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Comment Academedia économise 3 à 5 jours de travail à chaque rentrée scolaire.
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4.1
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Au cours des dernières années, nous avons vu le monde des affaires passer du papier au numérique, et aujourd’hui, c’est au tour du système éducatif de changer.
L’ancienne façon de faire les choses – stylos, papier et classeurs – coûte aux écoles du temps et des ressources. Pour y remédier, Oneflow a développé une solution de contrat sans papier personnalisée pour les écoles.
Une paperasserie fastidieuse et chronophage
Oneflow for Schools est une plateforme qui améliore la communication et la collaboration entre les écoles et les tuteurs tout en éliminant la nécessité d’une paperasserie banale et en stockant en toute sécurité les documents sensibles.
Avant de découvrir ce qu’Academedia pense de la plateforme – qui a été déployée dans 230 écoles – nous allons analyser les principaux défis auxquels les écoles sont confrontées et la manière dont Oneflow for Schools peut les aider à les résoudre.
Difficultés de communication entre les écoles et les tuteurs
Les méthodes de communication traditionnelles entre les écoles et les tuteurs – l’envoi de documents papier dans les deux sens – peuvent être lentes et peu pratiques. La plateforme Oneflow permet une communication numérique transparente, permettant aux écoles de partager instantanément des informations, des mises à jour et des annonces avec les tuteurs.
Il n’est plus nécessaire de rechercher les documents papier qui ont été glissés dans les sacs à dos des enfants.
Risques de sécurité liés au stockage de documents physiques
Le stockage et la gestion de documents papier peuvent présenter des risques de sécurité, comme l’accès non autorisé ou la perte. Oneflow offre une plateforme numérique sécurisée, garantissant que les documents sensibles sont stockés en toute sécurité et ne peuvent être consultés que par le personnel autorisé, répondant aux exigences du GDPR et assurant la protection des données.
Pour les écoles d’aujourd’hui
Utilisez Oneflow pour créer, signer et gérer tous les contrats et documents.
En répondant aux défis uniques auxquels les écoles sont confrontées, la plateforme scolaire de Oneflow améliore la communication entre les écoles et les tuteurs, stocke les documents sensibles en toute sécurité et offre un flux de travail plus convivial et moins chronophage.
Mais ne nous croyez pas sur parole.
Nous avons demandé à Academedia ce qu’ils pensent de Oneflow pour les écoles, quels points de friction il a résolu pour eux, quels commentaires ils ont reçu du personnel de l’école et des tuteurs, et bien plus encore.
Comment avez-vous réalisé que vous aviez besoin d’une solution de contrat sans papier ?
La demande est venue d’une seule école. Nous avons pensé que c’était une excellente idée et avons mené une enquête pour évaluer les besoins, et presque toutes les personnes interrogées ont exprimé leur intérêt pour une solution. Nous avons ensuite inventorié tous les formulaires manuels utilisés par les écoles dans différents contextes afin de comprendre fondamentalement les besoins.
Quels sont les principaux points de friction que la plateforme a permis de résoudre ?
Nous avons réalisé une étude préalable approfondie pour trouver une solution rentable. Nous avons comparé différents types de fournisseurs et nous avons constaté qu’une solution de signature prête à l’emploi avec de bonnes API était la voie à suivre. Oneflow pouvait créer des applications web et des flux d’intégration, ce qui nous a permis d’obtenir un système facile à utiliser. Au cours du développement, nous avons remarqué que nous avions des problèmes internes avec certains flux de données qui devaient être corrigés. Cela a entraîné quelques retards, mais le développement s’est ensuite déroulé sans heurts.
Comment s’est déroulé le processus d’intégration du personnel ?
La configuration de l’environnement a été facile. Notre principale difficulté tenait à l’ampleur du projet, puisque nous le déployions dans 230 écoles. Il était essentiel de s’assurer que les paramètres d’accès étaient corrects. Nous avons donc choisi de confier à une seule personne le soin de créer tous les modèles de contrat et d’assurer la qualité du matériel. Un avantage significatif est que nous disposons maintenant d’une archive centrale de formulaires qui est facile à gérer en termes de révisions.
Comment s’est déroulé le processus de mise en œuvre pour les tuteurs ?
Une intégration avec nos dossiers scolaires nous a permis d’obtenir une excellente liste de diffusion. Les programmes d’enseignement secondaire ont un peu de mal à obtenir les coordonnées des tuteurs. Nous nous efforçons d’améliorer le processus de collecte des numéros de téléphone et des adresses électroniques afin de garantir la qualité des données.
Quel retour d’information avez-vous reçu de la part des tuteurs ?
Nous avons mis en place une adresse électronique pour le soutien et les demandes de renseignements, mais peu de cas ont été soumis. Certains des envois initiaux comprenaient la possibilité d’évaluer « Mes pages ». Sur une échelle de cinq points, nous avons reçu une note de 4,1.
Quel retour avez-vous reçu de la part du personnel ?
Il faut du temps pour que de nombreux administrateurs s’adaptent, et on peut être un peu incertain au début, mais ceux qui ont commencé sont satisfaits. Nous avons reçu de bonnes notes pour l’évaluation de nos fonctionnalités. Un administrateur a déclaré : « Je pense que c’est absolument fantastique, et j’ai vraiment pu gagner beaucoup de temps. Il est plus facile de gérer les envois et d’envoyer des rappels.
Certaines tâches administratives ont-elles été réduites ou supprimées grâce à l’automatisation ?
Le travail a été rationalisé, et un administrateur gagne au moins 3 à 5 jours de travail par rentrée scolaire, qui est une période mouvementée. Cela se traduit également par des gains d’efficacité tout au long de l’année scolaire pour les envois en cours.
Que devaient faire les tuteurs avant de pouvoir commencer à utiliser la plateforme ?
Il n’y a pas eu d’exigences particulières puisque le processus est très simple et que beaucoup sont habitués à des solutions similaires dans des domaines tels que la santé. Le fait que le portail pour les tuteurs soit adapté aux mobiles est un avantage significatif. Nous travaillons en permanence à l’amélioration du processus pour les tuteurs internationaux qui n’ont pas accès à BankID ; pour eux, nous avons des solutions alternatives pour l’AMF.
Vers un avenir sans papier
Le monde devient sans papier, et la mission de Oneflow est d’être à l’avant-garde de ce changement. Oneflow pour les écoles change la façon dont les écoles et les foyers communiquent tout en gardant les documents sécurisés. De plus, il facilite les tâches administratives, aidant les écoles à gagner du temps et à être plus efficaces.