Voitko kuvitella, että laadit, tarkistat ja allekirjoitat jokaisen sopimuksen manuaalisesti, kun käsittelet satoja tai jopa tuhansia sopimuksia kuukausittain? Et luultavasti voi, ja hyvästä syystä – sopimusprosessi veisi ikuisuuden (ehkä jopa kirjaimellisesti). Onneksi tällainen ei ole enää tarpeen, sillä sopimusautomaatio-ohjelmistot ovat käden ulottuvilla. Kuitenkin, kuten Katsaus B2B-sopimusten nykytilaan -raportissa korostetaan, edelleen vain 17 prosenttia vastaajista saa sopimuksensa allekirjoitettua alle yhdessä päivässä.
Tämän tehostamiseksi tarvitaan erikoistuneita ohjelmistoja ja automatisointityökaluja.
Tässä artikkelissa autamme sinua sopimusautomaatio-ohjelmiston käyttöönotossa ja vastaamme kysymyksiin, kuten mitä sopimusautomaatio tarkalleen ottaen on? Miten se toimii? Ja miten se voi auttaa sinua?
Mitä on sopimusautomaatio?
Sopimusautomaatio tarkoittaa, että ohjelmiston avulla voidaan valvoa sopimuksen koko elinkaarta aina sopimuksen laatimisesta ja allekirjoittamisesta sen tallentamiseen ja uusimiseen asti. Se auttaa sinua laatimaan ja tarkistamaan sopimuksia nopeammin ja virtaviivaistaa allekirjoitusprosessia, jotta se olisi mahdollisimman nopea ja vaivaton. Sopimusten automatisointi on tarkoitettu eri tiimeille: hallinnolle, myynnille, HR:lle, lakitiimille, hankinnoille, taloushallinnolle, markkinoinnille ja kaikille, jotka käsittelevät sopimuksia yrityksessä. Lisäksi se ei vaadi monimutkaisia, kalliita ja aikaa vieviä integraatioita. Voit ottaa sen käyttöön nopeasti loistavan sopimushallintaohjelmiston avulla.
Mitkä sopimusten hallinnointiin liittyvät tehtävät voidaan automatisoida?
Sopimusten automatisointityökalut nopeuttavat useita tehtäviä, mikä säästää aikaa ja rahaa. Ne auttavat ainakin seuraavissa:
- Nopeampi ja helpompi allekirjoittaminen: Sopimusautomaatio-ohjelmisto, jossa on digitaalinen tai sähköinen allekirjoitustoiminto, antaa sinulle mahdollisuuden allekirjoittaa sopimuksia tulostamatta tai postittamatta niitä vastapuolille. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos allekirjoittajia on useita tai jos tarvitaan allekirjoitusjärjestys.
- Nopea sopimuksen luominen: Valmiit asiakirjamallit ja tekoälytyökalut auttavat sinua laatimaan sopimuksia nopeammin ja vähentävät virheiden ja sääntöjen noudattamiseen liittyvien ongelmien määrää. Lisäksi integroitu sopimusautomaatio-ohjelmisto voi käyttää uudelleen ja synkronoida yrityksen nykyisissä järjestelmissä olevia tietoja.
- Sopimusyhteistyön selkeys: Kommentoi, tarkista ja muokkaa sopimuksia reaaliaikaisesti, jotta kaikki osapuolet ovat aina ajan tasalla uusimmista muutoksista, koska sopimuksesta on vain yksi versio.
- Keskitetyt tarkistukset ja hyväksynnät: Tee muutoksia ja saat ne hyväksytyksi muutamassa sekunnissa ehdotusten, redliningin ja sopimuksen sisäisen chat-toiminnon avulla. Voit myös käyttää sopimusautomaatio-ohjelmistoa asiakirjojen hyväksymiseen ennen kuin ne lähetetään allekirjoitettaviksi.
- Sopimuksen personointi: Lisää vuorovaikutteisuutta sopimuksiin esimerkiksi tuote- ja hinnoittelutaulukoilla, videoilla, lomakekentillä, dynaamisilla osioilla ja yksilöllisellä brändäyksellä.
- Automaattinen tilan seuranta: Tämä tarkoittaa, että voit seurata, milloin sidosryhmät avaavat sopimuksen, kuinka monta kertaa he ovat katsoneet sitä sekä heidän ensimmäisen ja viimeisen katselunsa aikaleimat. Nämä tiedot auttavat sinua arvioimaan sitoutumisen tasoa ja tunnistamaan, tarvitaanko lisää viestintää.
