Sähköisten allekirjoitusten (e-allekirjoitusten) käyttöönotto on lisääntynyt viime vuosina, mikä johtuu tehokkuuden, kustannusten vähentämisen ja paremman turvallisuuden tarpeesta liiketoimissa. Koska yritykset käyttävät yhä useammin digitaalista dokumentaatiota, sähköisen allekirjoituksen kirjausketjun luomisesta on tullut ratkaisevan tärkeää. Tässä oppaassa tarkastellaan sähköisen allekirjoituksen kirjausketjujen keskeisiä piirteitä, niiden merkitystä ja sitä, miten ne liittyvät tarkastetuttujen tilinpäätösten ja tilintarkastuskertomusten allekirjoittamiseen.
1. Mikä on sähköisen allekirjoituksen kirjausketju?
Sähköisen allekirjoituksen kirjausketju on kattava, kronologinen kirjaus, joka sisältää yksityiskohtaiset tiedot sähköisen allekirjoitusprosessin koko elinkaaresta. Se sisältää jokaisen allekirjoitusprosessin aikana suoritetun toimenpiteen: kuka, mitä, milloin ja miten. Jälki on tärkeä todiste, jonka avulla voidaan todentaa sähköisen allekirjoituksen aitous ja eheys ja varmistaa, että allekirjoitus on pätevä ja oikeudellisesti sitova.
Miksi se on tärkeää?
Sähköisen allekirjoituksen kirjausketjun merkitys perustuu sen kykyyn tarjota läpinäkyvyyttä, vastuuvelvollisuutta ja turvallisuutta digitaalisissa liiketoimissa. Seuraavassa on joitakin keskeisiä syitä, miksi kirjausketjut ovat olennaisia:
- Lainsäädännön noudattaminen: Monilla toimialoilla ja lainkäyttöalueilla on erityisiä sähköisten allekirjoitusten käyttöä koskevia säännöksiä. Kirjausketju auttaa organisaatioita täyttämään nämä lakisääteiset vaatimukset, sillä se todistaa, että asiakirja on allekirjoitettu asianmukaisesti, ja että allekirjoittajan henkilöllisyys on varmistettu.
- Riitojen ratkaiseminen: Tapauksissa, joissa allekirjoituksen pätevyys kyseenalaistetaan, kirjausketju toimii kriittisenä todisteena riitojen ratkaisemisessa. Siitä käyvät ilmi allekirjoitusprosessin tarkat vaiheet, mikä voi todistaa, oliko allekirjoitus aito vai oliko siihen tehty väärennöksiä.
- Tietojen eheys: Tarkistusketju varmistaa, että asiakirjaa ei ole muutettu allekirjoituksen jälkeen, jolloin allekirjoitetun asiakirjan eheys säilyy.
- Turvallisuus: Seurantajäljet auttavat havaitsemaan luvattoman käytön tai asiakirjan manipulointiyritykset, mikä parantaa sähköisten tapahtumien yleistä turvallisuutta.
Lue myös: Oneflown opas sähköisistä allekirjoituksista
2. Mitä sähköisen allekirjoituksen kirjausketjuun on sisällytettävä?
Tehokkaan sähköisen allekirjoituksen kirjausketjun tulisi sisältää yksityiskohtaisia tietoja allekirjoitusprosessista. Seuraavassa on lueteltu keskeiset osatekijät, jotka siihen tulisi sisällyttää:
- Allekirjoittajien henkilöllisyys: Kirjausketjuun tulisi kirjata kaikkien allekirjoitukseen osallistuneiden henkilöiden henkilöllisyys. Tämä sisältää heidän nimensä, sähköpostiosoitteensa, IP-osoitteensa ja joissakin tapauksissa myös fyysisen sijaintinsa. Nämä tiedot ovat ratkaisevan tärkeitä sen tarkistamiseksi, että oikeat henkilöt ovat allekirjoittaneet asiakirjan.
- Aikaleimat: Jokainen allekirjoitusprosessin aikana tehty toimenpide on leimattava aikaleimalla. Tähän sisältyy se, milloin asiakirja lähetettiin allekirjoitettavaksi, milloin sitä tarkasteltiin, milloin allekirjoitus tehtiin ja milloin asiakirja valmistui. Aikaleimat tarjoavat selkeän aikajanan tapahtumista ja ovat olennaisen tärkeitä toimintojen järjestyksen todentamiseksi.
- Asiakirjan historia: Tarkistusketjuun tulisi sisältyä merkintä asiakirjan historiasta, mukaan lukien kaikki muutokset tai muokkaukset, jotka on tehty asiakirjaan ennen sen allekirjoittamista. Näin varmistetaan, että asiakirjan eheys säilyy koko allekirjoitusprosessin ajan.
- Tunnistusmenetelmät: Tarkistusketjuun olisi kirjattava allekirjoittajien todentamiseen käytetyt menetelmät. Tällaisia menetelmiä voivat olla salasanasuojaus, tekstiviestivarmennus, sähköpostivahvistus tai biometriset tiedot, kuten sormenjäljet. Näiden menetelmien avulla voidaan todentaa allekirjoittajan henkilöllisyys ja varmistaa, että vain valtuutetut henkilöt voivat allekirjoittaa asiakirjan.
