Jos tarkastelet teknologiastackiasi, mietit todennäköisesti sopimusten hallinnan etuja. Kun on kyse tuotteesta, jolla voi olla niin monia käyttötarkoituksia kuin sopimusten hallinnan ohjelmistolla, voi olla vaikea tietää mistä aloittaa. Tässä kohtaa me tulemme mukaan avuksi. Tässä artikkelissa tarkastelemme kahdeksan tärkeintä sopimuksenhallinnan hyötyä.
Tarkastellaan:
- Lyhennä lakiosaston sopimusten tarkastamiseen kuluvaa aikaa.
- Lähetä sopimuksia nopeasti
- Vähennä radikaalisti hallinnointiin kuluvaa aikaa
- Hyödynnä natiivi-integraatioita
- Tarkastele koko myyntiputkea
- Aseta allekirjoitusjärjestys, kun sopimuksella on useita osapuolia
- Myy nopeammin
- Minimoi turvallisuusriskit
1. Lyhennä lakiosaston sopimusten tarkastamiseen kuluvaa aikaa.
Usein on niin, että aina kun lähetät sopimuksen, lakiosaston on tarkistettava se. Tämä vie aikaa. Se voi myös johtaa ruuhkauttaa koko lakiosaston.
Lisäksi lakitiimisi on vain ryhmä ihmisiä. Virheitä voi sattua, ja muutettavat lausekkeet voivat jäädä aika ajoin huomaamatta. Oikealla sopimustenhallintaohjelmistolla voit poistaa tämän riskin valmiiden asiakirjamallien ansiosta. Mallit antavat lakitiimillesi mahdollisuuden luoda pohjan vain kerran. Jos haluatte, heidän valmistelemista asiakirjamalleista voi sitten tulla standardi.
2. Sopimusten hallinnan etu: Lähetä sopimuksia nopeasti
Joudutko muokkaamaan, lataamaan uudelleen ja liittämään PDF-sopimuksen uudelleen vain siksi, että pilkku on väärässä paikassa? Tai vielä pahempaa; käytätkö yhä paperisia sopimuksia? Luota meihin, kun sanomme, että on olemassa paljon parempi tapa lähettää sopimuksia.
Hyvän sopimushallintaohjelmiston avulla voit korjata mahdolliset kirjoitusvirheet nopeasti HTML-livemuokkauksen avulla, ja laittaa sitten sopimuksen nopeasti eteenpäin. Muutamalla klikkauksella saat sen liikkeelle ilman, että sinun tarvitsee luoda loputtomia sähköpostiketjuja tai työnkulkuja.
Lue myös: Mikä on digitaalinen allekirjoitus?
3. Vähennä radikaalisti hallinnointiin kuluvaa aikaa
Tästä pääsemmekin hienosti sopimusten hallinnoinnin kustannusten vähentämiseen liittyviin etuihin. Kuinka monta kertaa olet huomannut juuttuneesi turhaan hallinnolliseen tehtävään, varsinkin jos työskentelet suuremmassa yrityksessä? Vaikka loistava sopimushallintaohjelmisto ei auta sinua siinä, että joudut vaihtamaan kopiokoneen värikasetin, se voi estää sinua lajittelemasta ja arkistoimasta sopimuksia manuaalisesti – olivatpa ne sitten paperisia tai PDF-muodossa.
Sopimusten hallinnan ohjelmisto voi tehdä kaiken tämän puolestasi – ja kaikki yhdellä alustalla. Se voi jopa siirtää tarvittavat asiakirjat ja tiedot muille alustoille natiivien integraatioiden avulla.
4. Hyödynnä natiivi-integraatioita
Yksi sopimustenhallintaohjelmiston suurimmista eduista on sen integraatiot – esimerkiksi CRM-järjestelmäsi. Käytitpä sitten Salesforcea, HubSpotia tai Pipedrivea, CRM:n ja sopimushallintaohjelmiston välisen integraation pitäisi olla ehdoton minimivaatimus järjestelmälle.
Mutta voit myös etsiä natiiviintegraatioita muualta. Esimerkkinä tällaisesta voisi olla Slack: natiivin integraation avulla voit saada ilmoituksen Slackissa aina, kun jollekin sopimuksellesi tapahtuu jotain. Google Docs -integraation avulla voit jopa muuttaa kirjoitetun sopimuksen HTML-muotoon muutamalla klikkauksella.
