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Automatização de contratos: guia completo

what is contract automation - Sync with CRM - Oneflow


A automatização de contratos está a tornar-se um factor básico nos negócios, principalmente à medida que entramos numa recessão. Mas o que é isso? Como funciona? E como isso poderá ajudá-lo? Estas são apenas algumas das perguntas mais comuns sobre automatização de contratos.

Por isso, estamos aqui para ajudar. Neste guia, abordaremos:

O que é a automatização de contratos

Precisa de uma visão geral rápida? Aqui ficam os princípios básicos da automatização de contratos

Como é que funciona a automatização de contratos?

Quais são os benefícios da automatização de contratos?

Como podem ajudar o seu negócio?

Poderá ajudar empresas B2B e B2C?

Oneflow: Automatização de contratos simplificada – para todas as áreas de negócio

How to choose the right contract management software for you?

O que é a automatização dos contratos?

A automatização de contratos significa que o software é utilizado para supervisionar automaticamente todo o ciclo de vida de um contrato – desde a criação até à renovação. Mas a automatização dos contratos não se destina apenas às vendas. O departamento jurídico, os RH e até o marketing podem beneficiar com ela.

Afinal de contas, só nos EUA, são gastos uns impressionantes 120 mil milhões de dólares por ano em contratos e formulários em papel, a maioria dos quais fica desactualizada em poucos meses. Isto é mau para a contabilidade de uma empresa e para o planeta.

Mas, não se preocupe, a automatização de contratos não tem de ser feita através de uma série complexa de integrações que requerem uma enorme quantidade de tempo e recursos para serem configuradas e testadas. Tudo isto pode ser feito através de um excelente software de gestão de contratos.

Leia também: Tudo o que precisa de saber sobre as assinaturas electrónicas Oneflow e o regulamento eIDAS

Precisa de uma breve descrição? Eis os princípios básicos da automatização dos contratos

Não há duas maneiras de o fazer. Os princípios básicos da automatização dos contratos são um excelente software de gestão de contratos. Mas o que deve procurar num software de gestão de contratos?

  1. Criar – Um bom software de gestão de contratos permite-lhe gerar contratos com apenas alguns cliques. Se já tiver modelos criados e prontos a usar, pode enviar um contrato em segundos.
  2. Colaboração – Se puder editar em direto ou permitir que o contrato seja analisado por várias pessoas ao mesmo tempo, trata-se de um software de gestão de contratos colaborativo.
  3. Assinar – Se for fornecido com várias opções de assinatura, é provável que exista uma forma de assinar que se adeqúe ao seu potencial cliente. Quer se trate de um código de verificação, de uma identificação bancária ou de uma funcionalidade de assinatura manuscrita. Melhor ainda, se for fornecido com uma ordem cronológica de assinatura, pode garantir que as partes interessadas assinam um determinado contrato por uma ordem específica.
  4. Gerir – Se uma plataforma de gestão de contratos incluir funcionalidades extra seguras, como o acesso aprovado, então será um substituto seguro para os PDFs e o papel. Melhor ainda, um bom software de gestão de contratos avisa-o automaticamente quando um contrato está prestes a ser renovado, para que possa começar a trabalhar.
  5. Analisar – Elimine as suposições com um software de gestão de contratos que lhe dá informações em tempo real sobre quem está a abrir e a interagir com os seus contratos. Afinal de contas, a automatização de contratos deve colocá-lo no comando.
  6. Integrar – Já o dissemos antes e voltamos a dizê-lo: as integrações nativas são uma parte vital de qualquer software de gestão de contratos que ajude a sua empresa a libertar todo o seu potencial.

Se é novo na automatização de contratos ou está a pensar em utilizá-la mais, estas 7 dicas são um bom ponto de partida.

what is contract automation - the 7 steps of the contract process - Oneflow
Flow trough contracts processes with these steps.

Como funciona a automatização dos contratos?

Isso varia um pouco de software para software. Mas, em geral, um bom software de gestão de contratos deve incluir alguns elementos fundamentais que ajudam a automatizar os contratos. No topo da lista estão as integrações.

Se tiver de saltar continuamente entre o seu CRM, o seu software de gestão de contratos e o seu Google Workspace, então não será uma automatização de contratos totalmente eficiente. Se quiser automatizar totalmente os seus contratos, precisará de algumas integrações nativas excelentes que lhe permitam trabalhar no menor número possível de plataformas. Idealmente, apenas uma.

A automatização dos contratos também deve facilitar o processo de negociação e assinatura. Se ainda utiliza contratos em papel ou, pior ainda, em PDF, está provavelmente habituado a intermináveis cadeias de correio electrónico para acertar pormenores e corrigir erros de digitação, bem como a ter de editar e enviar contratos incessantemente.

Um bom software de gestão de contratos põe fim a esta situação. Idealmente, deve ter uma função de edição em direto. Esta função continua a ser totalmente segura e compatível com o RGPD, mas significa que pode potencialmente poupar horas de trabalho e confusão ao poder fazer edições no momento e no seu ecrã.

