Sopimusautomaatiosta on tulossa liiketoiminnan peruspilari, etenkin nyt kun olemme taantumassa. Mutta mitä se on? Miten se toimii? Ja miten se voi auttaa sinua? Nämä ovat vain joitakin yleisimpiä kysymyksiä sopimusautomaatiosta.
Tässä oppaassa käsittelemme:
Mitä on sopimusautomaatio?
Tarvitsetko nopean katsauksen? Tässä ovat sopimusautomaation perusteet
Miten sopimusautomaatio toimii?
Mitä hyötyä sopimusautomaatiosta on?
Miten se voi auttaa yritystäsi?
Voiko se auttaa sekä B2B- että B2C-yrityksiä?
Miten Oneflow voi auttaa tässä?
Mitä on sopimusautomaatio?
Sopimusautomaatio tarkoittaa, että ohjelmistoja käytetään valvomaan automaattisesti sopimuksen koko elinkaarta – aina sopimuksen luomisesta sen uusimiseen asti. Sopimusautomaatio ei kuitenkaan ole vain myyntiä varten. Siitä voivat hyötyä myös lakiasiain- ja henkilöstöhallinto, jopa markkinointi.
Pelkästään Yhdysvaltojen toimistoissa käytetään vuosittain 12,1 biljoonaa paperiarkkia, joista suurin osa on vanhentunut muutamassa kuukaudessa. Se on huono asia yrityksen kirjanpidolle ja maapallolle.
Mutta ei hätää, sopimusautomaatiota ei tarvitse tehdä monimutkaisten integraatioiden avulla, joiden luominen ja testaaminen vie valtavasti aikaa ja resursseja. Kaikki voidaan tehdä loistavalla sopimustenhallintaohjelmistolla.
Lue myös: Kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää Oneflown sähköisistä allekirjoituksista ja eIDAS-asetuksesta
Tarvitsetko nopean katsauksen? Tässä ovat sopimusautomaation perusteet
Sopimusten automatisoinnin perusta on hyvä sopimustenhallintaohjelmisto. Mutta mitä sopimushallintaohjelmistosta kannattaa etsiä?
- Luominen – Loistava sopimustenhallintaohjelmisto mahdollistaa sopimusten luomisen muutamalla klikkauksella. Jos sinulla on jo valmiiksi tehtyjä ja valmiita malleja, voit lähettää sopimuksen sekunneissa.
- Yhteistyö – Jos voit muokata sopimusta livenä tai jos useampi henkilö voi tarkastella sopimusta kerralla, kyseessä on yhteistoiminnallinen sopimushallintaohjelmisto.
- Allekirjoitus – Jos mukana on useita allekirjoitusvaihtoehtoja, löydät todennäköisesti sinulle sopivan tavan allekirjoittaa. Olipa kyseessä sitten varmennuskoodi, vahva tunnistautuminen tai käsinkirjoitettu allekirjoitus. Vielä parempi on, jos työkalusta löytyy kronologinen allekirjoitusjärjestys, jonka avulla voit varmistaa, että sidosryhmät allekirjoittavat sopimuksen tietyssä järjestyksessä.
- Hallinnointi – Jos sopimushallinta-alustassa on turvallisia lisäominaisuuksia, kuten käyttöoikeusasetuksia, se korvaa turvallisesti PDF-tiedostot ja paperin. Hyvä sopimustenhallintaohjelmisto ilmoittaa automaattisesti, kun sopimus on uusittava, jolloin vältyt virheiltä ja unohduksilta.
- Analysointi – Unohda arvailu sopimushallintaohjelmistolla, joka antaa sinulle reaaliaikaisen kuvan siitä, kuka avaa sopimuksesi ja on vuorovaikutuksessa sen kanssa. Sopimusautomaation pitäisi antaa sinulle ohjat.
- Integrointi – Olemme sanoneet sen ennenkin ja sanomme sen uudelleen: natiivit integraatiot ovat elintärkeä osa sopimushallintaohjelmistoa, joka auttaa yritystäsi hyödyntämään koko potentiaalinsa.
Jos olet vasta aloittanut sopimusautomaation tai harkitset sen laajempaa hyödyntämistä, nämä 7 vinkkiä ovat hyvä lähtökohta.
Miten sopimusautomaatio toimii?
