The Hunger Project Suède
Les contrats numériques assurent un « retour d’énergie » pour la mission The Hunger Project visant à mettre fin à la faim
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En digitalisant la gestion des contrats et en rationalisant la collaboration mondiale, The Hunger Project libère des ressources précieuses pour faire avancer sa mission. Les tâches qui prenaient autrefois des semaines sont désormais accomplies en quelques jours, ce qui permet à l’organisation de travailler beaucoup plus efficacement.
Malin Flemström, directrice nationale de The Hunger Project, a vu son organisation se transformer au cours des dix années qu’elle a passées à occuper divers postes dans les domaines de la collecte de fonds, de la communication et de la gestion de programmes. Faisant partie d’un mouvement mondial fondé dans les années 1970, la mission de The Hunger Project va au-delà de la charité, se concentrant sur l’autonomisation et les solutions durables dans 22 pays. En Suède, l’organisation met l’accent sur la collecte de fonds, le plaidoyer et la sensibilisation pour soutenir ces initiatives.
L’un des principaux défis auxquels The Hunger Project est confronté est de faire évoluer les mentalités sur la faim et l’aide. Un changement durable nécessite non seulement des ressources, mais aussi un changement de perspective. Les communautés avec lesquelles il travaille ont souvent été isolées, peu exposées à d’autres modes de vie, ce qui a conduit nombre d’entre elles à penser que la pauvreté est inéluctable, voire prédéterminée.
The Hunger Project s’efforce de modifier cette perspective, en aidant les gens à passer d’un sentiment d’impuissance – « je ne peux pas » – à une prise de conscience de leur potentiel de changement – « je peux » – qui se transforme ensuite en une responsabilisation collective – « nous pouvons ». Malin et son équipe s’efforcent de remplacer les perceptions dépassées de la charité par une croyance dans le potentiel des personnes qu’ils soutiennent, en soulignant l’importance de partenariats égaux plutôt que d’une dynamique « donneur et receveur ». Ce changement d’état d’esprit s’étend à leur stratégie opérationnelle, qui met l’accent sur la collaboration et l’efficacité.
Trouver son chemin à travers les obstacles opérationnels
La mission de The Hunger Project s’accompagne d’exigences administratives uniques, notamment en raison de sa structure juridique en Suède. Avant d’utiliser Oneflow, la gestion et l’obtention des signatures de plusieurs parties prenantes était un processus lourd. Par exemple, chaque contrat avec un bailleur de fonds nécessitait la signature de trois parties : le pays financeur, le pays de mise en œuvre et de The Hunger Project lui-même.
« Nous avons considérablement rationalisé notre processus de signature des contrats. Auparavant, il fallait jusqu’à trois semaines pour que tous les membres du conseil d’administration signent les documents. Désormais, le processus est achevé le lendemain des réunions, ce qui nous permet de nous concentrer sur notre mission principale ».
Le passage à Oneflow a rationalisé de nombreux processus administratifs, permettant au personnel de The Hunger Project de travailler plus efficacement à travers son réseau de 22 pays. Cela a commencé avec l’équipe de Malin en Suède, où ils ont introduit Oneflow pour les accords internes. Cela a conduit à une adoption globale, étendant l’efficacité numérique à l’ensemble de l’organisation. Aujourd’hui, plus de 360 employés utilisent Oneflow pour garantir un processus de signature fluide et conforme, y compris pour des tâches critiques telles que la signature du code de conduite annuel et les contrats standardisés de demande de fonds.
« Que faisions-nous avant Oneflow ? Imaginez, auparavant nous devions courir après les gens pour obtenir leur signature. L’un des avantages est que nous avons immédiatement vu à quel point le système était efficace pour nous ».
Malin Flemström
Directeur général
The Hunger Project Suède
Oneflow favorise la standardisation et l’accessibilité
Oneflow s’est avéré inestimable pour soutenir la cohérence globale, une priorité pour Malin et son équipe. Grâce aux modèles standardisés de Oneflow, chaque bureau suit le même processus de transfert de fonds et de demande, ce qui garantit un système rationalisé et sans erreur.
« Cela simplifie toute la chaîne. Il ne s’agit pas seulement de signer, mais aussi de stocker et de se faire rappeler quand il est temps de signer à nouveau. Nous avons également une vision plus claire du stockage, de qui a signé et de qui n’a pas signé », explique Malin.
Elle ajoute qu’ils apprécient également la fonction de carnet de contacts, qui permet de gagner du temps en stockant les contacts fréquemment utilisés et en facilitant le processus de distribution des documents.
La convivialité de Oneflow a rendu l’intégration facile, même à travers les différents besoins linguistiques du réseau mondial de The Hunger Project. Lors des sessions d’implémentation à distance, les pays ont pu rapidement comprendre et utiliser la plateforme en anglais, espagnol, portugais et français. Cette adaptabilité a permis aux petits bureaux disposant d’un personnel limité d’adopter plus facilement des flux de travail normalisés, ce qui constitue une étape importante vers la cohésion de l’organisation.
Mieux se concentrer sur la vision de The Hunger Project
Les outils numériques de Oneflow ont réduit les charges administratives, offrant ce que Malin décrit comme un ROE, « Return of Energy » (retour d’énergie). Plutôt que de se concentrer sur des processus manuels et rébarbatifs, l’équipe du Hunger Project peut canaliser ses efforts vers un travail significatif, tel que le partenariat avec les communautés pour comprendre et traiter les causes profondes de la faim.
« Notre coût le plus élevé en Suède est celui du personnel. La question est de savoirà quoi nous consacrons notre temps, car il est évident que le temps, c’est de l’argent – c’est de l’argent pour tout le monde. Je pense donc qu’à long terme, nous verrons qu’en ayant de plus en plus de processus automatisés, nous libérerons plus de temps et serons en mesure de faire avancer la mission.
La conception intuitive de Oneflow, les rappels automatisés et les signatures légalement conformes soutiennent les normes rigoureuses de la fondation. Une autre fonctionnalité appréciée est la possibilité de signer avec le BankID, car cela aide avec des types de financement plus restreints, comme les contributions gouvernementales.
« Que faisions-nous avant Oneflow ? Imaginez, auparavant nous devions courir après les gens pour obtenir leur signature. L’un des avantages de Oneflow, c’est que nous avons tout de suite vu à quel point il était efficace pour nous »
Bien que la mise en œuvre ait nécessité l’adhésion initiale des membres de l’équipe qui n’étaient pas familiarisés avec les outils contractuels numériques, Oneflow a rapidement gagné en popularité grâce aux réactions positives de l’ensemble des bureaux. Après plus d’un an d’utilisation réussie, Malin note que Oneflow a prouvé qu’il était la bonne solution pour les besoins du Hunger Project.
Regarder vers l’avenir
Dans la lutte contre la faim, The Hunger Project considère Oneflow comme plus qu’un simple outil d’efficacité. C’est un outil qui leur permet de se concentrer davantage sur leur mission : construire des communautés résilientes où la faim devient une chose du passé. En aidant à transformer les mentalités et en encourageant les individus à réaliser leur plein potentiel, The Hunger Project promeut un changement durable – un changement qui fait passer les perspectives de « je ne peux pas » à « nous pouvons ». En automatisant leurs processus, ils ont libéré des ressources, simplifié la collaboration transfrontalière et, en fin de compte, aidé leurs employés à consacrer une plus grande partie de leur énergie à un impact transformateur et durable.
