Hvordan du kan forbedre sikkerheten og personvernet i kontrakten

Kontrakter inneholder som regel sensitive data og kritisk forretningsinformasjon. Derfor har behovet for robuste tiltak for sikkerhet og personvern i kontrakten aldri vært viktigere enn nå. Etter hvert som cybertruslene utvikler seg og regelverket blir strengere, må organisasjoner ta i bruk omfattende strategier for å beskytte kontraktsavtalene sine og dataene de inneholder. Denne artikkelen tar for seg viktige strategier for å sikre kontrakter og personvern, og gir innsikt i den nyeste utviklingen og beste praksis for 2024.

1. Hvordan øke sikkerheten i kontrakter

Sikring av sikkerhetskontrakter er avgjørende for å beskytte både de involverte partene og de sensitive dataene som utveksles i avtalen. Kontraktsdataenes integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet må opprettholdes til enhver tid. Følgende strategier kan bidra til å forbedre sikkerheten i kontraktene:

a. Implementere kryptering

• Ende-til-ende-kryptering: En av de mest effektive møtene å beskytte data på i sikkerhetskontrakter er gjennom ende-til-ende-kryptering. Dette sikrer at dataene krypteres fra de opprettes til de lagres eller overføres på en sikker møte. Avanserte krypteringsstandarder som AES-256 gir et høyt sikkerhetsnivå, noe som gjør det ekstremt vanskelig for uautoriserte parter å få tilgang til eller dechiffrere dataene.
• Digitale signaturer: Digitale signaturer spiller en avgjørende rolle når det gjelder å verifisere ektheten og integriteten til kontrakter. Ved hjelp av kryptografiske teknikker sikrer digitale signaturer at en kontrakt ikke har blitt endret siden den ble signert, og at underskriverne er de de utgir seg for å være. Dette beskytter ikke bare kontrakten mot manipulering, men gir også et tydelig spor av ansvarlighet.

Les også: Hva er kontraktshåndtering? En komplett guide

b. Mekanismer for tilgangskontroll

• Rollebasert tilgangskontroll (RBAC): Implementering av RBAC er avgjørende for å sikre at kun autorisert personell har tilgang til sensitive kontraktsdata. Ved å tildele tillatelser basert på brukerens rolle i organisasjonen begrenser RBAC tilgangen til kun de som trenger den for å utføre oppgavene sine, og minimerer dermed risikoen for uautorisert tilgang.
• Flerfaktorautentisering (MFA): MFA legger til et ekstra sikkerhetslag ved å kreve at brukerne må oppgi to eller flere former for identifikasjon før de får tilgang til kontraktsadministrasjonssystemet. Dette kan være noe brukeren vet (som et passord), noe brukeren har (som en smarttelefon) eller noe brukeren er (som et fingeravtrykk). Ved å implementere MFA kan organisasjoner redusere risikoen for uautorisert tilgang på grunn av kompromittert legitimasjon betydelig. 

c. Regular security audits and penetration testing

• Regelmessige sikkerhetsrevisjoner og penetrasjonstester er en proaktiv tilnærming til å identifisere og redusere sårbarheter i kontraktstyringssystemet. Sikkerhetsrevisjoner innebærer en grundig gjennomgang av systemets sikkerhetspolicyer, prosedyrer og kontroller, mens penetrasjonstester simulerer cyberangrep for å evaluere systemets motstandskraft mot potensielle trusler. Ved å ta tak i sårbarheter før de kan utnyttes, kan organisasjoner forbedre den generelle sikkerhetssituasjonen sin.

d. Sikker lagring og sikkerhetskopiering av kontrakter

• Sikre lagringsløsninger: Kontrakter bør lagres i sikre miljøer, for eksempel i krypterte databaser eller sikre skylagringstjenester som overholder bransjestandarder og forskrifter. Det er viktig å sørge for at lagringsløsningene tilbyr redundans, tilgangskontroll og revisjonslogging for å spore tilgang til og endringer i kontraktsdataene.
• Regelmessig sikkerhetskopiering: Regelmessig sikkerhetskopiering av kontrakter er avgjørende for katastrofegjenoppretting og kontinuitet i virksomheten. Sikkerhetskopier bør krypteres og lagres på ulike geografiske steder for å beskytte mot tap av data som følge av dataangrep, naturkatastrofer eller systemfeil.