Ilmoitukset ja muistutukset: Ilmoita kaikille osapuolille, että sopimukselle on tehty muutos. Lähetä automaattisia muistutuksia sopimuksen tarkistamisesta tai allekirjoittamisesta aina sopimuksen allekirjoittamiseen asti.
Kuka voi hyötyä sopimusautomaatiosta?
Me kaikki olemme hukanneet tärkeän asiakirjan jossain vaiheessa elämäämme. Hyvät sopimusautomaatio-ohjelmistot voivat kuitenkin varmistaa, että tuo paniikin hetki ei enää toistu. Mitä muita ongelmia sopimusautomaatio voi ratkaista? Se tarjoaa monia etuja eri tiimeille, osastoille ja käyttötapauksille:
- Myyntitiimit voivat lyhentää myyntisykliä luomalla, tekemällä yhteistyötä ja implementoimalla sopimuksia ja tarjouksia automaattisesti. He voivat luoda nopeasti dynaamisia, vuorovaikutteisia sopimuksia mukautettavien mallien avulla, jolloin asiakkaat voivat syöttää tietonsa suoraan dokumentille ja tutustua tarjoukseen upotettujen videoiden tai henkilökohtaisten viestien avulla. Reaaliaikaisten yhteistyöominaisuuksien ansiosta molemmat osapuolet voivat keskustella ja muuttaa sopimusehtoja asiakirjan sisällä, mikä helpottaa nopeiden ratkaisujen tekemistä ja kauppojen klousaamista.
- HR-tiimit voivat automatisoida HR-sopimuksia ja tehostaa rekrytointiprosessia, parantaa hakijakokemusta ja vähentää hallinnollisia tehtäviä. He voivat luoda dynaamisia, vuorovaikutteisia työsopimuksia mukautettavien mallien avulla, jolloin työnhakijat voivat syöttää tietonsa suoraan dokumentille. Reaaliaikaisten yhteistyöominaisuuksien avulla HR-ammattilaiset ja työnhakiajt voivat keskustella sopimusehdoista asiakirjan sisällä, mikä helpottaa nopeiden ratkaisujen tekemistä ja palvelukseen ottamista.
- Hankintatiimit antavat myyjille mahdollisuuden syöttää tarvittavat tiedot suoraan sopimuksiin, mikä vähentää sähköpostivaihtoa ja nopeuttaa sopimussykliä. Sopimusten automatisointi tarjoaa parempaa valvontaa standardoitujen mallien, säänneltyjen sisältömuutosten ja turvallisen, haettavissa olevan arkiston avulla. Lisäksi elinkaaren hallintaominaisuuksien, kuten oikea-aikaisten ilmoitusten ja kattavien yleiskatsausten avulla sopimusten tilasta, hankintatiimit voivat varmistaa tehokkaan hankintaprosessin.
Ja mikä parasta? Oneflown avulla voit tallentaa kaikki sopimukset yhteen turvalliseen paikkaan ja synkronoida asiakirjojen metatiedot muiden tiimiesi käyttämien integroitujen järjestelmien (kuten CRM-järjestelmän) kanssa, mikä ylläpitää CRM-järjestelmlää yhtenä totuuden lähteenä ja parantaa osastojen ja ulkopuolisten sidosryhmien välistä yhteistyötä.
Oikean sopimusautomaatio-ohjelmiston valinta
Ensimmäinen askel sopimusprosessien optimoimiseksi sopimusautomaation avulla on oikean alustan valitseminen yrityksellesi. Mutta mitä sinun pitäisi etsiä sopimusautomaatio-ohjelmistosta? Tässä on luettelo olennaisimmista ominaisuuksista:
- Nopea sopimusten luominen – Kunnollineni sopimusautomaatio-ohjelmisto mahdollistaa sopimusten luomisen muutamalla klikkauksella ja antaa sinulle mahdollisuuden luoda omia malleja.
- Yhteistyövälineet – Näiden avulla useat neuvotteluihin osallistuvat henkilöt voivat tarkastella, kommentoida ja muokata sopimusta samanaikaisesti reaaliajassa. Parhaat ratkaisut voivat myös virtaviivaistaa sopimushallinnan työnkulkuja aina hyväksymispyynnöistä siihen, että asianomaisille osapuolille ilmoitetaan sopimusmuutoksista.
- Keskitetty arkisto – Kaikkien sopimusten tallentaminen keskitettyyn arkistoon, jossa on mieluiten kehittyneet suodattimet ja hakutoiminto, varmistaa, että sopimukset ovat helposti saatavilla, järjestettyinä ja haettavissa.