Leia também: Os 7 principais riscos de não utilizar assinaturas electrónicas

Quais são as vantagens da automatização dos contratos?

A automatização dos contratos tem muitas vantagens para si e para a sua empresa. Talvez uma das maiores seja o facto de poder reduzir o seu tempo de assinatura. Graças às integrações nativas e ao facto de ter todos os seus contratos num único local, já não tem de perder tempo em intermináveis consultas em papel.

Todos nós já perdemos um documento vital em algum momento das nossas vidas. Mas um bom software de gestão de contratos pode garantir que esse momento de puro pânico não volta a acontecer.

A automatização de contratos coloca-o no controlo. Pode guardar todos os seus documentos num local seguro. Graças às integrações, também pode guardá-los automaticamente noutros locais. Se utiliza um CRM importante, como o Salesforce ou o HubSpot, um bom software de gestão de contratos deve vir com uma integração nativa como padrão.

Mas a automatização dos contratos também tem vantagens para além das Vendas. Se, por exemplo, estiver a trabalhar em RH, pode criar e enviar um contrato de trabalho em segundos. Por isso, se se encontrar numa corrida para garantir o candidato perfeito, a automatização dos contratos pode dar-lhe vantagem.

Se trabalha no departamento de compras, a possibilidade de fixar rapidamente um preço excelente pode ajudar a manter os custos baixos e a obter mais rapidamente o que necessita. Independentemente do departamento em que trabalha, a automatização dos contratos ajuda-o a trabalhar de forma mais rápida e eficiente.

what is contract automation - Save time and money, be in control and integrate with your CRMs - Oneflow
Poupe tempo e dinheiro, assuma o controlo e integre-se nos seus CRMs.

Como pode ajudar a sua empresa?

Mas a automatização dos contratos não o ajuda apenas a si, também pode ajudar a sua empresa a crescer, o que é especialmente importante para as PME e as empresas em expansão. Ao reduzir os longos processos contratuais e ao eliminar a necessidade de resmas de papel e de edições em PDF.

Também pode reduzir a carga de trabalho da sua equipa jurídica. Se os seus especialistas jurídicos residentes puderem simplesmente criar modelos, o resto da empresa pode trabalhar a partir deles. Poupará horas de trabalho ao departamento jurídico, que terá de se debruçar sobre contrato após contrato, verificando cada cláusula. Isto também significa que reduzirá as hipóteses de erros humanos afectarem os seus contratos.

A automatização de contratos também pode ajudar a melhorar os seus fluxos de trabalho, eliminando muitos dos estrangulamentos relacionados com papel/PDF. Do mesmo modo, se os seus vendedores puderem ver quem abriu e analisou um contrato, pode até reduzir o tempo necessário para contactar os potenciais clientes quando estes chegam ao fim do funil de vendas.

Em suma, a automatização dos contratos pode ajudá-lo em toda a sua empresa, poupando tempo e dinheiro e melhorando a eficiência.

Leia também: Tudo o que precisa de saber sobre contratos electrónicos

what is contract automation - save time - Oneflow
Seja mais eficiente com contratos digitais.

Pode ajudar as empresas B2B e B2C?

Em suma, sim. A automatização pode ajudar tanto as empresas B2B como as B2C. Já analisámos alguns dos benefícios B2B. Mas o que dizer dos benefícios B2C?

Quer se trate de uma inscrição num ginásio, de um contrato telefónico ou de uma hipoteca, a automatização dos contratos permite que os seus contratos sejam mais adaptáveis às necessidades dos seus clientes. Pode satisfazer as suas necessidades no momento, sem ter de os fazer esperar por si para editar ou modificar os contratos.

Ao automatizar os seus contratos, pode garantir que são simples de editar e criar uma experiência mais centrada no cliente. Tomemos como exemplo os contratos telefónicos.

Adquirir um novo telemóvel é uma compra importante, pelo que as pessoas procuram frequentemente na Internet para ponderar as suas opções antes de efetuar uma compra. Apesar do lento regresso às compras presenciais que estamos a começar a ver após a pandemia, ainda pode haver uma longa fase de consideração para este tipo de compras. Se tiver um contrato pronto a usar, pode ajudar a orientar mais rapidamente um potencial cliente ao longo do funil.

Um bom software de gestão de contratos permite-lhe ter campos editáveis em que os clientes podem escolher o plano de preços que mais lhes convém. Tudo isto é feito digitalmente, apenas através do software de gestão de contratos.

Este é apenas um exemplo de como a automatização dos contratos ajuda a criar experiências mais centradas no cliente, tudo isto com custos reduzidos e menos tempo de análise.

Oneflow: Automatização de contratos tornada simples – para todos os sectores

1. Crie um contrato sem falhas em segundos

Já todos passámos por isso: vasculhar um Google Doc para verificar se está tudo onde deve estar antes de o converter num PDF para enviar. Com o software de gestão de contratos correto, isso é agora uma coisa do passado.

