La gestion de contrats - Le guide complet

Saviez-vous que 90 % des professionnels de la passation de marchés ont des difficultés à trouver le contrat dont ils ont besoin à un moment donné ? En outre, plus de quatre personnes sur dix déclarent ne pas disposer d’un processus défini pour le stockage des documents après leur exécution. Ces statistiques montrent clairement à quel point les entreprises doivent optimiser leur gestion de contrats.

Après tout, s’il y a une chose que toutes les entreprises du monde ont en commun, c’est qu’elles utilisent des contrats. Ils ne sont peut-être pas toujours considérés comme un élément essentiel de votre travail, mais ils sont omniprésents – ils régissent vos relations avec les clients, les partenaires et les employés. Lorsque l’entreprise est suffisamment importante, il devient difficile de gérer efficacement les contrats sans disposer d’une plateforme logicielle dédiée, mais vous pouvez faire certaines choses pour surmonter ce défi.

Dans cet article, je vais partager ces conseils et présenter un outil potentiel que vous pouvez utiliser. Lisez la suite pour savoir comment tirer le meilleur parti de votre gestion de contrats !

Voir aussi : Création de contrats : Le seul guide dont vous avez besoin

Qu’est-ce que la gestion de contrats ?

La gestion de contrats est le processus de gestion des accords que vous concluez avec d’autres parties, que ce soit à titre individuel ou en tant qu’entreprise. Ce processus couvre le cycle de vie des contrats, de la pré-signature (avant la signature) à la post-signature (après la signature), couvrant le renouvellement, la renégociation, l’exécution, la conformité, l’archivage et le stockage des contrats.

Que font les gestionnaires de contrats ?

Les gestionnaires de contrats sont des spécialistes chargés de traiter, de gérer, d’administrer et d’optimiser tous les processus liés aux contrats. Ils :

1. Créer des modèles de contrats, rédiger et réviser des contrats
2. Veiller à ce que les documents parviennent aux bonnes personnes au bon moment
3. Stocker les contrats et les organiser de manière à ce qu’ils soient facilement accessibles
4. Superviser l’intégration et l’analyse des logiciels de contrats numériques.

Gestion de contrats ou gestion du cycle de vie des contrats – quelle est la différence ?

Bien que les termes « gestion de contrats » et « gestion du cycle de vie des contrats (CLM) » soient souvent utilisés de manière interchangeable, ils ont des significations distinctes.

La gestion du cycle de vie des contrats est une approche plus globale, qui offre une meilleure visibilité et un meilleur contrôle du cycle de vie des contrats et de l’ensemble du processus de gestion de contrats. Elle peut impliquer des processus manuels ou une combinaison de processus manuels, automatisés et hybrides. La gestion de contrats a une portée plus limitée et se concentre souvent sur les obligations post-exécution et la conformité.

Voici un tableau qui résume les différences entre les deux.

La phase de pré-signature consiste à rédiger ou à modifier un contrat et à le préparer à la signature. S’il s’agit d’un contrat numérique, vous pouvez utiliser un modèle et insérer toutes les informations requises dans le contrat.

Si votre entreprise utilise un logiciel de gestion de contrats, la phase de pré-signature est également l’occasion de préparer le terrain pour que votre équipe réussisse. Il peut s’agir de créer des espaces de travail pour vos différentes équipes, avec les modèles et les outils appropriés pour chacune d’entre elles.

En revanche, la gestion du cycle de vie des contrats représente une approche plus proactive.

En d’autres termes, la gestion de contrats s’adresse aux entreprises dont les besoins sont plus simples. Elle fait partie de la gestion du cycle de vie des contrats, qui est plus complexe et offre une approche stratégique, axée sur la valeur, de la gestion de contrats de bout en bout.

Logiciel de gestion de contrats de nouvelle génération

La gestion simple des contrats a évolué pour inclure des flux de travail automatisés et d’autres méthodes qui facilitent l’automatisation des contrats. Le CM et le CLM peuvent tous deux impliquer l’ automatisation des contrats et des technologies innovantes, telles que l’intelligence artificielle et l’analyse prédictive.

