Nykyään monissa maissa aivan liian suuri osa opetusajasta kuluu hallinnollisiin tehtäviin. Sopimushallintaohjelmisto ei poista kaikkea sitä opettajilta, mutta se voi auttaa hallitsemaan osaa tästä työstä.
Tutkimuksemme avulla saimme selville, että 11,4 prosenttia vastaajista, jotka eivät työskentele asiakaslähtöisissä tehtävissä (mukaan lukien opetustehtävät), käyttää sopimushallintaohjelmistoja. Siksi tässä sukellamme syvälle siihen, miten tällaiset ohjelmistot voivat hyödyttää opettajia.
Tässä artikkelissa:
Kuinka paljon hallinnollista työtä opettajat voivat vähentää sopimustenhallintaohjelmiston avulla?
Miten opettajat voivat käyttää sopimusten hallintaohjelmistoa?
Miten koulut voivat hyötyä sopimustenhallintaohjelmistosta?
Lue myös: Miksi koulutus digitalisoituu pandemian jälkeisessä maailmassa?
Kuinka paljon hallinnollista työtä opettajat voivat vähentää sopimusohjelmiston avulla?
Opettajat työskentelevät keskimäärin 54 tuntia viikossa, mutta alle puolet tästä ajasta käytetään varsinaiseen opetukseen. Hallinnolliset tehtävät, kuten lupalomakkeiden laatiminen ja tarkistaminen, riskinarvioinnit ja oppituntien suunnittelu, vievät leijonanosan opettajan ajasta. Tämän kaiken perusteella ei ole vaikea ymmärtää, miksi 55 prosenttia amerikkalaisista opettajista tuntee itsensä loppuun palaneiksi.
Mutta ennen kuin alamme puhua siitä, miten sopimustenhallintaohjelmisto voi auttaa opettajia vähentämään tätä taakkaa, tarkastellaan ensin lukuja. Teimme kyselyn sadoille henkilöille yrityksissä eri puolilla Pohjoismaita (Islantia lukuun ottamatta), Alankomaissa, Ranskassa, Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja Yhdysvalloissa. Vastaajista 11,4 prosenttia työskenteli tehtävissä, jotka oli määritelty “muiksi”. Itseään “muuksi” määrittelevien vastaajien joukossa oli opettajia.
Selvyyden vuoksi todettakoon, että sopimushallintaohjelmistot eivät voi auttaa opettajia arvostelussa tai oppituntien suunnittelussa. On olemassa ohjelmistoja, jotka voivat auttaa tässä, mutta Oneflow ei ole sellainen alusta. Se voi kuitenkin auttaa yhdessä opettajan työn raskaimmista osa-alueista: lupalomakkeissa.
Jokainen koulumatka, uusi kurssi tai joissakin tapauksissa jopa tietyt luokat vaativat lupalappuja. Jokaisen lukuvuoden alussa tämä hallinnollinen työ saa uusia mittasuhteita, kun vanhemmille on lähetettävä kaikenlaisia lappuja ja lomakkeita. Opettajan on joko huolehdittava siitä, että ne postitetaan kotiin, tai jaettava ne oppilaille – ja toivottava, että ne tulevat kotiin.
Sopimustenhallintaohjelmisto voi automatisoida kaiken tämän. Opettajat voivat yksinkertaisesti luoda tarvitsemansa laput tai lomakkeet sopimushallintaohjelmistossaan ja lähettää ne sitten eteenpäin sähköisesti. Tähän tarvitaan vain vastaanottajan sähköpostiosoite. Heti kun se on lähetetty, kaikki huoltajat saavat sähköposti-ilmoituksen siitä, että lappu tai lomake odottaa heidän allekirjoitustaan. Opettajat puolestaan saavat ilmoituksen heti, kun huoltaja on allekirjoittanut. Tämä voi helpottaa sekä opettajien että koulun ylläpitäjien taakkaa.
Miten opettajat voivat käyttää sopimustenhallintaohjelmistoa?
Lyhyesti sanottuna sekä opettajat että koulujen muut hallinnollisista tehtävistä vastaavat henkilöt voivat käyttää sopimustenhallintaohjelmistoja helpottaakseen hallinnollista taakkaa, joka on olennainen osa koulutyötä. Itse asiassa jokaisen lukuvuoden alussa kouluissa voi kulua päiviä paperikasojen läpikäymiseen. Monilla lainkäyttöalueilla opettajien on varmistettava, että kaikki laput ja lomakkeet on allekirjoitettu ja palautettu, mikä lisää vaikeutta jo ennestään vaikeaan vuodenaikaan.
