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Automatización de contratos: Una guía completa

what is contract automation - Sync with CRM - Oneflow


La automatización de contratos se está convirtiendo en un elemento básico de las empresas, sobre todo ahora que nos adentramos en una recesión. Pero, ¿qué es? ¿Cómo funciona? ¿Y cómo puede ayudarte? Estas son algunas de las preguntas más habituales sobre la automatización de contratos.

Por eso, estamos aquí para ayudarte. En esta guía, trataremos:

¿Qué es la automatización de contratos?

¿Necesitas un resumen rápido? ¿Cuáles son los aspectos básicos de la automatización de contratos?

¿Cómo funciona la automatización de contratos?

¿Cuáles son las ventajas de la automatización de contratos?

¿Cómo puede ayudar a tu empresa?

¿Puede ayudar tanto a las empresas B2B como a las B2C?

Oneflow: Automatización de contratos simplificada – para todos los sectores

¿Qué es la automatización de contratos?

La automatización de contratos significa que se utiliza un software para supervisar automáticamente todo el ciclo de vida de un contrato, desde su creación hasta su renovación. Pero la automatización de contratos no es sólo para Ventas. El Departamento Jurídico, RRHH e incluso Marketing pueden beneficiarse de ella.

Al fin y al cabo, sólo en EE.UU. se gasta la friolera de 120.000 millones de dólares al año en contratos y formularios en papel, la mayoría de los cuales quedan obsoletos a los pocos meses. Eso es malo para las cuentas de una empresa, y para el planeta.

Pero, no te preocupes, la automatización de contratos no tiene por qué hacerse mediante una compleja serie de integraciones que requieren una gran cantidad de tiempo y recursos para configurarlas y probarlas. Todo puede hacerse mediante un gran software de gestión de contratos.

Lee también: Todo lo que necesitas saber sobre la firma electrónica Oneflow y el reglamento eIDAS

¿Necesitas un repaso rápido? Estos son los aspectos básicos de la automatización de contratos

No hay duda. La base de la automatización de contratos es un buen software de gestión de contratos. Pero, ¿qué debes buscar en un software de gestión de contratos?

  1. Crear – Un buen software de gestión de contratos te permite generar contratos en unos pocos clics. Si ya tienes plantillas hechas y listas para usar, podrás enviar un contrato en cuestión de segundos.
  2. Colaborar – Si puedes editar en directo, o hacer que el contrato lo vean varias personas a la vez, entonces es un software de gestión de contratos colaborativo.
  3. Firma – Si viene con varias opciones de firma, es probable que haya una forma de firmar que se adapte a tu cliente potencial. Ya sea un código de verificación, BankID o una función de firma manuscrita. Mejor aún, si viene con un orden cronológico de firma, puedes asegurarte de que los interesados firmen cualquier contrato en un orden específico.
  4. Gestionar: si una plataforma de gestión de contratos incluye funciones de seguridad adicionales, como el acceso autorizado, será un sustituto seguro de los PDF y el papel. Y lo que es mejor, un buen software de gestión de contratos te avisa automáticamente cuando hay que renovar un contrato, para que puedas ponerte manos a la obra.
  5. Analizar – Elimina las conjeturas con un software de gestión de contratos que te da información en tiempo real sobre quién abre tus contratos e interactúa con ellos. Al fin y al cabo, la automatización de contratos debería ponerte al mando.
  6. Integra – Lo hemos dicho antes y lo diremos de nuevo: las integraciones nativas son una parte vital de cualquier software de gestión de contratos que vaya a ayudar a tu empresa a desplegar todo su potencial.

Si eres nuevo en la automatización de contratos, o estás pensando en hacer un mayor uso de ella, estos 7 consejos constituyen un sólido punto de partida.

what is contract automation - the 7 steps of the contract process - Oneflow
Flow trough contracts processes with these steps.

¿Cómo funciona la automatización de contratos?

Esto varía un poco de un software a otro. Pero, en general, un gran software de gestión de contratos debe incluir unos cuantos aspectos fundamentales que ayuden a la automatización de los contratos. Lo primero de la lista son las integraciones.

Si tienes que saltar continuamente entre tu CRM, tu software de gestión de contratos y tu Google Workspace, entonces no va a ser una automatización de contratos totalmente eficiente. Si quieres automatizar completamente tus contratos, entonces necesitarás algunas grandes integraciones nativas que te permitan trabajar en el menor número de plataformas posible. Idealmente, sólo una.

