Nu cyberbedreigingen zich ontwikkelen en de regelgeving strenger wordt, moeten organisaties uitgebreide strategieën aannemen om hun contractuele overeenkomsten en de data die ze bevatten te beschermen. Dit artikel verkent essentiële strategieën voor het beveiligen van contracten en het waarborgen van data privacy, en biedt inzicht in de nieuwste ontwikkelingen en best practices voor 2024.
1. Hoe je contracten beter kunt beveiligen
Het beveiligen van contracten is van vitaal belang voor het beschermen van zowel de betrokken partijen als de gevoelige gegevens die binnen de overeenkomst worden uitgewisseld. De integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van data van contracten moet te allen tijde worden gehandhaafd. De volgende strategieën kunnen de beveiliging van contracten aanzienlijk verbeteren:
a. Encryptie implementeren
- End-to-end encryptie: Een van de meest effectieve manieren om data te beschermen binnen veiligheidscontracten is door middel van end-to-end encryptie. Dit zorgt ervoor dat data wordt versleuteld vanaf het moment dat het wordt gecreëerd totdat het veilig wordt opgeslagen of verzonden. Geavanceerde versleutelingsstandaarden zoals AES-256 bieden een hoog beveiligingsniveau, waardoor het voor onbevoegden extreem moeilijk is om toegang te krijgen tot de data of deze te ontcijferen.
- Digitale handtekeningen: Digitale handtekeningen spelen een cruciale rol bij het verifiëren van de authenticiteit en integriteit van contracten. Door gebruik te maken van cryptografische technieken zorgen digitale handtekeningen ervoor dat een contract niet is gewijzigd sinds het werd ondertekend en dat de ondertekenaars zijn wie ze beweren te zijn. Dit beschermt niet alleen het contract tegen knoeien, maar zorgt ook voor een duidelijk spoor van verantwoording.
Lees ook: Wat is contractmanagement? Je ultieme gids
b. Mechanismen voor toegangscontrole
- Rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC): Het implementeren van RBAC is essentieel om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot gevoelige data van contracten. Door machtigingen toe te wijzen op basis van de rol van de gebruiker binnen de organisatie, beperkt RBAC de toegang tot alleen diegenen die het nodig hebben om hun taken uit te voeren, waardoor het risico op onbevoegde toegang wordt geminimaliseerd.
- Multi-Factor Authenticatie (MFA): MFA voegt een extra beveiligingslaag toe door van gebruikers te eisen dat ze twee of meer vormen van identificatie opgeven voordat ze toegang krijgen tot het contractmanagement systeem. Dit kan iets zijn dat de gebruiker weet (zoals een wachtwoord), iets dat de gebruiker heeft (zoals een smartphone), of iets dat de gebruiker is (zoals een vingerafdruk). Door MFA te implementeren kunnen organisaties het risico op ongeautoriseerde toegang als gevolg van gecompromitteerde referenties aanzienlijk verminderen.
c. Regelmatige beveiligingsaudits en penetratietesten
- Het uitvoeren van regelmatige beveiligingsaudits en penetratietests is een proactieve methode om kwetsbaarheden in het contractmanagement systeem te identificeren en te beperken. Beveiligingsaudits omvatten een grondig onderzoek van het beveiligingsbeleid, de procedures en de controles van het systeem, terwijl penetratietests cyberaanvallen simuleren om de weerbaarheid van het systeem tegen potentiële bedreigingen te evalueren. Door kwetsbaarheden aan te pakken voordat ze kunnen worden uitgebuit, kunnen organisaties hun algehele beveiliging verbeteren.
d. Veilige opslag en back-up van contracten
- Veilige opslagoplossingen: Contracten moeten worden opgeslagen in veilige omgevingen, zoals versleutelde databases of veilige cloudopslagdiensten die voldoen aan de normen en voorschriften van de industrie. Het is cruciaal om ervoor te zorgen dat de opslagoplossingen redundantie, toegangscontrole en audit logging bieden om de toegang tot en wijzigingen in de data van het contract bij te houden.
