Revisionsspår för elektroniska signaturer: En snabbguide

Användningen av elektroniska signaturer (e-signaturer) har ökat kraftigt under de senaste åren, drivet av behovet av effektivitet, kostnadsminskningar och förbättrad säkerhet i affärstransaktioner. Eftersom företag i allt högre grad använder digital dokumentation har det blivit avgörande att skapa revisionsspår för elektroniska signaturer. I den här guiden beskrivs de viktigaste delarna av revisionsspår för elektroniska signaturer, deras betydelse och hur de förhåller sig till att signera granskade räkenskaper och revisionsrapporter.

1. Vad är ett revisionsspår för elektroniska signaturer?

Ett revisionsspår, revisionslogg eller revisionskedja – kärt barn har många namn – för elektroniska signaturer är ett omfattande, kronologiskt register som beskriver hela livscykeln för en elektronisk signaturprocess. Det inkluderar vem, vad, när och hur för varje åtgärd som vidtas under processen att signera. Denna spårning fungerar som ett viktigt bevis som kan användas för att verifiera en elektronisk signaturs äkthet och integritet, vilket säkerställer att signaturen är giltig och juridiskt bindande.

Varför är det viktigt?

Vikten av ett revisionsspår för elektroniska signaturer ligger i dess förmåga att tillhandahålla transparens, ansvarsskyldighet och säkerhet i digitala transaktioner. Här är några viktiga skäl till varför spårning är viktigt:

• Juridisk efterlevnad: Många branscher och jurisdiktioner har särskilda regler för användningen av elektroniska signaturer. En revisionskedja hjälper organisationer att uppfylla dessa lagkrav genom att bevisa att ett dokument har signerats på rätt sätt och att undertecknarens identitet har verifierats.
• Tvistlösning: I fall där en signaturs giltighet ifrågasätts fungerar revisionskedjan som ett viktigt bevis för att lösa tvister. Den visar de exakta stegen under signeringen, vilket kan bevisa om signaturen var äkta eller om någon manipulering har skett.
• Dataintegritet: Revisionsspåret säkerställer att dokumentet inte har ändrats efter att signaturen applicerades, vilket upprätthåller integriteten hos det signerade dokumentet.
• Säkerhet: Genom att spåra alla åtgärder i samband med signeringen hjälper revisionsspår till att upptäcka obehörig åtkomst eller försök att manipulera dokumentet, vilket ökar den övergripande säkerheten för elektroniska transaktioner.

Läs även: Elektronisk signatur: Fördelarna och hur det fungerar

2. Vad ska ingå i en revisionslogg för elektroniska signaturer?

Ett effektivt revisionsspår för elektroniska signaturer bör innehålla detaljerad information om processen för att signera. Här är de viktigaste elementen som bör inkluderas:

• Identitet på undertecknare: Revisionsspåret bör innehålla uppgifter om identiteten på alla personer som deltog i processen att signera. Detta inkluderar deras namn, e-postadresser, IP-adresser och, i vissa fall, deras fysiska plats. Denna information är avgörande för att verifiera att rätt personer har signerat dokumentet.
• Tidsstämpel: Varje åtgärd som vidtas under processen för att signera bör tidsstämplas. Detta inkluderar när dokumentet skickades för underskrift, när det visades, när underskriften applicerades och när dokumentet slutfördes. Tidsstämplar ger en tydlig tidslinje över event och är viktiga för att verifiera sekvensen av åtgärder.
• Dokumentets historik: Revisionsspåret bör innehålla en förteckning över dokumentets historik, inklusive eventuella ändringar eller modifieringar som gjorts i dokumentet innan det signerades. På så sätt säkerställs att dokumentets integritet upprätthålls under hela processen med att signera.
• Autentiseringsmetod: Revisionsspåret bör dokumentera de metoder som används för att autentisera undertecknarna. Det kan handla om lösenordsskydd, sms-verifiering, e-postbekräftelse eller biometriska data som fingeravtryck. Dessa metoder hjälper till att verifiera undertecknarens identitet och säkerställer att endast behöriga personer kan signera dokumentet.
• IP-adress och geolokalisering: Att fånga IP-adressen och, om möjligt, geolokaliseringen av undertecknaren kan lägga till ett extra lager av säkerhet och verifiering. Det ger ett sammanhang kring var och hur dokumentet signerades.
• Åtgärdslogg: Revisionsspåret bör logga alla åtgärder som vidtas under signeringen, inklusive dokumentvisningar, nedladdningar och placering av signaturer. Detta ger en omfattande registrering av alla interaktioner med dokumentet.
• Unikt ID för dokumentet: Genom att tilldela dokumentet en unik identifierare säkerställs att det enkelt kan spåras och refereras till i revisionsspåret. Detta ID bör förbli konsekvent under hela dokumentets livscykel.

Genom att inkludera dessa element i revisionsspåret för elektroniska signaturer säkerställs att processen för att signera är transparent, säker och juridiskt försvarbar.

