Als je een grote multinationale organisatie bent die zaken doet in meerdere jurisdicties en rechtssystemen, zijn er weinig dingen ingewikkelder dan jouw contracten getekend te krijgen. Dat is waar de nieuwe functie voor approval flows (ook wel: goedkeuringsflows) van Oneflow van pas komt.
In dit artikel behandelen we;
- Wat zijn approval flows?
- Hoe werken de approval flows van Oneflow?
- Hoe kunnen multinationals ze gebruiken?
1. Wat zijn approval flows?
Approval flows zijn eigenlijk precies wat je zegt. Als je een contract uitstuurt om te ondertekenen, kun je een goedkeurder toevoegen die het contract bekijkt en controleert of alles in orde is voordat het wordt ondertekend.
Dit kan vooral handig zijn als je bijvoorbeeld een verkoper bent die zijn sales manager een grotere korting wil laten goedkeuren voordat je een contract verstuurt. In het geval van multinationals is de use case voor goedkeurings flows echter veel groter: het kan je helpen juridische geschillen te voorkomen door je juridische team eerst het contract te laten bekijken, waardoor lange e-mail threads of discussies worden voorkomen.
Zoals Cécile Makala, een Customer Onboarding Manager bij Oneflow, zegt: “approval flows zijn goed voor interne interactie en om minder afhankelijk te zijn van de tijdsdruk van anderen”.
Maar eerst, hoe werken de approval flows van Oneflow eigenlijk?
Hoe werken de approval flows van Oneflow?
Het gebruik van Oneflow’s approval flows is zo eenvoudig als ABC. Binnen het platform hoef je alleen maar:
- Voeg alle collega’s toe die je naar het contract wilt laten kijken en markeer ze als ‘goedkeurder’.
- Dit is optioneel, maar stel een goedkeuringsvolgorde in
- Het contract verzenden met een bericht, als je dat wilt
- Je collega of collega’s ontvangen een e-mail waarin staat dat er een contract is dat ze moeten goedkeuren.
- Ze keuren het goed, of stellen wijzigingen in het contract voor als dat nodig is, en dan gaat het door naar de ondertekenaars.
Zo eenvoudig en probleemloos is het echt.
Lees ook: Waarom Oneflow een contractmanagement platform is voor iedereen
3. Hoe kunnen multinationals ze gebruiken?
We zijn het er allemaal over eens dat multinationals te maken kunnen krijgen met zeer complexe uitdagingen wanneer ze hun contracten ondertekend krijgen. Bijvoorbeeld: een bedrijf dat zaken doet in Duitsland met een bedrijf in China moet zich misschien wel houden aan bepaalde lokale regels in beide landen, maar ook op EU-niveau. Dit geldt met name als het contract betrekking heeft op het importeren van fysieke goederen naar Duitsland en naar de douane-unie van de EU. Je krijgt een idee. Het kan heel snel heel ingewikkeld worden.
Dit is waar approval flows om de hoek komen kijken. Met Oneflow kun je nu die cruciale tweede set ogen op jouw contracten richten. Dat kan een verkoper van een lokaal of regionaal kantoor zijn, of een of meer mensen van je juridische team die naar de voorwaarden kijken.
Zodra de kleine lettertjes zijn gecontroleerd, geverifieerd en goedgekeurd, kun je het naar de ondertekenaar sturen. Dit is een goed voorbeeld van de approval flows van Oneflow in actie.
Dit is slechts één van de vele voorbeelden van hoe een multinational kan profiteren van efficiënte en goed georganiseerde approval flows. Er zijn daarnaast talloze andere manieren waarop dit proces waarde kan toevoegen. Het hangt volledig af van hoe je deze flows wilt inzetten, welke specifieke behoeften jouw organisatie heeft, en welke unieke pijnpunten jij wilt aanpakken bij het goedkeuren en beheren van jouw contracten en documenten.
Als je meer wilt weten over hoe de approval flows van Oneflow jou kunnen helpen, klik dan hier om vandaag nog met een van onze medewerkers te praten.