- Regelmatige back-ups: Het regelmatig maken van back-ups van contracten is essentieel voor disaster recovery en bedrijfscontinuïteit. Back-ups moeten worden versleuteld en opgeslagen op geografisch verschillende locaties om bescherming te bieden tegen dataverlies als gevolg van cyberaanvallen, natuurrampen of systeemstoringen.
2. Wat zijn beveiligings- en privacycontracten?
Beveiligings- en privacycontracten zijn gespecialiseerde overeenkomsten die de verplichtingen, verantwoordelijkheden en maatregelen beschrijven waaraan partijen zich moeten houden om gevoelige data te beschermen. Deze contracten zijn vooral belangrijk in sectoren die vertrouwelijke informatie verwerken, zoals de gezondheidszorg, de financiële sector, technologie en juridische diensten. Beveiligings- en privacycontracten zorgen ervoor dat alle betrokken partijen zich inzetten voor het handhaven van hoge normen voor data bescherming.
a. Belangrijkste onderdelen van beveiligingscontracten
- Clausules voor data bescherming: Clausules over data bescherming zijn cruciaal in het definiëren van hoe gevoelige data behandeld zal worden gedurende de levenscyclus van het contract. Deze clausules beschrijven gewoonlijk de technische en organisatorische maatregelen die moeten worden geïmplementeerd om data te beveiligen, zoals encryptie, toegangscontroles en dataminimalisatie. Daarnaast kunnen ze vereisten bevatten voor het melden van datalekken, beleid voor het bewaren van data en verplichtingen voor het verwijderen van data.
- Geheimhoudingsovereenkomsten: Geheimhoudingsovereenkomsten zijn juridisch bindende contracten die ervoor zorgen dat alle betrokken partijen verplicht zijn om de vertrouwelijkheid van de gedeelde data te handhaven. Deze overeenkomsten beschermen gevoelige informatie tegen openbaarmaking aan onbevoegde partijen en gaan vaak gepaard met geheimhoudingsovereenkomsten (NDA’s) om de verplichting tot vertrouwelijkheid verder te versterken.
- Protocollen voor kennisgeving van inbreuken: Protocollen voor het melden van inbreuken zijn essentieel voor het vastleggen van de stappen die moeten worden genomen in het geval van een inbreuk op data. Deze protocollen bevatten meestal vereisten voor het onmiddellijk op de hoogte stellen van getroffen partijen, regelgevende instanties en andere stakeholders. Ze definiëren ook de tijdslimieten voor het melden van inbreuken en de inhoud van de communicatie, om transparantie en naleving van wettelijke verplichtingen te garanderen.
b. Privacycontracten
- Rechten van de betrokkenen: Privacycontracten bevatten vaak bepalingen die de rechten beschrijven van personen van wie de data wordt verwerkt. Deze rechten kunnen bestaan uit het recht op inzage, rectificatie of wissing van persoonsgegevens, maar ook het recht op beperking van of bezwaar tegen bepaalde vormen van gegevensverwerking. Door deze rechten duidelijk vast te leggen, helpen privacy contracten ervoor te zorgen dat betrokkenen controle hebben over hun persoonlijke gegevens.
- Naleving van regelgeving: Beveiligings- en privacycontracten moeten voldoen aan relevante regelgeving op het gebied van data bescherming, zoals de General Data Protection Regulation (GDPR) in Europa of de California Consumer Privacy Act (CCPA) in de Verenigde Staten. Naleving van deze voorschriften is niet alleen een wettelijke vereiste, maar ook een cruciaal aspect voor het opbouwen van vertrouwen bij klanten en stakeholders. Contracten moeten de regelgevingskaders die van toepassing zijn specificeren en de maatregelen schetsen die zijn genomen om naleving te garanderen.
