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La firma electrónica: Ventajas y funcionamiento

electronic signatures

¿Qué es una firma electrónica?

An electronic signature is a cost-effective and secure way to get electronic documents signed quickly. E-signatures are legally binding in the vast majority of countries around the world and can carry the same weight and legal effect as an inked or handwritten signature.

Las firmas electrónicas suelen ser legalmente vinculantes, pero depende de dónde vivas. Averigua todo lo que necesitas saber aquí.

La firma electrónica también puede ser diferente de la firma digital: si quieres saber más sobre la diferencia entre firma electrónica y firma digital, haz clic aquí.

Los distintos tipos de firma electrónica

Oneflow ofrece firmas electrónicas simples (SES) y avanzadas (AdES). La firma electrónica simple se presenta de muchas formas, entre las que se incluyen las siguientes:

Firma electrónica estándar

Es la forma más utilizada de firma electrónica, en la que firmas con sólo pulsar un botón a través de un enlace privado y encriptado.

SMS o mensaje de texto

Si eliges firmar con un SMS o mensaje de texto, tu firmante recibirá un SMS con un código de 6 dígitos, y lo utilizará para confirmar su identidad al firmar el contrato.

Firma manuscrita

La firma manuscrita también se conoce como firma con tinta húmeda. y puede ser conveniente cuando quieres que tu firmante firme “en el mismo dispositivo”. Este método te permite dibujar o escribir tu firma, y tiene el mismo efecto legal que una firma electrónica estándar.

Identificación electrónica

Este método te permite a ti y a tu contraparte firmar vuestros contratos utilizando el DNI electrónico. Para proporcionar DNIe y firmas avanzadas seguras y fiables en una amplia gama de países, Oneflow se asocia con Signicat, el principal intermediario de DNIe en la UE/EEE y un Proveedor de Servicios de Confianza Cualificado.

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¿Son seguras las firmas electrónicas?

Aquí nos centraremos en Europa. En resumen: sí.

Una parte fundamental del eIDAS es el reconocimiento de la firma electrónica como forma válida de firma. Esto significa que ningún tribunal de la UE/EEE puede desestimar una firma electrónica por el mero hecho de estar en formato electrónico.

Sin embargo, no todas las firmas son iguales y el reglamento define tres niveles de firma electrónica: firma electrónica “simple”, firma electrónica avanzada y firma electrónica reconocida. Los requisitos de cada nivel se basan en los del nivel inferior, de modo que una firma electrónica reconocida cumple la mayoría de los requisitos y una firma electrónica “simple”, los menos. Aquí encontrarás todo lo que necesitas saber.

Si quieres saber más sobre la legalidad de la firma electrónica, lee nuestra entrada de blog aquí para obtener más información.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar una firma electrónica?

  • Acelera el plazo de firma
    • Al negociar contratos, todo el proceso de impresión, firma, envío, etc. puede durar días, si no semanas. Una vez que el destinatario recibe los documentos, repetirá el mismo proceso de imprimir el documento, firmarlo y enviártelo por correo. Este proceso de ida y vuelta es frustrante y lleva mucho tiempo. Con un contrato digital, puedes cerrar un trato en cuestión de minutos utilizando firmas electrónicas. Algunos programas de contratos digitales, como Oneflow, también permiten editar el contrato una vez enviado, para que no tengas que reescribir y volver a subir un contrato cada vez que hagas un cambio.
  • Revisa y firma en cualquier lugar
    • Al mundo moderno le encanta la idea de “sobre la marcha”. Facilita a tu contraparte la revisión y firma de tu contrato en cualquier lugar. Haz que lo firmen desde cualquier dispositivo, desde el móvil, el portátil, dondequiera que vayan siempre que haya Internet. La firma electrónica facilita que cualquiera pueda firmar desde cualquier lugar.
  • Mantente seguro y cumple la normativa
    • Traslada todo el proceso de firma de contratos de un proceso manual a un flujo de trabajo digital, reduciendo los riesgos de errores costosos y consecuencias legales. Con algunos programas de contratos digitales como Oneflow, puedes tener permisos de usuario personalizables, firma con BankID y recordatorios internos para mantenerte conforme y seguro.

