Miten parantaa sopimusturvaa ja tietosuojaa?

Sopimukset sisältävät yleensä arkaluontoista dataa ja kriittisiä liiketoimintatietoja. Tämän vuoksi vankkojen sopimusturva- ja tietosuojajärjestelyjen tarve ei on suuri. Kyberuhkien kehittyessä ja sääntelyn tiukentuessa organisaatioiden on otettava käyttöön kattavia strategioita suojatakseen sopimuksiaan ja niiden sisältämiä tietoja. Tässä artikkelissa tarkastellaan keskeisiä strategioita sopimusten suojaamiseksi ja tietosuojan varmistamiseksi ja annetaan näkemyksiä viimeisimmästä kehityksestä ja parhaista käytännöistä vuonna 2024.

1. Miten parantaa sopimusturvaa?

Sopimusten turvaaminen on elintärkeää sekä osapuolten että sopimuksen puitteissa vaihdettavien arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi. Sopimustietojen eheys, luottamuksellisuus ja saatavuus on säilytettävä jatkuvasti. Seuraavilla strategioilla voidaan merkittävästi parantaa sopimusturvaa:

a. Salauksen käyttöönotto

• Päästä päähän -salaus: Yksi tehokkaimmista tavoista suojata tietoja sopimuksissa ja parantaa sopimusturvaa on päästä päähän -salaus (End-to-end encryption, E2EE). Näin varmistetaan, että tiedot salataan niiden luomisesta aina siihen asti, kun ne tallennetaan tai siirretään toisaalle. AES-256:n kaltaiset kehittyneet salausstandardit takaavat korkean turvallisuustason, jolloin luvattomien osapuolten on erittäin vaikea päästä käsiksi tietoihin tai purkaa niitä.
• Digitaaliset allekirjoitukset: Digitaaliset allekirjoitukset ovat ratkaisevassa asemassa sopimusten aitouden ja eheyden todentamisessa. Digitaaliset allekirjoitukset varmistavat salausmenetelmien avulla, että sopimusta ei ole muutettu sen allekirjoittamisen jälkeen ja että allekirjoittajat ovat niitä, joita he väittävät olevansa. Tämä ei ainoastaan suojaa sopimusta väärentämiseltä, vaan tarjoaa myös selkeän jäljen vastuuvelvollisuudesta parantaen näin sopimusturvaa.

Lue myös: Mitä on sopimusten hallinta?

b. Pääsynvalvontamekanismit

• Roolipohjainen pääsynvalvonta (RBAC): RBAC:n käyttöönotto on olennaisen tärkeää sen varmistamiseksi, että vain valtuutetuilla henkilöillä on pääsy arkaluonteisiin sopimustietoihin. Määrittämällä käyttöoikeudet käyttäjän roolin perusteella organisaatiossa RBAC rajoittaa pääsyn vain niille, jotka tarvitsevat sitä tehtäviensä suorittamiseen, ja minimoi näin luvattoman käytön riskin.
• Monivaiheinen tunnistautuminen (MFA): MFA lisää turvallisuuden lisäkerroksen vaatimalla, että käyttäjien on annettava kaksi tai useampia tunnistetietoja, ennen kuin he voivat käyttää sopimushallintajärjestelmää. Tähän voi kuulua jotain, jonka käyttäjä tietää (kuten salasana), jotain, joka käyttäjällä on (kuten älypuhelin), tai jotain, joka käyttäjä on (kuten sormenjälki). Ottamalla käyttöön MFA:n organisaatiot voivat vähentää merkittävästi vaarantuneista tunnistetiedoista johtuvan luvattoman käytön riskiä ja parantaa näin sopimusturvaa.

c. Sopimusturvan parantaminen: Säännölliset tietoturvatarkastukset ja tunkeutumistestaukset

