est le recours à des tiers ?
  • Comment gère-t-il le contrôle d’accès ?
  • Comment travaillent-ils avec la continuité des activités et la gestion des incidents ?

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