Automatisation des contrats : Le guide complet

Pouvez-vous imaginer rédiger, réviser et signer chaque contrat manuellement alors que vous traitez des centaines, voire des milliers de contrats par mois ? Vous ne le pouvez probablement pas, et pour cause : le processus contractuel prendrait une éternité (peut-être même littéralement). Heureusement, nous avons largement dépassé le stade où de telles choses sont nécessaires, grâce aux logiciels d’automatisation des contrats qui sont à notre portée. Cependant, comme le souligne le rapport The State of B2B Contracts 2024 : Exploring Contract Management Trends, seuls 17 % des répondants parviennent à faire signer un contrat en moins d’une journée.

C’est pourquoi vous avez besoin de logiciels spécialisés et d’outils d’automatisation pour faire le travail.

Dans cet article, nous vous aiderons à mettre en œuvre un logiciel d’automatisation des contrats et répondrons à des questions telles que : qu’est-ce que l’automatisation des contrats ? Comment fonctionne-t-elle ? Et comment peut-elle vous aider ?

Qu’est-ce que l’automatisation des contrats ?

L’automatisation des contrats consiste à utiliser un logiciel pour superviser l’ensemble du cycle de vie d’un contrat – de la rédaction et de la signature jusqu’au stockage et au renouvellement. Elle vous aide à rédiger et à réviser les accords plus rapidement et rationalise le processus de signature pour le rendre aussi rapide et facile que possible. L’automatisation des contrats s’adresse à différentes équipes : fondateurs, ventes, RH, service juridique, approvisionnement, finances, marketing et toute personne chargée des contrats au sein d’une entreprise. De plus, elle ne nécessite pas d’intégrations complexes, coûteuses et fastidieuses. Vous pouvez la mettre en place rapidement grâce à un excellent logiciel de gestion des contrats.

Quelles sont les tâches de gestion des contrats qui peuvent être automatisées ?

Les outils d’automatisation des contrats accélèrent l’exécution de nombreuses tâches, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent. Ils aident à :

• Une signature plus rapide et plus facile : Les logiciels d’automatisation des contrats dotés d’une fonctionnalité de signature numérique ou électronique vous permettent de signer des accords sans avoir à les imprimer ou à les envoyer par la poste à vos contreparties. C’est particulièrement utile si vous avez plusieurs signataires ou si un ordre de signature est nécessaire.
• Création rapide de contrats : Les modèles et les outils d’IA vous aident à rédiger des contrats plus rapidement et à réduire le nombre d’erreurs et les problèmes de conformité. De plus, les logiciels intégrés d’automatisation des contrats peuvent réutiliser et se synchroniser avec les données disponibles dans les systèmes existants au sein de l’entreprise.
• Clarté dans la collaboration contractuelle : Commentez, révisez et ajustez les contrats en temps réel afin que toutes les parties prenantes concernées soient toujours au courant des dernières modifications puisqu’il n’y a qu’une seule version du contrat.
• Révisions et approbations centralisées : Apportez des modifications et faites-les approuver en quelques secondes grâce aux suggestions, à la reformulation et à la fonction de discussion en ligne. Vous pouvez également utiliser un logiciel d’automatisation des contrats pour approuver les documents avant qu’ils ne soient prêts à être signés.
• Personnalisation des contrats: Ajoutez de l’interactivité aux contrats grâce à des fonctionnalités telles que des tableaux de produits et de prix, des vidéos, des champs de formulaire, des sections dynamiques et une marque personnalisée.
• Suivi automatisé de l’état d’avancement: Le logiciel de contrat automatise le suivi du statut de la signature, ce qui signifie que vous pouvez surveiller quand les parties prenantes ouvrent un contrat, combien de fois elles y ont accédé, et l’horodatage de leur première et dernière visualisation. Ces informations vous aident à évaluer les niveaux d’engagement et à déterminer si une communication supplémentaire est nécessaire.
• Notification des modifications et rappels : Informez toutes les parties concernées qu’une modification a été apportée. Envoyez des rappels automatiques pour réviser ou signer le contrat jusqu’au moment où le contrat est signé.

Qui peut bénéficier de l’automatisation des contrats ?