• Säännöllisten tietoturvatarkastusten ja tunkeutumistestien tekeminen on ennakoiva lähestymistapa sopimustenhallintajärjestelmän haavoittuvuuksien tunnistamiseen ja lieventämiseen. Turvallisuusauditoinneissa tutkitaan perusteellisesti järjestelmän turvallisuuspolitiikat, -menettelyt ja -valvontatoimenpiteet, kun taas tunkeutumistesteissä simuloidaan verkkohyökkäyksiä, jotta voidaan arvioida järjestelmän kestävyyttä mahdollisia uhkia vastaan. Korjaamalla haavoittuvuudet ennen kuin niitä voidaan käyttää hyväksi, organisaatiot voivat parantaa yleistä tietoturvatilannettaan sekä sopimusturvaa.

d. Sopimusten turvallinen tallennus ja varmuuskopiointi

• Turvalliset säilytysratkaisut: Sopimukset tulisi tallentaa turvallisiin ympäristöihin, esimerkiksi salattuihin tietokantoihin tai suojattuihin pilvitallennuspalveluihin, jotka ovat alan standardien ja määräysten mukaisia. On erittäin tärkeää varmistaa, että tallennusratkaisut tarjoavat redundanssia, pääsynvalvontaa ja tarkastuslokin sopimustietojen käytön ja muutosten seuraamiseksi ja sopimusturvan varmistamiseksi.
• Säännölliset varmuuskopiot: Sopimusten säännöllinen varmuuskopiointi on olennaisen tärkeää katastrofista toipumisen ja liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta. Varmuuskopiot olisi salattava ja tallennettava maantieteellisesti eri paikkoihin, jotta voidaan suojautua tietoverkkohyökkäysten, luonnonkatastrofien tai järjestelmävikojen aiheuttamilta tietojen menetyksiltä. Näin voidaan parantaa merkittävästi yrityksen sopimusturvaa.

2. Mitä tietoturva- ja tietosuojasopimukset ovat?

Tietoturva- ja tietosuojasopimukset ovat erityisiä sopimuksia, joissa hahmotellaan velvoitteet, vastuut ja toimenpiteet, joita osapuolten on noudatettava arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi. Nämä sopimukset ovat erityisen tärkeitä aloilla, joilla käsitellään luottamuksellisia tietoja, kuten terveydenhuollossa, rahoitus- ja teknologia-alalla sekä lakipalveluissa. Tietoturva- ja tietosuojasopimuksilla varmistetaan, että kaikki osapuolet ovat sitoutuneet ylläpitämään korkeatasoisia tietosuojavaatimuksia.

a. Tietoturvasopimusten keskeiset osatekijät

• Tietosuojalausekkeet: Tietosuojalausekkeet ovat ratkaisevan tärkeitä määriteltäessä, miten arkaluonteisia tietoja käsitellään koko sopimuksen elinkaaren ajan. Näissä lausekkeissa hahmotellaan yleensä tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, jotka on toteutettava tietojen suojaamiseksi, kuten salaus, käyttöoikeuksien valvonta ja datan määrän minimointi. Lisäksi niihin voi sisältyä vaatimuksia tietoturvaloukkauksista ilmoittamisesta, tietojen säilyttämiskäytännöistä ja tietojen hävittämistä koskevista velvoitteista.
• Salassapitosopimukset: Salassapitosopimukset ovat oikeudellisesti sitovia sopimuksia, joilla varmistetaan, että kaikki osapuolet sitoutuvat säilyttämään jaettujen tietojen luottamuksellisuuden. Nämä sopimukset suojaavat arkaluonteisia tietoja paljastumasta luvattomille osapuolille.
• Tietoturvaloukkauksista ilmoittamista koskevat pöytäkirjat: Tietoturvaloukkauksista ilmoittamista koskevat pöytäkirjat ovat olennaisen tärkeitä, koska niissä hahmotellaan toimenpiteet, jotka on toteutettava tietoturvaloukkauksen sattuessa. Näihin pöytäkirjoihin sisältyy yleensä vaatimuksia siitä, että asianomaisille osapuolille, sääntelyviranomaisille ja muille sidosryhmille on ilmoitettava viipymättä. Niissä määritellään myös rikkomuksesta ilmoittamisen aikataulu ja viestinnän sisältö, millä varmistetaan avoimuus ja lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.

