Academedia

Beveiligingsrisico’s bij het opslaan van fysieke documenten

Het opslaan en beheren van papieren documenten kan veiligheidsrisico’s met zich meebrengen, zoals onbevoegde toegang of verlies. Oneflow biedt een veilig digitaal platform, dat ervoor zorgt dat gevoelige documenten veilig worden opgeslagen en alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerd personeel, dat voldoet aan de GDPR-eisen en dat data bescherming garandeert.

Door de unieke uitdagingen van scholen aan te pakken, verbetert het Oneflow schoolplatform de communicatie tussen scholen en voogden, slaat het gevoelige documenten veilig op en biedt het een gebruiksvriendelijkere en minder tijdrovende workflow.

Maar geloof ons niet op ons woord.

We vroegen Academedia wat zij vinden van Oneflow for Schools, welke frictiepunten het voor hen heeft opgelost, welke feedback ze hebben gekregen van schoolpersoneel en voogden, en nog veel meer.

Hoe kwamen jullie erachter dat jullie een papierloze oplossing voor contracten nodig hadden?

Het verzoek kwam van één school. We vonden het een geweldig idee en hielden een enquête om de behoefte te peilen, waarbij bijna iedereen interesse toonde in een oplossing. Vervolgens inventariseerden we alle handmatige formulieren die scholen in verschillende contexten gebruiken om de behoeften fundamenteel te begrijpen.
Wat zijn de belangrijkste frictiepunten die het platform heeft opgelost?

We hebben een grondige voorstudie gedaan om een kosteneffectieve oplossing te vinden. We vergeleken verschillende soorten leveranciers en ontdekten dat een kant-en-klare ondertekeningsoplossing met goede API’s de beste oplossing was. Oneflow kon webapps en integratie flows bouwen, dus we kregen een gebruiksvriendelijk systeem. Tijdens de ontwikkeling merkten we dat we interne problemen hadden met sommige data flows die gecorrigeerd moesten worden. Dit zorgde voor wat vertraging, maar daarna verliep de ontwikkeling soepel.

Hoe was het inwerkproces voor het personeel?

Het configureren van de omgeving was eenvoudig. Onze grootste uitdaging kwam voort uit de schaal van het project, aangezien we het over 230 scholen wilden uitrollen. Het was cruciaal om ervoor te zorgen dat de toegangsinstellingen correct waren. We hebben er toen voor gekozen om één persoon alle templates voor contracten te laten maken en het materiaal op kwaliteit te laten controleren. Een belangrijk voordeel is dat we nu een centraal archief van formulieren hebben dat gemakkelijk te beheren is wat betreft revisies.

Hoe verliep het implementatieproces voor de voogden?

Een integratie met onze schooldossiers gaf ons een uitstekende mailinglijst. Programma’s voor voortgezet onderwijs hebben een kleine uitdaging bij het verkrijgen van contactinformatie voor voogden. We werken aan het verbeteren van het verzamelen van telefoonnummers en e-mailadressen om de kwaliteit van de data te waarborgen.

Welke feedback hebben jullie van voogden ontvangen?

We hebben een e-mailadres ingesteld voor ondersteuning en vragen, maar er zijn nog maar weinig zaken ingediend. Sommige van de eerste berichten bevatten de mogelijkheid om “My Pages” te beoordelen. Op een vijfpuntsschaal kregen we een waardering van 4,1.

Welke feedback heb je van het personeel ontvangen?

Het kost veel beheerders tijd om zich aan te passen en in het begin kan men wat onzeker zijn, maar degenen die zijn begonnen zijn tevreden. We hebben hoge waarderingen gekregen voor de evaluatie van onze features. Een beheerder zei: “Ik vind het absoluut fantastisch en ik heb echt veel tijd kunnen besparen. Het is gemakkelijker om mailings te beheren en herinneringen te versturen.”

Zijn er administratieve taken verminderd of geschrapt dankzij de automatisering?

Het werk is gestroomlijnd en een beheerder bespaart minstens 3-5 werkdagen per schoolstart, wat een hectische periode is. Dit vertaalt zich ook in efficiëntiewinst gedurende het hele schooljaar voor doorlopende verzendingen.

Wat moesten voogden doen voordat ze het platform konden gebruiken?

Er waren geen specifieke vereisten omdat het proces zo eenvoudig is en velen gewend zijn aan soortgelijke oplossingen in sectoren zoals de gezondheidszorg. Het feit dat het portaal voor voogden mobielvriendelijk is, is een belangrijk voordeel. We werken voortdurend aan het verbeteren van het proces voor internationale voogden die mogelijk geen toegang hebben tot BankID; voor hen hebben we alternatieve oplossingen voor MFA.

Op weg naar een papierloze toekomst

De wereld wordt papierloos en het is de missie van Oneflow om voorop te lopen in deze verandering. Oneflow for Schools verandert de manier waarop scholen en huishoudens communiceren terwijl documenten veilig blijven. Bovendien worden administratieve taken een fluitje van een cent, waardoor scholen tijd besparen en efficiënter werken.