Sopimushallinta HR:lle: kattava opas suomalaisille HR-ammattilaisille

Kuuden kuukauden koeaika päättyi perjantaina. HR huomasi sen maanantaina. Työntekijän työsuhde jatkui automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana — ja työnantaja menetti mahdollisuuden päättää työsuhteen ilman irtisanomisperustetta. Tilanne on yleisempi kuin moni uskoo, ja se on vain yksi esimerkki riskeistä, joita syntyy, kun työsopimuksia hallitaan kalenterimerkinnöin ja Excel-taulukoin.

World Commerce & Contracting -järjestön tutkimusten mukaan heikko sopimusten hallinta maksaa yrityksille keskimäärin 9 % vuosittaisesta liikevaihdosta. McKinseyn tutkimusten mukaan työntekijät käyttävät keskimäärin 9 tuntia viikossa tiedon etsimiseen — ja HR-sopimukset muodostavat merkittävän osan tuosta ajasta. HR-sopimuksissa kyse ei ole pelkästä tehottomuudesta, vaan myös juridisesta riskistä: myöhästyneistä koeaikapäätöksistä, puuttuvista TES-tarkistuksista ja unohtuneista kilpailukieltosopimuksista, joista työnantaja maksaa nyt täyttä palkkaa rajoitusajalta.

Tässä oppaassa käsitellään, mitä sopimushallinta HR:lle tarkoittaa käytännössä, mitä Suomen lainsäädäntö edellyttää työsopimuksilta ja minkälainen sopimushallintajärjestelmä palvelee HR-tiimin tarpeita parhaiten.

Mitä on sopimushallinta HR:lle?

Sopimushallinta HR:lle tarkoittaa työsopimuksen koko elinkaaren hallintaa: työtarjouksen laadinnasta sähköiseen allekirjoitukseen, koeajan seurannasta sopimusmuutoksiin ja lopulta työsuhteen päättymisvaiheeseen ja GDPR:n mukaiseen arkistointiin. Kyse ei ole pelkästä dokumenttien tallennuksesta, vaan hallitusta prosessista, jossa jokaisella sopimuksella on omistaja, aikataulu ja seurantalogiikka. Ilman tätä prosessia sopimukset hajaantuvat sähköposteihin, jaetuille asemille ja henkilökohtaisiin kansioihin — eikä kenelläkään ole kokonaiskuvaa organisaation sopimuksista.

Miten sopimusten hallinta eroaa muista ratkaisuista?

Ero muihin ratkaisuihin on merkittävä. Monet organisaatiot käyttävät yleisiä työkaluja sopimusten hallintaan, mutta ne eivät kata sopimusten elinkaaren kaikkia vaiheita:

• Yleinen dokumentinhallinta, kuten SharePoint tai Google Drive, tallentaa tiedostoja helposti, mutta ei sisällä sopimuskohtaista muistutuslogiikkaa tai sopimusten elinkaaren seurantaa. Sopimukset jäävät kansioihin ilman aktiivista hallintaa.
• HR-järjestelmän sopimusmoduuli, kuten Mepco tai Saima HR, käsittelee sopimuksia liitteinä henkilökortissa — ei hallittuina työnkulkuina. Sopimushallinnan ominaisuudet ovat rajatut.
• Sähköisen allekirjoituksen työkalu, kuten Visma Sign, hoitaa allekirjoittamisen ja arkistoinnin, mutta ei tarjoa koeajan seurantaa, muistutuksia tai versiohallintaa sopimusten elinkaaren aikana.
• Raskas enterprise-CLM, kuten Agiloft tai Ironclad, on usein liian kallis ja monimutkainen suomalaisille pk-yrityksille. Käyttöönotto voi viedä kuukausia.

Sopimusten elinkaaren vaiheet HR:ssä

HR-ammattilaisen näkökulmasta työsopimuksen elinkaari etenee näin: työtarjous → työsopimuksen laadinta → sähköinen allekirjoitus → onboarding → koeajan seuranta → jatko, muutos tai irtisanominen → offboarding. Sopimushallinnan ratkaisun avulla jokainen vaihe on hallittavissa yhdessä järjestelmässä.