Nous avons tous perdu un document important à un moment ou à un autre de notre vie. Mais un bon logiciel d’automatisation des contrats peut faire en sorte que ce moment de panique pure ne se reproduise plus. Quels autres problèmes l’automatisation des contrats peut-elle résoudre ? L’automatisation des contrats présente de nombreux avantages pour les différentes équipes, départements et cas d’utilisation :

1. Les équipes commerciales peuvent raccourcir le cycle de vente en automatisant la création, la collaboration et l’exécution des contrats et des propositions. Elles peuvent rapidement générer des contrats dynamiques et interactifs à l’aide de modèles personnalisables, permettant aux clients de saisir directement des informations et de s’engager par le biais de vidéos intégrées ou de messages personnalisés. Les fonctions de collaboration en temps réel permettent aux deux parties de discuter et de modifier les termes du contrat dans le document, ce qui facilite les résolutions rapides et la conclusion plus rapide des affaires.
2. Les équipes RH peuvent automatiser les contrats RH et rationaliser le processus de recrutement, en améliorant l’expérience des candidats et en réduisant les tâches administratives. Elles peuvent créer des contrats de travail dynamiques et interactifs à l’aide de modèles personnalisables, permettant aux candidats de saisir directement leurs informations et de s’engager par le biais de vidéos intégrées ou de messages personnalisés. Les fonctions de collaboration en temps réel permettent aux professionnels des ressources humaines et aux candidats de discuter des termes du contrat dans le document, ce qui facilite les résolutions rapides et accélère l’intégration.
3. Les équipes chargées des achats permettent aux fournisseurs de saisir les informations nécessaires directement dans les contrats, ce qui réduit les échanges de courriels et accélère le cycle contractuel. L’automatisation des contrats offre un meilleur contrôle grâce à l’utilisation de modèles standardisés, à des modifications de contenu réglementées et à des archives sécurisées et consultables. En outre, grâce aux fonctions de gestion du cycle de vie, y compris les notifications opportunes et les aperçus complets de l’état des contrats, les équipes d’approvisionnement peuvent garantir l’efficacité des processus d’approvisionnement.

Et le meilleur ? Oneflow vous permet de stocker tous les contrats dans un endroit sécurisé et de synchroniser les métadonnées des documents avec d’autres systèmes intégrés que vos équipes utilisent (comme votre système CRM), ce qui maintient une source unique de vérité et améliore la collaboration entre les départements et les parties prenantes externes.

Choisir le bon logiciel d’automatisation des contrats

La première étape de l’optimisation de vos processus contractuels grâce à l’automatisation des contrats consiste à choisir la bonne plateforme pour votre entreprise. Mais que faut-il rechercher dans un logiciel d’automatisation des contrats ? Voici une liste des caractéristiques les plus essentielles :

1. Création rapide de contrats – Un bon logiciel d’automatisation des contrats vous permet de générer des contrats en quelques clics et vous donne la possibilité de créer vos propres modèles.
2. Outils de collaboration – Les logiciels de gestion collaborative des contrats permettent à plusieurs personnes impliquées dans la négociation de revoir, commenter et modifier le contrat simultanément et en temps réel. Les meilleures solutions peuvent également rationaliser les flux de travail liés à la gestion des contrats, depuis la demande d’approbation jusqu’à la notification aux parties concernées des modifications apportées au contrat.
3. Référentiel centralisé – Le stockage de tous les contrats dans un référentiel centralisé, de préférence avec des filtres avancés et une fonction de recherche, garantit qu’ils sont facilement accessibles, organisés et consultables.
4. Options de signature – Recherchez un logiciel d’automatisation des contrats qui propose plusieurs options de signature, que ce soit par courrier électronique ou par SMS, par identification électronique, à l’encre humide ou par une fonction de signature manuscrite. Évaluez les niveaux de signature électronique conformément au règlement eIDAS. Mieux encore, s’il est accompagné d’un ordre de signature.
5. Fonctions de gestion des contrats – Choisissez une plateforme de gestion des contrats dotée de fonctions de sécurité supplémentaires, telles que l’accès personnalisé et les autorisations, afin de la protéger contre les accès non autorisés et de l’aligner sur les politiques générales de sécurité de l’information. Les meilleurs logiciels de gestion des contrats vous informent automatiquement lorsqu’un contrat doit être renouvelé.
6. Recherche avancée et reporting – Assurez-vous que la solution d’automatisation des contrats offre des fonctionnalités avancées qui permettent à votre équipe de localiser rapidement et facilement des accords spécifiques, des données contractuelles, des termes et des clauses. Cela permet aux entreprises de ne pas perdre de vue leurs obligations contractuelles et de réduire le risque de litiges.
7. Analyses – Éliminez les conjectures grâce à un logiciel de gestion des contrats qui vous donne des informations en temps réel sur les personnes qui ouvrent vos contrats et interagissent avec eux.
8. Intégrations – Du CRM aux systèmes de GRH en passant par les outils de gestion de projet, les intégrations natives aident les entreprises à améliorer les flux de travail et à maintenir une source unique de vérité en permettant un accès facile aux mêmes données et fonctionnalités sans avoir à changer constamment d’application.
9. L’IA dans les contrats – Les logiciels modernes d’automatisation des contrats augmentent la vitesse et la précision dans la rédaction des contrats, les révisions uniques et groupées, la recherche et bien plus encore grâce à la puissance et aux progrès de l’IA. Veillez à investir dans une solution évolutive capable de gérer et d’anticiper les besoins futurs de votre entreprise.

