Academedia

Säkerhetsrisker vid lagring av fysiska dokument

Förvaring och hantering av pappersdokument kan innebära säkerhetsrisker, som obehörig åtkomst eller förlust. Oneflow erbjuder en säker digital plattform som ser till att känsliga dokument lagras säkert och endast kan nås av behörig personal, uppfyller GDPR-kraven och säkerställer dataskydd.

Genom att ta itu med de unika utmaningar som skolor står inför förbättrar Oneflows skolplattform kommunikationen mellan skolor och vårdnadshavare, lagrar känsliga dokument på ett säkert sätt och erbjuder ett mer användarvänligt och mindre tidskrävande arbetsflöde.

Men för att du ska få höra vad andra tycker…

Vi frågade Academedia vad de tycker om Oneflow för skolor, vilka utmaningar det har löst för dem, vilken feedback de har fått från skolpersonal och vårdnadshavare, och mycket mer.

Hur insåg ni att ni behövde en lösning för pappersfria avtal?

Förfrågan kom från en enskild skola. Vi tyckte att det var en bra idé och skickade ut en undersökning för att bedöma behovet, och nästan alla tillfrågade uttryckte intresse för en lösning. Vi inventerade sedan alla de manuella blanketter som skolorna använder i olika sammanhang för att få en grundläggande förståelse för behoven.

Vilka är de främsta friktionspunkterna som plattformen löste?

Vi gjorde en grundlig förstudie för att hitta en kostnadseffektiv lösning. Vi jämförde olika typer av leverantörer och kom fram till att en färdig signeringslösning med bra API:er var rätt väg att gå. Oneflow kunde bygga webbappar och integrationsflöden, så vi fick ett lättanvänt system. Under utvecklingen märkte vi att vi hade interna problem med vissa dataflöden som behövde korrigeras. Detta orsakade vissa förseningar, men sedan fortsatte utvecklingen smidigt.

Hur var introduktionsprocessen för personalen?

Det var enkelt att konfigurera arbetsmiljön. Vår största utmaning berodde på projektets omfattning, eftersom vi skulle rulla ut det i 230 skolor. Det var viktigt att se till att behörighetsinställningarna var korrekta. Vi valde sedan att låta en person bygga alla mallar för avtal och kvalitetssäkra materialet. En stor fördel är att vi nu har ett centralt arkiv med blanketter som är lätta att hantera när det gäller revideringar.

Hur var implementeringsprocessen för vårdnadshavarna?

En integration med våra skolregister gav oss en utmärkt mejllista. Gymnasieutbildningarna står inför en liten utmaning när det gäller att få fram kontaktuppgifter till vårdnadshavare. Vi arbetar med att förbättra processen för att samla in telefonnummer och mejladresser för att säkerställa datakvaliteten.

Vilken feedback har ni fått från vårdnadshavare?

Vi har satt upp en mejladress för support och förfrågningar, men få ärenden har skickats in. I några av de första utskicken fanns möjlighet att betygsätta ”Mina sidor”. På en femgradig skala fick vi betyget 4,1.

Vilken feedback har ni fått från personalen?

Det tar tid för så många administratörer att ställa om och man kan så klart vara lite osäker i början, men de som har kommit igång är nöjda. Vi fick höga betyg i vår utvärdering om funktionen. En administratör säger: ”Jag tycker att det har blivit helt fantastiskt och jag har verkligen kunnat spara mycket tid. Det är lättare att administrera utskick och skicka påminnelser.”

Har några administrativa uppgifter minskat eller försvunnit tack vare automatiseringen?

Arbetet har effektiviserats och en administratör sparar minst 3-5 arbetsdagar per skolstart, som är en väldigt hektisk period. Det leder också till effektivitetsvinster under hela läsåret för löpande utskick.

Vad behövde vårdnadshavarna göra innan de kunde börja använda plattformen?

Det fanns inte några specifika krav eftersom processen är så enkel och många är vana vid liknande lösningar inom exempelvis sjukvården. Att portalen för förmyndare är mobilanpassad är en stor fördel. Vi arbetar kontinuerligt med att förbättra processen för internationella förmyndare som kanske inte har tillgång till BankID, för dem har vi alternativa lösningar för MFA.

Sätter segel mot en pappersfri framtid

Världen i stort håller på att bli pappersfri och Oneflows uppdrag är att ligga i framkant av denna förändring. Oneflow för skolor förändrar sättet som skolor och hem kommunicerar på samtidigt som dokumenten hålls säkra. Dessutom gör det administrativa uppgifter till en barnlek, vilket hjälper skolor att spara tid och bli mer effektiva.