Si vous êtes une grande entreprise multinationale faisant des affaires dans plusieurs juridictions et systèmes juridiques, il y a peu de choses plus compliquées que de faire signer vos contrats. C’est là que la nouvelle fonctionnalité de Oneflow, les flux d’approbation, entre en jeu.
Dans cet article, nous allons couvrir ;
- Qu’est-ce qu’un flux d’approbation ?
- Comment fonctionnent les flux d’approbation de Oneflow ?
- Comment les entreprises multinationales peuvent-elles les utiliser ?
1. Que sont les flux d’approbation ?
Les flux d’approbation sont à peu près ce qu’ils indiquent sur la boîte. Lorsque vous envoyez un contrat pour signature, vous pouvez ajouter un approbateur qui examinera le contrat et s’assurera que tout est en ordre avant qu’il ne soit signé.
Cela peut s’avérer particulièrement utile si, par exemple, vous êtes un vendeur qui souhaite que son directeur commercial approuve une remise plus importante avant d’envoyer un contrat. Dans le cas des entreprises multinationales, cependant, l’utilité des flux d’approbation est bien plus grande : ils peuvent vous aider à éviter les litiges juridiques en demandant à votre équipe juridique d’examiner d’abord le contrat, ce qui évite les discussions ou les fils de courriels longs et interminables.
Comme le dit Cécile Makala, Customer Onboarding Manager chez Oneflow, « les flux d’approbation sont utiles pour la collaboration interne et pour être moins dépendant des contraintes de temps des autres ».
Mais tout d’abord, comment fonctionnent les flux d’approbation de Oneflow ?
2. Comment fonctionnent les flux d’approbation de Oneflow ?
L’utilisation des flux d’approbation de Oneflow est simple comme bonjour. Au sein de la plateforme, tout ce que vous avez à faire est :
- Ajouter tous les collègues que vous souhaitez voir consulter le contrat et les marquer comme « approbateurs
- Cette étape est facultative, mais vous pouvez établir un ordre d’approbation.
- Envoyer le contrat avec un message, si vous le souhaitez.
- Votre ou vos collègues reçoivent un courriel les informant qu’il existe un contrat qu’ils doivent approuver.
- Ils l’approuvent, ou suggèrent des modifications à l’intérieur du contrat si nécessaire, puis le contrat est transmis aux signataires.
C’est vraiment aussi simple et facile que cela.
3. Comment les entreprises multinationales peuvent-elles les utiliser ?
Nous sommes tous d’accord pour dire que les entreprises multinationales peuvent être confrontées à des défis extrêmement complexes lorsqu’il s’agit de faire signer leurs contrats. Par exemple, une entreprise qui fait des affaires en Allemagne avec une entreprise en Chine pourrait bien devoir se conformer à certaines réglementations locales dans les deux pays, ainsi qu’au niveau de l’UE. Cela est particulièrement vrai si le contrat implique l’importation de biens physiques en Allemagne et dans l’union douanière de l’UE. Vous l’aurez compris. La situation peut rapidement devenir très complexe.
C’est là que les flux d’approbation entrent en jeu. Avec Oneflow, vous pouvez désormais obtenir cette deuxième paire d’yeux cruciale sur vos contrats. Il peut s’agir d’un vendeur d’un bureau local ou régional, ou d’une ou plusieurs personnes de votre équipe juridique qui examinent les termes et conditions.
Une fois que les petits caractères ont été vérifiés et approuvés, vous pouvez les envoyer au signataire.
C’est un excellent exemple des flux d’approbation de Oneflow en action.
Ce n’est qu’un exemple de la façon dont une entreprise multinationale peut bénéficier des flux d’approbation. Il y a d’innombrables autres façons de le faire. Tout dépend de l’utilisation que vous souhaitez en faire et des problèmes spécifiques que vous rencontrez dans l’approbation de vos contrats.