- IP-osoite ja maantieteellinen sijainti: Jos allekirjoittajan IP-osoite ja mahdollisuuksien mukaan maantieteellinen sijainti tallennetaan, se voi lisätä turvallisuutta ja varmennusta. Se antaa kontekstin sille, missä ja miten asiakirja on allekirjoitettu.
- Toimintaloki: Tarkistusketjuun tulisi kirjata kaikki allekirjoitusprosessin aikana tehdyt toimet, mukaan lukien asiakirjojen katselu, lataaminen ja allekirjoitusten jättäminen. Näin saadaan kattava kirjaus kaikista asiakirjan kanssa tapahtuneista vuorovaikutustapahtumista.
- Asiakirjan yksilöllinen tunniste: Yksilöllisen tunnisteen antaminen asiakirjalle varmistaa, että se voidaan jäljittää helposti ja siihen voidaan viitata kirjausketjussa. Tunnisteen on pysyttävä johdonmukaisena koko asiakirjan elinkaaren ajan.
Näiden elementtien sisällyttäminen sähköisen allekirjoituksen kirjausketjuun varmistaa, että allekirjoitusprosessi on läpinäkyvä, turvallinen ja oikeudellisesti puolustettavissa.
3. Voidaanko tarkastettu tilinpäätös allekirjoittaa sähköisesti?
Kyllä, tarkastetut tilinpäätökset voidaan allekirjoittaa sähköisesti monilla lainkäyttöalueilla edellyttäen, että sähköinen allekirjoitus täyttää tarvittavat oikeudelliset vaatimukset. On kuitenkin useita tekijöitä, jotka on otettava huomioon ennen kuin näin tehdään:
- Oikeudellinen pätevyys: Sähköisten allekirjoitusten oikeudellinen pätevyys tarkastetuissa tileissä riippuu lainkäyttöalueesta. Esimerkiksi Yhdysvalloissa ESIGN-laki (Electronic Signatures in Global and National Commerce) ja UETA-laki (Uniform Electronic Transactions Act) muodostavat sähköisille allekirjoituksille oikeudellisen kehyksen, joka tekee niistä useimmissa tapauksissa oikeudellisesti sitovia. Euroopan unionissa sähköisiä allekirjoituksia säännellään eIDAS-asetuksella, joka tarjoaa samanlaisen oikeudellisen aseman.
- Säädösten noudattaminen: Tilintarkastetun kirjanpidon on usein noudatettava tiettyjä toimialan säännöksiä. On tärkeää varmistaa, että käytetty sähköinen allekirjoitus on näiden säännösten mukainen. Esimerkiksi yhdysvaltalaisella Public Company Accounting Oversight Boardilla (PCAOB) on erityiset ohjeet sähköisten allekirjoitusten käytöstä tilintarkastuksessa.
- Tilintarkastusyhteisön toimintaperiaatteet: Joillakin tilintarkastusyhteisöillä voi olla sisäisiä käytäntöjä sähköisten allekirjoitusten käytöstä. On erittäin tärkeää noudattaa näitä käytäntöjä, jotta yrityksen sisäinen johdonmukaisuus ja vaatimustenmukaisuus säilyy.
- Turvallisuusnäkökohdat: On tärkeää käyttää turvallista ja luotettavaa sähköisen allekirjoituksen alustaa, joka tarjoaa vankat tietoturvaominaisuudet, kuten salauksen, kaksivaiheisen tunnistautumisen ja turvallisen tallennuksen. Näin varmistetaan, että allekirjoitetut asiakirjat on suojattu luvattomalta käytöltä ja peukaloinnilta.
- Asiakkaiden ja sidosryhmien hyväksyntä: Ennen kuin sähköisiä allekirjoituksia käytetään tilintarkastuksissa, on suositeltavaa varmistaa, että asiakkaat ja sidosryhmät ovat tyytyväisiä sähköisiin allekirjoituksiin ja tunnustavat niiden pätevyyden. Selkeä viestintä sähköisten allekirjoitusten oikeudellisesta asemasta ja turvallisuudesta voi auttaa luomaan luottamusta ja hyväksyntää.
Oikeiden edellytysten ja varotoimien vallitessa tarkastettujen tilien sähköinen allekirjoittaminen voi virtaviivaistaa prosesseja, lyhentää läpimenoaikaa ja parantaa tehokkuutta.