La automatización de los contratos también debería facilitar el proceso de negociación y firma. Si sigues utilizando contratos en papel o, peor aún, en PDF, probablemente estés acostumbrado a interminables cadenas de correos electrónicos para aclarar detalles y corregir erratas, así como a tener que editar y enviar contratos sin parar.

Un buen programa de gestión de contratos pone fin a esta situación. Lo ideal es que incluya una función de edición en directo. Esto sigue siendo totalmente seguro y conforme con la GDPR, pero significa que potencialmente puedes ahorrarte horas de trabajo y confusión al poder hacer modificaciones allí mismo, en tu pantalla.

Lee también Los 7 principales riesgos de no utilizar la firma electrónica

¿Cuáles son las ventajas de la automatización de los contratos?

La automatización de los contratos tiene muchas ventajas, tanto para ti como para tu empresa. Quizá una de las mayores sea que puede acortar tu tiempo de firma. Gracias a las integraciones nativas, y a tener todos tus contratos en un solo lugar, ya no tendrás que dedicar tiempo a interminables búsquedas en papel.

Todos hemos perdido un documento bastante vital en algún momento de nuestras vidas. Pero un buen software de gestión de contratos puede garantizar que ese momento de puro pánico no vuelva a repetirse.

La automatización de contratos te da el control. Puedes guardar todos tus documentos en un lugar seguro. Gracias a las integraciones, también pueden guardarse automáticamente en otros lugares. Si utilizas un CRM importante como Salesforce o HubSpot, un gran software de gestión de contratos debería venir con una integración nativa de serie.

Pero la automatización de contratos también tiene beneficios más allá de las Ventas. Si, por ejemplo, trabajas en RRHH, puedes crear y enviar un contrato de trabajo en cuestión de segundos. Así que si te encuentras inmerso en una carrera para conseguir al candidato perfecto, la automatización de contratos puede darte ventaja.

Si trabajas en Adquisiciones, poder fijar rápidamente un buen precio puede ayudarte a mantener bajos los costes y a obtener más rápidamente lo que necesitas. Sea cual sea el departamento en el que trabajes, la automatización de contratos te ayuda a trabajar con mayor rapidez y eficacia.

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Ahorra tiempo y dinero, ten el control e intégralo con tus CRM.

¿Cómo puede ayudar a tu empresa?

Pero la automatización de contratos no sólo te ayuda a ti, sino que también puede contribuir al crecimiento de tu empresa, algo especialmente importante para las PYMES y las scaleups. Al reducir los largos procesos contractuales y eliminar la necesidad de resmas de papel y ediciones en PDF.

También puede reducir la carga de trabajo de tu equipo jurídico. Si tus expertos jurídicos residentes pueden crear plantillas de forma sencilla, el resto de la empresa podrá trabajar a partir de ellas. Ahorrará a los juristas horas de revisar contrato tras contrato, comprobando cada cláusula. Esto también significa que reducirás las posibilidades de que un error humano afecte a tus contratos.

La automatización de contratos también puede ayudar a mejorar tus flujos de trabajo, eliminando muchos de los cuellos de botella relacionados con el papel/PDF. Del mismo modo, si tus vendedores pueden ver quién ha abierto y mirado un contrato, puedes incluso reducir el tiempo que se tarda en contactar con los clientes potenciales cuando llegan al final del embudo de ventas.

En resumen, la automatización de contratos puede ayudarte en toda tu empresa, ahorrando tiempo y dinero y mejorando la eficacia.

Lee también Todo lo que debes saber sobre los contratos electrónicos

what is contract automation - save time - Oneflow
Sé más eficiente con los contratos digitales.

¿Puede ayudar tanto a las empresas B2B como a las B2C?

En pocas palabras, sí. La automatización puede ayudar tanto a las empresas B2B como a las B2C. Ya hemos visto algunos de los beneficios B2B. Pero, ¿qué hay de las ventajas B2C?

Ya se trate de una suscripción a un gimnasio, un contrato telefónico o una hipoteca, la automatización de contratos permite que tus contratos se adapten mejor a las necesidades de tus clientes. Puedes satisfacer sus necesidades en el momento, sin tener que hacerles esperar a que edites o modifiques los contratos.

Automatizando tus contratos, puedes asegurarte de que sean fáciles de editar, y crear una experiencia más centrada en el cliente. Tomemos como ejemplo los contratos telefónicos.

Adquirir un teléfono nuevo es una compra importante, por lo que la gente suele buscar en Internet para reflexionar sobre sus opciones antes de comprarlo. A pesar de la lenta vuelta a las compras en persona que estamos empezando a ver tras la pandemia, todavía puede haber una larga fase de consideración para este tipo de compras. Si tienes un contrato preparado, puedes ayudar a un cliente potencial a descender por el embudo más rápidamente.