- Allekirjoitusvaihtoehdot – Etsi sopimusautomaatio-ohjelmisto, jossa on useita allekirjoitusvaihtoehtoja, olipa kyseessä sitten sähköposti tai tekstiviesti, vahva sähköinen tunnistautuminen tai käsin kirjoitettu allekirjoitus. Arvioi sähköisten allekirjoitusten tasot eIDAS-asetuksen mukaisesti. Vielä parempi, jos mukana on allekirjoitusjärjestys.
- Sopimusten hallintaominaisuudet – Valitse sopimushallinta-alusta, jossa on ylimääräisiä tietoturvaominaisuuksia, kuten mukautettavat käyttöoikeudet, jotta se on turvassa luvattomalta käytöltä ja linjassa yleisten tietoturvakäytäntöjen kanssa. Paras sopimusten hallintaohjelmisto ilmoittaa automaattisesti, kun sopimus on uusittava.
- Kehittynyt haku ja raportointi – Varmista, että sopimusautomaatioratkaisu tarjoaa kehittyneitä ominaisuuksia, joiden avulla tiimisi voi nopeasti ja helposti etsiä tiettyjä sopimuksia, sopimustietoja, ehtoja ja lausekkeita. Tämä auttaa organisaatioita pysymään perillä sopimusvelvoitteista ja vähentämään oikeudellisten riitojen riskiä.
- Analytiikka – Ota arvailut pois sopimushallintaohjelmiston avulla, joka antaa sinulle reaaliaikaisen kuvan siitä, kuka avaa sopimuksesi ja kuka on vuorovaikutuksessa sen kanssa.
- Integraatiot – CRM-järjestelmistä HRM-järjestelmiin ja projektinhallintatyökaluihin, natiivit integraatiot auttavat yrityksiä parantamaan työnkulkuja ja säilyttämään yhden totuuden lähteen tarjoamalla helpon pääsyn samoihin tietoihin ja ominaisuuksiin ilman, että sovelluksia tarvitsee vaihtaa jatkuvasti.
- Tekoäly sopimuksissa – Nykyaikaiset sopimusautomaatio-ohjelmistot lisäävät nopeutta ja tarkkuutta sopimusten laatimisessa, yksittäisissä ja massatarkistuksissa, haussa ja paljon muussa tekoälyn avulla. Varmista, että investoit skaalautuvaan ratkaisuun, joka pystyy käsittelemään ja ennakoimaan yrityksesi tulevia tarpeita.
Oneflow on sopimusautomaatioalusta, joka tarjoaa kaiken tämän ja paljon muuta. Se tarjoaa tehokkaita automaatio-ominaisuuksia, tekoälyominaisuuksia, yhteistyövälineitä ja oikeudellisesti sitovia sähköisiä allekirjoituksia, jotka tukevat erilaisia allekirjoitustapoja. Sen avulla voit hallita ja automatisoida sopimuksia niiden elinkaaren kaikissa vaiheissa – niiden laatimisesta allekirjoittamisen jälkeiseen vaiheeseen. Se on myös helppo integroida olemassa olevaan IT-infrastruktuuriisi.
Havainnollistetaan Oneflown ominaisuuksia tarkemmin.
Luo sopimus sekunneissa
Olemme kaikki olleet tilanteessa, jossa Google Docs -tiedosto muunnetaan PDF-tiedostoksi lähetystä varten. Oikean sopimusautomaatio-ohjelmiston avulla tämä on nyt menneisyyttä.
Esimerkiksi asiakirjamallit ovat loistava ominaisuus, joka nopeuttaa sopimuksen luomista. Meiltä löydät valmiita malleja, mutta esimerkiksi lakitiimisi voi myös auttaa laatimaan niitä.
Allekirjoita huoletta
B2B-myynti voi kestää kauan. Digitaalisten sopimusten etujen ansiosta sopimusten allekirjoittaminen on helpompaa ja nopeampaa kuin koskaan ennen.
Allekirjoitusprosessiin osallistuvat osapuolet voivat käyttää erilaisia allekirjoitustapoja:
- Vahva sähköinen tunnistautuminen (AdES) – Allekirjoitus, jossa käytetään pankkitunnuksia paremman turvallisuuden ja tunnistamisen mahdollistamiseksi.
- Vakiomuotoinen sähköinen allekirjoitus (SES) – Käytä yleisintä tapaa allekirjoittaa digitaalisia sopimuksia, jotta saat kaiken yhdellä klikkauksella.
