Se estiver a analisar a sua pilha de tecnologia, provavelmente estará a pensar nas vantagens da gestão de contratos. Quando se trata de um produto que pode ter tantas utilizações como o software de gestão de contratos, pode ser difícil saber por onde começar. É aí que nós entramos. Neste artigo, vamos analisar as oito principais vantagens da gestão de contratos.
Iremos analisar:
- Reduza o tempo necessário para o departamento jurídico verificar os contratos
- Envie contratos rapidamente
- Reduza enormemente o tempo gasto em tarefas administrativas
- Tire partido das integrações nativas
- Mantenha-se a par de todo o seu pipeline
- Configure uma ordem de assinatura para vários intervenientes
- Venda mais rapidamente
- Minimize os riscos de segurança
1. Reduzir o tempo necessário para o controlo dos contratos pelo Departamento Jurídico
É frequente que, sempre que envia um contrato, a sua equipa jurídica tenha de o rever. Isso leva tempo. Também pode levar a um atraso e a uma entrada assustadoramente cheia para o departamento jurídico.
Além disso, a sua equipa jurídica é apenas humana. Podem ocorrer erros e as cláusulas que precisam de ser alteradas podem passar despercebidas de vez em quando. Com o software de gestão de contratos adequado, pode eliminar este risco graças aos modelos. Os modelos dão à sua equipa jurídica a possibilidade de criar um modelo uma vez. Se assim o desejar, os seus modelos podem tornar-se a norma.
2. Vantagens da gestão de contratos: Envie rapidamente os contratos
Dá por si a ter de editar, transferir novamente e voltar a anexar contratos em PDF simplesmente porque encontrou uma vírgula no sítio errado? Pior ainda, ainda está a trabalhar com contratos em papel? Confie em nós quando dizemos que há uma forma muito melhor de enviar os seus contratos.
Com um excelente software de gestão de contratos, pode corrigir rapidamente quaisquer erros tipográficos utilizando edições HTML em tempo real, antes de o pôr rapidamente em marcha. Com apenas alguns cliques, pode pô-lo em marcha, sem ter de criar cadeias de correio electrónico ou fluxos de trabalho intermináveis.
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3. Reduza enormemente o tempo gasto em tarefas administrativas
O que nos leva aos benefícios da redução de custos da gestão de contratos. Quantas vezes já deu por si atolado em tarefas administrativas inúteis, especialmente se trabalha numa grande empresa? Embora um bom software de gestão de contratos não o possa ajudar quando tem de mudar o cartucho de toner da fotocopiadora, pode evitar que tenha de classificar e arquivar manualmente os contratos – sejam eles em papel ou em PDF.
O software de gestão de contratos pode fazer tudo isto por si – e tudo numa única plataforma. Pode até transferir os documentos e informações necessários para outras plataformas através de integrações nativas.
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4. Tire partido das integrações nativas
Uma das principais vantagens do software de gestão de contratos são as suas integrações. Por exemplo, o seu CRM. Quer esteja a utilizar o Salesforce, o HubSpot ou o Pipedrive, o mínimo absoluto deve ser uma integração entre o seu CRM e o seu software de gestão de contratos.
Mas também pode procurar integrações nativas noutros locais. Tome como exemplo o Slack. Com a integração nativa certa, pode ser notificado sempre que algo acontece com um dos seus contratos. Com uma integração do Google Docs, pode até transformar um contrato dactilografado em formato HTML com apenas alguns cliques.
5. Benefícios da gestão de contratos: Acompanhe todo o seu pipeline
Graças a uma integração nativa com o CRM, um excelente software de gestão de contratos adiciona actualizações em tempo real ao seu CRM – tudo sem ter de alternar entre softwares. Isto é particularmente útil quando se trata de contratos maiores em que pode haver mais do que um interveniente interno envolvido.
Se tiver de atualizar manualmente o seu CRM, isso pode levar tempo e podem ser cometidos erros. Com uma integração nativa, tudo pode ser feito em direto. Um bom software de gestão de contratos não só reduz o tempo de administração gasto em contratos maiores, como pode eliminá-lo completamente.
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6. Configure uma ordem de assinatura para vários intervenientes
Quando se trata de contratos de maior dimensão, pode ser necessário que mais do que uma pessoa assine o contrato. Não se preocupe: outra vantagem do software de gestão de contratos é que também o protege.
Digamos, por exemplo, que precisa que um Chefe de Pessoal, um Gestor de RH e o seu ponto de contacto numa equipa de vendas assinem um contrato. Com o software de gestão de contratos adequado, pode definir uma ordem de assinatura para que o responsável de RH seja o primeiro. Ninguém mais poderá assinar o seu contrato até que o Diretor de RH o faça. Garante que todos os que precisam de assinar um contrato o fazem, e fazem-no atempadamente.
7. Vantagens dos sistemas de gestão de contratos: Venda mais rapidamente
Dependendo do departamento em que trabalha, esta pode muito bem ser a principal vantagem da gestão de contratos. Quando dispõe do software adequado, pode vender mais rapidamente. “Como”, é uma pergunta muito justa.
Em termos redutores, ajuda-o a fechar o negócio mais rapidamente. Em vez de ter de passar dias a redigir um contrato, a verificá-lo e a enviá-lo, pode fazer tudo isto com apenas alguns cliques. Com a capacidade de fazer tudo isto em meros segundos, pode concentrar-se em mais contactos, em alimentar os seus potenciais clientes e, de um modo geral, em ser um grande vendedor.
8. Minimize os riscos de segurança
Os contratos são documentos sensíveis. E os e-mails podem ser enviados para a pessoa errada, especialmente quando são necessárias as assinaturas de várias partes interessadas. Com o software de gestão de contratos adequado, tem uma vantagem de segurança adicional, na medida em que os seus signatários acedem ao seu contrato através de um portal seguro.
Quando tudo estiver assinado e resolvido, um bom software de gestão de contratos pode armazenar o seu contrato de forma segura. É claro que as violações ainda podem acontecer. Mas os dias em que enviava acidentalmente um contrato com informações sensíveis para a pessoa errada podem ter ficado para trás.
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As principais conclusões
Quando se trata de software de gestão de contratos, tem de encontrar o mais adequado para si e para a sua empresa. Há muito em que pensar ao tomar essa decisão, mas aqui estão algumas das principais vantagens da gestão de contratos:
- Pode reduzir o tempo necessário para a sua equipa jurídica verificar os seus contratos.
- Pode enviar rapidamente contratos aos seus potenciais clientes com apenas alguns cliques.
- Pode eliminar muito do tempo que gasta em tarefas administrativas relacionadas com os seus contratos.
- Pode utilizar as integrações nativas do software para trabalhar de forma ainda mais eficiente.
- Ao integrar o seu software com o seu CRM, pode acompanhar todo o seu pipeline.
- Se o seu software tiver esta funcionalidade, pode definir uma ordem de assinatura para vários intervenientes.
- Ao eliminar uma grande parte do trabalho administrativo e ao poder enviar contratos em segundos, pode até vender mais rapidamente.
- Pode até minimizar os riscos de segurança fazendo com que os seus potenciais clientes assinem de forma segura dentro da plataforma.