Automatisoidut sopimustenhallintajärjestelmät tarjoavat useita keskeisiä ominaisuuksia, jotka voivat auttaa organisaatioita virtaviivaistamaan prosesseja ja vähentämään riskejä. Tutustutaanpa tarkemmin joihinkin näistä ominaisuuksista:
Keskitetty arkisto
Yksi automatisoidun sopimushallinnan tärkeimmistä eduista on mahdollisuus tallentaa kaikki sopimukset keskitettyyn arkistoon, jolloin ne ovat helposti saatavilla, järjestyksessä ja haettavissa.
Älykkäät sopimusmallit
Automatisoidut sopimushallintajärjestelmät tarjoavat älykkäitä sopimusmalleja, joiden avulla yritykset voivat luoda sopimuksia nopeasti ja tehokkaasti. Älykkäät mallit voivat myös vähentää virheiden ja epäjohdonmukaisuuksien riskiä sopimuskielessä.
Automatisoidut työnkulut ja hyväksynnät
Automatisoidut sopimustenhallintajärjestelmät voivat virtaviivaistaa sopimustenhallintaan liittyviä työnkulkuja aina hyväksymispyynnöistä siihen, että asianomaisille osapuolille ilmoitetaan sopimusmuutoksista. Tämä voi auttaa organisaatioita hallinnoimaan sopimuksia tehokkaammin ja vähentämään manuaalisia virheitä.
Kehittynyt haku ja raportointi
Sopimushallintajärjestelmät tarjoavat kehittyneitä haku- ja raportointiominaisuuksia, joiden avulla yritykset voivat nopeasti ja helposti etsiä tiettyjä sopimuksia, ehtoja ja lausekkeita. Tämä voi auttaa organisaatioita pysymään perillä sopimusvelvoitteista ja vähentämään oikeudellisten riitojen riskiä.
Integrointi muihin työkaluihin
Automatisoidut sopimustenhallintajärjestelmät voidaan integroida muihin liiketoimintatyökaluihin, kuten CRM-järjestelmiin, projektinhallintatyökaluihin ja sähköisen allekirjoituksen sovelluksiin. Tämä voi auttaa yrityksiä parantamaan työnkulkuja ja vähentämään virheriskiä.
Lue myös: Sähköisten allekirjoitusten käyttämättä jättämisen 7 suurinta riskiä
Mitä hyötyä sopimusautomaatiosta on?
Sopimusten automatisoinnista on paljon hyötyä sekä sinulle että yrityksellesi. Ehkä suurimpia niistä on se, että se voi lyhentää allekirjoittamiseen kuluvaa aikaa. Natiivien integraatioiden ansiosta ja koska kaikki sopimuksesi ovat yhdessä paikassa, sinun ei enää tarvitse käyttää aikaa paperien kanssa säätämiseen.
Me kaikki olemme jossain vaiheessa elämäämme kadottaneet jonkun tärkeän asiakirjan. Mutta loistava sopimustenhallintaohjelmisto voi varmistaa, että tuo silkkaa paniikkia aiheuttava hetki ei enää toistu.
Sopimusten automatisointi antaa sinulle kontrollin. Voit säilyttää kaikki asiakirjasi yhdessä turvallisessa paikassa. Integraatioiden ansiosta ne voidaan myös tallentaa automaattisesti muihin paikkoihin. Jos käytät CRM-järjestelmää, kuten Salesforcea tai HubSpotia, hyvässä sopimushallintaohjelmistossa pitäisi olla natiivi-integraatio vakiona.
Sopimusautomaatiolla on kuitenkin etuja myös myynnin ulkopuolella. Jos työskentelet esimerkiksi henkilöstöhallinnossa, voit luoda ja lähettää työsopimuksen sekunneissa. Jos siis joudut kilpajuoksuun täydellisestä kandidaatista, sopimusautomaatio voi antaa sinulle etulyöntiaseman.
Jos työskentelet hankinnan parissa, voit varmistaa oikean hinnan nopeasti, mikä auttaa pitämään kustannukset alhaisina ja saamaan tarvitsemasi tuotteet nopeammin käyttöön. Millä osastolla sitten työskenteletkin, sopimusautomaatio auttaa sinua työskentelemään nopeammin ja tehokkaammin.
Miten se voi auttaa yritystäsi?
Sopimusautomaatio ei kuitenkaan auta vain sinua, vaan se voi myös auttaa yritystäsi kasvamaan, mikä on erityisen tärkeää sekä pk- että suuryrityksille. Se vähentää pitkiä sopimusprosesseja ja eliminoi paperien ja PDF-muokkausten tarpeen.