b. Tietosuojasopimusten keskeiset osatekijät

• Rekisteröidyn oikeudet: Tietosuojasopimuksiin sisältyy usein määräyksiä, joissa määritellään niiden henkilöiden oikeudet, joiden tietoja käsitellään. Näihin oikeuksiin voi kuulua oikeus saada pääsy henkilötietoihin, oikaista tai poistaa niitä sekä oikeus rajoittaa tietyntyyppistä tietojenkäsittelyä tai vastustaa sitä. Määrittelemällä nämä oikeudet selkeästi tietosuojasopimukset auttavat varmistamaan, että rekisteröidyt voivat hallita henkilötietojaan.
• Säännösten noudattaminen: Tietoturva- ja tietosuojasopimusten on oltava asiaankuuluvien tietosuojasäännösten mukaisia, kuten yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) Euroopassa tai Kalifornian kuluttajansuojalain (CCPA) Yhdysvalloissa. Näiden säännösten noudattaminen ei ole vain oikeudellinen vaatimus, vaan se on myös olennainen osa luottamuksen rakentamista asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa. Sopimuksissa olisi täsmennettävä sovellettavat sääntelykehykset ja esitettävä toimenpiteet, joilla varmistetaan sääntöjen noudattaminen.

Lue myös: 10 parasta SaaS-tietoturvakäytäntöä

3. Miten yksityisyys ja tietosuoja taataan?

Yksityisyyden ja tietosuojan varmistaminen sopimuksissa edellyttää monipuolista lähestymistapaa, jossa yhdistyvät oikeudelliset, tekniset ja organisatoriset toimenpiteet. Organisaatioiden on huolellisesti otettava käyttöön parhaat käytännöt arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi ja tietosuojalakien noudattamiseksi.

a. Tietojen minimointi

• Tietojen minimointi on keskeinen tietosuojaan liittyvä periaate, jonka mukaan tietoja kerätään ja käsitellään vain sopimuksen tarkoituksen kannalta tarpeellisten tietojen osalta. Rajoittamalla kerättyjen tietojen määrää organisaatiot vähentävät riskiä, joka liittyy arkaluonteisten tietojen liialliseen säilyttämiseen ja käsittelyyn. Tämä käytäntö ei ainoastaan paranna turvallisuutta, vaan se on myös yhdenmukainen tietosuojasäännösten kanssa, jotka edellyttävät henkilötietojen keräämisen minimointia.

b. Tietojen anonymisointi ja pseudonymisointi

• Anonymisointi ja pseudonymisointi ovat tekniikoita, kuten VPN-verkkoja, joita käytetään henkilötietojen suojaamiseen poistamalla tai peittämällä tunnistetiedot, jotka voisivat yhdistää tiedot tiettyihin henkilöihin. Anonymisoinnissa kaikki tunnistetiedot poistetaan pysyvästi, jolloin tietoja on mahdotonta jäljittää yksittäiseen henkilöön. Pseudonymisoinnissa taas korvataan tunnisteet pseudonyymeillä, jotka voidaan kumota erikseen tallennetuilla lisätiedoilla. Nämä tekniikat ovat erityisen hyödyllisiä sopimuksissa, jotka koskevat suuria datakokonaisuuksia tai tutkimustoimintaa, jossa yksityisyyden suoja on ensisijaisen tärkeää.