Un buen software de gestión de contratos te permite tener campos editables para que los clientes puedan elegir el plan de precios que más les convenga. Todo ello de forma digital, mediante un software de gestión de contratos.

Éste es sólo un ejemplo de cómo la automatización de contratos ayuda a crear experiencias más centradas en el cliente, todo ello con costes reducidos y menos tiempo de consideración.

Oneflow: Contract automation made simple – for all industries

1. Crea un contrato sin fisuras en segundos

Todos hemos pasado por eso: revisar un documento de Google Doc para comprobar que todo está donde tiene que estar antes de convertirlo en un PDF para enviarlo. Con el software de gestión de contratos adecuado, eso es cosa del pasado.

Un buen software de gestión de contratos incluye plantillas de serie. Si tu equipo jurídico te ha ayudado a redactar estas plantillas, puedes ponerte en marcha con ellas de inmediato. Puedes enviar más contratos más rápidamente que nunca.

Del mismo modo, el software de gestión de contratos viene ahora con IA. Si necesitas añadir unas líneas de texto a un contrato, tampoco hay problema. La IA forma parte del proceso de gestión de contratos, y puede ayudarte a redactar un contrato en cuestión de segundos.

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Crea contratos en un instante con la ayuda de plantillas.

2. Momentos de registro

Las ventas B2B pueden llevar mucho tiempo. De hecho, se necesitan una media de 8 puntos de contacto a lo largo de 84 días para cerrar una venta B2B. Y una buena parte de ese tiempo puede llegar justo al final, cuando se firma el contrato. Ahora bien, un buen software de gestión de contratos no puede ayudar a tu cliente potencial a realizar una auditoría interna de tu producto más rápidamente, pero puede ayudarle a firmar más rápidamente.

Lo mejor es que puedes utilizar varios métodos de firma. Tanto si tu cliente potencial quiere firmar con códigos de verificación (enviados por correo electrónico o SMS), con su nombre escrito, o simplemente pulsando un botón de firma, el software de gestión de contratos te da la opción de hacerlo. Incluso puedes establecer un orden de firma, de modo que, si hay varias partes implicadas, los firmantes tengan que firmar en un orden concreto.

Lee también No edites PDFs, edita tus expectativas

3. Almacena y gestiona todos tus contratos en un solo lugar

Los contratos en PDF suelen tener que imprimirse, firmarse con tinta, escanearse, devolverse y, a continuación, imprimirse y archivarse o guardarse en un archivo digital. Es un proceso largo, y es muy fácil perder papeles importantes en el proceso, por muy organizado que seas.

Ahí es donde el software de gestión de contratos viene al rescate. Puedes almacenar automáticamente todos tus contratos en un solo lugar. El software de gestión de contratos, como Oneflow, incluye un archivo digital, para que tus vendedores puedan encontrar cualquier contrato que necesiten con sólo unos clics.

Además, Oneflow te permite eliminar automáticamente cualquier dato personal que no necesites, así como establecer flujos de trabajo que eliminen contratos antiguos y rechazados. Con esto, puedes cumplir aún más el GDPR con el software de gestión de contratos adecuado.

También recibirás recordatorios cuando un contrato esté a punto de renovarse o ya haya expirado. Además, el archivo tiene en cuenta la privacidad. Puedes establecer controles de acceso, para que sólo tengan acceso a un contrato quienes realmente necesiten verlo.

what is contract automation - secure and store contracts - Oneflow
Guarda y protege tus contratos en el archivo.

4. Disfruta de potentes integraciones

Las integraciones te hacen la vida mucho más fácil. Un gran ejemplo de ello es tu CRM. Tanto si utilizas HubSpot, Salesforce, Pipedrive u otro, puedes integrarlo con tu software de gestión de contratos. Esto significa que sólo necesitas trabajar en una solución para que tu trabajo se guarde en otra, ¡todo sin tener que descargar y luego subir manualmente borradores y contratos firmados!

Un gran software de gestión de contratos, como Oneflow, viene con un montón de integraciones, desde TeamTailor, a Google Workspace, pasando por Salesforce.

Lo mejor es que son muy fáciles de configurar. Así que puedes empezar a trabajar con integraciones en un abrir y cerrar de ojos. Las integraciones pueden ayudarte a llevar tu trabajo, y tus ventas, al siguiente nivel.

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