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Gestion de contrats

Les avantages d’un logiciel de gestion des contrats pour les enseignants

Aujourd’hui, dans de nombreux pays, une part beaucoup trop importante de l’enseignement est occupée par des tâches administratives. Les logiciels de gestion des contrats n’enlèveront pas tout cela aux enseignants, mais ils peuvent les aider à en gérer une partie.

Notre rapport exclusif a révélé que 11,4 % des personnes interrogées qui ne travaillent pas dans des fonctions axées sur le client, y compris l’enseignement, utilisent un logiciel de gestion des contrats. C’est pourquoi nous allons nous pencher ici sur la manière dont ce type de logiciel peut être utile aux enseignants.

Dans cet article, nous aborderons les sujets suivants

Quelle quantité de travail administratif les logiciels de gestion des contrats peuvent-ils aider les enseignants à réduire ?

Comment les enseignants peuvent-ils utiliser un logiciel de gestion des contrats ?

Comment les écoles peuvent-elles bénéficier d’un logiciel de gestion des contrats ?

enseignants

Quelle quantité de travail des enseignants les logiciels de gestion des contrats peuvent-ils absorber ?

Les enseignants travaillent en moyenne 54 heures par semaine, dont moins de la moitié est consacrée à l’enseignement proprement dit. Les tâches administratives, telles que la création et la vérification des autorisations, l’évaluation des risques et la planification des cours, se taillent la part du lion. Dans ces conditions, il n’est pas difficile de comprendre pourquoi 55 % des enseignants américains se sentent épuisés.

Mais avant de voir comment un logiciel de gestion des contrats peut aider les enseignants à réduire cette charge, examinons d’abord nos chiffres. Nous avons interrogé des centaines de personnes dans des entreprises des pays nordiques (à l’exception de l’Islande), des Pays-Bas, de France, du Royaume-Uni et des États-Unis. Parmi les personnes interrogées, 11,4 % occupaient des fonctions définies comme “autres”. Parmi les personnes interrogées qui se sont identifiées comme “autres”, on trouve des enseignants.

Pour être clair, les logiciels de gestion des contrats ne peuvent pas aider les enseignants à corriger leurs copies ou à planifier leurs cours. Il existe des logiciels qui peuvent aider dans ce domaine, mais Oneflow n’est pas cette plateforme. En revanche, il peut aider les enseignants à gérer l’une des parties les plus fastidieuses de leur travail : les autorisations.

Chaque voyage scolaire, chaque nouveau cours ou, dans certains cas, même certaines classes, nécessitent des autorisations. Au début de chaque année scolaire, ce travail administratif prend une nouvelle dimension, avec toutes sortes d’autorisations et de formulaires à envoyer aux parents. L’enseignant doit s’assurer qu’ils sont envoyés à la maison ou les distribuer à ses élèves, en espérant qu’ils parviennent à la maison.

Un logiciel de gestion des contrats peut automatiser tout cela. Au lieu de s’en remettre à ses seules forces et à un grand nombre de photocopies, l’enseignant peut simplement créer n’importe quel bordereau ou formulaire dans son logiciel de gestion des contrats, puis l’envoyer. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’une adresse électronique.

Dès l’envoi, tous les tuteurs recevront une notification par courrier électronique les informant qu’un bordereau ou un formulaire attend d’être signé. De leur côté, les enseignants seront avertis dès qu’un tuteur aura signé. Cela peut contribuer à alléger la charge de travail des enseignants et des administrateurs de l’école.

Comment les enseignants peuvent-ils utiliser un logiciel de gestion des contrats ?

En bref, les enseignants et les administrateurs scolaires peuvent utiliser un logiciel de gestion des contrats pour alléger la charge administrative qui fait partie intégrante du travail dans les écoles.

En effet, au début de chaque année scolaire, les écoles peuvent passer des journées entières à travailler sur des montagnes de paperasse. Dans de nombreuses juridictions, les enseignants doivent s’assurer que tous les bulletins et formulaires sont signés et renvoyés, ce qui ajoute à la complexité d’une période de l’année déjà difficile.

Un logiciel de gestion des contrats peut littéralement faire gagner des jours aux enseignants et aux administrateurs scolaires. Il permet de rationaliser le processus, de garantir la conformité et, comme les bordereaux et les formulaires ont plus de chances d’être renvoyés dans les délais, de mieux respecter les réglementations locales régissant les écoles.

Il suffit à l’école de trier les noms et les adresses électroniques de chaque tuteur en fonction de la classe dans laquelle se trouve l’enfant, puis de procéder à un envoi groupé de toutes les fiches et de tous les formulaires. Avec parfois une douzaine de fiches et de formulaires différents à envoyer en début d’année, cette fonction peut rendre la vie un peu plus facile.

Bien entendu, les fonctionnalités varient d’une plateforme à l’autre. Il convient donc de vérifier que la plateforme en question peut effectuer des envois groupés avant de s’inscrire.

Comment les écoles peuvent-elles tirer profit d’un logiciel de gestion des contrats ?

Nous l’avons déjà évoqué, mais les logiciels de gestion des contrats peuvent alléger le fardeau des enseignants, en particulier pendant les périodes les plus chargées, comme le début de l’année scolaire en août ou en septembre. Globalement, pour les enseignants comme pour les écoles, les logiciels de gestion des contrats présentent deux avantages majeurs : le temps et l’argent.

Le temps – Le début de l’année scolaire est extrêmement mouvementé. Les élèves doivent s’habituer à leurs nouveaux camarades de classe et à leur nouveau professeur. Les enseignants et les administrateurs de l’école doivent s’assurer que tous les formulaires et bordereaux importants sont signés.

Les tuteurs doivent s’assurer qu’ils signent ces formulaires – ou, plus précisément, qu’ils les trouvent dans les sacs à dos de leurs enfants. Avec une option d’envoi en masse, tous ces formulaires et bordereaux peuvent être envoyés en une seule fois, et les enseignants comme les administrateurs de l’école peuvent être avertis dès qu’ils ont été signés en toute sécurité. Le logiciel de gestion des contrats ne supprimera pas toute la charge administrative des écoles, mais il peut certainement les aider.

L’argent – Les écoles travaillent souvent avec des budgets serrés. Si vous travaillez dans une école publique, vous savez à quel point certains budgets peuvent être serrés. L’impression, la copie et le fait de devoir éventuellement envoyer plusieurs fois le même formulaire ou la même fiche coûtent de l’argent. Les logiciels de gestion des contrats coûtent également de l’argent. Mais avec l’argent dépensé pour le papier, l’encre, l’impression et le tri des bordereaux et des formulaires à leur retour, le logiciel de gestion des contrats peut constituer un bon retour sur investissement.

En résumé

Chaque année scolaire, les enseignants et les administrateurs d’école sont confrontés à des périodes mouvementées, en particulier au début de l’année scolaire. Les autorisations et les formulaires s’accumulent ou doivent être distribués à nouveau, ce qui alourdit la charge de travail déjà importante dans les écoles.


Les logiciels de gestion des contrats peuvent changer la donne. Grâce à l’envoi en masse, vous pouvez envoyer tous vos formulaires et bordereaux aux tuteurs en quelques clics. Si vous répartissez vos listes par classe, vous pouvez même envoyer des formulaires qui ne concernent qu’une seule classe, par exemple pour un voyage scolaire. Les logiciels de gestion des contrats coûtent cher, mais ils permettent aux écoles d’économiser de l’argent et, surtout, du temps.

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