c. Säännöllinen koulutus ja tiedottaminen

• Säännölliset koulutus- ja tiedotustilaisuudet ovat olennaisen tärkeitä sen varmistamiseksi, että työntekijät ja sidosryhmät ymmärtävät tietosuojan merkityksen ja tietoturva- ja tietosuojasopimuksissa esitetyt erityisvaatimukset. Koulutuksessa olisi käsiteltävä muun muassa tietosuojaa koskevia parhaita käytäntöjä, organisaation tietosuojakäytäntöjä ja tietojen käsittelyyn liittyviä oikeudellisia velvoitteita. Edistämällä yksityisyyden ja turvallisuuden kulttuuria organisaatiot voivat vähentää tahattomien tietomurtojen todennäköisyyttä ja varmistaa, että kaikki osapuolet noudattavat sopimusvelvoitteita.

d. Häiriötilanteiden torjuntasuunnitelmat

• Kattava suunnitelma tietoturvaloukkausten tehokkaan hallinnan kannalta on ratkaisevan tärkeä. Suunnitelmassa tulisi hahmotella toimenpiteet, joihin on ryhdyttävä tietoturvaloukkauksen sattuessa, mukaan lukien torjunta-, hävittämis-, toipumis- ja viestintästrategiat. Lisäksi suunnitelmassa olisi määriteltävä erilaiset roolit ja vastuualueet, jotta varmistetaan, että kaikki asianosaiset tietävät oman osuutensa vastaprosessissa. Onnettomuustilanteen torjuntasuunnitelman säännöllinen testaaminen ja päivittäminen on tärkeää sen varmistamiseksi, että se pysyy tehokkaana ja vastaa nykyisiä uhkia ja sääntelyvaatimuksia.

e. Kolmansien osapuolten riskienhallinta

• Kolmansien osapuolten riskienhallinta on olennainen osa yksityisyyden ja tietosuojan varmistamista sopimuksissa. Organisaatioiden on arvioitava huolellisesti riskit, jotka liittyvät arkaluonteisia tietoja käyttäviin ulkopuolisiin toimittajiin. Tähän kuuluu myyjän turvallisuuskäytäntöjen asianmukainen tarkastaminen, sen varmistaminen, että myyjä noudattaa samoja tietosuojastandardeja, sekä sellaisten sopimusehtojen sisällyttäminen, jotka velvoittavat myyjän noudattamaan tietosuojasäännöksiä. Ulkoistamiseen ja tietojen yhteiskäyttöön liittyvien riskien vähentämiseksi on olennaista tarkastella ja valvoa säännöllisesti kolmansien osapuolten vaatimustenmukaisuutta.

Lue myös: 5 vaarallista kyberturvallisuusvirhettä, joita yritykset tekevät

4. Mitä tietosuoja tarkoittaa sopimuksessa?

Sopimukseen sisältyvällä tietosuojalla tarkoitetaan erityislausekkeita ja -määräyksiä, joiden tarkoituksena on suojata sopimuksen puitteissa käsiteltäviä henkilötietoja ja muita arkaluonteisia tietoja. Nämä lausekkeet ovat ratkaisevan tärkeitä sen varmistamiseksi, että tietoja kerätään, käsitellään, tallennetaan ja jaetaan sovellettavien tietosuojalakien ja parhaiden käytäntöjen mukaisesti.

a. Tietojenkäsittelysopimukset (DPA)

• Tietojenkäsittelysopimus on oikeudellisesti sitova asiakirja, jossa kuvataan rekisterinpitäjän puolesta toimivan henkilötietojen käsittelijän tietosuojavelvoitteet. Sopimus sisältää yleensä yksityiskohtaisia tietoja tietojenkäsittelytoimista, turvatoimista ja rekisteröityjen oikeuksista. Sillä varmistetaan, että henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti ja tietosuojalakeja noudattaen. Tietosuojasopimuksen sisällyttäminen tietojenkäsittelyä koskeviin sopimuksiin on olennaisen tärkeää vastuullisuuden ja avoimuuden ylläpitämiseksi.

b. Luottamuksellisuus- ja salassapitosopimukset (NDA)