Manuaalinen hallinta vs. sopimushallintajärjestelmä

Miksi sopimushallinta on kriittistä suomalaisille HR-tiimeille?

Suomen työlainsäädäntö asettaa työsopimuksille vaatimuksia, joita pelkkä dokumenttien tallennus ei kata. Suomalainen HR-ammattilainen operoi ympäristössä, jossa koeaika, TES-yleissitovuus, määräaikaisten sopimusten perustevaatimus ja kilpailukieltosopimuksen korvausvelvoite muodostavat tiiviin juridisten riskien verkon. Jokainen seuraavista kohdista edustaa riskejä, joita manuaalinen sopimusten hallinta ei hoida luotettavasti. Sopimushallintajärjestelmän avulla nämä riskit voidaan tunnistaa ja niitä voidaan hallita ennakoivasti.

Koeaika – kriittisin deadline suomalaisessa HR:ssä

Koeaika voi kestää enintään kuusi kuukautta (TSL 1:4), tai kahdeksan kuukautta, jos työntekijä osallistuu vähintään neljän kuukauden mittaiseen työnantajan järjestämään koulutukseen. Koeaika on sovittava kirjallisesti — ilman kirjallista sopimista sitä ei ole. Sopimuksen puuttuvaa koeaikaehtoa ei voi lisätä jälkikäteen.

Jos koeaikaa ei päätetä tai vahvisteta ennen sen päättymistä, työsuhde jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana. Päätös on peruuttamaton. Sopimushallinnan ratkaisun avulla jokaisen työntekijän koeajan päättymispäivä on helposti seurattavissa, ja järjestelmä lähettää muistutuksen hyvissä ajoin — ei päättymispäivänä vaan esimerkiksi neljä viikkoa ennen sitä.

TES-yleissitovuus – kaikkia työnantajia sitova velvollisuus

Suomen yleissitovuusjärjestelmä on kansainvälisesti ainutlaatuinen. Jos työehtosopimus kattaa yli 50 % alan työntekijöistä, Työehtosopimuksen yleissitovuuden vahvistamislautakunta julistaa sen yleissitovaksi. Tämä tarkoittaa, että TES sitoo kaikkia alan työnantajia — myös niitä, jotka eivät kuulu työnantajaliittoon.

Yksittäinen työsopimus ei saa alittaa yleissitovan TES:n minimiehtoja palkan, työajan tai lomien osalta. Sopimushallinnan avulla voidaan merkitä kunkin työntekijän sopimukseen sovellettava TES ja hälyttää, kun yksittäiset ehdot mahdollisesti alittavat minimirajan. Tämä on ainoa tapa hallita velvollisuutta luotettavasti organisaation kasvaessa — esimerkiksi eri TES:ien piirissä olevien sopimusten yhtäaikainen seuranta voi olla manuaalisesti mahdotonta jo muutaman kymmenen työntekijän yrityksissä.

Määräaikaiset sopimukset ja perusteen vaatimus

Jokainen määräaikainen työsopimus edellyttää lain mukaan perusteen (TSL 1:3), kuten sijaisuus, kausiluonteisuus, projektiluonteisuus tai työntekijän oma pyyntö. Peräkkäisten määräaikaisten sopimusten käyttö ilman perustetta johtaa työsuhteen muuttumiseen toistaiseksi voimassa olevaksi. Yrityksen riskejä voidaan vähentää merkittävästi, kun jokaisen sopimuksen peruste kirjataan järjestelmällisesti.

Sopimushallintajärjestelmän avulla jokaisen määräaikaisen sopimuksen peruste on kirjattu, ja järjestelmä varoittaa, kun peräkkäisten sopimusten ketju lähestyy oikeudellisesti riskialtista rajaa.

Nollatuntisopimukset ja 12 kuukauden tarkistusvelvollisuus

Vuoden 2023–2024 lakimuutokset tiukensivat vaihtelevan työajan sopimusten sääntelyä merkittävästi. 12 kuukauden työskentelyn jälkeen työnantajan on tarkistettava työaikaehtolauseke ja tarjottava toteutuneita keskimääräisiä tunteja vastaavaa työaikaa. Työntekijällä on myös oikeus kieltäytyä sovitun minimin ylittävistä lisätunneista.