Oneflow est une plateforme d’automatisation des contrats qui offre tout cela et bien plus encore. Elle offre de puissantes fonctionnalités d’automatisation, des capacités d’IA, des outils de collaboration et des signatures électroniques juridiquement contraignantes qui prennent en charge diverses méthodes de signature. Elle vous permet de gérer et d’automatiser les contrats à toutes les étapes de leur cycle de vie – de leur conception à la phase post-signature. Enfin, il est également facile à intégrer à votre infrastructure informatique existante.

Illustrons plus en détail les capacités de Oneflow.

Créer des contrats en quelques secondes

Nous sommes tous passés par là : parcourir un Google Docs pour vérifier que tout est à sa place avant de le convertir en PDF pour l’envoyer. Avec le bon logiciel d’automatisation des contrats, cela appartient désormais au passé.

Par exemple, les modèles sont une fonctionnalité intéressante qui accélère la création des contrats. Nous en avons quelques-uns, mais vos équipes juridiques peuvent également vous aider à en rédiger d’autres, que le reste de votre équipe pourra ensuite utiliser comme base pour l’émission de nouveaux accords.

Signer en toute sérénité

Les ventes interentreprises peuvent prendre beaucoup de temps. Grâce aux avantages des contrats numériques, la signature est plus facile et plus rapide que jamais.

Les parties impliquées dans le processus de signature peuvent utiliser différentes méthodes de signature, telles que :

• Identification électronique (AdES) – Signer à l’aide d’identifiants électroniques permet d’améliorer le niveau de sécurité et d’identification.
• Signature électronique standard ( SES) – Utilisez la méthode la plus courante de signature de contrats numériques pour tout obtenir d’un simple clic.
• Vérification par SMS (SES) – Signez à l’aide d’un code à 6 chiffres envoyé sur le téléphone des contreparties.
• Signature manuscrite (SES) – Utilisez une signature dite « à l’encre humide », qui permet de signer des documents en écrivant physiquement son nom sur l’écran d’un appareil.

Stockez et gérez tous vos contrats en un seul endroit

Les contrats PDF doivent souvent être imprimés, signés à l’encre, scannés, renvoyés, puis imprimés et classés ou stockés dans des dossiers ou, pire, dans des archives physiques. Ce processus est long et il est facile de perdre des documents importants en cours de route, même si vous êtes très organisé.

Le logiciel de gestion des contrats vous permet de stocker tous vos contrats en un seul endroit, avec un accès personnalisé et des dossiers qui reflètent votre organisation. Oneflow comprend un référentiel sécurisé ou des archives numériques, de sorte que votre équipe peut trouver n’importe quel contrat dont elle a besoin en quelques clics.

Voir aussi : Gestion du cycle de vie des contrats : Un guide complet

De plus, Oneflow vous permet de supprimer automatiquement toutes les données personnelles dont vous n’avez pas besoin et de configurer et d’automatiser les flux de travail qui suppriment les anciens contrats et les contrats rejetés. Vous êtes ainsi toujours en conformité avec le GDPR.