- Tekstiviestivarmenne (SES) – allekirjoitus vastapuolten puhelimiin lähetettävällä 6-numeroisella koodilla.
- Käsin kirjoitettu allekirjoitus (SES) – Tämän avulla voit allekirjoittaa asiakirjoja kirjoittamalla nimesi fyysisesti laitteen näytölle.
Säilytä ja hallinnoi kaikkia sopimuksiasi yhdessä paikassa
PDF-sopimukset on usein tulostettava, allekirjoitettava kynällä, skannattava, lähetettävä takaisin ja joko tulostettava ja arkistoitava tai säilytettävä kansioissa tai – mikä vielä pahempaa – fyysisissä arkistoissa. Tämä on pitkä prosessi, ja tärkeät paperit katoavat helposti sen aikana, vaikka olisit kuinka järjestelmällinen.
Sopimusten hallintaohjelmisto auttaa sinua kuitenkin säilyttämään kaikki sopimuksesi yhdessä paikassa, järjestettynä mukautetuin käyttöoikeuksin ja organisaatiosi mukaisia kansioita käyttäen. Oneflow sisältää turvallisen digitaalisen arkiston, joten tiimisi voi löytää minkä tahansa tarvitsemansa sopimuksen muutamalla klikkauksella.
Lue myös: Opas: Sopimusten elinkaaren hallinta
Lisäksi Oneflown avulla voit poistaa automaattisesti kaikki henkilötiedot, joita et tarvitse, sekä määrittää ja automatisoida työnkulkuja, jotka poistavat vanhat ja hylätyt sopimukset. Näin varmistat, että olet aina GDPR:n mukainen.
Saat myös muistutuksia, kun sopimus on uusittavana tai päättyy. Lisäksi arkiston avulla voit määrittää pääsyoikeuksia yksityisyydensuojatoimien tehostamiseksi.
Ylläpidä yhtä totuuden lähdettä natiivien integraatioiden avulla
Oneflow automatisoi sopimukset HubSpotia, Salesforcea, Pipedrivea tai muita käyttämiäsi alustoja varten. Kaksisuuntainen tietojen synkronointi tarkoittaa, että sinun tarvitsee työskennellä vain yhdessä ratkaisussa, jotta työsi tallentuu muualle – ja kaikki tämä ilman luonnosten ja allekirjoitettujen sopimusten lataamista! Integraation avulla voit luoda ja lähettää Oneflow-sopimuksia automaattisesti HubSpotin triggereiden perusteella, mikä auttaa sinua keskittämään ja virtaviivaistamaan keskeisiä myyntiprosessejasi.
Oneflowssa on monia erilaisia “plug-and-play”-integraatioita – Teamtailorista Google Workspaceen ja Zapieriin – ja ne on erittäin helppo ottaa käyttöön. Yhdistämällä ratkaisumme muihin järjestelmiin voit luoda, neuvotella ja seurata sopimusten edistymistä poistumatta CRM-järjestelmästäsi (hyödyllistä myyntitiimeille) tai täyttää sopimukset automaattisesti ATS-ratkaisun tiedoilla (kätevää HR-tiimeille ja rekrytoijille).
Tehosta sopimusprosesseja tekoälyn avulla
Oneflow sisältää myös tekoälyominaisuuksia, kuten:
- Tarkastelutoiminto – nopeuttaa sopimusten tarkasteluaikaa ja mahdollistaa riskien ja sääntöjen noudattamiseen liittyvien ongelmien tunnistamisen ja lieventämisen.
- Tuontitoiminto – voit tuoda sopimuksia Oneflown ulkopuolelta ja käyttää alustan kaikkia ominaisuuksia niitä työstäessäsi.
- Tekoälyavustin – auttaa sinua muokkaamaan, kirjoittamaan ja hallinnoimaan sopimuksiasi sekä tunnistaa virheitä sopimusten järjestelyssä.
- Hakutoiminto – mahdollistaa sopimustietokannan tehokkaamman ja intuitiivisemman haun.
Kuinka automatisoida sopimuksia käyttäen Oneflowta
On hienoa, että käytettävissäsi on useita vaihtoehtoisia työkaluja, mutta ohjelmiston on myös oltava helppokäyttöinen. Onneksi Oneflow on hyvin intuitiivinen. Voit luoda sopimuksia suoraan asiakirjatiedostosta. Aloita sopimusmallin avulla tai lue vaiheittainen ohje sopimusten luomisesta. Sillä välin käymme läpi sopimusten automatisointimahdollisuudet, jotka tekevät tästä prosessista entistäkin sujuvamman.