Gérez facilement vos contrats grâce à un logiciel de gestion de contrats dédié qui comprend des fonctionnalités d’automatisation des contrats Oneflow. Cette plateforme offre aux entreprises un ensemble de fonctionnalités puissantes, d’outils d’intelligence artificielle et d’options d’intégration. Voici ce qu’elle offre :

1. Oneflow AI – Importez vos contrats existants dans Oneflow et examinez-les (vous pouvez le faire en masse) pour assurer la conformité et identifier les problèmes et les erreurs humaines. La plateforme vous permet également de rechercher facilement des informations sur vos contrats.
2. Signatures électroniques – Signez les contrats avec une signature électronique juridiquement contraignante qui prend en charge différentes méthodes (signature électronique standard, vérification par SMS, identification électronique, signature manuscrite).
3. Gestion – Créez des espaces de travail avec des dossiers et personnalisez-les comme vous le souhaitez. Vous pouvez également définir des rôles d’administrateur, configurer des rappels et des notifications de cycle de vie, etc.
4. Espaces de travail et collaboration – Organisez vos contrats à l’aide d’espaces de travail personnalisés adaptés aux flux de travail de votre entreprise. La plateforme facilite la collaboration via des essais d’audit, des commentaires partagés et des enregistrements d’écran vidéo. Vous pouvez masquer des sections en fonction de déclencheurs et de règles prédéfinis.
5. Modèles dynamiques – Créez des contrats et des messages d’invitation/notification plus rapidement grâce à une large sélection de modèles personnalisables que vous pouvez partager à l’intérieur ou à l’extérieur de votre espace de travail.
6. Suivi – Avec Oneflow, vous pouvez suivre le processus de signature (et même avant qu’il ne commence !). Vous saurez quand quelqu’un ouvre le document (avec la date et l’heure exactes). La plateforme suivra également le nombre de fois que la personne a consulté le contrat, ce qui peut être utile en soi (par exemple, si elle l’a ouvert plusieurs fois mais n’a pas encore signé, il peut y avoir un problème à résoudre).
7. Analyse – Contrôlez l’engagement (taux d’ouverture, nombre de visiteurs) et d’autres indicateurs clés de performance liés au contrat. Consultez notre article pour savoir comment créer un tableau de bord efficace et tirer le meilleur parti de vos données.
8. Intégrations – Oneflow offre différents types d’intégrations. Par exemple, vous pouvez gérer la gestion des contrats dans HubSpot ou dans un autre CRM de votre choix (Salesforce, HubSpot etc.).

Quelles sont les étapes de la gestion de contrats ?

La gestion de contrats comporte trois phases : pré-signature, signature et post-signature.

1. Pré-signature

La pré-signature désigne toutes les étapes qui précèdent la signature, telles que la rédaction du contrat, la collaboration sur le contenu avec les équipes internes et juridiques, la négociation des conditions, etc. Au cours de la phase de pré-signature, vous rédigez ou modifiez un contrat et le préparez à la signature. S’il s’agit d’un contrat numérique, vous pouvez utiliser un modèle et inclure toutes les informations requises.

La phase de pré-signature ne concerne toutefois pas qu’un seul contrat. Si votre entreprise utilise un logiciel de gestion de contrats, la phase de pré-signature est aussi le moment où vous pouvez jeter les bases de la réussite de votre équipe. Il peut s’agir de mettre en place des espaces de travail pour les différentes équipes, avec les modèles et les outils appropriés pour chacune d’entre elles.

2. Signer

Vient ensuite la phase que tout le monde connaît : la signature. De nos jours, elle se fait généralement par le biais d’une solution de signature électronique. En raison de la pandémie, l’acceptation et l’utilisation généralisée de la signature électronique ont fait un bond dans le monde entier.

Toutefois, le processus de signature n’est pas toujours simple et il faut parfois négocier le contrat. Heureusement, certaines solutions de gestion de contrats, comme Oneflow, vous permettent de faire des commentaires avec votre contrepartie dans le contrat et de le modifier après son envoi, ce qui vous permet de réduire les allers-retours.

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3. Post-signature

La post-signature comprend toutes les étapes qui ont lieu après la signature du contrat. Le contrat est maintenant prêt à être exécuté. Il peut s’agir de le stocker, de l’archiver, de l’organiser, de gérer les renouvellements, les échéances, etc. Une fois le contrat signé, il est archivé dans votre espace de stockage de documents. La phase post-signature du processus de gestion de contrats nécessite une supervision et une administration, en particulier si votre organisation traite un volume important de contrats.