Se voi myös vähentää lakitiimisi työtaakkaa. Jos paikalliset lakiasiantuntijasi pystyvät luomaan asiakirjamalleja, muu yritys voi työskennellä niiden pohjalta. Näin lakimiehet säästyvät ajalta, jonka he joutuvat tavallisesti käyttämään sopimusten läpikäymiseen ja lausekkeiden tarkistamiseen. Tämä tarkoittaa myös sitä, että sopimuksiin vaikuttavien inhimillisten virheiden mahdollisuus vähenee.
Sopimusten automatisointi voi myös auttaa parantamaan työnkulkujasi poistamalla monia paperiin tai PDF-tiedostoihin liittyviä pullonkauloja. Jos myyjät näkevät, ketkä ovat avanneet ja katsoneet sopimusta, voit vähentää aikaa, joka kuluu yhteydenottoihin.
Lyhyesti sanottuna sopimusautomaatio voi auttaa sinua ja koko yritystäsi säästämään aikaa ja rahaa sekä parantamaan tehokkuutta.
Se tarjoaa lisäarvoa ensimmäisestä päivästä lähtien:
- Saumaton sopimuksen muotoilu: Tee sopimuksistasi omasi näköisiä erilaisilla ominaisuuksilla, kuten fonteilla, videoilla ja logon personoinnilla.
- Keskitetyt tarkistukset ja hyväksynnät: Tee muutoksia ja saat ne hyväksytyksi muutamassa sekunnissa kommenttien ja sopimuksen chat-toiminnon avulla.
- Muutosten havaitseminen: Ilmoita kaikille osapuolille muutoksista vaivattomasti ja automaattisesti aina sopimuksen allekirjoittamiseen saakka.
Lue myös: Kaikki mitä sinun on tiedettävä sähköisistä sopimuksista
Voiko se auttaa sekä B2B- että B2C-yrityksiä?
Lyhyesti sanottuna kyllä. Automaatio voi auttaa sekä B2B- että B2C-yrityksiä. Olemme jo tarkastelleet joitakin B2B-hyötyjä. Mutta entä B2C-hyödyt?
Olipa kyse kuntosalijäsenyydestä, puhelinsopimuksesta tai asuntolainasta, sopimusautomaation avulla sopimuksesi voidaan mukauttaa paremmin asiakkaidesi tarpeisiin. Voit vastata heidän tarpeisiinsa juuri nyt, eikä heidän tarvitse odottaa, että muokkaat tai muutat sopimuksia.
Automatisoimalla sopimuksesi voit varmistaa, että niitä on helppo muokata, ja luoda entistä asiakaslähtöisemmän kokemuksen. Otetaan esimerkkinä puhelinsopimukset.
Uuden puhelimen hankkiminen on suuri ostos, joten ihmiset katsovat usein netistä vaihtoehtoja ennen ostopäätöstä. Huolimatta siitä, että pandemian jälkeen on alkanut tapahtua hidas paluu fyysisistä kaupoista ostamiseen, tällaisten ostosten harkintavaihe voi edelleen kestää kauan. Jos sinulla on sopimus valmiina, voit auttaa potentiaalista asiakasta pääsemään nopeammin eteenpäin.
Hyvän sopimuksenhallintaohjelmiston avulla sinulla on muokattavia kenttiä, joiden avulla asiakkaat voivat valita heille parhaiten sopivan hintasuunnitelman. Ja kaikki tämä tapahtuu tietenkin digitaalisesti.
Tämä on vain yksi esimerkki siitä, miten sopimusautomaatio auttaa luomaan entistä asiakaslähtöisempiä kokemuksia, vähentää kustannuksia ja lyhentää harkinta-aikaa.
Miten Oneflow voi auttaa tässä?
1. Luo sopimus sekunneissa
Olemme kaikki olleet tilanteessa, jossa on käytävä läpi Google-dokumentti ja tarkistettava, että kaikki on siellä missä pitääkin, ennen sen muuntamista PDF-muotoon lähetystä varten. Oikean sopimushallintaohjelmiston avulla tämä on nyt menneisyyttä.
Hyvät sopimushallintaohjelmistot sisältävät vakiona asiakirjamalleja. Jos lakitiimisi on auttanut laatimaan nämä mallit, voit käyttää niitä heti. Voit lähettää enemmän sopimuksia nopeammin kuin koskaan ennen.