4. Voidaanko tilintarkastuskertomukset allekirjoittaa digitaalisesti?
Tilintarkastuskertomukset voidaan allekirjoittaa digitaalisesti! Itse asiassa tämä on yhä yleisempää nykyaikaisessa liiketoimintaympäristössä. Digitaaliset allekirjoitukset ovat erityyppinen sähköinen allekirjoitus, jossa käytetään salausmenetelmiä asiakirjan aitouden ja eheyden varmistamiseksi. Seuraavassa kerrotaan, miten niitä sovelletaan tilintarkastuskertomuksiin:
- Oikeudellinen tunnustaminen: Tämä on mahdollista esimerkiksi Yhdysvaltojen ESIGN-asetuksen ja EU:n eIDAS-aisetuksen kaltaisen lainsäädännön ansiosta. Näillä asetuksilla varmistetaan, että digitaaliset allekirjoitukset ovat oikeudellisesti yhtä sitovia kuin käsinkirjoitetut allekirjoitukset silloin, kun ne täyttävät tietyt kriteerit.
- Parannettu turvallisuus: Digitaaliset allekirjoitukset tarjoavat korkeamman turvallisuustason kuin tavalliset sähköiset allekirjoitukset. Niissä käytetään julkisen avaimen infrastruktuuria (PKI) allekirjoittajan henkilöllisyyden salaamiseen ja todentamiseen, jolloin allekirjoituksen väärentäminen tai peukalointi on lähes mahdotonta. Tämä turvallisuustaso on erityisen tärkeä tilintarkastuskertomuksille, jotka ovat kriittisiä rahoitusasiakirjoja.
- Kiistämättömyys: Yksi digitaalisten allekirjoitusten tärkeimmistä eduista on kiistämättömyys, mikä tarkoittaa, että allekirjoittaja ei voi kiistää allekirjoittaneensa asiakirjaa. Digitaalisen allekirjoituksen tarjoama kryptografinen todistusaineisto varmistaa, että allekirjoittaja on lopullisesti yhteydessä asiakirjaan, mikä on ratkaisevan tärkeää tilintarkastuskertomuksissa, joissa vastuuvelvollisuus on ensiarvoisen tärkeää.
- Tehokkuus ja mukavuus: Digitaaliset allekirjoitukset yksinkertaistavat tilintarkastuskertomusten allekirjoittamista ja jakelua. Sen sijaan, että tarkastajat tulostaisivat, allekirjoittaisivat käsin, skannaisivat ja lähettäisivät asiakirjan, he voivat allekirjoittaa raportit digitaalisesti ja jakaa ne välittömästi asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa. Tämä ei ainoastaan säästä aikaa, vaan vähentää myös paperipohjaisiin prosesseihin liittyviä ympäristövaikutuksia.
- Standardien noudattaminen: Monet sääntelyelimet ja alan standardit tunnustavat ja hyväksyvät digitaaliset allekirjoitukset. Esimerkiksi yhdysvaltalainen PCAOB sallii digitaalisten allekirjoitusten käytön tilintarkastuskertomuksissa edellyttäen, että ne täyttävät tarvittavat turvallisuus- ja aitouskriteerit.
- Maailmanlaajuinen hyväksyntä: Digitaaliset allekirjoitukset tarjoavat sen edun, että ne tunnistetaan ja hyväksytään yli maantieteellisten rajojen. Tämä on erityisen hyödyllistä monikansallisille yrityksille, joiden on allekirjoitettava tilintarkastuskertomuksia eri lainkäyttöalueilla.
Kun tilintarkastuskertomuksia allekirjoitetaan digitaalisesti, on tärkeää käyttää hyvämaineista digitaalisen allekirjoituksen tarjoajaa, joka täyttää sen lainkäyttöalueen lakisääteiset puitteet ja sääntelyvaatimukset, jossa kertomusta käytetään. Lisäksi tilintarkastajien olisi varmistettava, että digitaalinen allekirjoitusprosessi on hyvin dokumentoitu ja että kaikki allekirjoitusprosessiin osallistuvat osapuolet ovat tietoisia sen oikeudellisista vaikutuksista.
Tiivistelmä
Sähköisen allekirjoituksen kirjausketjut ovat olennainen osa digitaalista allekirjoitusprosessia, sillä ne tarjoavat avoimuutta, vastuullisuutta ja turvallisuutta, joita tarvitaan allekirjoitettujen asiakirjojen pätevyyden varmistamiseksi. Sähköisten allekirjoitusten eheyden säilyttämisen kannalta on ratkaisevan tärkeää sisällyttää kirjausketjuun keskeisiä elementtejä, kuten allekirjoittajien henkilöllisyys, aikaleimat, asiakirjahistoria ja todentamismenetelmät.
Tarkastetut tilinpäätökset ja tilintarkastuskertomukset voidaan allekirjoittaa sähköisesti edellyttäen, että allekirjoitukset täyttävät lakisääteiset ja lainsäädännölliset vaatimukset. Käyttämällä turvallisia ja vaatimustenmukaisia sähköisiä ja digitaalisia allekirjoituksia organisaatiot voivat virtaviivaistaa prosessejaan, parantaa turvallisuutta ja varmistaa, että niiden allekirjoittamat asiakirjat ovat oikeudellisesti sitovia ja luotettavia. Digitaalisen toimintaympäristön jatkuvasti kehittyessä tehokkaiden sähköisten allekirjoitusten kirjausketjujen ymmärtäminen ja toteuttaminen on jatkossakin olennaisen tärkeää kaikenkokoisille yrityksille.