Nämä velvoitteet luovat uusia dokumentointivaatimuksia erityisesti organisaatioille, joissa käytetään paljon osa-aikaista tai keikkatyövoimaa. Sopimushallintajärjestelmä seuraa 12 kuukauden tarkistusvelvollisuuden määräaikaa, ylläpitää auditoitavaa lokia tarjotuista ja toteutuneista tunneista ja muistuttaa HR:ää, kun tarkistus on tehtävä. Lisää tietoa vaihtelevan työajan sääntelystä löytyy työsopimuslaista.

Kilpailukieltosopimus – 2022 uudistuksen vaikutukset

Vuoden 2022 uudistus muutti kilpailukieltosopimuksen taloudellisen vaikutuksen merkittävästi: työnantajan on nyt maksettava työntekijälle täyttä palkkaa vastaava korvaus koko rajoitusajalta (enintään 6 kk, tai 12 kk erillisellä korvauksella). Unohtuneet tai huonosti hallitut kilpailukieltosopimukset voivat muodostua kalliiksi vastuiksi. Moni työnantaja ei tiedä, kuinka monta aktiivista kilpailukieltosopimusta organisaatiossa on.

Sopimushallintajärjestelmä tunnistaa, mitkä työsopimukset sisältävät kilpailukieltosopimuksen, seuraa rajoitusajan alkamista ja päättymistä, ja hälyttää aktiivisen korvausvelvoitteen ajanjaksosta. Tämä on erityisen tärkeää työsuhteen päättymisvaiheessa, jolloin korvausvelvoite konkretisoituu.

YT-laki – dokumentointivelvollisuus

Yhteistoimintalaki (1333/2021) edellyttää vähintään 10 työntekijän työnantajilta neuvotteluvelvoitetta ennen merkittäviä muutoksia työntekijöiden asemaan. Sopimusmuutokset, jotka eivät ole käyneet läpi YT-prosessia, ovat haastettavissa. Sopimushallintajärjestelmän auditloki dokumentoi jokaisen sopimusmuutoksen ja sen ajankohdan, mikä tukee työnantajan kykyä osoittaa, että prosessia on noudatettu.

GDPR ja Tietosuojavaltuutettu – säilytysvelvollisuudet

HR:n on tiedettävä, kuinka kauan kutakin henkilöstöasiakirjatyyppiä säilytetään ja milloin henkilötiedot on poistettava. Jokainen suomalainen sopimushallintaratkaisu väittää olevansa “GDPR-turvallinen”, mutta harva kertoo, mitä se käytännössä tarkoittaa: dokumenttityyppikohtaiset säilytysajat, automaattiset poistomuistutukset ja auditoitava prosessi tietojen elinkaaren hallintaan. Säilytysajat käsitellään tarkemmin omassa osiossaan jäljempänä.

Mitä suomalaisen työsopimuksen täytyy lain mukaan sisältää?

Työsopimuslain 2:4 § määrittelee työnantajan kirjallisen selvitysvelvollisuuden. Seuraavat tiedot on annettava työntekijälle kirjallisesti, ja ne muodostavat samalla sopimushallintajärjestelmän sopimusmallin minimisisällön. Sopimushallinnan avulla voidaan varmistaa, että kaikki lakisääteiset tiedot sisältyvät jokaiseen sopimukseen:

• Työnantajan ja työntekijän nimi ja koti- tai liikepaikka
• Työn alkamisajankohta
• Määräaikaisen sopimuksen kesto ja peruste (jos kyseessä määräaikainen)
• Koeaika, jos sovittu (enintään 6 kk tai 8 kk koulutusjakson yhteydessä) — sovittava kirjallisesti
• Työntekopaikka tai kuvaus periaatteista, joiden mukaan työntekijä työskentelee eri paikoissa
• Pääasialliset työtehtävät
• Työaika, ja vaihtelevaa työaikaa koskevassa sopimuksessa minimi- ja maksimituntimäärä
• Palkka, palkan määräytymisperuste ja palkanmaksukausi
• Vuosiloman määräytyminen
• Irtisanomisaika tai sen määräytymisperuste
• Sovellettava työehtosopimus (TES)
• Työnantajan tarjoama koulutus (2022 EU-direktiivin lisäys)
• Sosiaaliturvalaitokset, joille työnantaja suorittaa maksuja (2022 EU-direktiivin lisäys)
• Etätyötä tai liukuvaa työaikaa koskevat ehdot (erillinen sopimus tai liite)
• Erityisehdot: kilpailukieltosopimus, salassapitovelvollisuus, koulutuskorvausehto — on oltava kirjallisia