Oneflown tekoälyominaisuudet auttavat sinua laatimaan sopimuksia ja tarkistamaan niiden sisällön virheiden ja vaatimustenmukaisuusongelmien (compliance) varalta. Niiden avulla on myös paljon helpompaa löytää tarvitsemasi keskeiset asiakirjat – jopa sellaiset, jotka olet luonut muualla – voit tuoda nämä sopimukset Oneflowhun ja silti käyttää sen tehokkaita ominaisuuksia niiden parantamiseksi.
Alustan avulla voit asettaa kalenteriin muistutuksia, mikä auttaa eri tiimejä ja osastoja tekemään yhteistyötä ja pysymään aikataulussa.
Voit myös automatisoida allekirjoitusjärjestyksen – Oneflow ilmoittaa sinulle, kun on sinun vuorosi allekirjoittaa sopimus. Tämä voi olla erittäin hyödyllistä, jos mukana on useita toisistaan riippuvaisia osapuolia.
Voiko se auttaa sekä B2B- että B2C-yrityksiä?
Lyhyesti sanottuna – kyllä, sopimusautomaatio voi auttaa sekä B2B- että B2C-yrityksiä. Olemme jo tarkastelleet joitakin B2B-hyötyjä. Mutta entä hyödyt B2C-yrityksille?
Olipa kyse kuntosalijäsenyydestä, puhelinsopimuksesta tai asuntolainasta, sopimusautomaation avulla sopimuksesi voidaan mukauttaa paremmin asiakkaidesi odotuksiin. Voit vastata heidän tarpeisiinsa välittömästi ja luoda entistä asiakaslähtöisemmän kokemuksen.
Tiivistelmä
Sopimusten elinkaaren hallintaprosessien automatisointi voi aidosti muuttaa liiketoimintaasi, nopeuttaa sopimusten luomista, parantaa tarkkuutta ja vaatimustenmukaisuutta automatisoitujen työnkulkujen ja keskitetyn valvonnan ansiosta. Se on hyödyllinen kaikilla toimialoilla ja osastoilla. Oneflow on helppokäyttöinen ja tarjoaa tehokkaita automaatio- sekä tekoälyominaisuuksia ja monia arvokkaita integraatioita.
Kokeile Oneflowta ja kaikkia sen sopimushallinnan ominaisuuksia ilmaiseksi 14 päivän ajan. Voit myös varata ilmaisen esittelyn kuullaksesi lisää.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miten sopimusautomaatio toimii?
Sopimusautomaatio tehostaa sopimusten luomis- ja hallinnointiprosesseja valvomalla koko sopimuksen elinkaarta sen luomisesta uusimiseen saakka. Tämä teknologia mahdollistaa sopimusten nopeamman luomisen, yhteistoiminnallisen muokkauksen, keskitetyt hyväksynnät ja turvalliset allekirjoitusvaihtoehdot, mikä lisää tehokkuutta ja vähentää inhimillisten virheiden riskiä.
Miten automatisoida sopimusten laatiminen?
Voit automatisoida sopimusten hallinnan digitaalisilla työkaluilla, kuten Oneflowlla, joka hyödyntää tekoälyä sopimusten luomisen tehostamiseen. Tekoälyominaisuuksiimme kuuluvat automaattinen tarkistaminen, yhteystietojen tuonti, virheiden havaitseminen ja älykäs haku. Voit myös käyttää valmiita mallejamme nopeuttaaksesi sopimusten luomisprosessia tai vaihtoehtoisesti tehdä helposti omia malleja.
Mitä hyötyä sopimusautomaatiosta on?
Sopimusten automatisointityökalut nopeuttavat toimintoja, parantavat tarkkuutta ja vaatimustenmukaisuutta ja johtavat merkittäviin kustannussäästöihin, koska tiimisi käyttää vähemmän aikaa manuaalisiin sopimustenhallintatehtäviin.
Miten automatisoida sopimuksen allekirjoittaminen?
Investoi Oneflown kaltaiseen ohjelmistoon, jonka avulla osapuolet voivat käyttää oikeudellisesti sitovia sähköisiä allekirjoituksia. Näissä alustoissa käytetään erilaisia allekirjoitus- ja todentamismenetelmiä (tekstiviestit, vahva sähköinen tunnistustautuminen, käsin kirjoitettu allekirjoitus jne.).
