I många länder går en alltför stor del av undervisningen idag åt till administrativt arbete. Programvara för avtalshantering kommer inte att ta bort allt detta från lärare, men det kan hjälpa till att hantera en del av det.
I vår exklusiva rapport fann vi att 11,4% av respondenterna som inte arbetar i kundfokuserade roller, inklusive undervisning, använde något system för avtalshantering. Det är därför vi här gör en djupdykning i hur avtalsprogramvara kan gynna skolan.
Läs mer: Varför skolor blir digitala i en post-pandemisk värld
Hur mycket administrativt arbete kan programvara för avtalshantering hjälpa lärare att minska?
Lärare arbetar i genomsnitt 54 timmar per vecka, men mindre än hälften av denna tid ägnas åt undervisning. Administrativa uppgifter, som att skapa och kontrollera tillstånd, riskbedömningar och lektionsplanering, tar upp lejonparten av dennes tid. Med allt detta i åtanke är det inte svårt att se varför 55% av de amerikanska lärarna känner sig utbrända.
Men innan vi går in på hur programvara för avtalshantering kan hjälpa skolpersonal att minska denna börda, låt oss först ta en titt på våra siffror. Vi har frågat hundratals personer på företag i Norden (exklusive Island), Nederländerna, Frankrike, Storbritannien och USA. Av de tillfrågade arbetade 11,4% i roller som definierades som ”annat”. Bland de svarande som identifierade sig som ”annat” fanns lärarna.
För att vara tydlig, denna typ av programvara kan inte hjälpa lärare med betygsättning eller lektionsplanering. Det finns avtalsprogramvara där ute som kan hjälpa till med detta, men Oneflow är inte den plattformen. Men vad den kan hjälpa till med är en av de mest betungande delarna av en lärarnas jobb: tillståndslappar.
Varje skolresa, ny kurs eller, i vissa fall, till och med vissa klasser kräver tillstånd. I början av varje läsår blir det administrativa arbetet ännu mer omfattande, eftersom alla möjliga blanketter måste skickas till föräldrarna. Antingen måste läraren se till att de skickas hem, eller så måste de dela ut dem till sina elever – och hoppas att de kommer hem.
Programvara för avtalshantering kan automatisera allt detta. Istället för att förlita sig på en chansning – och en massa fotokopiering – kan lärarna helt enkelt skapa den blankett eller det formulär de behöver i sin avtalsprogramvara och sedan skicka ut den. Allt du behöver är en e-postadress. Så snart det har skickats får alla vårdnadshavare ett e-postmeddelande om att det finns en blankett som väntar på att bli signerad. Lärarna får i sin tur ett meddelande så snart en vårdnadshavare har signerat. Detta kan underlätta för både lärare och skoladministratörer.
Hur kan lärarna använda programvara för avtalshantering?
Kort sagt, både lärare och skoladministratörer kan använda system för avtalshantering för att underlätta den administrativa bördan som är en del av arbetet i skolor. I början av varje läsår kan skolorna faktiskt ägna dagar åt att arbeta igenom berg av pappersarbete. I många jurisdiktioner måste lärarna se till att alla blanketter signeras och returneras, vilket gör en redan svår tid på året ännu mer komplicerad.
Programvara för avtalshantering kan bokstavligen spara dagar åt både lärare och skoladministratörer. Det hjälper till att effektivisera processen, säkerställa efterlevnad och, eftersom det är mer sannolikt att blanketter och formulär returneras i tid, kan det bidra till att säkerställa större efterlevnad av lokala bestämmelser som styr skolor.
Allt en skola behöver göra är att sortera namn och e-postadresser till varje vårdnadshavare i grupper baserat på vilken klass deras barn går i och sedan skicka alla blanketter i bulk. Med ibland så många som ett dussin olika blanketter som måste skickas ut i början av året kan den här funktionen göra livet lite enklare. Naturligtvis varierar funktionerna från plattform till plattform, så se till att kontrollera att en enskild plattform kan göra massutskick innan du signerar.
Läs även: Varför Oneflow är en plattform för avtal som passar alla
Hur kan skolor dra nytta av smartare avtalshantering?
Vi har redan berört detta, men programvara för avtalshantering kan underlätta en del av bördan för lärarna, särskilt under mer hektiska perioder, till exempel i början av läsåret i augusti eller september. För både lärare och skolor finns det två viktiga fördelar med automatiserad avtalshantering: tid och pengar.
Tid – Början av läsåret är extremt hektisk. Eleverna måste komma till rätta med sina nya klasskamrater och lärare. Lärarna och skoladministratörerna måste se till att alla viktiga formulär och blanketter är signerade. Vårdnadshavare måste se till att de signerar dessa formulär – eller, mer exakt, att de hittar dem i sina barns ryggsäckar. Med ett alternativ för massutskick kan alla dessa blanketter och kuponger skickas ut på en gång, och både lärare och skoladministratörer kan meddelas så snart de har signerats på ett säkert sätt. Avtalsprogramvara kommer inte att ta bort all administrativ börda från skolor, men det kan verkligen hjälpa till.
Pengar – Skolor arbetar ofta med snäva budgetar. Om du arbetar på en statlig skola vet du precis hur snålt tilltagna vissa budgetar kan vara. Att skriva ut, kopiera och eventuellt behöva skicka ut samma formulär eller blankett mer än en gång kostar pengar. Programvara för avtalshantering kostar också pengar. Men med de pengar som läggs på papper, bläck, utskrift och sortering av blanketter och formulär när de kommer tillbaka, kan avtalsprogramvara ge en stark avkastning på investeringen.
Sammanfattning
Varje läsår står både lärare och skoladministratörer inför hektiska perioder – och inget är mer hektiskt än läsårsstarten. Tillstånd och blanketter staplas på hög eller måste delas ut igen, vilket ökar den redan tunga arbetsbelastningen i skolorna.
Programvara för avtalshantering kan ändra på detta. Med massutskick kan du skicka alla dina formulär och papper till vårdnadshavarna med bara några klick. Om du delar upp dina listor per klass kan du till och med skicka ut formulär som är relevanta för just den klassen, till exempel för en skolresa. Absolult, det kostar pengar, men kan i slutändan spara pengar och framför allt tid åt skolorna.
Är du intresserad av att få veta mer? Klicka här för att prata med oss på en gång.