Sopimushallintajärjestelmän sopimusmallien tulee olla ajan tasalla kaikkien TSL 2:4 -vaatimusten osalta, mukaan lukien vuoden 2022 EU:n työehtodirektiivin tuomat lisäykset. Oneflow tarjoaa valmiita sopimusmalleja, jotka päivitetään lainsäädännön muuttuessa.

Mitä sopimushallintajärjestelmältä kannattaa vaatia HR:n näkökulmasta?

Yleisen sopimushallinnan ominaisuudet, kuten tallennus, haku ja allekirjoitus, eivät riitä, kun tarve on nimenomaan HR-sopimusten hallinnalle suomalaisen lainsäädännön puitteissa. Hyvin toteutettu sopimushallinta HR:lle edellyttää ominaisuuksia, joita yleiskäyttöiset ratkaisut eivät tarjoa. Seuraavat kriteerit erottavat HR:n tarpeisiin rakennetun ratkaisun yleiskäyttöisestä työkalusta:

Sopimusten elinkaaren hallinta ja automaattiset muistutukset

Koeajan seuranta ja muistutukset. Järjestelmän on seurattava jokaisen työntekijän koeajan päättymispäivää automaattisesti ja lähetettävä konfiguroitava muistutus hyvissä ajoin ennen määräaikaa. Oneflow tarjoaa tämän valmiina ominaisuutena.

TES-yleissitovuuden tuki. Ratkaisun avulla on voitava konfiguroida, mikä yleissitova TES koskee kutakin työntekijää, ja hälyttää, kun yksittäiset sopimusehdot mahdollisesti alittavat TES-minimit.

Määräaikaisten sopimusten perusteiden hallinta. Järjestelmän on kirjattava jokaisen määräaikaisen sopimuksen lakisääteinen peruste ja varoitettava, kun peräkkäisten sopimusten ketju lähestyy riskialtista rajaa. Tämä vähentää organisaation juridisia riskejä merkittävästi.

Vaihtelevan työajan 12 kuukauden tarkistus. Järjestelmän on seurattava tarkistusvelvollisuuden määräaikaa ja hälytettävä, kun työaikaehtolauseke on tarkistettava.

Erityisehtojen seuranta. Järjestelmän on tunnistettava, mitkä sopimukset sisältävät kilpailukieltosopimuksen, salassapitovelvollisuuden tai koulutuskorvausehdon, ja seurattava aktiivisia korvausvelvoitteita ja rajoitusaikoja. Esimerkiksi kilpailukieltosopimuksen korvausvelvoite voi jäädä huomaamatta ilman automaattista seurantaa.

Juridisesti ajantasaiset sopimusmallit. Mallien on oltava ajan tasalla TSL 2:4 -vaatimusten ja vuoden 2022 EU-direktiivin tuomien lisäysten kanssa. Sopimuksia ei voi laatia luotettavasti vanhentuneilla pohjilla.

Sähköinen allekirjoitus ja integraatiot

Sähköinen allekirjoitus (eIDAS, pankkitunnistautuminen). Sähköisen allekirjoittamisen on tuettava suomalaista pankkitunnistautumista eIDAS-yhteensopivan kehittyneen sähköisen allekirjoituksen (AES) todentamismenetelmänä. Allekirjoittamisen avulla sopimus on allekirjoitettu turvallisesti ajasta ja paikasta riippumatta.

Automaattiset muistutukset. Konfiguroitavat hälytykset koeajan päättymiselle, määräaikaisten sopimusten umpeutumiselle, TES-uudistuksille, kilpailukieltosopimuksen korvausajanjaksoille ja GDPR:n mukaisille poistomääräajoille.