5. Sopimusten hallinnan etu: Tarkastele koko myyntiputkeasi
Natiivin CRM-integraation ansiosta loistava sopimushallintaohjelmisto lisää reaaliaikaiset päivitykset valmisteilla olevaan CRM-järjestelmään – ilman, että sinun tarvitsee vaihtaa ohjelmistojen välillä. Tämä on erityisen kätevää, kun on kyse suuremmista sopimuksista, joissa saattaa olla mukana useampi kuin yksi sisäinen sidosryhmä.
Jos CRM:ää on päivitettävä manuaalisesti, tämä voi viedä aikaa ja virheitä voi sattua. Natiivin integraation avulla kaikki voidaan tehdä livenä. Hyvät sopimushallintaohjelmistot eivät vain vähennä suurempiin sopimuksiin käytettyä hallinnointiaikaa, vaan ne voivat poistaa sen kokonaan.
Lue myös: Sopimusautomaation opas
6. Aseta allekirjoitusjärjestys, kun sopimuksella on useita osapuolia
Kun on kyse suuremmista sopimuksista, useamman kuin yhden henkilön on ehkä allekirjoitettava sopimus. Mutta ei hätää: sopimusten hallinnan ohjelmiston toinen etu on se, että se on tukenasi tässäkin asiassa.
Sanotaan esimerkiksi, että tarvitset HR-johtajan, henkilöstöpäällikön ja myyntitiimin yhteyshenkilön allekirjoittamaan sopimuksen. Oikean sopimusten hallinnan ohjelmiston avulla voit määrittää allekirjoitusjärjestyksen niin, että HR-johtajan on allekirjoitettava ensin. Kukaan muu ei voi allekirjoittaa sopimusta ennen kuin hän on sen allekirjoittanut. Näin varmistetaan, että kaikki, joiden on allekirjoitettava sopimus, tekevät sen oikeassa järjestyksessä.
7. Sopimusten hallinnan etu: Myy nopeammin
Riippuen siitä, millä osastolla työskentelet, tämä saattaa hyvinkin olla sopimusten hallinnoinnin tärkein etu. Kun käytössäsi on oikea ohjelmisto, voit myydä nopeammin. “Miten” on erittäin oikeutettu kysymys tässä.
Pelkistetysti sanottuna se auttaa sinua tekemään kaupat nopeammin. Sen sijaan, että käyttäisit päiviä sopimuksen kokoamiseen, sen tarkistamiseen ja lähettämiseen, voit tehdä kaiken tämän muutamalla klikkauksella. Kun voit tehdä kaiken tämän muutamassa sekunnissa, voit keskittyä enemmän markkinointiin, potentiaalisten asiakkaiden hoitamiseen ja yleisesti ottaen huippumyyjänä olemiseen.
8. Minimoi turvallisuusriskit
Sopimukset ovat arkaluonteisia asiakirjoja. Sähköpostiviestit voidaan lähettää väärälle henkilölle, varsinkin kun tarvitaan useiden sidosryhmien allekirjoituksia. Oikealla sopimusten hallinnan ohjelmistolla saat lisäturvaa, sillä allekirjoittajasi pääsevät sopimukseen suojatussa portaalissa.
Kun sopimuksesi on allekirjoitettu ja lajiteltu, hyvä sopimushallinnan ohjelmisto voi tallentaa sopimuksesi turvallisesti. Tietenkin rikkomuksia voi silti tapahtua. Mutta ne ajat, jolloin arkaluonteisia tietoja sisältävä sopimus lähetetään vahingossa väärälle henkilölle, ovat ohi.
Tiivistelmä
Sopimusten hallinnan ohjelmistojen osalta sinun on löydettävä juuri sinulle ja yrityksellesi sopiva ohjelmisto. Päätöstä tehtäessä on paljon pohdittavaa, mutta tässä on joitakin sopimushallinnan tärkeimpiä etuja:
- Voit lyhentää aikaa, jonka lakiosastosi tarvitsee sopimusten tarkistamiseen.
- Voit nopeasti lähettää sopimuksia potentiaalisille asiakkaillesi vain muutamalla klikkauksella.
- Voit poistaa suuren osan sopimuksiin liittyviin hallinnollisiin tehtäviin käyttämästäsi ajasta.
- Voit käyttää ohjelmiston omia integraatioita työskennelläksesi entistäkin tehokkaammin.
- Integroimalla ohjelmistosi CRM:ään voit seurata koko myyntiputkea.
- Jos ohjelmistossasi on tämä toiminto, voit määrittää allekirjoitusjärjestyksen useille sidosryhmille.
- Kun poistat suuren osan hallinnollisesta työstä ja voit lähettää sopimukset muutamassa sekunnissa, voit myydä nopeammin.
- Voit minimoida tietoturvariskit ottamalla potentiaaliset asiakkaat allekirjoittamaan turvallisesti alustalle.