Sopimustenhallintaohjelmisto voi kirjaimellisesti säästää sekä opettajien että koulujen hallintoviranomaisten aikaa kokonaisina työpäivinä. Se auttaa virtaviivaistamaan prosessia, varmistamaan sääntöjen noudattamisen ja sen, että kouluja koskevia paikallisia säännöksiä noudatetaan paremmin, koska lomakkeet palautetaan todennäköisemmin ajoissa.
Koulun tarvitsee vain lajitella kaikkien huoltajien nimet ja sähköpostiosoitteet ryhmiin sen mukaan, millä luokalla heidän lapsensa on, ja lähettää sitten kaikki lomakkeet joukkolähetyksenä. Kun vuoden alussa on joskus lähetettävä jopa kymmeniä erilaisia lomakkeita, tämä toiminto voi helpottaa elämää. Ominaisuudet vaihtelevat tietysti alustoittain, joten tarkista ennen rekisteröitymistä, että yksittäinen alusta voi lähettää massalähetyksiä.
Lue myös: Miksi Oneflown sopimusautomaatioalusta sopii kaikille?
Näin sopimushallintaohjelmistot hyödyttävät kouluja ja opettajia
Olemme jo käsitelleet tätä asiaa, mutta sopimustenhallintaohjelmisto voi helpottaa opettajien taakkaa erityisesti hektisempinä aikoina, kuten lukuvuoden alkaessa elo- tai syyskuussa. Kaiken kaikkiaan sopimushallintaohjelmistolla on opettajille ja kouluille kaksi keskeistä etua: se säästää aikaa ja rahaa.
Aika – Lukuvuoden alku on erittäin hektistä. Oppilaiden on sopeuduttava uusiin luokkatovereihinsa ja opettajiinsa. Opettajien ja koulun hallinnollisista tehtävistä vastaavien henkilöiden on varmistettava, että kaikki tärkeät lomakkeet ja lappuset on allekirjoitettu. Huoltajien on huolehdittava siitä, että he allekirjoittavat nämä lomakkeet – tai oikeastaan siitä, että he löytävät ne lastensa repuista. Kun käytössä on joukkolähetysvaihtoehto, kaikki nämä lomakkeet ja laput voidaan lähettää kerralla, ja opettajat tai muut vastaavat henkilöt saavat ilmoituksen heti, kun ne on allekirjoitettu turvallisesti. Sopimustenhallintaohjelmisto ei poista kaikkea koulujen hallinnollista taakkaa, mutta se voi varmasti auttaa.
Raha – Koulujen budjetit ovat usein tiukat. Jos työskentelet valtion koulussa, tiedät varmasti, miten niukkoja budjetit voivat olla. Tulostaminen, kopioiminen ja saman lomakkeen tai lapun lähettäminen useampaan kertaan maksaa rahaa. Myös sopimustenhallintaohjelmistot maksavat rahaa. Mutta kun otetaan huomioon paperiin, musteeseen, tulostukseen ja lomakkeiden lajitteluun käytetyt rahat – sekä aika -, sopimustenhallintaohjelmisto voi olla hyvinkin kannattava.
Tiivistelmä
Joka lukuvuosi sekä opettajat että koulujen hallintohenkiöstö joutuvat kohtaamaan hektisiä aikoja – eikä mikään ole hektisempää aikaa kuin lukuvuoden alku. Lupalaput ja lomakkeet kasaantuvat tai ne on jaettava uudelleen, mikä lisää koulujen jo ennestään raskasta työtaakkaa.
Sopimustenhallintaohjelmisto voi muuttaa tämän. Joukkolähetyksen avulla voit lähettää kaikki lomakkeet ja lappuset huoltajille muutamalla klikkauksella. Jos jaottelet luettelot luokkakohtaisesti, voit jopa lähettää lomakkeita, jotka koskevat vain yhtä luokkaa, esimerkiksi koulumatkoja varten. Sopimustenhallintaohjelmisto maksaa rahaa, mutta se voi lopulta säästää koulujen rahaa toisaalta ja ennen kaikkea merkittävästi aikaa.
Haluatko lisätietoja? Klikkaa tästä ja ota yhteyttä jo tänään.