3. Kan granskade konton signeras elektroniskt?

Ja, granskade konton kan signeras elektroniskt i många jurisdiktioner, förutsatt att den elektroniska signaturen uppfyller de nödvändiga rättsliga kraven. Det finns dock flera faktorer att ta hänsyn till innan man gör det:

• Rättslig giltighet: Den rättsliga giltigheten för elektroniska signaturer på granskade konton beror på jurisdiktionen. I USA ger till exempel ESIGN-lagen (Electronic Signatures in Global and National Commerce) och UETA-lagen (Uniform Electronic Transactions Act) ett rättsligt ramverk för elektroniska signaturer, vilket gör dem rättsligt bindande i de flesta fall. I Europeiska unionen regleras elektroniska signaturer av eIDAS-förordningen, som ger en liknande rättslig ställning.
• Efterlevnad av regelverk: Granskade konton måste ofta följa specifika branschregler. Det är viktigt att se till att den elektroniska signatur som används är förenlig med dessa bestämmelser. Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB) i USA har till exempel särskilda riktlinjer för användningen av elektroniska signaturer vid revision.
• Revisionsföretagets policy: Vissa revisionsbyråer kan ha interna policyer för användningen av elektroniska signaturer. Det är viktigt att följa dessa policyer för att upprätthålla konsekvens och efterlevnad inom företaget.
• Säkerhetsöverväganden: När du signerar granskade konton elektroniskt är det viktigt att använda en säker och tillförlitlig plattform för elektroniska signaturer som erbjuder robusta säkerhetsfunktioner, såsom kryptering, tvåfaktorsautentisering och säker lagring. Detta säkerställer att de signerade dokumenten är skyddade från obehörig åtkomst och manipulering.
• Klienters och intressenters acceptans: Innan elektroniska signaturer används på granskade konton är det lämpligt att bekräfta att kunder och intressenter är bekväma med och erkänner giltigheten av elektroniska signaturer. Tydlig kommunikation om elektroniska signaturers rättsliga status och säkerhet kan bidra till att bygga upp förtroende och acceptans.

Om rätt förutsättningar och försiktighetsåtgärder vidtas kan elektronisk signering av granskade konton effektivisera processer, minska handläggningstiden och öka effektiviteten.

Läs även följande: Hur man förbereder sig för en revision av ett avtal

4. Kan revisionsrapporter signeras digitalt?

Revisionsrapporter kan signeras digitalt! Faktum är att det blir allt vanligare i den moderna affärsmiljön. Digitala signaturer är en särskild typ av elektronisk signatur som använder kryptografiska metoder för att säkerställa ett dokuments äkthet och integritet. Här är hur de tillämpas på revisionsrapporter:

• Juridiskt erkännande: Digitala signaturer är rättsligt erkända i de flesta jurisdiktioner, tack vare lagstiftning som ESIGN Act i USA och eIDAS i EU. Dessa lagar säkerställer att digitala signaturer är lika rättsligt bindande som handskrivna, förutsatt att de uppfyller vissa kriterier.
• Förbättrad säkerhet: Digitala signaturer erbjuder en högre säkerhetsnivå jämfört med vanliga elektroniska signaturer. De använder PKI-teknik (Public Key Infrastructure) för att kryptera och autentisera undertecknarens identitet, vilket gör det nästan omöjligt att förfalska eller manipulera signaturen. Den här säkerhetsnivån är särskilt viktig för revisionsrapporter, som är viktiga finansiella dokument.
• Obestridlighet: En av de viktigaste fördelarna med digitala signaturer är oavvislighet, vilket innebär att den som signerar inte kan förneka att han eller hon har signerat dokumentet. Det kryptografiska bevis som den digitala signaturen ger säkerställer att undertecknaren är definitivt kopplad till dokumentet, vilket är avgörande för revisionsrapporter där ansvarighet är av största vikt.
• Effektivitet och bekvämlighet: Digitala signaturer förenklar processen med att signera och distribuera revisionsrapporter. I stället för att skriva ut, signera för hand, skanna och sedan skicka dokumentet kan revisorerna signera rapporterna digitalt och dela dem direkt med kunder och intressenter. Detta sparar inte bara tid utan minskar också den miljöpåverkan som är förknippad med pappersbaserade processer.
• Överensstämmelse med standarder: Många tillsynsorgan och branschstandarder erkänner och accepterar digitala signaturer. PCAOB i USA tillåter till exempel användning av digitala signaturer i revisionsrapporter, förutsatt att de uppfyller nödvändiga kriterier för säkerhet och äkthet.
• Global acceptans: Eftersom företag i allt högre grad verkar på global nivå har digitala signaturer fördelen att de erkänns och accepteras över gränserna. Detta är särskilt användbart för multinationella företag som behöver signera revisionsrapporter i olika jurisdiktioner.

När revisionsrapporter signeras digitalt är det viktigt att använda en ansedd leverantör av digitala signaturer som uppfyller de rättsliga kraven i den jurisdiktion där rapporten kommer att användas. Dessutom bör revisorerna se till att processen för digital signatur är väl dokumenterad och att alla parter som är involverade i processen för att signera är medvetna om de rättsliga konsekvenserna.

De viktigaste slutsatserna

Revisionsspår för elektroniska signaturer är en viktig del av processen för digitala signaturer och ger den transparens, ansvarighet och säkerhet som krävs för att säkerställa giltigheten hos signerade dokument. Att inkludera nyckelelement som undertecknarens identitet, tidsstämplar, dokumenthistorik och autentiseringsmetoder i revisionsspåret är avgörande för att upprätthålla integriteten hos elektroniska signaturer.

Granskade konton och revisionsrapporter kan signeras elektroniskt, förutsatt att signaturerna uppfyller kraven i lagar och andra författningar. Genom att använda säkra och kompatibla elektroniska och digitala signaturer kan organisationer effektivisera sina processer, förbättra säkerheten och se till att de signerade dokumenten är juridiskt bindande och trovärdiga. I takt med att det digitala landskapet fortsätter att utvecklas kommer det att vara viktigt för företag av alla storlekar att förstå och implementera effektiva revisionsspår för elektroniska signaturer.