Vous recevrez également des rappels lorsqu’un contrat doit être renouvelé ou expire. En outre, l’archive vous permet de configurer des contrôles d’accès pour renforcer les mesures de confidentialité.

Maintenir une source unique de vérité avec des intégrations natives

Oneflow automatise les contrats pour HubSpot, Salesforce, Pipedrive ou d’autres plateformes que vous utilisez. La synchronisation bidirectionnelle des données signifie que vous n’avez qu’à travailler dans une solution pour que votre travail soit sauvegardé ailleurs, tout cela sans avoir à télécharger puis à téléverser des brouillons et des contrats signés ! L’intégration vous permet de créer et d’envoyer automatiquement des contrats Oneflow basés sur des déclencheurs HubSpot, vous aidant à centraliser et à rationaliser les processus de vente clés.

Oneflow est livré avec de nombreuses intégrations plug-and-play différentes – de Teamtailor à Google Workspace en passant par Zapier – et elles sont super faciles à mettre en place. En connectant notre solution à d’autres systèmes, vous pouvez créer, négocier et suivre l’évolution des contrats sans quitter votre système CRM (utile pour les équipes de vente) ou remplir automatiquement les contrats avec des données provenant d’une solution ATS (pratique pour les équipes RH et les recruteurs).

Rationaliser les processus contractuels avec l’IA

Oneflow comprend également des fonctionnalités d’IA telles que :

• AI Review/Review Plus – accélère le temps de révision des contrats et vous permet d’identifier et d’atténuer les risques et les problèmes de conformité.
• AI Import – vous permet d’importer des contrats depuis l’extérieur de Oneflow et d’utiliser toutes les capacités de la plateforme pendant que vous travaillez dessus.
• AI Assist – vous aide à éditer, rédiger et gérer vos contrats. Identifie les erreurs d’organisation.
• AI Search – vous permet d’effectuer des recherches dans votre base de données de contrats de manière plus efficace et intuitive.

Comment automatiser les contrats avec Oneflow

Avoir de multiples possibilités à portée de main est une bonne chose, mais un logiciel doit aussi être facile à utiliser. Heureusement, Oneflow est très intuitif. Vous pouvez créer des contrats directement à partir de votre fichier de documents. Commencez par un modèle de contrat ou lisez un pas-à-pas sur la façon de le faire dans notre article sur la création de contrats. En attendant, laissez-nous vous guider à travers les possibilités d’automatisation des contrats qui rendent ce processus encore plus fluide.

Les fonctions d’IA de Oneflow vous aident à rédiger des contrats et à vérifier leur contenu pour détecter les erreurs et les problèmes de conformité. Elles faciliteront également la recherche des documents clés dont vous avez besoin – même ceux que vous avez créés sans utiliser notre plateforme – vous pouvez importer ces accords dans Oneflow et toujours accéder à ses puissantes capacités pour les améliorer.

La plateforme vous permet de mettre en place des rappels dans le calendrier, ce qui aidera les différentes équipes et départements à coopérer et à respecter les délais.

Vous pouvez également automatiser la file d’attente de signature – Oneflow vous notifiera lorsque ce sera votre tour de signer l’accord. Cela peut s’avérer très utile avec de nombreuses contreparties co-dépendantes.

Peut-elle aider les entreprises B2B et B2C ?

En bref, oui, l’automatisation des contrats peut aider les entreprises B2B et B2C. Nous avons déjà examiné certains des avantages pour le B2B. Mais qu’en est-il des avantages B2C ?

Qu’il s’agisse d’un abonnement à une salle de sport, d’un contrat de téléphone ou d’un prêt hypothécaire, l’automatisation des contrats permet à vos accords de s’adapter plus facilement aux attentes de vos clients. Vous pouvez répondre immédiatement à leurs besoins et créer une expérience plus centrée sur le client.

Conclusion

L’automatisation des processus de gestion du cycle de vie des contrats peut véritablement transformer votre entreprise, en accélérant la création des contrats, en améliorant la précision et la conformité grâce à l’automatisation des flux de travail et au contrôle centralisé. Il est utile pour toutes les industries et tous les départements. Oneflow est facile à utiliser et offre de puissantes fonctionnalités d’automatisation, des améliorations de l’IA et de nombreuses intégrations précieuses.

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