GDPR-tuki asiakirjatyypeittäin. Ratkaisun on tuettava konfiguroitavia säilytysaikoja asiakirjatyypeittäin ja lähetettävä automaattiset muistutukset poistomääräajan lähestyessä. Voit myös luoda eri säilytyssääntöjä esimerkiksi työsopimuksille, koeaikamuistioille ja hakijatiedoille.

Integraatiot suomalaiseen HR- ja palkkaekosysteemiin. Yhteydet esimerkiksi Teamtailoriin, HiBobiin, Netvisoriin, Procountoriin tai Visma.net Payrolliin mahdollistavat sopimustietojen siirtymisen palkanlaskentaan ilman manuaalista tietojen syöttöä. Oneflown integraatiot kattavat sekä CRM-, ATS- että palkkajärjestelmät. Lisäksi integraatiot vähentävät virheiden riskejä, kun tiedot siirtyvät järjestelmien välillä automaattisesti.

Roolipohjainen hallinta ja auditloki. Jokaiselle sopimustyypille on voitava määritellä, kuka saa luoda, tarkastella, muokata, hyväksyä ja allekirjoittaa sopimuksia. Jokainen toiminto kirjautuu auditlokiin, mikä tukee YT-lain ja TSL:n dokumentointivaatimuksia.

Käyttöhelppous ja käyttöönotto. HR-tiimin on päästävä alkuun ilman pitkää IT-projektia. Yrityksen sopimushallinnan käyttöönotto Oneflown avulla onnistuu yleensä päivissä, ei kuukausissa — voit ottaa ratkaisun käyttöön ja aloittaa sopimusten hallinnan heti.

GDPR ja Tietosuojavaltuutettu: kuinka kauan HR-asiakirjoja on säilytettävä?

Jokainen suomalainen sopimushallintaratkaisu lupaa olevansa GDPR-turvallinen, mutta harva kertoo, mitä säilytysajat käytännössä ovat. HR-tiimin on tiedettävä tarkalleen, kuinka kauan eri asiakirjoja säilytetään ja milloin tiedot on poistettava. Alla olevat suositellut säilytysajat perustuvat työsopimuslakiin, kirjanpitolakiin, vuosilomalakiin ja Tietosuojavaltuutetun ohjeistuksiin.

Sopimushallinnan ratkaisun tehtävä on automatisoida nämä aikataulut: asettaa dokumenttityyppikohtaiset säilytysajat ja lähettää automaattinen muistutus poistomääräajan lähestyessä. Näin asiakirjojen elinkaaren hallinta tapahtuu automaattisesti, ja organisaation ei tarvitse luottaa manuaaliseen seurantaan. Tämä on se, mitä GDPR-turvallinen sopimushallinta HR:lle käytännössä tarkoittaa.

Erillinen sopimushallintajärjestelmä vai HR-järjestelmän sopimusmoduuli?

Suomen markkinoilla Solveon (Saima HR), Mepco, Aallon ja muut HR-alustat sisältävät sopimushallinnan osana laajempaa HR-järjestelmää. Tämä on luonteva ratkaisu organisaatioille, jotka etsivät yhtä järjestelmää kaikkeen henkilöstöhallintoon. Mutta HR-järjestelmät on rakennettu palkanlaskentaan ja poissaolojen hallinnan työkaluiksi — sopimusten hallinta on niissä sivuominaisuus, ei ydintehtävä. Milloin sisäänrakennettu moduuli riittää, ja milloin erillinen sopimushallinta-alusta tuo lisäarvoa yrityksen sopimusten elinkaaren hallintaan?

Jos organisaatio käsittelee alle 50 sopimusta vuodessa ja tarvitsee vain tallennuksen ja allekirjoituksen, HR-järjestelmän sopimusmoduuli voi riittää. Jos tarvitaan koeajan seurantaa, TES-yleissitovuuden tarkistusta, kilpailukieltosopimuksen valvontaa tai järjestelmien välistä integraatiota, sopimushallinta HR:lle on parempi investointi erillisenä ratkaisuna. Lisäksi kasvavat organisaatiot voivat hyötyä siitä, että sopimusten elinkaaren kaikki vaiheet ovat saatavilla yhdessä ratkaisussa — mukaan lukien ne ominaisuudet, joita HR-järjestelmät eivät tarjoa.