Crear y gestionar firmas electrónicas

La firma es sólo una parte del ciclo de vida del contrato, y lo que da a Oneflow ese algo especial sobre otros productos de firma electrónica del mercado actual es su exhaustividad en todo el proceso, desde antes hasta después de la firma.

  • Crear contratos utilizando plantillas
  • Colaborar en directo antes y después del envío
  • Almacenar los contratos en un archivo organizado
  • Establece recordatorios internos para los periodos de renuncia
  • Exporta datos procesables sobre el contenido de tus contratos

¿Qué departamentos se benefician de la firma electrónica?

  • Ventas
    • La firma electrónica agiliza el proceso de venta al eliminar la necesidad de papeleo físico y firma manual. Los equipos de ventas pueden enviar contratos, acuerdos y propuestas a los clientes electrónicamente, lo que permite tiempos de respuesta más rápidos. Las firmas electrónicas mejoran la experiencia del cliente al reducir los retrasos y simplificar el proceso de firma, acelerando en última instancia el cierre de acuerdos y la generación de ingresos.
    • Para más información sobre las funciones específicas de las que se benefician los equipos de ventas, lee aquí.
  • RRHH
    • Los departamentos de RRHH manejan numerosos documentos que requieren firmas, como contratos de trabajo, cartas de oferta, formularios de incorporación y políticas de los empleados. La firma electrónica simplifica el flujo de trabajo de RRHH al permitir la firma digital de documentos, eliminando la impresión, el escaneado y el almacenamiento físico. Esto mejora la eficacia, ahorra tiempo, reduce los errores y mejora la experiencia general de incorporación de los empleados.
    • Si quieres conocer las funciones específicas de las que más se benefician los equipos de RRHH, lee aquí para obtener más información.
  • TI y Operaciones
    • Los equipos de TI y operaciones suelen gestionar contratos, acuerdos con proveedores, acuerdos de nivel de servicio y otros documentos operativos. La firma electrónica permite a estos departamentos agilizar los procesos digitalizando la firma de documentos. Los equipos de TI también pueden beneficiarse de la firma electrónica para obtener la aprobación de cambios en el sistema, implantación de software o permisos de acceso. La firma electrónica reduce la carga administrativa, mejora el cumplimiento y agiliza la toma de decisiones.
    • Para más información sobre las funciones específicas de las que más se benefician los equipos de IT&Ops, lee aquí.
  • Legal
    • Los departamentos jurídicos manejan con frecuencia contratos, acuerdos de confidencialidad, avisos legales y otros documentos jurídicos que requieren firmas. La firma electrónica ofrece varias ventajas al equipo jurídico, como plazos de entrega más rápidos, mayor seguridad, mejores registros de auditoría y menores costes de impresión, envío y almacenamiento. Las soluciones de firma electrónica suelen incluir medidas avanzadas de autenticación y cifrado, que garantizan la integridad y autenticidad de los documentos firmados.
  • Finanzas
    • Los departamentos financieros gestionan diversos acuerdos financieros, como facturas, órdenes de compra, contratos con proveedores e informes de gastos. La implantación de la firma electrónica simplifica los procesos financieros al permitir la firma digital, reducir el papeleo y mejorar la eficiencia. Las firmas electrónicas también proporcionan un acceso más rápido a los documentos financieros, mejoran el cumplimiento y ofrecen una pista de auditoría para el seguimiento de las firmas y aprobaciones.
    • Para saber más sobre las funciones específicas de las que más se benefician los equipos financieros, haz clic aquí.

Características a tener en cuenta al elegir el mejor software de firma electrónica

