Si estás analizando tu pila tecnológica, probablemente estarás pensando en las ventajas de la gestión de contratos. Cuando se trata de un producto que puede tener tantos usos como el software de gestión de contratos, puede ser difícil saber por dónde empezar. Ahí es donde entramos nosotros. En este artículo, veremos las ocho principales ventajas de la gestión de contratos.
Veremos:
- Reducir el tiempo necesario para que el Departamento Jurídico compruebe los contratos
- Envía contratos rápidamente
- Reduce masivamente el tiempo dedicado a tareas administrativas
- Aprovecha las integraciones nativas
- Controla todo tu pipeline
- Establecer una orden de firma para múltiples interesados
- Vende más rápido
- Minimizar los riesgos de seguridad
1. Reducir el tiempo necesario para que el Departamento Jurídico compruebe los contratos
A menudo ocurre que, cada vez que envías un contrato, tu equipo jurídico tiene que revisarlo. Eso lleva tiempo. También puede dar lugar a un retraso, y a un relleno aterrador para el departamento Jurídico.
Además, tu equipo jurídico es humano. Pueden producirse errores y de vez en cuando se pueden pasar por alto cláusulas que deben modificarse. Con el software de gestión de contratos adecuado, puedes eliminar este riesgo gracias a las plantillas. Las plantillas ofrecen a tu equipo jurídico la posibilidad de crear una plantilla una sola vez. Si así lo decides, sus plantillas pueden convertirse en la norma.
2. Ventajas de la gestión de contratos: Envía contratos rápidamente
¿Te encuentras teniendo que editar, volver a descargar y luego volver a adjuntar contratos en PDF simplemente porque has encontrado una coma en el lugar equivocado? Peor aún, ¿sigues trabajando con contratos en papel? Confía en nosotros cuando te decimos que hay una forma mucho mejor de enviar tus contratos.
Con un buen software de gestión de contratos, puedes corregir rápidamente cualquier errata utilizando ediciones en vivo HTML, antes de ponerlo rápidamente en marcha. Con unos pocos clics, puedes ponerlo en marcha, sin tener que crear interminables cadenas de correo electrónico o flujos de trabajo.
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3. Reduce masivamente el tiempo dedicado a tareas administrativas
Lo que nos lleva a las ventajas de la gestión de contratos para reducir costes. ¿Cuántas veces te has encontrado atascado en tareas administrativas inútiles, sobre todo si trabajas en una gran empresa? Aunque un buen software de gestión de contratos no puede ayudarte a cambiar el cartucho de tóner de la fotocopiadora, sí puede evitar que tengas que clasificar y archivar manualmente los contratos, ya sean en papel o en PDF.
El software de gestión de contratos puede hacer todo esto por ti, y todo en una sola plataforma. Incluso puede transferir los documentos e información necesarios a otras plataformas mediante integraciones nativas.
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4. Aprovecha las integraciones nativas
Una de las principales ventajas del software de gestión de contratos son sus integraciones. Por ejemplo, tu CRM. Tanto si utilizas Salesforce, HubSpot o Pipedrive, el mínimo absoluto debería ser una integración entre tu CRM y tu software de gestión de contratos.
Pero también puedes buscar integraciones nativas en otros sitios. Toma Slack como ejemplo. Con la integración nativa adecuada, podrías recibir notificaciones cada vez que ocurra algo con uno de tus contratos. Con una integración de Google Docs, puedes incluso pasar un contrato mecanografiado a formato HTML en unos pocos clics.
5. Ventajas de la gestión de contratos: Controla todo tu pipeline
Gracias a la integración nativa con CRM, un buen software de gestión de contratos añade actualizaciones en tiempo real a tu CRM, sin tener que cambiar de software. Esto es especialmente útil cuando se trata de contratos grandes en los que puede haber más de una parte interesada interna.
Si tienes que actualizar manualmente tu CRM, esto puede llevar tiempo y se pueden cometer errores. Con una integración nativa, todo puede hacerse en directo. Un buen software de gestión de contratos no sólo reduce el tiempo de administración dedicado a los grandes contratos, sino que puede eliminarlo por completo.
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6. Establecer una orden de firma para múltiples interesados
Cuando se trata de contratos grandes, es posible que tenga que firmarlos más de una persona. No te preocupes: otra ventaja del software de gestión de contratos es que también te cubre las espaldas en este caso.
Digamos, por ejemplo, que necesitas que un Jefe de Personal, un Director de RRHH y tu punto de contacto en un equipo de ventas firmen un contrato. Con el software de gestión de contratos adecuado, puedes establecer un orden de firma para que el Jefe de RRHH vaya primero. Nadie más podrá firmar tu contrato hasta que lo haga el Jefe de RRHH. Así te aseguras de que todos los que tengan que firmar un contrato lo hagan, y lo hagan a tiempo.
7. Ventajas de los sistemas de gestión de contratos: Vende más rápido
Dependiendo del departamento en el que trabajes, ésta podría ser la principal ventaja de la gestión de contratos. Una vez que dispongas del software adecuado, podrás vender más rápidamente. Cómo” es una pregunta muy acertada.
En términos reduccionistas, te ayuda a cerrar más rápidamente. En lugar de pasar días redactando un contrato, tener que revisarlo y enviarlo, puedes hacerlo todo con unos pocos clics. Con la capacidad de hacer todo eso en cuestión de segundos, puedes centrarte en más actividades de captación, en nutrir a tus clientes potenciales y, en general, en ser un vendedor as.
8. Minimizar los riesgos de seguridad
Los contratos son documentos sensibles. Y pueden enviarse por correo electrónico a la persona equivocada, sobre todo cuando se necesitan las firmas de varias partes interesadas. Con el software de gestión de contratos adecuado, tienes una ventaja de seguridad añadida, ya que tus firmantes accederán a tu contrato dentro de un portal seguro.
Una vez que todo está firmado y ordenado, un buen software de gestión de contratos puede almacenar tu contrato de forma segura. Por supuesto, aún pueden producirse infracciones. Pero los días de enviar accidentalmente un contrato con información sensible a la persona equivocada pueden quedar atrás.
Lo más importante
Cuando se trata de software de gestión de contratos, tienes que encontrar el más adecuado para ti y tu empresa. Hay mucho en lo que pensar a la hora de tomar esa decisión, pero aquí tienes algunas de las principales ventajas de la gestión de contratos:
- Puedes reducir el tiempo que tarda tu equipo jurídico en comprobar tus contratos.
- Puedes enviar rápidamente contratos a tus clientes potenciales con sólo unos clics.
- Puedes eliminar gran parte del tiempo que dedicas a tareas administrativas en torno a tus contratos.
- Puedes utilizar las integraciones nativas del software para trabajar de forma aún más eficiente.
- Integrando tu software con tu CRM, puedes hacer un seguimiento de todo tu pipeline.
- Si tu programa tiene esta funcionalidad, puedes establecer una orden de firma para varios interesados.
- Al eliminar gran parte del trabajo administrativo y poder enviar contratos en segundos, puedes incluso vender más rápidamente.
- Incluso puedes minimizar los riesgos de seguridad haciendo que tus clientes potenciales firmen de forma segura dentro de la plataforma.
