Als je naar je tech stack kijkt, dan zul je waarschijnlijk denken aan de voordelen van contractmanagement. Als het gaat om een product dat zoveel toepassingen kan hebben als contractmanagementsoftware, kan het moeilijk zijn om te weten waar te beginnen. Dat is waar wij in beeld komen. In dit artikel bekijken we de top 10 voordelen van contractmanagement.
We zullen kijken naar:
- Verkort de tijd die de juridische afdeling nodig heeft om contracten te controleren
- Snel contracten versturen
- Verkort de tijd die wordt besteed aan administratieve taken
- Haal je voordeel uit native integraties
- Houd je gehele pipeline in de gaten
- Stel een ondertekeningsopdracht in voor meerdere stakeholders
- Verkoop sneller
- Minimaliseer beveiligingsrisico’s
1. Verkort de tijd die de juridische afdeling nodig heeft om contracten te controleren
Meestal is het zo dat, telkens wanneer je een contract verstuurt, je juridische team het moet controleren. Dat neemt tijd in beslag. Het kan ook leiden tot een achterstand en een angstaanjagend volle inbox voor de juridische afdeling.
Bovendien bestaat je juridische team ook maar gewoon uit mensen. Fouten kunnen voorkomen en clausules die gewijzigd moeten worden, kunnen van tijd tot tijd over het hoofd worden gezien. Met de juiste software voor contractmanagement kun je dit risico dankzij templates wegnemen. Templates geven je juridische team de mogelijkheid om eenmalig een template aan te maken. Als je daarvoor kiest, kunnen die templates de standaard worden.
2. Verstuur snel contracten
Moet je je pdf-contracten bewerken, opnieuw downloaden en weer opnieuw toevoegen, alleen omdat je een komma op de verkeerde plek hebt gevonden? Of erger nog, werk je nog steeds met papieren contracten? Vertrouw ons als we zeggen dat er een veel betere manier is om je contracten te versturen.
Met goede contractmanagementsoftware kun je snel typefouten corrigeren met behulp van HTML-livebewerkingen, zodat je snel verder kunt. Met slechts een paar klikken kun je aan de slag, allemaal zonder eindeloze e-mailketens of workflows te hoeven maken.
Lees ook: Wanneer gebruik je een digitale handtekening
3. Verkort de tijd die wordt besteed aan administratieve taken
Dat brengt ons bij de kostenbesparende voordelen van contractmanagement. Hoe vaak ben je wel niet verstrikt geraakt in zinloze administratie, vooral als je bij een groter bedrijf werkt? Hoewel goede contractmanagementsoftware je niet kan helpen als het gaat om het vervangen van de tonercartridge in het kopieerapparaat, kan deze wél voorkomen dat je handmatig contracten moet sorteren en archiveren, of het nu gaat om papier of pdf’s.
Contractmanagementsoftware kan dit allemaal voor je doen – en allemaal op één platform. Het kan zelfs noodzakelijke documenten en informatie naar andere platforms overbrengen via native integraties.
4. Haal je voordeel uit native integraties
Een van de belangrijkste voordelen van contractmanagementsoftware zijn de integraties. Bijvoorbeeld; je CRM. Of je nu Salesforce, HubSpot of Pipedrive gebruikt, het absolute minimum moet een integratie zijn tussen je CRM en je contractmanagementsoftware.
Maar je zou ook elders kunnen kijken naar native integraties. Neem bijvoorbeeld Slack. Met de juiste native integratie kun je op de hoogte worden gebracht telkens wanneer er iets gebeurt met een van je contracten. Met een Google Docs-integratie kun je zelfs met enkele klikken een getypt contract in een HTML-formaat omzetten.
5. Houd je gehele pipeline in de gaten
Dankzij een native CRM-integratie voegt goede contractmanagementsoftware real-time updates toe aan je pipeline en dat allemaal zonder te hoeven schakelen tussen software. Dit is met name handig bij grotere contracten waar mogelijk meer dan één interne stakeholder bij is betrokken.