Lees ook: Top 10 beste SaaS-beveiliging tips
3. Hoe zorg je voor privacy en data bescherming?
Het waarborgen van privacy en data bescherming binnen contracten omvat een veelzijdige methode die juridische, technische en organisatorische maatregelen combineert. Organisaties moeten ijverig zijn in het implementeren van best practices om gevoelige informatie te beschermen en de naleving van wetten voor data bescherming te handhaven.
a. Data minimalisatie
- Dataminimalisatie is een belangrijk principe in data bescherming dat inhoudt dat alleen die data verzameld en verwerkt wordt die nodig is voor het doel van het contract. Door de hoeveelheid verzamelde data te beperken, verminderen organisaties het risico dat gepaard gaat met het opslaan en verwerken van buitensporige hoeveelheden gevoelige informatie. Deze praktijk verbetert niet alleen de beveiliging, maar is ook in lijn met privacyregelgeving die het minimaliseren van het verzamelen van persoonlijke data verplicht stelt.
b. Anonimiseer data en overweeg pseudoniemen
- Anonimiseren en pseudonimiseren zijn technieken, zoals VPN’s, die worden gebruikt om persoonlijke gegevens te beschermen door het verwijderen of verbergen van identificatoren die de gegevens zouden kunnen koppelen aan specifieke personen. Anonimiseren houdt in dat alle identificerende informatie permanent wordt verwijderd, waardoor het onmogelijk wordt om de data te herleiden naar een individu. Bij pseudonimisering daarentegen worden identificatoren vervangen door pseudoniemen, die kunnen worden teruggedraaid met apart opgeslagen aanvullende informatie. Deze technieken zijn vooral nuttig bij contracten met grote datasets of onderzoeksactiviteiten, waar privacy het allerbelangrijkste is.
c. Regelmatige training en bewustwording
- Regelmatige training en bewustwordingsprogramma’s zijn essentieel om ervoor te zorgen dat werknemers en stakeholders het belang van data privacy en de specifieke eisen in beveiligings- en privacycontracten begrijpen. De training moet gaan over onderwerpen als best practices op het gebied van data bescherming, het privacybeleid van de organisatie en de wettelijke verplichtingen met betrekking tot het omgaan met data. Door een cultuur van privacy en beveiliging te bevorderen, kunnen organisaties de kans op onopzettelijke datalekken verkleinen en ervoor zorgen dat alle partijen zich aan de contractuele verplichtingen houden.
d. Plannen voor respons bij incidenten
- Een uitgebreid incident response plan is essentieel voor het effectief beheren van datalekken en andere beveiligingsincidenten. Het plan moet de stappen beschrijven die genomen moeten worden in het geval van een inbreuk, inclusief strategieën voor indamming, uitroeiing, herstel en communicatie. Daarnaast moet het plan rollen en verantwoordelijkheden specificeren, zodat alle betrokkenen weten wat hun rol is in het reactieproces. Het regelmatig testen en bijwerken van het incident response plan is essentieel om ervoor te zorgen dat het effectief blijft en afgestemd is op de huidige bedreigingen en wettelijke vereisten.
e. Beheer van risico’s van derden
- Risicomanagement van derden is een cruciaal aspect van het waarborgen van privacy en data bescherming in contracten. Organisaties moeten de risico’s van externe leveranciers die toegang hebben tot gevoelige data zorgvuldig beoordelen. Dit omvat het uitvoeren van due diligence op de beveiligingspraktijken van de leverancier, ervoor zorgen dat ze zich houden aan dezelfde normen voor data bescherming en het opnemen van contractuele bepalingen die de leverancier verplichten om te voldoen aan de privacyregelgeving. Het regelmatig beoordelen en controleren van de naleving door derden is essentieel om de risico’s van uitbesteding en het delen van data te beperken.
4. Wat is data bescherming in een contract?
Data bescherming in een contract verwijst naar de specifieke clausules en bepalingen die zijn ontworpen om persoonlijke en gevoelige gegevens te beschermen die worden verwerkt binnen het bereik van de overeenkomst. Deze clausules zijn van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat data wordt verzameld, verwerkt, opgeslagen en gedeeld in overeenstemming met de toepasselijke wetten en best practices op het gebied van data bescherming.