2. Hva er sikkerhets- og personvernkontrakter?

Sikkerhets- og personvernkontrakter er spesialiserte avtaler som beskriver forpliktelser, ansvar og tiltak som partene må overholde for å beskytte sensitive data. Disse kontraktene er spesielt viktige i sektorer som håndterer konfidensiell informasjon, for eksempel helsevesenet, finans, teknologi og juridiske tjenester. Sikkerhets- og personvernkontrakter sikrer at alle involverte parter forplikter seg til å opprettholde høye standarder for databeskyttelse.

a. Nøkkelkomponenter i sikkerhetskontrakter

• Klausuler om databeskyttelse: Personvernklausuler er avgjørende for å definere hvordan sensitive data skal håndteres gjennom hele kontraktens livssyklus. Disse klausulene beskriver vanligvis de tekniske og organisatoriske tiltakene som må iverksettes for å beskytte data, for eksempel kryptering, tilgangskontroll og dataminimering. I tillegg kan de inneholde krav om varsling av datainnbrudd, retningslinjer for datalagring og forpliktelser for datahåndtering.
• Konfidensialitetsavtaler: Konfidensialitetsavtaler er juridisk bindende kontrakter som sikrer at alle involverte parter er forpliktet til å bevare konfidensialiteten til dataene som deles. Disse avtalene beskytter sensitiv informasjon mot å bli utlevert til uautoriserte parter, og de ledsages ofte av taushetserklæringer (NDA) for å styrke forpliktelsen til konfidensialitet ytterligere.
• Protokoller for varsling av sikkerhetsbrudd: Protokoller for varsling av datainnbrudd er avgjørende for å skissere hvilke tiltak som må iverksettes i tilfelle et datainnbrudd. Disse protokollene omfatter vanligvis krav om rask varsling av berørte parter, tilsynsmyndigheter og andre interessenter. De definerer også tidsfrister for varsling av datainnbrudd og innholdet i kommunikasjonen, noe som sikrer åpenhet og samsvar med juridiske forpliktelser.

b. Personvernkontrakter

• Den registrertes rettigheter: Personvernkontrakter inneholder ofte bestemmelser som beskriver rettighetene til personer hvis opplysninger blir behandlet. Disse rettighetene kan omfatte retten til innsyn, retting eller sletting av personopplysninger, samt retten til å begrense eller motsette seg visse typer databehandling. Ved å definere disse rettighetene tydelig bidrar personvernkontraktene til å sikre at de registrerte har kontroll over personopplysningene sine.
• Overholdelse av regelverk: Sikkerhets- og personvernkontrakter må være i samsvar med relevante personvernforskrifter, for eksempel General Data Protection Regulation (GDPR) i Europa eller California Consumer Privacy Act (CCPA) i USA. Overholdelse av disse forskriftene er ikke bare et juridisk krav, men også et avgjørende aspekt når det gjelder å bygge tillit hos kunder og interessenter. Kontraktene bør spesifisere hvilke regelverk som gjelder, og hvilke tiltak som er iverksatt for å sikre etterlevelse.

Les også: De 10 beste SaaS-sikkerhetsrutiner

3. Hvordan sikrer du personvern og databeskyttelse?

Å sikre personvern og databeskyttelse i kontrakter innebærer en mangefasettert tilnærming som kombinerer juridiske, tekniske og organisatoriske tiltak. Organisasjoner må være nøye med å implementere beste praksis for å beskytte sensitiv informasjon og overholde personvernlovgivningen.

a. Data minimization

• Dataminimering er et sentralt prinsipp innen personvern som innebærer at man kun samler inn og behandler de opplysningene som er nødvendige for kontraktens formål. Ved å begrense mengden data som samles inn, reduserer organisasjoner risikoen forbundet med lagring og håndtering av for store mengder sensitiv informasjon. Denne praksisen øker ikke bare sikkerheten, men er også i tråd med personvernregelverket som pålegger minimering av innsamling av personopplysninger.

b. Anonymiser data og vurder pseudonymer

• Anonymisering og pseudonymisering er teknikker, for eksempel VPN, som brukes til å beskytte personopplysninger ved å fjerne eller skjule identifikatorer som kan knytte dataene til bestemte personer. Anonymisering innebærer permanent fjerning av all identifiserende informasjon, noe som gjør det umulig å spore dataene tilbake til en enkeltperson. Pseudonymisering, derimot, erstatter identifikatorer med pseudonymer, som kan reverseres med tilleggsinformasjon som lagres separat. Disse teknikkene er spesielt nyttige i kontrakter som involverer store datasett eller forskningsaktiviteter, der hensynet til personvernet er viktigst.

c. Regelmessig opplæring og bevisstgjøring

• Regular training and awareness programs are essential for ensuring that employees and stakeholders understand the importance of data privacy and the specific requirements outlined in security and privacy contracts. Training should cover topics such as data protection best practices, the organization’s data privacy policies, and the legal obligations related to data handling. By fostering a culture of privacy and security, organizations can reduce the likelihood of accidental data breaches and ensure that all parties adhere to contractual obligations.

d. Planer for håndtering av hendelser

• En omfattende beredskapsplan er avgjørende for å kunne håndtere datainnbrudd og andre sikkerhetshendelser på en effektiv måte. Planen bør skissere hvilke tiltak som skal iverksettes i tilfelle et datainnbrudd, inkludert strategier for begrensning, utryddelse, gjenoppretting og kommunikasjon. I tillegg bør planen spesifisere roller og ansvarsområder, slik at alle involverte kjenner sin rolle i responsprosessen. Det er viktig å teste og oppdatere beredskapsplanen jevnlig for å sikre at den fortsatt er effektiv og i tråd med gjeldende trusler og lovkrav.

e. Tredjeparts risikohåndtering

• Risikohåndtering av tredjepartsleverandører er et viktig aspekt når det gjelder å sikre personvern og databeskyttelse i kontrakter. Organisasjoner må nøye vurdere risikoen forbundet med tredjepartsleverandører som har tilgang til sensitive data. Dette innebærer å undersøke leverandørens sikkerhetspraksis, sørge for at de følger de samme personvernstandardene og inkludere kontraktsbestemmelser som forplikter leverandøren til å overholde personvernregelverket. Regelmessig gjennomgang og overvåking av tredjeparters etterlevelse er avgjørende for å redusere risikoen forbundet med utkontraktering og datadeling.