Avec une plateforme de gestion de contrats dédiée, vous pouvez récupérer n’importe quel accord à tout moment pour l’analyser et l’envoyer pour des révisions, des mises à jour, des renouvellements ou même une résiliation. Un bon outil devrait également faciliter l’archivage grâce à des options telles que les dossiers, les étiquettes, la recherche globale et les rappels internes automatiques lorsque les contrats doivent être résignés.

Voir aussi : Comment créer un PDF interactif ?

Pourquoi la gestion de contrats est-elle importante ?

La gestion de contrats est essentielle pour toute entreprise, et ce pour plusieurs raisons. Elle vous aide à réduire les coûts et les risques, à accroître l’efficacité et à prendre des décisions éclairées.

Réduction des risques

Les accords portent souvent sur des détails confidentiels, des engagements financiers ou des informations généralement sensibles, d’où l’importance de la gestion de risques contractuels. Grâce à une bonne gestion, les entreprises peuvent assurer le suivi de leurs contrats, définir les autorisations des utilisateurs pour s’assurer que les documents ne tombent jamais entre de mauvaises mains et mettre en place des rappels internes pour ne jamais manquer les échéances contractuelles.

Économies de coûts

Une gestion réussie des contrats peut permettre de réaliser d’importantes économies. En surveillant activement les performances et les étapes du contrat, les organisations peuvent identifier des opportunités de réduction des coûts, telles que la renégociation des prix, la consolidation des contrats ou l’identification des services sous-utilisés. En outre, une gestion efficace des contrats permet d’éviter les pénalités, les frais et les dépenses juridiques inutiles. Des processus plus rapides de création et de gestion des contrats font gagner du temps à vos employés, qui peuvent ainsi se consacrer à ce qu’ils font le mieux.

Gestion des relations

Les contrats impliquent souvent des relations avec des parties externes, telles que des vendeurs, des fournisseurs ou des clients. Une gestion efficace des contrats permet d’entretenir ces relations en favorisant une communication claire, la confiance et la transparence. Elle favorise un environnement de collaboration, réduisant les conflits et jetant les bases de partenariats à long terme.

Efficacité et productivité accrues

Les tâches de gestion de contrats – recherche de contrats, suivi des échéances ou gestion des renouvellements – peuvent prendre beaucoup de temps lorsqu’elles sont effectuées manuellement. Vous risquez également de commettre des erreurs. La mise en œuvre de systèmes de gestion de contrats et de flux de travail permet de rationaliser ces processus, d’automatiser les tâches et de centraliser les informations relatives aux contrats. Cela améliore l’efficacité, réduit les charges administratives et permet aux équipes de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Connaissance des données et prise de décision

Les systèmes de gestion de contrats peuvent fournir des informations précieuses grâce à des fonctionnalités d’analyse et de reporting. Les organisations peuvent analyser les données contractuelles pour identifier les tendances, les risques et les opportunités. Ces informations permettent de prendre des décisions éclairées, comme l’identification des problèmes liés à l’exécution des contrats, l’optimisation des relations avec les fournisseurs ou l’identification des domaines d’amélioration des processus.

Conséquences d’une mauvaise gestion de contrats

Une mauvaise gestion de vos contrats peut avoir des conséquences importantes pour les organisations, notamment des risques juridiques, d’image de marque, financiers et de conformité :

• des pertes financières dues à des paiements excessifs ou à des opportunités de revenus manquées
• inefficacité opérationnelle se traduisant par des délais non respectés et une baisse de la productivité
• des relations dégradées avec les parties prenantes en raison d’une mauvaise communication ou d’attentes non satisfaites
• Occasions manquées de réduction des coûts et de croissance de l’entreprise
• Litiges et non-conformité
• Incertitude dans les opérations et les questions juridiques

À quoi ressemble une gestion efficace des contrats ?

Vous disposez d’un système pratique. Vos contrats sont tous regroupés et mieux coordonnés que jamais. Mais à quoi ressemble une gestion efficace des contrats ?

