O que é a gestão de contratos: Um guia completo

O que é que todas as empresas do mundo têm em comum? Utilizam contratos. Podem nem sempre vir à mente como uma parte essencial do seu trabalho, mas estão em todo o lado dentro de uma empresa. É por isso que é essencial ter uma plataforma e um processo de gestão de contratos adequados.

O que é a gestão de contratos?

A gestão de contratos é o processo de gestão dos acordos que o utilizador, individualmente ou enquanto empresa, estabelece com outras partes. Este processo abrange todo o ciclo de vida do contrato, desde a pré-assinatura até à pós-assinatura, cobrindo a renovação, renegociação, execução, cumprimento, arquivo e armazenamento de contratos.

Quais são as três fases da gestão de contratos?

Existem três fases no que respeita à gestão de contratos. Há uma fase de pré-assinatura, assinatura e pós-assinatura.

Pré-assinar

Durante a fase de pré-assinatura, é nesta fase que redige ou edita um contrato e o prepara para a assinatura. Se se tratar de um contrato digital, pode utilizar um modelo e inserir todas as informações necessárias no contrato.

Se a sua empresa utiliza um software de gestão de contratos, a fase de pré-assinatura é também o momento em que pode estabelecer as bases para preparar a sua equipa para o sucesso, o que pode incluir a criação de espaços de trabalho para as diferentes equipas, com os modelos e ferramentas relevantes para cada equipa

Assinatura

Depois disso, vem a fase com que todos estão familiarizados, a assinatura. Hoje em dia, é normalmente feita através da assinatura electrónica com uma solução de assinatura electrónica. Especialmente graças à pandemia, a aceitação e a utilização generalizada da assinatura electrónica aumentaram em todo o mundo.

No entanto, como deve saber, a assinatura pode não ser simples e pode ser necessário negociar. Felizmente, existem algumas empresas de gestão de contratos, como a Oneflow, que lhe permitem comentar o contrato com a sua contraparte e editá-lo depois de ter sido enviado, para que possa reduzir as idas e vindas no processo.

Pós-assinatura

A fase de gestão e de arquivo. Uma vez assinado o contrato, este é guardado no arquivo das suas plataformas de contratos. Aí, pode ser consultado em qualquer altura para analisar o acordo, enviá-lo para revisões, actualizações ou renovações, ou mesmo para rescisão. A fase pós-assinatura do processo de gestão de contratos requer supervisão e administração. Especialmente se uma organização estiver a trabalhar com um grande volume de contratos.

Algumas empresas de gestão de contratos, como a Oneflow, dispõem de ferramentas para facilitar este processo de arquivo, com ferramentas como pastas, etiquetas, pesquisa global e lembretes internos automáticos para quando os contratos têm de ser rescindidos.

Porque é que a gestão de contratos é importante?

A gestão de contratos é importante por várias razões. Ajuda-o a reduzir custos e riscos, a aumentar a eficiência e a tomar decisões informadas.

Atenuação dos riscos

Os contratos envolvem frequentemente informações confidenciais, compromissos financeiros ou informações geralmente sensíveis. Uma gestão de contratos adequada permite que as organizações acompanhem os seus contratos, tenham permissões de utilizador para garantir que os contratos nunca vão parar às mãos erradas e lembretes internos para nunca falharem os prazos dos contratos.

Poupança de custos

Uma gestão eficiente dos contratos pode conduzir a poupanças de custos significativas. Ao monitorizar activamente o desempenho e as etapas do contrato, as organizações podem identificar oportunidades de redução de custos, como a renegociação de preços, a consolidação de contratos ou a identificação de serviços subutilizados. Além disso, a gestão eficaz de contratos ajuda a evitar penalizações, taxas e despesas legais desnecessárias. Ao dispor de processos mais rápidos para criar e gerir contratos, também poupa tempo aos seus funcionários administrativos, para que possam voltar a fazer o que fazem melhor.

Gestão de relações

Os contratos envolvem frequentemente relações com entidades externas, como vendedores, fornecedores ou clientes. Uma gestão eficaz dos contratos ajuda a fomentar estas relações, promovendo uma comunicação clara, a confiança e a transparência. Promove um ambiente de colaboração, reduzindo os conflitos e estabelecendo uma base para parcerias a longo prazo.