Um bom software de gestão de contratos inclui modelos como padrão. Se a sua equipa jurídica ajudou a redigir estes modelos, pode começar a utilizá-los de imediato. Pode enviar mais contratos mais rapidamente do que nunca.

Do mesmo modo, o software de gestão de contratos está agora equipado com IA. Se precisar de acrescentar algumas linhas de texto a um contrato, isso também não é problema. A IA faz parte do processo de gestão de contratos e pode ajudá-lo a redigir um contrato em segundos.

what is contract automation - contract templates - Oneflow
Crie contratos num instante com a ajuda de modelos.

2. Registe-se no momento

As vendas B2B podem demorar muito tempo. De facto, são necessários, em média, 8 pontos de contacto ao longo de 84 dias para fechar uma venda B2B. E uma grande parte desse tempo pode chegar mesmo no final, quando o contrato está a ser assinado. Um bom software de gestão de contratos não pode ajudar o seu potencial cliente a efetuar uma auditoria interna do seu produto mais rapidamente, mas pode ajudá-lo a assinar mais rapidamente.

A melhor parte é que pode até utilizar vários métodos de assinatura. Quer o seu potencial cliente queira assinar com códigos de verificação (enviados por correio electrónico ou por SMS), com o seu nome escrito ou simplesmente clicando num botão de assinatura, o software de gestão de contratos dá-lhe a opção de o fazer. Pode até definir uma ordem de assinatura, de modo a que, se houver várias partes interessadas envolvidas, os signatários tenham de assinar por uma ordem específica.

Leia também: Não edite PDFs, edite as suas expectativas

3. Guarde e gira todos os seus contratos num único local

Muitas vezes, os contratos em PDF têm de ser impressos, assinados com tinta, digitalizados, enviados de volta e, em seguida, impressos e arquivados ou guardados num arquivo digital. Trata-se de um processo moroso e é extremamente fácil perder documentos importantes durante o processo, independentemente do seu grau de organização.

É aí que o software de gestão de contratos vem em seu socorro. Pode armazenar automaticamente todos os seus contratos num único local. O software de gestão de contratos, com a Oneflow, inclui um arquivo digital, para que os seus vendedores possam encontrar qualquer contrato de que necessitem com apenas alguns cliques.

Além disso, Oneflow permite-lhe remover automaticamente quaisquer dados pessoais de que não necessite, bem como configurar fluxos de trabalho que eliminam contratos antigos e rejeitados. Assim, pode estar ainda mais em conformidade com o RGPD com o software de gestão de contratos certo.

Também receberá lembretes quando um contrato estiver prestes a ser renovado ou já tiver expirado. Além disso, o arquivo tem a privacidade em mente. Pode definir controlos de acesso, para que apenas as pessoas que realmente precisam de ver um contrato possam ter acesso ao mesmo.

what is contract automation - secure and store contracts - Oneflow
Guarde e proteja os seus contratos no arquivo.

4. Desfrute de integrações poderosas

As integrações tornam a sua vida muito mais fácil. Um excelente exemplo disso é o seu CRM. Quer utilize o HubSpot, o Salesforce, o Pipedrive ou outro, pode integrá-lo com o seu software de gestão de contratos. Isto significa que só precisa de trabalhar numa solução para que o seu trabalho seja guardado noutra, tudo sem ter de descarregar manualmente e depois carregar rascunhos e contratos assinados!

Um bom software de gestão de contratos, com a Oneflow, inclui uma série de integrações, desde o TeamTailor, ao Google Workspace e ao Salesforce.

A melhor parte é que são super fáceis de configurar. Por isso, pode começar a trabalhar com integrações num instante. As integrações podem ajudá-lo a levar o seu trabalho e as suas vendas para o próximo nível.

Como escolher o software de gestão de contratos certo para si?

O software de gestão de contratos certo depende de vários factores e pode variar de empresa para empresa. Mas aqui ficam algumas coisas importantes a considerar ao procurar o software de gestão de contratos certo:

  1. É simples e fácil de usar?
  2. Quantas das funcionalidades realisticamente necessitará para o seu negócio?
  3. Vem com integrações que correspondem aos seus outros fluxos de trabalho?
  4. Os recursos de segurança da plataforma correspondem às suas próprias necessidades de dados?
  5. A plataforma de gestão de contratos vem com recursos de IA?

Mesmo que não esteja muito familiarizado com IA, um recurso criado intuitivamente pode ajudar os seus fluxos de trabalho de gestão de contratos a serem executados com muito mais rapidez e facilidade.

Então, por que não automatizar os seus processos de gestão de contratos hoje?


Se tem curiosidade para ver o que o software de gestão de contratos pode fazer por si e como pode beneficiar sua empresa, por que não agendar uma demonstração hoje? Pode descobrir mais sobre a Oneflow, como tudo funciona e esclarecer todas as dúvidas que possa ter.

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