On helppoa sanoa, että sopimushallintaohjelmistot ovat hyviä liiketoiminnan kannalta, mutta mitä tämä oikeastaan tarkoittaa käytännössä? Ajan säästämiseksi vastaamme tähän kysymykseen vain siltä osin, mitä ohjelmiston pitäisi pystyä tekemään ennen allekirjoittamista.
Käydään läpi:
- Sopimuksen laatiminen
- Asiakirjamallien hyödyntäminen
- Sujuva yrityksen sisäinen hyväksyntäprosessi
- Integraatiot
- Mutkaton allekirjoittamista edeltävä vaihe
1. Sopimuksen laatiminen
Sopimusten laatiminen voi viedä aikaa. Sinun on laadittava se asiakirjalle, varmistettava, että siinä on kaikki tarvittavat tiedot, ja sen jälkeen pyydettävä talon sisäiset allekirjoitukset. Tämä vie aikaa ja maksaa rahaa menetettyinä työtunteina.
Vaikka sinulla olisikin kopioitavissa olevia asioita, joita voit hyödyntää, sopimuksen laatiminen vie silti aikaa. Tässä tärkeässä vaiheessa ennen allekirjoittamista se voi merkitä sitä, että potentiaalinen asiakkaasi lipsahtaa prosessista pois – varsinkin jos kilpailijasi lähestyvät häntä.
Tämä ei kuulosta kovin hyvältä, eikö vaan? Tässä kohtaa hyvä sopimushallintaohjelmisto tulee kuvaan mukaan. Kyse ei ole vain allekirjoituksen hankkimisesta, vaan myös koko prosessin hallinnasta ja siitä, että se olisi luonteeltaan mahdollisimman saumaton.
Allekirjoittamista edeltävässä vaiheessa tämä alkaa asiakirjamalleista.
2. Asiakirjamallien hyödyntäminen
Hyvän sopimushallintaohjelmiston tulisi sisältää vakiona valmiita asiakirjamalleja aina työsopimuksista salassapitosopimuksiin ja hankintasopimuksiin.
Sinun tarvitsee vain valita tarvitsemasi asiakirjamalli ja ryhtyä muokkaamaan sitä. Sopimushallintaohjelmiston mallien ei kuitenkaan pitäisi olla muuttumattomia. Ne ovat keskeinen osa allekirjoitusta edeltävää prosessia, joten sinun on voitava lisätä omia muutoksiasi tarpeen mukaan. Tämä on erityisen tärkeää, jos toimit kapealla alalla.
Jos esimerkiksi olet hankintojen välittäjä, se voi olla kapea B2B-markkina. Tarvitset kaikenlaisia hankintasopimuksia, NDA-sopimuksia ja rahoitussopimuksia. Hyvän sopimushallintaohjelmiston avulla voit luoda malleja kaikille erilaisille sopimustyypeille, joita saatat tarvita.
Mallien avulla asiakirjan luomisvaihe ennen allekirjoittamista sujuu jouhevasti. Sinun tarvitsee vain syöttää sidosryhmien tiedot, määrittää sopimuksen osiolle säännöt ja asettaa allekirjoitusjärjestys, jos mukana on useita sidosryhmiä.
3. Ennen allekirjoittamista: Sujuva yrityksen sisäinen hyväksyntäprosessi
Kun laadit sopimuksia itse, se voi aiheuttaa päänvaivaa lakitiimillesi tai ylemmälle myyntitiimillesi. Jos laadit sopimuksia itse, hyväksymisprosessi voi olla pitkällinen ja johtaa helposti ruuhkiin, oli se sitten miten hyvin järjestetty. Voimme kaikki olla samaa mieltä siitä, että viivästykset johtavat usein tulojen menetykseen.
Hyvät sopimustenhallintaohjelmistot voivat auttaa poistamaan ruuhkat. Voit lähettää sopimuksen sisäisesti nopeasti tarkistettavaksi ja lähettää sen sitten suoraan mahdolliselle asiakkaallesi. Kun asiakirjamallit on vakioitu liiketoimintaasi varten, voit ehkä jopa poistaa sisäisen hyväksymisprosessin, mikäli asiakirjalle on lisättävä vain sidosryhmien tiedot.
Miten tahansa hyväksymisprosessisi toimii tällä hetkellä, sopimushallintaohjelmisto voi muuttaa sen sujuvaksi ja helpoksi työnkuluksi.
4. Integraatiot
Kaikkien hyvien sopimustenhallintaohjelmistojen selkäranka on niiden integraatiot – mieluiten natiivit integraatiot. Riippumatta siitä, mitä CRM-järjestelmää käytät, olipa se sitten HubSpot, Salesforce tai Pipedrive, sopimushallintaohjelmiston on integroiduttava saumattomasti sen kanssa.
Natiivien integraatioiden avulla voit laatia sopimuksen ja nähdä sen CRM:ssäsi ilman, että sinun tarvitsee ladata sitä ensin manuaalisesti laitteellesi ja sitten uudelleen CRM:ään.
Integroinnit ovat näkymätön, mutta tärkeä osa työnkulkua vaiheessa ennen allekirjoittamista. Kun sopimuksesi siirtyvät suoraan CRM:ään, voidaan välttää monia asioita, kuten seuraavat:
- Asiakirjojen siirtäminen manuaalisesti
- Asiakirjojen häviäminen
- Vahingossa aiheutettu tietoturvan rikkominen, kun asiakirja on tallennettu väärään paikkaan
Lyhyesti sanottuna suuri osa mahdollisista inhimillisistä virheistä prosessissa voidaan välttää kokonaan.
5. Mutkaton allekirjoittamista edeltävä vaihe
Ennen allekirjoittamista tapahtuva vaihe on olennainen osa sopimusprosessia. Allekirjoitusprosessi on loppujen lopuksi ensimmäinen asiakaskokemus, jonka mahdollinen asiakkaasi saa sinusta. Hyvät sopimushallintaohjelmistot voivat auttaa tekemään tästä prosessista parhaan mahdollisen.
Ne poistavat suuren osan allekirjoittamista edeltävään prosessiin liittyvästä hallinnollisesta työstä, jolloin myyntitiimisi voi käyttää enemmän aikaa keskusteluihin potentiaalisten asiakkaiden kanssa, heihin tutustumiseen ja heidän liiketoimintatarpeisiinsa perustuvan suhteen rakentamiseen.
Se voi kuitenkin vaikuttaa myös tulokseen. Yksinkertaisesti sanottuna: jos myyntitiimillesi vapautuu enemmän aikaa hallinnollisista tehtävistä, heillä on enemmän aikaa myydä.
Tiivistelmä
Hyvä sopimustenhallintaohjelmisto voi auttaa sinua koko prosessin ajan jo ennen allekirjoittamista. Sen pitäisi olla tukenasi aina laatimisesta sopimuksen hyväksymiseen ja integrointiin asti. Sen pitäisi myös sisältää joukon valmiita asiakirjamalleja, joiden avulla pääset helposti alkuun sopimusta laatiessasi.
Eikä siinä vielä kaikki! Hyvän sopimushallintajärjestelmän pitäisi poistaa paljon hallinnollisia tehtäviä, joita myyntitiimisi joutuu nyt hoitamaan. Näin heillä on enemmän aikaa rakentaa suhteitaan potentiaalisiin asiakkaisiin ja mikä on tärkeintä, myydä enemmän.