  • Creación de contratos basada en navegador o en PDF
    • Elige un software que te permita crear contratos en un formato dinámico basado en navegador, en lugar de cargar sólo PDF estáticos. Esta capacidad te beneficiará a corto plazo al facilitar la edición en directo y la colaboración, y también te ayudará a largo plazo al permitirte descargar los metadatos de todos tus contratos para tomar decisiones basadas en datos.
  • Capacidad multiequipo
    • Que distintos equipos utilicen distintos programas de firma electrónica puede convertirse en una pesadilla legal y de auditoría. Asegúrate de que tu software tiene capacidad para satisfacer las necesidades de todos tus equipos, y puede alojar todas las plantillas de tus distintos equipos con permisos de usuario para que los empleados sólo vean los contratos que les conciernen.
  • Colaboración y edición en directo
    • Con el trabajo a distancia, es más importante que nunca poder colaborar con tus colegas y contrapartes directamente en el software del contrato. Con un servicio como Oneflow, puedes editar en directo con tus colegas y dejar comentarios internos o externos.
  • Archivo de contratos
    • Almacenar tus contratos en un software distinto del de envío añade un punto de riesgo adicional. Los empleados pueden olvidarse de almacenar los contratos, guardarlos en el lugar equivocado, u olvidarse de ellos cuando hay que renovarlos. Elige un software como Oneflow, que tiene almacenamiento automático y con capacidad de búsqueda, y recordatorios internos para todos los eventos del ciclo de vida de los contratos.
Oneflow product tour
Un breve recorrido por la plataforma de gestión de contratos Oneflow

Preguntas frecuentes sobre la firma electrónica

¿Cuáles son los niveles de firma electrónica según el eIDAS?

No todas las firmas son iguales y el reglamento define tres niveles de firma electrónica: firma electrónica “simple”, firma electrónica avanzada y firma electrónica reconocida. Los requisitos de cada nivel se basan en los requisitos del nivel inferior, de modo que una firma electrónica reconocida cumple la mayoría de los requisitos y una firma electrónica “simple” los menos. Más información aquí.

¿Son las firmas electrónicas legalmente vinculantes en mi país?

Una de las preguntas más frecuentes de nuestros usuarios es si las firmas electrónicas son legalmente vinculantes en los países en los que operan.

En primer lugar, es importante entender que, aunque la normativa eIDAS establece un marco para ayudar a las empresas a realizar transacciones más seguras en todos los países del “Mercado Único Europeo” y transfronterizas dentro de la UE/EEE, las legislaciones locales de cada país varían. En muchos casos, las legislaciones locales tienen prioridad sobre la normativa eIDAS y, además, las legislaciones se actualizan continuamente.

Esto significa que, a menos que consultes a un abogado especializado en este campo del derecho en el país en el que operas, cualquier cosa que leas en Internet tendrá una cláusula de exención de responsabilidad del tipo “esto no es un consejo legal” para evitar disputas.

Oneflow desarrolla, vende e implanta sistemas digitales de gestión y automatización de contratos. Nosotros, al ser el proveedor de una plataforma de automatización de contratos SaaS, al igual que muchos proveedores de firma electrónica del sector, no estamos en posición creíble de asesorar a nadie ni a ninguna empresa en asuntos legales.

Lo único que podemos hacer es informarte de cómo funciona Oneflow, cómo se implementan los distintos niveles de firma y en qué supuestos opera el sistema. Siempre dependerá de ti, como usuario, asegurarte de que utilizas el tipo de firma adecuado para tu tipo de documento y circunstancia.

¿Qué tipos de firma electrónica ofrece Oneflow?

Los tipos de firma electrónica simple que ofrece Oneflow son los siguientes:

  • Firma electrónica estándar mediante la cual firmas con sólo pulsar un botón a través de un enlace privado y encriptado
  • Firmar con un SMS o mensaje de texto;
  • Firma con tinta húmeda o firma manuscrita;
  • Firma con identificación electrónica a través de nuestros socios del DNIe.

Para la firma electrónica avanzada, Oneflow se apoya en socios externos, como los suecos y noruegos BankID, y Signicat.

¿Cómo cumplen las firmas electrónicas en Oneflow los niveles de firma del reglamento eIDAS?

Oneflow ofrece firmas electrónicas de nivel simple (Firma Electrónica Simple, SES) y avanzado (Firma Electrónica Avanzada, AdES).

El nivel simple no tiene requisitos más allá de “datos en forma electrónica que se adjuntan o se asocian lógicamente a otros datos en forma electrónica y que el firmante utiliza para firmar” (artículo 3 del eIDAS). Todas nuestras firmas simples hacen esto y mucho más. También recogemos múltiples puntos de datos para cada firma, haciendo que incluso el nivel simple sea en muchos casos más seguro que una firma manuscrita tradicional.