• Luottamuksellisuus- ja salassapitosopimukset ovat olennainen osa arkaluonteisia tietoja koskevia sopimuksia. Nämä sopimukset sitovat osapuolia oikeudellisesti estämään luottamuksellisten tietojen luvattoman paljastamisen ja takaavat, että arkaluonteiset tiedot pysyvät suojattuina. NDA-sopimuksissa määritellään yleensä luottamuksellisuusvelvoitteen kesto, salassa pidettävien tietojen laajuus ja rikkomisen seuraukset. NDA-sopimusten sisällyttäminen sopimuksiin on olennaisen tärkeää liikesalaisuuksien, henkisen omaisuuden ja muiden luottamuksellisten tietojen suojaamiseksi.

c. Tietojen säilyttämis- ja poistamiskäytännöt

• Sopimuksissa olisi määriteltävä selkeästi tietojen säilytysajat ja hahmotettava menettelyt tietojen turvallista poistamista varten sen jälkeen, kun sopimuksen tarkoitus on täytetty. Tietojen säilyttämiskäytäntöjen avulla voidaan varmistaa, että tietoja ei säilytetä pidempään kuin on tarpeen, ja vähentää näin pitkittyneestä säilytyksestä johtuvaa tietojen altistumisen riskiä. Tietojen turvallisia poistomenetelmiä, kuten tietojen pyyhkimistä tai fyysistä tuhoamista, olisi käytettävä sen varmistamiseksi, että poistettuja tietoja ei voida palauttaa. Nämä käytännöt ovat ratkaisevan tärkeitä tietosuojasäännösten noudattamiseksi ja tietomurtojen riskin minimoimiseksi.

d. Vastuu- ja vahingonkorvauslausekkeet

• Vastuu- ja vahingonkorvauslausekkeet ovat olennaisen tärkeitä, jotta taloudellinen vastuu voidaan jakaa, jos tietosuojarikkomus tai tietosuojavelvoitteiden noudattamatta jättäminen tapahtuu. Nämä lausekkeet suojaavat osapuolia määrittelemällä selkeästi tietosuojavirheiden seuraukset ja mahdollisesti vaadittavat taloudelliset korvaukset. Näiden lausekkeiden sisällyttäminen sopimuksiin auttaa varmistamaan, että kaikki osapuolet ymmärtävät vastuunsa ja ovat valmiita vastaamaan mahdollisiin riskeihin.

e. Kansainväliset tiedonsiirrot

• Jos sopimukseen liittyy tietojen siirtämistä maantieteellisten rajojen yli, siihen olisi sisällytettävä lausekkeita, joilla varmistetaan kansainvälisten tiedonsiirtosäännösten noudattaminen. Tällaisia voivat olla esimerkiksi vakiosopimuslausekkeet tai sitovat yrityssäännöt, joiden tarkoituksena on varmistaa, että tiedonsiirrot toteutetaan siten, että henkilötiedot suojataan asianmukaisesti. Kansainvälisten tiedonsiirtosäännösten noudattamisen varmistaminen on ratkaisevan tärkeää oikeudellisten seuraamusten välttämiseksi ja asiakkaiden ja kumppaneiden luottamuksen säilyttämiseksi.

Tiivistelmä: Sopimusturva ja tietosuoja

Koska kyberturvallisuuteen kohdistuu yhä enemmän uhkia, sopimusturvallisuuden parantamisesta ja tietosuojasta huolehtimisesta on tullut tärkeämpää kuin koskaan aiemmin. Toteuttamalla vankkoja turvatoimia, noudattamalla tietosuojasäännöksiä ja sisällyttämällä sopimuksiin kattavia tietosuojalausekkeita organisaatiot voivat lieventää riskejä ja suojata arkaluonteisia tietoja nyt ja tulevaisuudessa. Organisaatiot, jotka asettavat nämä strategiat etusijalle, ovat paremmassa asemassa selviytyäkseen nykyaikaisen digitaalisen ympäristön monimutkaisissa uhkatilanteissa, turvatakseen sopimussuhteensa sekä sopimusturvansa ja säilyttääkseen sidosryhmiensä luottamuksen.