Maior eficiência e produtividade

Os processos manuais de gestão de contratos, como a pesquisa de contratos, o controlo de prazos ou a gestão de renovações, podem ser morosos e propensos a erros. A implementação de sistemas e fluxos de trabalho de gestão de contratos simplifica estes processos, automatiza tarefas e centraliza informações relacionadas com contratos. Melhora a eficiência, reduz os encargos administrativos e permite que as equipas se concentrem em actividades de maior valor.

Informações sobre dados e tomada de decisões

Os sistemas de gestão de contratos podem fornecer informações valiosas através de funcionalidades analíticas e de elaboração de relatórios. Ao analisar os dados dos contratos, as organizações podem identificar tendências, riscos e oportunidades. Esta informação permite a tomada de decisões informadas, tais como a identificação de problemas de desempenho dos contratos, a otimização das relações com os fornecedores ou a identificação de áreas para melhoria dos processos.

Consequências de uma má gestão dos contratos

Uma má gestão dos contratos pode ter consequências significativas para as organizações, incluindo riscos legais e de conformidade, tais como:

• Perdas financeiras devido a pagamentos excessivos ou oportunidades de receitas perdidas
• Ineficiências operacionais que resultam na perda de prazos e na diminuição da produtividade
• Relações prejudicadas com as partes interessadas devido a falhas de comunicação ou expectativas não satisfeitas
• Oportunidades perdidas de redução de custos e de crescimento da empresa
• Litígios e incumprimento
• Incerteza nas operações e nas questões jurídicas

Dicas e boas práticas de gestão de contratos

Eis algumas dicas para encontrar uma solução de gestão de contratos que funcione para a sua empresa:

Uma solução que funciona para todos

Encontre uma solução que se adapte não só a si e à sua equipa, mas a toda a sua organização, de modo a que todos os seus contratos estejam num único local. Isto é especialmente importante para efeitos de auditoria.

Escolha uma plataforma que tenha ferramentas organizacionais

A organização dos contratos é um passo necessário para a redução do risco e para reduzir o tempo de administração desnecessário. Alguns softwares, como a Oneflow, permitem diferentes espaços de trabalho para manter os modelos, painéis de controlo e arquivos da equipa separados.

Escolha uma plataforma que o ajude a manter-se a par dos eventos importantes do ciclo de vida dos contratos

Para se certificar de que nunca perde o prazo de um contrato, escolha uma plataforma que permita definir lembretes internos e que os utilizadores possam ver os contratos futuros numa vista de calendário.

Permissões de utilizador para que os contratos não caiam nas mãos erradas

Com informações sensíveis nos contratos, escolha um software que tenha permissões de utilizador personalizáveis que lhe permitam não só controlar quem pode aceder a que contrato, mas também o que podem fazer com diferentes contratos. Na Oneflow, as definições de permissões podem ser suficientemente específicas para que um utilizador possa ver os documentos de uma determinada equipa, editar os modelos de outra equipa e, ao mesmo tempo, não ter acesso aos modelos de outra equipa.

Escolha uma plataforma que possa ser integrada com o seu restante software

Ao integrar-se com o seu restante software, pode reduzir o tempo de administração adicional e reforçar a integridade dos dados das suas ferramentas existentes. A Oneflow integra-se com dezenas de CRM, ATS, recrutamento e Power Apps, para que os dados possam ser preenchidos automaticamente de e para o seu software existente.

Como escolher o software de gestão de contratos mais adequado para si?

O software de gestão de contratos adequado depende de uma série de factores e pode variar de empresa para empresa. Mas eis alguns aspectos importantes a ter em conta para encontrar o software de gestão de contratos mais adequado para si:

1. É simples e fácil de utilizar?
2. Quantas das suas características são susceptíveis de serem necessárias na sua empresa?
3. É fornecido com integrações que correspondem aos seus outros fluxos de trabalho?
4. As funcionalidades de segurança da plataforma correspondem às suas próprias necessidades de dados?
5. A plataforma de gestão de contratos inclui capacidades de IA?

Mesmo que não esteja muito familiarizado com a IA, uma capacidade construída intuitivamente pode ajudar os seus fluxos de trabalho de gestão de contratos a funcionar muito mais rapidamente e sem problemas.

Então, por que não automatizar hoje os seus processos de gestão de contratos?

Se está curioso para ver o que o software de gestão de contratos pode fazer por si e como pode beneficiar a sua empresa, por que não marcar uma demonstração hoje? Pode saber mais sobre a Oneflow, como funciona e colocar todas e quaisquer questões que possa ter.