Les også: 5 farlige cybersikkerhetsfeil som bedrifter begår, og hvordan de kan unngås

4. Hva er databeskyttelse i en kontrakt?

Personvern i en kontrakt refererer til de spesifikke klausulene og bestemmelsene som er utformet for å beskytte personopplysninger og sensitive data som håndteres innenfor rammene av avtalen. Disse klausulene er avgjørende for å sikre at data samles inn, behandles, lagres og deles i samsvar med gjeldende personvernlovgivning og beste praksis.

a. Databehandleravtaler (DPA)

• En databehandleravtale (DPA) er et juridisk bindende dokument som beskriver personvernforpliktelsene til en databehandler på vegne av en behandlingsansvarlig. Databehandleravtalen inneholder vanligvis detaljer om databehandlingsaktiviteter, sikkerhetstiltak og de registrertes rettigheter. Den sikrer at databehandleren håndterer personopplysninger i samsvar med den behandlingsansvarliges instruksjoner og i samsvar med personvernlovgivningen. Det er viktig å inkludere en databehandleravtale i kontrakter som omfatter databehandling, for å opprettholde ansvarlighet og åpenhet.

b. Avtaler om konfidensialitet og taushetsplikt (NDA)

• Konfidensialitets- og taushetserklæringer (NDA-er) er en integrert del av kontrakter som involverer sensitive data. Disse avtalene forplikter partene til å forhindre uautorisert utlevering av konfidensiell informasjon, og sikrer at sensitive data forblir beskyttet. Taushetserklæringer spesifiserer vanligvis varigheten av konfidensialitetsforpliktelsen, omfanget av informasjonen som dekkes, og konsekvensene av brudd på avtalen. Det er viktig å inkludere taushetserklæringer i kontrakter for å beskytte forretningshemmeligheter, immaterielle rettigheter og annen konfidensiell informasjon.

c. Retningslinjer for oppbevaring og sletting av data

• Kontraktene bør tydelig spesifisere datalagringsperioder og skissere prosedyrer for sikker sletting av data etter at kontraktens formål er oppfylt. Retningslinjer for datalagring bidrar til å sikre at data ikke oppbevares lenger enn nødvendig, noe som reduserer risikoen for at data blir eksponert på grunn av langvarig lagring. Sikre metoder for sletting av data, for eksempel sletting av data eller fysisk destruksjon, bør brukes for å sikre at slettede data ikke kan gjenopprettes. Disse retningslinjene er avgjørende for å overholde personvernregelverket og for å minimere risikoen for datainnbrudd.

d. Klausuler om erstatningsansvar og skadesløsholdelse

• Ansvars- og erstatningsklausuler er avgjørende for å fordele ansvar og økonomisk ansvar i tilfelle brudd på datasikkerheten eller manglende overholdelse av personvernforpliktelser. Disse klausulene beskytter de involverte partene ved at de klart definerer konsekvensene av brudd på personvernforpliktelsene og skisserer den økonomiske kompensasjonen som kan kreves. Ved å inkludere disse klausulene i kontraktene sikrer man at alle parter forstår hvilket ansvar de har, og at de er forberedt på å håndtere potensielle risikoer.

e. International data transfers

• Hvis kontrakten innebærer overføring av data over landegrensene, bør den inneholde klausuler som sikrer at internasjonale regler for dataoverføring overholdes. Det kan dreie seg om standard kontraktsklausuler (SCC) eller bindende konsernregler (BCR), som er utformet for å sikre at dataoverføringer skjer på en måte som gir tilstrekkelig beskyttelse av personopplysninger. Det er avgjørende å overholde internasjonale regler for dataoverføring for å unngå juridiske sanksjoner og opprettholde tilliten til kunder og partnere.

Sammendrag

Etter hvert som vi står overfor stadig flere trusler mot cybersikkerheten, har det blitt viktigere enn noen gang før å forbedre kontraktssikkerheten og sikre personvernet. Ved å iverksette robuste sikkerhetstiltak, overholde personvernregelverket og innlemme omfattende personvernklausuler i kontraktene kan organisasjoner redusere risikoen og beskytte sensitiv informasjon nå og i fremtiden. Organisasjoner som prioriterer disse strategiene, vil være bedre rustet til å navigere i kompleksiteten i det moderne digitale miljøet, ivareta kontraktsforholdene sine og opprettholde tilliten til interessentene sine.