Als je je CRM handmatig moet updaten, kan dit tijd kosten en kunnen er fouten worden gemaakt. Met een native integratie kan het allemaal live. Goede contractmanagementsoftware vermindert niet alleen de administratietijd die je kwijt bent bij grotere contracten, maar kan deze volledig wegnemen.
Lees ook: Contractautomatisering: een complete gids
6. Stel een ondertekeningsopdracht in voor meerdere stakeholders
Als het gaat om die grotere contracten, moet mogelijk meer dan één persoon aan de kant van de prospect deze ondertekenen. Maak je geen zorgen: een ander voordeel van contractmanagementsoftware is dat deze je ook op dit gebied te hulp schiet.
Stel dat je bijvoorbeeld een Head of People, een HR-manager en je contactpersoon van een salesteam nodig hebt om een contract te ondertekenen. Met de juiste contractmanagementsoftware kun je een ondertekeningsopdracht instellen zodat het hoofd van de HR-afdeling als eerste tekent. Niemand anders kan je contract ondertekenen totdat het hoofd van de HR-afdeling dat heeft gedaan. Dit zorgt ervoor dat iedereen die een contract moet tekenen dit doet, en ook op tijd doet.
7. Verkoop sneller
Afhankelijk van de afdeling waarop je werkt, is dit misschien wel het belangrijkste voordeel van contractmanagement. Als je eenmaal over de juiste software beschikt, kun je sneller verkopen. ‘Hoe’, is een zeer goede vraag.
Om het in reductionistische begrippen uit te leggen, het helpt je om een deal sneller te sluiten. In plaats van dagenlang een contract samen te stellen, het te laten controleren en vervolgens te verzenden, kun je het allemaal met een paar klikken doen. Doordat je dat allemaal in slechts enkele seconden kunt doen, kun je je richten op een groter bereik, het koesteren van je prospects en gewoon een supergoede verkoper zijn.
8. Minimaliseer beveiligingsrisico’s
Contracten zijn gevoelige documenten. En e-mails kunnen naar de verkeerde persoon worden gestuurd, vooral wanneer er handtekeningen van meerdere stakeholders nodig zijn. Met de juiste software voor contractmanagement heb je een extra beveiligingsvoordeel, omdat je ondertekenaars toegang hebben tot je contract in een beveiligde portal.
Zodra alles is ondertekend en gesorteerd, kan goede contractmanagementsoftware je contract veilig opslaan. Natuurlijk kunnen er nog steeds inbreuken plaatsvinden. Maar de tijd dat je per ongeluk een contract met gevoelige informatie naar de verkeerde persoon stuurde, ligt waarschijnlijk achter je.
Lees ook: 10 manieren waarop Contract Lifecycle Management het klantvertrouwen en de merkreputatie verbetert
De belangrijkste inzichten
Je moet proberen om de juiste contractmanagementsoftware voor jou en jouw bedrijf te vinden. Er komt veel kijken bij het nemen van die beslissing, maar hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen van contractmanagement:
- Je kunt de tijd die je juridische team nodig heeft om je contracten te controleren verkorten.
- Je kunt met slechts enkele klikken snel contracten naar je prospects sturen.
- Je kunt een groot deel van de tijd die je besteedt aan administratieve taken rond je contracten wegnemen.
- Je kunt de native integraties van de software gebruiken om nóg efficiënter te werken.
- Door je software te integreren met je CRM, kun je je hele pipeline volgen.
- Als je software deze functionaliteit heeft, kunt je een ondertekenopdracht instellen voor meerdere stakeholders.
- Door veel administratief werk weg te nemen en contracten binnen enkele seconden te kunnen versturen, kun je zelfs sneller verkopen.
- Je kunt zelfs beveiligingsrisico’s minimaliseren door je prospects veilig binnen het platform te laten ondertekenen.