Sopimushallinta koko HR-elinkaaren ajan

Sopimusten hallinta ei pääty allekirjoitukseen — se alkaa jo rekrytointivaiheessa ja jatkuu työsuhteen päättymisen jälkeenkin. Sopimushallinta HR:lle on erityisen tärkeää juuri siksi, että sopimuksen elinkaari ulottuu huomattavasti allekirjoitushetkeä pidemmälle. Yksikään suomalainen kilpailija ei nykyisellään kuvaa koko sopimusten elinkaaren hallintaa työsuhteen päättymiseen asti. Seuraavassa kuvataan, miten sopimushallintajärjestelmä tukee HR:n työtä työsuhteen jokaisessa vaiheessa ja vapauttaa aikaa strategisempaan työhön.

Rekrytointi ja työtarjous. Työtarjous lähetetään digitaalisesti suoraan rekrytointijärjestelmästä, kuten Teamtailorista tai HiBobista. Hakijan tiedot siirtyvät automaattisesti sopimukseen ilman manuaalista syöttöä. Hakija voi allekirjoittaa pankkitunnistautumisella helposti ennen ensimmäistä työpäivää.

Onboarding. Kun sopimus on allekirjoitettu, se tallentuu automaattisesti digitaaliseen henkilöstöarkistoon. Koeajan päättymispäivä ja sovellettava TES kirjataan heti alusta alkaen. Lisäksi etätyösopimus, salassapitosopimus ja muut liiteasiakirjat kerätään osana onboarding-prosessia. Kaikki asiakirjat linkittyvät samaan työntekijäprofiiliin yhdessä paikassa, joten HR:n ei tarvitse etsiä sopimuksia useista eri lähteistä.

Koeaika. Muistutus laukeaa hyvissä ajoin ennen kuuden (tai kahdeksan) kuukauden määräajan päättymistä. HR tekee tietoisen päätöksen: vahvistetaan työsuhde toistaiseksi voimassa olevaksi, päätetään työsuhde koeajan puitteissa tai dokumentoidaan jatko. Päätös tallennetaan sopimustietueeseen.

Määräaikaiset sopimukset. Järjestelmän näkymä näyttää kaikkien määräaikaisten sopimusten päättymispäivät. Uusimismuistutus lähetetään ennen päättymistä. Sopimuksen peruste on kirjattu, ja järjestelmä varoittaa, jos peräkkäisiä määräaikaisia sopimuksia ilman pätevää perustetta alkaa kertyä.

Sopimusmuutokset. Palkankorotukset, tehtävämuutokset, etätyösopimuksen päivitykset, TES-muutokset ja uudet erityisehdot — kaikki kirjataan sopimusmuutoksina täydellä versiohistorialla ja tarvittavilla allekirjoituksilla. Jokainen muutos on jäljitettävissä ja tarkistettavissa jälkikäteen. Sopimusten elinkaaren aikana muutoksia voi kertyä useita, ja ilman versiohallintaa organisaatio menettää näkyvyyden sopimuksen nykyiseen sisältöön.

Työsuhteen päättymisvaihe. Koko sopimusketju on helposti saatavilla irtisanomislaskelmia ja vuosiloman korvausta varten. GDPR:n mukainen säilytyslaskuri käynnistyy asiakirjatyypeittäin. Kilpailukieltosopimus tunnistetaan ja merkitään aktiivisen korvausjakson ja rajoitusajan osalta. Lisäksi työtodistus voidaan laatia sopimustietojen pohjalta. Ilman keskitettyä sopimusarkistoa työsuhteen päättäminen edellyttää manuaalista tietojen keräämistä useista lähteistä — mikä lisää virheiden ja GDPR-rikkomusten riskejä.

Näin siirrät olemassa olevan sopimusarkiston digitaaliseen järjestelmään

Useimmissa suomalaisissa yrityksissä vuosien työsopimukset ovat hajallaan sähköposteissa, jaetuilla asemilla ja fyysisissä kansioissa. Sopimusten hallinta alkaa usein juuri tästä kaaoksesta. Siirtymä digitaaliseen järjestelmään ei vaadi kaiken tekemistä kerralla — tärkeintä on aloittaa niistä sopimuksista, joihin liittyy suurin fyysisissä riski. Seuraavat vaiheet auttavat etenemään järjestelmällisesti.