El nivel avanzado impone requisitos estrictos sobre la identificación del firmante y su control sobre los medios de firma. En Oneflow esto se gestiona mediante los distintos eID que pueden utilizarse para firmar. También incluimos la firma real, tal y como nos la proporciona el proveedor del DNIe, en el contrato firmado para que pueda ser comprobada y validada posteriormente.

Como se ha descrito anteriormente, en la sección “¿Cómo se aplica el reglamento eIDAS en la UE/EEE y fuera de ella?”, Oneflow no ofrece asesoramiento jurídico y no puede decirte qué tipo de firma necesitas en tu caso concreto (tipo de documento y circunstancia).

¿Qué diferencias hay entre los sellos electrónicos y las firmas electrónicas?

El marco jurídico y la aplicación técnica de los sellos son idénticos a los de las firmas en la mayoría de los aspectos. La principal diferencia entre ambas es que las firmas implican una intención legal por parte del firmante, lo que no ocurre con los sellos.

Los tres niveles de firma, SES, AdES y QES, existen también para los sellos y, de forma un tanto confusa, se denominan igual: Sello Electrónico Simple (SES), Sello Electrónico Avanzado (AdES) y Sello Electrónico Cualificado (QES).

¿Cuáles son las diferencias entre firma electrónica y firma digital?

  • Una firma electrónica es un término amplio que se refiere a cualquier proceso electrónico que signifique la aceptación de un documento o contrato, incluido hacer clic en un botón de “Acepto” o escribir tu nombre en un campo de firma.
  • Sin embargo, una firma digital es un tipo específico de firma electrónica que utiliza tecnología de encriptación para verificar la autenticidad del firmante y garantizar que el documento no ha sido alterado desde que se firmó.
  • Lee más sobre esto aquí.!

¿Cuáles son los tres tipos de firma electrónica?

Existen distintos tipos o niveles de firma electrónica según el Reglamento eIDAS: SES (Firma Electrónica Simple), AdEs (Firma Electrónica Avanzada) y QES (Firma Electrónica Cualificada).

SES (Firma Electrónica Simple)

La definición de Firma Electrónica según la legislación sueca y de la UE significa que “son datos en forma electrónica que se adjuntan o asocian lógicamente a otros datos en forma electrónica y que el firmante utiliza para firmar” (Reglamento eIDAS, artículo 3).

Al no existir requisitos de seguridad específicos establecidos por ley, no es posible determinar el valor jurídico de dicha firma sin evaluar el método y la seguridad aplicados en el caso concreto.

AdEs (Firma Electrónica Avanzada)

Como su nombre indica, es una forma avanzada de firma que ofrece más seguridad que una simple firma electrónica. También puede identificar a la persona que ha firmado el documento.

Este tipo de firma electrónica permite detectar si alguien ha manipulado la firma después de que el firmante la haya puesto en el documento. Estas firmas se hacen seguras con la ayuda de claves criptográficas.

Según el Reglamento eIDAS, se entiende por firma electrónica avanzada “una firma electrónica que cumple los siguientes requisitos:

  1. está vinculado de forma única al firmante;
  2. Todas las partes son capaces de identificar al firmante;
  3. debe crearse utilizando datos de creación de firma electrónica que el firmante pueda, con un alto nivel de confianza, utilizar bajo su exclusivo control. Y
  4. está vinculada a los datos firmados con ella de forma que cualquier cambio posterior en los datos sea detectable.

QES (Firma Electrónica Cualificada)

El Reglamento eIDAS define la firma electrónica reconocida como una firma electrónica avanzada creada por un dispositivo reconocido de creación de firmas electrónicas. que se basa en un certificado reconocido de firma electrónica”.

Estas firmas son firmas electrónicas avanzadas, pero deben cumplir ciertas normas de la UE. (es decir, basarse en un denominado certificado reconocido), lo que significa que ofrecen controles de protección adicionales a los de sus homólogas avanzadas.

Creas esta firma con la ayuda de un dispositivo diseñado específicamente para crear firmas electrónicas. Normalmente, un tribunal debe admitir que estos certificados tengan el mismo valor legal que una firma manuscrita.

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