Sopimustenhallintaohjelmistoissa on nyt myös tekoälyä. Jos sinun on lisättävä sopimukseen muutama rivi tekstiä, sekään ei ole ongelma. Tekoäly on osa sopimustenhallintaprosessia, ja se voi auttaa sinua laatimaan sopimuksen muutamassa sekunnissa.
2. Allekirjoita hetkessä
B2B-myynti voi kestää kauan. Itse asiassa B2B-myynnin klousaaminen vaatii keskimäärin 8 kosketuspistettä 84 päivän aikana. Ja suuri osa tästä ajasta voi kulua aivan lopussa, kun sopimus allekirjoitetaan. Hyvät sopimushallintaohjelmistot eivät voi auttaa ostajaehdokkaita suorittamaan tuotteesi sisäistä tarkastusta nopeammin, mutta ne voivat auttaa heitä allekirjoittamaan sopimuksen nopeammin.
Parasta on, että voit jopa hyödyntää erilaisia allekirjoitustapoja. Halusipa ostajaehdokkaasi allekirjoittaa sopimuksen vahvistuskoodeilla (sähköpostitse tai tekstiviestillä), vahvalla tunnistautumisella tai yksinkertaisesti klikkaamalla allekirjoituspainiketta, sopimushallintaohjelmisto antaa siihen mahdollisuuden. Voit jopa määrittää allekirjoitusjärjestyksen, jotta jos mukana on useita sidosryhmiä, allekirjoittajien on allekirjoitettava dokumentti tietyssä järjestyksessä.
Lue myös: Älä muokkaa pdf-tiedostoja, muokkaa odotuksiasi
3. Säilytä ja hallinnoi kaikkia sopimuksiasi yhdessä paikassa
PDF-sopimukset on usein tulostettava, allekirjoitettava kynällä, skannattava, lähetettävä takaisin, tulostettava ja arkistoitava tai tallennettava digitaaliseen arkistoon. Tämä on pitkä prosessi, ja tärkeät paperit katoavat helposti, vaikka olisit kuinka järjestelmällinen.
Tässä kohtaa sopimustenhallintaohjelmisto tulee apuun. Voit tallentaa kaikki sopimuksesi automaattisesti yhteen paikkaan. Oneflown kaltaisissa sopimushallintaohjelmistoissa on digitaalinen arkisto, joten myyjät löytävät kaikki tarvitsemansa sopimukset muutamalla klikkauksella.
Lisäksi Oneflown avulla voit poistaa automaattisesti kaikki henkilötiedot, joita et tarvitse, sekä määrittää työnkulkuja, jotka poistavat vanhat ja hylätyt sopimukset. Näin voit olla entistäkin GDPR:n mukaisempi oikealla sopimushallintaohjelmistollasi.
Saat myös muistutuksia, kun sopimus on uusittavana tai on jo umpeutunut. Lisäksi arkistossa on huomioitu tietosuoja: voit määrittää pääsynvalvonnan, jotta vain ne, joiden todella täytyy nähdä sopimus, pääsevät siihen käsiksi.
4. Nauti tehokkaista integraatioista
Integraatiot helpottavat elämää paljon. Hyvä esimerkki tästä on CRM-järjestelmäsi. Käytitpä sitten HubSpotia, Salesforcea, Pipedrivea tai jotain muuta, voit integroida sen sopimustenhallintaohjelmistoon. Tämä tarkoittaa, että sinun tarvitsee työskennellä vain yhdessä ratkaisussa, jotta työsi tallentuu muualle, eikä sinun tarvitse manuaalisesti ladata luonnoksia ja allekirjoitettuja sopimuksia uudestaan.
Oneflown kaltaisissa loistavissa sopimustenhallintaohjelmistoissa on kasa integraatioita TeamTailorista Google Workspaceen ja Salesforceen.
Parasta on, että ne on erittäin helppo ottaa käyttöön. Pääset siis käyttämään integraatioita hetkessä. Integraatiot voivat auttaa sinua nostamaan työskentelysi ja myyntisi seuraavalle tasolle.
Tiivistelmä
Miksi et siis automatisoisi sopimushallintaprosesseja jo tänään? Jos olet utelias näkemään, mitä sopimushallintaohjelmisto voisi tehdä sinulle ja miten se voisi hyödyttää yritystäsi, kokeile sitä ilmaiseksi jo tänään.