En bref, cela signifie que tous les membres de votre entreprise peuvent facilement trouver et accéder à vos contrats, que ce soit pour en renouveler un ou pour en vérifier certains détails. Il n’est plus nécessaire de déranger quelqu’un ou de passer des heures à chercher dans une base de données de contrats. Grâce à des fonctions de recherche puissantes et à une source unique de vérité, ils peuvent trouver ce dont ils ont besoin en quelques clics. En outre, un système de gestion de contrats minimise également le risque de violation des données ou de non-conformité juridique accidentelle en mettant en place des contrôles pour les contrats entrants et sortants.

Lorsque la gestion de contrats est vraiment efficace, elle permet à n’importe qui, dans n’importe quelle organisation, de devenir une légende du contrat.

Meilleures pratiques et conseils en matière de gestion de contrats

Voici quelques conseils pour trouver une solution de gestion de contrats adaptée à votre entreprise.

Une solution qui convient à tous

Trouvez une solution qui s’adapte non seulement à vous et à votre équipe, mais aussi à l’ensemble de votre organisation, afin que tous vos contrats soient regroupés en un seul endroit. C’est particulièrement important à des fins d’audit.

Choisissez un logiciel de gestion de contrats doté d’outils d’organisation

L’organisation des contrats est nécessaire si vous voulez atténuer les risques et réduire les tâches administratives inutiles. Certains logiciels, comme Oneflow, vous permettent de créer différents espaces de travail pour séparer les modèles, les tableaux de bord et les archives de votre équipe.

Choisissez un logiciel qui vous aide à rester au courant des événements importants du cycle de vie des contrats

Pour vous assurer de ne jamais manquer une échéance contractuelle, choisissez une plateforme qui vous permet de mettre en place des rappels internes et qui permet aux utilisateurs de visualiser les contrats à venir dans un calendrier.

Autorisations des utilisateurs pour que les contrats ne tombent pas entre de mauvaises mains

Etant donné que tous les contrats contiennent des informations sensibles, vous devriez choisir un logiciel avec des permissions utilisateur personnalisables qui vous permettent de contrôler qui peut accéder à quoi (et ce qu’ils peuvent faire avec l’information qu’ils ont). Dans Oneflow, les paramètres de permissions sont suffisamment spécifiques pour qu’un utilisateur puisse voir les documents de certaines équipes et éditer les modèles d’une autre équipe tout en étant restreint dans l’accès à un autre ensemble de modèles.

Définissez vos cas d’utilisation

Les besoins varient selon les secteurs et les départements. Par exemple, les exigences d’une gestion efficace des contrats dans le secteur de la santé diffèrent légèrement de ce que vous attendez d’un logiciel de gestion de contrats pour les ventes ou d’une plateforme de gestion de contrats pour les achats. C’est généralement une bonne idée de définir votre cas d’utilisation et de choisir ensuite la plateforme qui y répond le mieux – à moins que vous ne disposiez d’une plateforme de gestion de contrats universelle comme Oneflow qui peut être modelée pour répondre à n’importe quel besoin.

Choisissez une plateforme de gestion de contrats qui peut s’intégrer à vos autres logiciels

En intégrant vos autres logiciels, vous pouvez réduire le temps d’administration et renforcer l’intégrité des données de vos outils existants. Oneflow s’intègre avec des dizaines de CRM, ATS, recrutement et Power Apps de sorte que les données peuvent être auto-populées vers et depuis votre logiciel existant.

Pourquoi ne pas automatiser vos processus de gestion de contrats dès aujourd’hui ?

Les contrats définissent les règles sur lesquelles nous construisons nos entreprises – comment nous traitons avec nos partenaires, nos clients, nos employés, etc. – ce qui les rend extrêmement importants. Il est donc essentiel de les gérer efficacement et, comme pour de nombreux autres aspects de l’activité commerciale au XXIe siècle, un bon logiciel peut contribuer à optimiser ce processus.

Un outil de gestion de contrats et des obligations tel que Oneflow rationalise et optimise le processus de création, de négociation et de signature des contrats. Il est facile à intégrer à d’autres systèmes (comme Salesforce, HubSpot ou Power Apps) et offre des fonctionnalités puissantes – y compris des capacités d’IA qui vous permettent d’automatiser les tâches répétitives et de générer des informations. Vous pouvez également configurer des rappels et accéder à des analyses approfondies.

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