Academedia

Fyysisten asiakirjojen säilyttämiseen liittyvät turvallisuusriskit

Paperisten asiakirjojen säilyttämiseen ja hallintaan voi liittyä turvallisuusriskejä, kuten luvaton pääsy tai katoaminen. Oneflow tarjoaa turvallisen digitaalisen alustan, jolla varmistetaan, että arkaluonteiset asiakirjat säilytetään turvallisesti ja että vain valtuutettu henkilöstö pääsee niihin käsiksi, GDPR-vaatimukset täyttyvät ja tietosuoja varmistetaan.

Oneflown alusta vastaa koulujen ainutlaatuisiin haasteisiin ja parantaa koulujen ja huoltajien välistä viestintää, tallentaa arkaluonteiset asiakirjat turvallisesti ja tarjoaa käyttäjäystävällisemmän ja vähemmän aikaa vievän prosessin.

Mutta älä usko vain siihen, mitä me sanomme.

Kysyimme Academedialta, mitä mieltä he ovat Oneflowsta, mitä kitkakohtia se on ratkaissut, mitä palautetta he ovat saaneet koulujen henkilökunnalta ja huoltajilta ja paljon muuta.

Miten tajusitte, että tarvitsitte paperittoman sopimusratkaisun?

Pyyntö tuli yhdeltä koululta. Pidimme ideaa loistavana ja teimme kyselyn tarpeen arvioimiseksi, ja lähes kaikki kyselyyn osallistuneet ilmaisivat kiinnostuksensa ratkaisua kohtaan. Sen jälkeen kartoitimme kaikki koulujen eri yhteyksissä käyttämät manuaaliset lomakkeet, jotta ymmärsimme tarpeet perusteellisesti.

Teimme perusteellisen esiselvityksen kustannustehokkaan ratkaisun löytämiseksi. Vertailimme erityyppisiä palveluja ja totesimme, että valmis allekirjoitusratkaisu, jossa on hyvät sovellusrajapinnat, oli paras vaihtoehto. Oneflow pystyi integroitumaan eri sovelluksiin ja järjestelmiin, joten saimme helppokäyttöisen järjestelmän. Kehityksen aikana huomasimme, että joissakin Academedian tietovirroissa oli sisäisiä ongelmia, jotka oli korjattava. Tämä aiheutti jonkin verran viiveitä, mutta sitten kehitys eteni sujuvasti.

Millainen oli Academedian henkilöstön perehdytysprosessi?

Ympäristön määrittäminen oli helppoa. Suurin haasteemme johtui projektin laajuudesta, sillä olimme ottamassa sitä käyttöön 230 koulussa. Oli ratkaisevan tärkeää varmistaa, että pääsyasetukset olivat oikeat. Päätimme, että yksi henkilö laatii kaikki sopimusmallit ja varmistaa materiaalin laadun. Merkittävä etu on, että meillä on nyt lomakkeiden keskusarkisto, jota on helppo hallita tarkistusten osalta.

Millainen käyttöönottoprosessi oli huoltajien kannalta?

Integraatio koulun tietoihin antoi meille erinomaisen postituslistan. Toisen asteen koulutusohjelmilla on pieni haaste saada huoltajien yhteystietoja. Pyrimme parantamaan puhelinnumeroiden ja sähköpostiosoitteiden keruuprosessia tietojen laadun varmistamiseksi.

Mitä palautetta olette saaneet huoltajilta?

Olemme perustaneet sähköpostiosoitteen tukea ja tiedusteluja varten, mutta kyselyjä on lähetetty vain vähän. Joihinkin ensimmäisiin lähetyksiin sisältyi mahdollisuus arvioida “Omat sivut”. Viisiportaisella asteikolla saimme arvosanaksi 4,1.

Mitä palautetta olette saaneet Academedian henkilöstöltä?

Sopeutuminen uuteen vie monilta hallintoviranomaisilta aikaa, ja alussa saattoi olla hieman epävarmuutta, mutta ne, jotka ovat aloittaneet järjestelmän käytön, ovat tyytyväisiä. Saimme hyvät arvosanat ominaisuuksien arvioinnista. Eräs ylläpitäjä sanoi: “Minusta se on ollut aivan loistava, ja olen todella pystynyt säästämään paljon aikaa. On helpompi hallinnoida postituksia ja lähettää muistutuksia.”

Ovatko hallinnolliset tehtävät vähentyneet tai poistuneet Academedialla automaation ansiosta?

Työ on sujuvoitunut, ja hallintovirkailija säästää vähintään 3-5 työpäivää koulun alkamista kohden, joka on hektistä aikaa. Tämä merkitsee myös tehokkuushyötyjä koko kouluvuoden ajan jatkuvien lähetysten osalta.

Mitä huoltajien oli tehtävä, ennen kuin he voivat aloittaa alustan käytön?

Erityisvaatimuksia ei ollut, koska prosessi on niin suoraviivainen, ja monet ovat tottuneet vastaaviin ratkaisuihin esimerkiksi terveydenhuollon alalla. Se, että huoltajille tarkoitettu portaali on mobiiliystävällinen, on merkittävä etu. Pyrimme jatkuvasti parantamaan prosessia kansainvälisille holhoojille, joilla ei välttämättä ole mahdollisuutta vahvaan tunnistautumiseen; heitä varten meillä on vaihtoehtoisia ratkaisuja tunnistautumista varten.

Purjeet kohti paperitonta tulevaisuutta

Maailma on muuttumassa paperittomaksi, ja Oneflown tehtävänä on olla tämän muutoksen eturintamassa. Oneflow muuttaa tapaa, jolla koulut ja kodit kommunikoivat keskenään ja pitävät asiakirjat turvassa. Lisäksi se tekee hallinnollisista tehtävistä helppoa, mikä auttaa kouluja säästämään aikaa ja tehostamaan toimintaansa.