a. Overeenkomsten voor gegevensverwerking (DPA’s)
- Een gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA) is een juridisch bindend document waarin de verplichtingen op het gebied van data bescherming van een gegevensverwerker namens een voor de verwerking verantwoordelijke zijn vastgelegd. De DPA bevat meestal details over gegevensverwerkingsactiviteiten, beveiligingsmaatregelen en de rechten van de betrokkenen. Het zorgt ervoor dat de gegevensverwerker persoonlijke gegevens verwerkt volgens de instructies van de voor de verwerking verantwoordelijke en in overeenstemming met de wetten voor data bescherming. Het opnemen van een DPA in contracten voor gegevensverwerking is essentieel voor het handhaven van verantwoording en transparantie.
b. Vertrouwelijkheids- en geheimhoudingsovereenkomsten (NDA’s)
- Geheimhoudings- en geheimhoudingsovereenkomsten (NDA’s) maken integraal deel uit van contracten waarbij gevoelige data betrokken zijn. Deze overeenkomsten binden partijen wettelijk om ongeoorloofde bekendmaking van vertrouwelijke informatie te voorkomen en zorgen ervoor dat gevoelige data beschermd blijven. NDA’s specificeren meestal de duur van de geheimhoudingsverplichting, het bereik van de informatie en de gevolgen van een schending. Het opnemen van NDA’s in contracten is essentieel voor het beschermen van handelsgeheimen, intellectueel eigendom en andere vertrouwelijke informatie.
c. Beleid voor het bewaren en verwijderen van data
- Contracten moeten duidelijk de bewaartermijnen van data specificeren en procedures beschrijven voor het veilig verwijderen van data nadat het doel van het contract is bereikt. Beleid voor het bewaren van gegevens helpt ervoor te zorgen dat gegevens niet langer dan nodig worden bewaard, waardoor het risico van blootstelling aan gegevens door langdurige opslag wordt verminderd. Veilige methoden voor het wissen van gegevens, zoals het wissen van gegevens of fysieke vernietiging, moeten worden gebruikt om ervoor te zorgen dat verwijderde gegevens niet kunnen worden hersteld. Dit beleid is cruciaal om te voldoen aan de regelgeving voor data bescherming en om het risico op datalekken te minimaliseren.
d. Aansprakelijkheids- en vrijwaringsclausules
- Aansprakelijkheids- en vrijwaringsclausules zijn essentieel voor het toewijzen van verantwoordelijkheid en financiële aansprakelijkheid in het geval van een datalek of niet-naleving van verplichtingen op het gebied van data bescherming. Deze clausules beschermen de betrokken partijen door duidelijk de gevolgen van tekortkomingen in de data bescherming te definiëren en de financiële compensatie te schetsen die nodig kan zijn. Het opnemen van deze clausules in contracten helpt ervoor te zorgen dat alle partijen hun verantwoordelijkheden begrijpen en bereid zijn om potentiële risico’s aan te pakken.
e. Internationale doorgifte van data
- Als het contract betrekking heeft op de grensoverschrijdende overdracht van data, dan moet het clausules bevatten die ervoor zorgen dat de internationale regelgeving voor gegevensoverdracht wordt nageleefd. Dit kunnen bijvoorbeeld Standaard Contractuele Clausules (SKC’s) of Bindende Bedrijfsregels (BCR’s) zijn, die zijn ontworpen om ervoor te zorgen dat gegevensoverdrachten worden uitgevoerd op een manier die adequate bescherming biedt voor persoonsgegevens. Naleving van internationale regels voor gegevensoverdracht is essentieel om juridische sancties te voorkomen en het vertrouwen van klanten en partners te behouden.
De belangrijkste conclusies
Nu we steeds meer worden geconfronteerd met cyberdreigingen, is het verbeteren van de beveiliging van contracten en het waarborgen van gegevensprivacy belangrijker dan ooit tevoren. Door robuuste beveiligingsmaatregelen te implementeren, privacyregels na te leven en uitgebreide clausules over data bescherming op te nemen in contracten, kunnen organisaties risico’s beperken en gevoelige informatie beschermen, nu en in de toekomst. Organisaties die prioriteit geven aan deze strategieën zullen beter in staat zijn om te navigeren door de complexiteit van de moderne digitale omgeving, hun contractuele relaties veilig te stellen en het vertrouwen van hun stakeholders te behouden.