Viisi vaihetta sopimusten siirtämiseen

Vaihe 1 – Kartoita. Selvitä, mitä sopimustyyppejä organisaatiossa on, kuten toistaiseksi voimassa olevat, koeajalla olevat, määräaikaiset, etätyösopimukset ja kilpailukieltosopimukset. Kirjaa myös, kuka vastaa kustakin tyypistä ja missä sopimukset sijaitsevat — esimerkiksi sähköpostissa, jaetulla asemalla tai fyysisessä arkistossa.

Vaihe 2 – Priorisoi. Aloita aktiivisista koeajoista ja pian umpeutuvista määräaikaisista sopimuksista. Näihin liittyy suurin välitön oikeudellinen riski. Vie ne järjestelmään ensimmäisinä ja aseta muistutukset heti. Muiden sopimusten siirto voidaan tehdä vaiheittain.

Vaihe 3 – Skannaa ja OCR. Skannaa paperisopimukset ja tee niistä helposti haettavia OCR-tekniikan avulla. Nykyaikaiset sopimushallintajärjestelmät, kuten Oneflow, indeksoivat ladatut PDF-tiedostot automaattisesti ja poimivat avainpäivämäärät tekoälyn avulla.

Vaihe 4 – Tägää metatiedoilla. Kirjaa jokaisesta sopimuksesta esimerkiksi: työntekijän nimi, sopimustyyppi, alkamispäivä, päättymisaika (jos määräaikainen), koeajan loppupäivä, sovellettava TES ja mahdolliset erityisehdot. Metatietojen avulla sopimuksia voidaan hakea ja suodattaa helposti myös jälkikäteen.

Vaihe 5 – Luo kaikki uudet sopimukset järjestelmässä. Aloita uusien sopimusten laatiminen järjestelmässä välittömästi. Siirrä kriittisimmät olemassa olevat sopimukset ensin ja käsittele loput kapasiteetin mukaan.

Oneflown tekoäly lukee ja luokittelee ladattujen sopimusten avainpäivämäärät automaattisesti, mikä vähentää merkittävästi manuaalisen metatietojen syöttämisen taakkaa organisaatioissa, joissa sopimusarkisto on laaja.

Yhteenveto

Sopimushallinta HR:lle ei ole pelkkä teknologiavalinta — se on suomalaisen työnantajan juridisen riskinhallinnan perusta. Myöhästynyt koeaikapäätös on peruuttamaton. TES-yleissitovuus edellyttää jatkuvaa sopimusehtojen tarkistamista. Vuoden 2022 kilpailukieltouudistus muutti unohdetut rajoitusehdot aktiivisiksi palkkakustannuksiksi. GDPR edellyttää paitsi tietojen säilyttämistä turvallisesti, myös niiden poistamista oikeaan aikaan.

Oneflow on pohjoismainen sopimushallinta-alusta, joka tarjoaa ratkaisun työsopimuksen koko elinkaaren hallintaan: sopimusten laadinnasta ja allekirjoittamisen automatisoinnista koeajan seurantaan ja GDPR:n mukaiseen arkistointiin. Alusta tukee suomalaista pankkitunnistautumista, eIDAS-yhteensopivaa sähköistä allekirjoitusta ja integroituu suomalaiseen HR- ja palkkaekosysteemiin. Sopimushallinnan avulla organisaatio voi hallita sopimuksia yhdessä paikassa koko sopimusten elinkaaren ajan.

Kokeile Oneflowta ilmaiseksi tai varaa maksuton esittely ja tutustu siihen, miten sopimushallinta HR:lle toimii käytännössä.

Summarise

ChatGPT Claude Perplexity Google AI

Ana Nenadic

Ana is a Saas copywriter passionate about researching tech-related topics, testing different tools and helping people find the right solutions for their needs. She stays on top of industry trends and latest innovations in the SaaS world. She has over 7 years of experience in writing for different industries and a Master's in Digital marketing. Before diving into the digital, she used to be a language teacher and translator.

View profile